Muhtemelen 20-25 kez görevleri sistematik olarak yönetmeye çalıştım. Ve şimdi anladığım kadarıyla her girişim iki nedenden dolayı başarısız oldu.
Öncelikle görevleri tamamlamaya zaman ayırmak için bunun neden yapıldığını anlamalısınız.
Görevleri yönetmeye, onlara zaman ayırmaya, daha az görev yapmaya başlıyorsunuz, hepsi birikmeye başlıyor - ne için?
Nedenini anlamadığınız zaman herhangi bir işi yapmak zordur. "Hayatınızı düzenlemek" en uygun hedef değildir, çünkü "düzenli yaşam" oldukça belirsiz bir olgudur. Ancak "belirsizlik düzeyini azaltarak kaygı düzeyini azaltmak" çok daha spesifik ve daha iyi bir hedeftir ve bunun için günde bir saat kolaylıkla harcanabilir.
İkincisi, okuduğum tüm metodolojiler sürecin son durumunu anında anlatıyor. “ToDoIst'i alıp projelere ayırmanız, takvimle entegre etmeniz, haftalık görevleri gözden geçirmeniz, önceliklendirmeniz gerekiyor...” Bunu hemen yapmaya başlamak zordur. Yazılım geliştirmede olduğu gibi, kullanmanız gerektiğine inanıyorum - yinelemeli olarak.
Bu nedenle, "yinelemelerimi" gözden geçireceğim ve belki aynı biçimde sizin için de yararlı olacaktır. Sonuçta, Mayıs tatillerini (nispeten) yeni bir paradigma kullanarak işe geri dönmek için kullanmanın iyi bir nedeni nedir?
Buna nasıl geldiğimi okuyabilirsiniz .
Trello, birkaç liste
Sadece 4 liste oluşturuyoruz, masaüstü ve mobil uygulamaları kullanıyoruz.
Listeler:
- Yapılacaklar - Aklınıza gelen tüm görevleri buraya yazın. Ve aklınıza gelir gelmez bunları yazın. “Çöpü atmak” bir görevdir. “Bulaşıkları yıkamak” bir görevdir. “Planlama toplantısı planlamak” bir görevdir. Peki, vb. Beklenmedik bir şey olursa veya zor bir gün geçirdiyseniz, en bariz veya önemli şeyler bile unutulabilir.
- Bugün yapılacaklar - her akşam işleri "Yapılacaklar" panosundan "Bugün Yapılacaklar" panosuna taşıyorum. İşinizin bir kısmı akşam orada kalırsa, bu normaldir; Zamanla listede kaç görev olabileceğini ve çoğunun planlanan günde tamamlanabileceğini anlamaya başlarsınız.
- Bugün yapıldı. Bu pano, "Bugün hiçbir şey yapamadım" endişesini azaltmanın ana yoludur ve kendi kendini organize etme konusunda daha fazla düşünmek için iyi bir yoldur. Bugün yaptığım tüm görevleri, planlanan listede olmayanları bile buraya yazıyorum. "Belgeler için Vasya'yı aradım" diye yazdı. “Benden evrak imzalamamı istediler” diye yazdım. "Anton'la anlaşmayı tartıştık" diye yazdı. Böylece günün sonunda aslında zamanınızı neye harcadığınızı ve sırf planı tamamlamak uğruna bu görevlerin dışında neleri bırakabileceğinizi anlayacaksınız.
- Tamamlandı—tamamlanan tüm görevlerin listesi. Günün başında veya sonunda, bunları "Bugün Bitti" yerine "Bitti" olarak taşıyorum. Temelde, tamamlanan görevleri kolayca bulabileceğiniz bir çöp kutusudur ve bu nedenle düzenli temizliğe ihtiyaç duyar.
Trello, "mini takvim"
Bir noktada, bazı görevlerin tam olarak zamana bağlı olduğu anlaşılıyor ve bu sefer başka bir şey planlamamak için hafta içinde bunları unutmak istemiyorsunuz. Takvimle ilgili her zaman zor anlar yaşadım, bu yüzden "Pazartesi için yapılacaklar", "Salı için yapılacaklar" vb. adlarını taşıyan birkaç pano ekledim ve bunların içine zamana bağlı olarak yapılacakları listelemeye başladım: Dos.
Bu yüzden insanlar bana “Perşembe günü saat 16'da konuşabilir miyiz?” diye sorduklarında. - Uygun panoya gidiyorum ve bu seferlik orada ne yazdığımıza bakıyorum. Hafta boyunca listeler arasındaki görevleri zamanında aktarmayı da unutmamalıyız: örneğin, Perşembe geldiğinde "Perşembe için yapılacaklar" - "bugün için yapılacaklar".
Neden takvim değil? Benim için iki yardımcı programı aynı anda kullanmak son derece zor. Bunun için bir takvim kullanırsam, içine girmem, doldurmam, bir şey unutup unutmadığımı kontrol etmek için düzenli olarak kontrol etmem gerekecek...
Bu noktada Trello'nun sınırlarına ulaştım. Asıl sorun, günde 50'den fazla görevin kaydedilmesi ve hem genel listeye hem de günlere bağlı listelere bağlı oldukça geniş bir görev havuzunun bulunmasıydı. Yapmam gereken görevi zaten yazdığımı nasıl anlarım? Çiftler görünmeye başladı. Projelerden biri için tüm görevlere aynı anda nasıl öncelik verilir? Başkalarına takvim planlarınızı görme fırsatı nasıl verilir?
Göreceli kolaylığı korurken şunları sağlayan bir sisteme ihtiyacım vardı:
- Görevleri projelere göre gruplandırabilirim.
- Bir takvim bağlantınız olsun (yarın yapın) ve o gün geldiğinde bunu otomatik olarak bugünün görevlerine aktarın.
- Google takvimiyle entegre olur.
İşte ToDoist'e döndüğüm yer burası ve bu aşamada en uygun çözüm olduğu ortaya çıktı.
ToDoist'teki güncel konu
gelen kutusu
Gelen görevleri Gelen Kutusu'na yazıyorum ve hemen çözmeye çalışıyorum. Ayrıştırma şu anlama gelir:
- Görevin tamamlanacağı tarihi belirlemek (kısa görevler için çoğunlukla Bugün'ü belirlerim ve akşama doğru bunun ne zaman yapılabileceğini anlıyorum).
- Görevin atfedilebileceği projeyi belirlemek (istatistikler ve projedeki tüm görevlerin önceliğini bir şekilde değiştirme yeteneği için).
Aklınıza gelen ve yakın gelecekte yapılması gerekmeyen görevler projelere giriyor Kategorilenmemiş Kişisel (“bardak tutucuları arabaya alın”) ve Kategorilenmemiş Çalışma (“Stratejik bir PR oturumunu ne zaman düzenleyebileceğimizi düşünün”). ToDoist yinelenen görevler atamanıza izin veriyor, bu nedenle her hafta sonu "Kategorize Edilmemiş Kişisel" ve her Pazartesi "Kategorize Edilmemiş Çalışma" adında bir görevim var.
Takvim entegrasyonu
ToDoist, Google Takvim ile her iki yönde de mükemmel bir şekilde bütünleşir. Bana ne zaman ulaşamayacaklarını görebilmeleri için takvimimi meslektaşlarımla paylaşıyorum.
Aynı zamanda takvimdeki görevler ters yönde aktarılıyor: Hem takvimde hem de ToDoist'te görünecek "Seryoga, Cuma günüme bak ve orada bir toplantı yaz" diyebilirim. Böylece aslında ilk kez içinde etkinlik oluşturmaya gerek kalmadan takvim kullanmaya başladım.
Operasyonel olmayan gelen görevlerin işlenmesi
Yangının bariz olduğu işler dışında, işleri hemen yapmak için zorla acele etmiyorum. "Sunucu kapalı olduğu ve çalışanlarından yanıt gelmediği için acilen ABC şirketinin yönetimiyle iletişime geçmemiz gerekiyor" elbette ertelenemeyecek acil bir görev, ancak "Zhenya, seni şimdi bir konu hakkında konuşmak için arayabilir miyim?" yeni proje”, “X ile Y hakkında ne zaman konuşabileceğinizi planlayın”a dönüşür ve bu da halihazırda “X'e konuşabileceğimizi söyleyin o zaman” görevine ve zaten zamana bağlı olan “X ile Y hakkında konuşun” görevine dönüşecektir. Hemen hemen her gelen görev ilk önce "Zamanlama..."ya dönüşür.
Görevleri önceliklendirme
Güne dahil olan tüm görevler tamamlanamaz. Kendimi gözlemleyerek şunu fark ettim (her sayı farklı olacak ama asıl önemli olan sonuca varmaktır).
- Her gün için yaklaşık 50-70 görev yazıyorum.
- 30'a kadar görevi rahatlıkla (günün sonunda tamamen yorgun hissetmeden) yapabiliyorum.
- 50'ye kadar görevi tamamladıktan sonra yorulacağım ama kritik bir şekilde değil.
- 70 görevi tamamlayabilirim ama sonrasında “işkoliklik akışından” çıkmakta zorluk çekeceğim, uykuya dalmakta zorluk çekeceğim ve genel olarak biraz sosyal olacağım.
Buna dayanarak bugün ne yapacağıma karar veriyorum. ToDoist'te her görev için bir önceliklendirme vardır; bu nedenle sabahları tamamlanacak kritik görevleri seçiyorum ve geri kalanını yeteneklerime ve isteklerime göre tamamlıyorum. Her gün yaklaşık 40-20 görevi bir sonrakine aktarıyorum: İlginç olan, ertesi günün görevlerinin yine 60-70 olması.
İstatistikleri korumak
Bugün genel olarak işle ilgili konulara ne kadar zaman harcandığını ve hangilerine harcandığını gerçekten anlamak istiyorum. Bunun için uygulamayı kullanıyorum hem telefonda hem de dizüstü bilgisayarda bulunan Google Haritalar Konum Geçmişi (evet, paranoyak değilim).
Şehrin dışında yaşıyoruz, bu yüzden yolda geçirilen zamanı akıllıca kullanabiliriz. Artık yorulmadığım zamanlarda bu 40 dakikayı bir şekilde değerlendirebilmek için hareket halindeyken sesli kitap dinliyorum.
Henüz verileri bir araya getirip bir tür kişisel Veri Gölü oluşturmuyorum; Zamanı gelince konuya gireceğim.
Hiçbir sonuç olmayacak
- Modern bir insanın hayatı, gelen görevlerin büyük bir akışıdır. Bunu azaltmak mümkün olmayacak; Bu akışı yönetmeyi öğrenmeliyiz.
- Kaygıların çoğu geleceğin bilinmezliğinden kaynaklanır. Önümüzdeki günlerde bizi neyin beklediğini anlarsak kaygımız önemli ölçüde azalacaktır.
- Bu nedenle gününüzü organize etmeye zaman ayırabilirsiniz. Bugün ne olacağını, yarın ne olacağını biliyorum ve eskiden unuttuğum görevleri de unutmuyorum.
- Görev takibi yapmak başlı başına bir amaç değil, isterseniz kendi kendine eğitimin bir yoludur. Daha önce yapmakta üşendiğiniz ya da asla yapmaya fırsat bulamadığınız şeyleri yapmak artık çok daha kolay hale geliyor. Görevler dış dünyadan belirlendiğinde çoğu insan (ben de dahil) genellikle daha iyi hissediyor. Görev takibi, kendinize görevler belirlemenin ve arzularınıza göre yaşamayı öğrenmenin bir yoludur.
- Çalışmak başlı başına bir amaç değildir. Amaç, kendinize, ailenize ve ilgi alanlarınıza bakabileceğiniz öngörülebilir boş zamanınız olacak şekilde çalışma programınızı düzenlemektir.
Kaynak: habr.com