Це був 2013 рік. Я прийшов працювати в одну з компаній-розробників, які створюють програмне забезпечення для приватних користувачів. Мені говорили різне, але найменше я очікував побачити те, що побачив: 32 непогашені віртуалки на орендованому тоді ще непристойно дорогому VDS, три «вільні» ліцензії Photoshop, 2 Corel, оплачена та невикористовувана потужність IP-телефонії та інше по дрібниці. Першого місяця я «здешевив» інфраструктуру на 230 тисяч рублів, у другий майже на 150 (тисяч), потім геройство закінчилося, почалися оптимізації і в результаті ми заощадили півмільйона за півроку.
Досвід нас надихнув, і ми почали шукати нові шляхи економії. Зараз я працюю в іншому місці (вгадайте, де), тому з чистою совістю можу розповісти про свій досвід світу. І ви ділитеся, давайте робити IT-інфраструктуру дешевше та ефективніше!
«Останню вовну обскубували з вашими витратами на сервери, ліцензії, ІТ-активи та аутсорсинг», — бурчав фінансовий директор і вимагав планування та бюджетування
1. Будьте занудами – плануйте та бюджетуйте
Планування бюджету IT-оточення вашої компанії — справа нудна, а погодження — подекуди навіть небезпечна. Але сам факт наявності бюджету практично гарантовано захищає вас від:
- урізання витрат на розвиток парку техніки та софту (хоча бувають квартальні оптимізації, але там можна відстояти свою позицію)
- невдоволення фінансового директора чи бухгалтерії у момент купівлі чи оренди чергового елемента інфраструктури
- гніву керівника через незаплановані витрати.
Складати бюджет потрібно не лише у великих компаніях — буквально у будь-яких. Зберіть вимоги щодо ПЗ та заліза з усіх підрозділів, розрахуйте необхідні потужності, врахуйте динаміку зміни чисельності персоналу (наприклад, у вас колл-центр або саппорт збільшуються у навантажений сезон і скорочуються у вільний), обґрунтуйте витрати та розробіть бюджетний план з розбивкою за періодами ( ідеально - по місяцях). Таким чином ви точно знатимете, скільки грошей ви отримаєте для своїх ресурсомістких завдань, і оптимізуєте витрати.
2. Використовуйте бюджет правильно
Після того, як бюджет узгоджений і підписаний, з'являється пекельна спокуса перерозподілити витрати і, наприклад, вбухати весь бюджет у дорогий сервер, на якому можна розгорнути весь DevOps з моніторингом і шлюзами 🙂 отримати перевитрату. Тому орієнтуйтеся виключно на реальні потреби та бізнес-завдання, для вирішення яких потрібні обчислювальні потужності.
3. Модернізуйте сервер вчасно
Застарілі залізні сервери, як і віртуальні, не приносять організації жодної користі — вони викликають питання щодо безпеки, швидкості та інтелектуальності. Ви витрачаєте більше часу, сил і грошей на компенсацію недостатньої функціональності, на ліквідацію проблем з безпекою, на якісь латки для прискорення. Тому оновлюйте свої залізні та віртуальні ресурси — наприклад, можете зараз це зробити за нашою акцією , ціни не соромно показати на Хабрі.
До речі, я неодноразово стикався з ситуаціями, коли залізний сервер в офісі був абсолютно невиправданим рішенням: більшість компаній малого та середнього бізнесу можуть вирішити всі завдання на віртуальних потужностях та заощадити дуже багато грошей.
4. Оптимізуйте роботу звичайних користувачів
Привчіть всіх ваших користувачів заощаджувати електрику використовувати інфраструктуру дбайливо. Ось приклади типового перевитрати на стороні користувача:
- Встановлення непотрібних прикладних програм за принципом "на весь відділ" - користувачі просять поставити софт як у сусіда, тому що треба або просто формується заявка типу "7 ліцензій Photoshop на відділ дизайну". При цьому у відділі дизайну з фотошопом працюють четверо, а решта троє — верстальники, і використовують його раз на півроку. У такому разі краще закупити 4 ліцензії, а 1-2 завдання на рік вирішувати за допомогою колег. Але найчастіше така історія трапляється з офісним ПЗ (зокрема, пакетом MS Office, який потрібен всім у повному обсязі). Насправді переважна кількість співробітників можуть обійтися open source редакторами або практичним Google Docs.
- Користувачі займають віртуальні ресурси та методично виїдають усі орендовані потужності — наприклад, тестувальники люблять натворювати навантажені віртуалки та забути їх хоча б погасити, не гидують цим і розробники. Рецепт простий: йдучи, гасіть всіх 🙂
- Користувачі використовують сервери компанії як глобальне файлосховище: заливають фотографії (в RAW), відео, викладають гігабайти музики, особливо застигнуті можуть навіть створити невеликий ігровий сервачок на робочих потужностях (таких ми осудили на корпоративному порталі в гумористичній формі - дуже класно працювало).
- Дорогі у всіх сенсах співробітники тягнуть на роботу піратський софт, і ось вони, штрафи, проблеми з поліцією та вендорами. Працюйте з доступами та політиками, тому що все одно притягнуть, навіть якщо ви штовхатимете слізні промови в корпоративній їдальні і писати мотивуючі плакати.
- Користувачі вважають, що вони мають право вимагати будь-який зручний їм інструмент. Так, у мене в арсеналі були оренда Trello, Asana, Wrike, Basecamp та Бітрікс24. Тому що кожен менеджер проектів вибирав для свого відділу зручний чи звичний продукт. У результаті 5 рішень на підтримці, 5 різних цінників, 5 рахунків, 5 різних маркетплейсів та тюнінгів і т.д. Жодної тобі інтеграції, уніфікації та наскрізної автоматизації — суцільний церебральний геморой. У результаті за узгодженням з генеральним я прикрив лавочку, вибрав Asana, допоміг змігрувати дані, сам навчив лютих колег і непогано заощадив, у тому числі сили та нерви.
Загалом, домовляйтеся з користувачами, навчайте їх, проводьте лікнеп і прагнете полегшити їх і свою роботу. Зрештою, вони вам будуть вдячні за порядок у справах, а керівники — за скорочення витрат. Ну і напевно, ви, мої дорогі профі Хабра, помітили, що вирішення перелічених проблем є ні що інше як формування корпоративної інформаційної безпеки. За це окреме дякую сисадміну (сам собі не подякуєш…).
5. Комбінуйте хмарні та десктопні рішення
Взагалі, виходячи з того, що я працюю в хостинг-провайдері і наприкінці статті сповнений бажання розповісти вам про крутий розпродаж серверних потужностей для компаній будь-якого масштабу, я маю розмахувати прапором і кричати «Все у хмари!». Але тоді я згрішу проти своєї інженерної кваліфікації і виглядатиму як маркетолог. Тому закликаю вас підходити до питання розумно та комбінувати хмарні та десктопні рішення. Наприклад, ви можете орендувати як послугу (SaaS) хмарну CRM-систему, і вона згідно з буклетом коштує 1000 грн. на користувача в місяць - справжні копійки (я опущу питання впровадження, на Хабре про це вже було). Так ось, за три роки на 10 співробітників ви витратите 360 000 рублів, за 4 - 480 000, за 5 - 600 000 і т.д. При цьому ви можете впровадити десктопну CRM, сплативши конкурентні ліцензії (+100 до економії) приблизно за 250 тис. руб. та обслуговувати її як той самий фотошоп. Іноді вигода у періоді 2-5 років реально вражає.
І навпаки, нерідко хмарні технології дозволяють вам економити на залізі, зарплатах інженерів, питаннях захисту даних (але взагалі не заощаджуйте на них!), масштабуванні. Хмарні засоби легко підключати та відключати, витрати на хмари не лягають у капітальні витрати компанії – загалом плюсів дуже багато. Вибирайте хмарні рішення, коли це виправдано з погляду масштабування, оперативності та гнучкості.
Вважайте, поєднуйте і вибирайте виграшні комбінації - не дам універсального рецепта, вони свої для кожного бізнесу: хтось відмовляється від хмар геть-чисто, хтось весь бізнес будує в хмарах. До речі, ніколи не відмовляйтеся від оновлень ПЗ (навіть платних) — як правило, розробники прикладного софту для бізнесу викочують стабільніші та функціональніші версії.
І ще правило для софту: позбавтеся старого ПЗ, яке приносить менше, ніж споживає на обслуговування та підтримку. На ринку вже точно є аналог.
6. Уникайте дублювання програмного забезпечення
Я вже розповів про п'ять систем управління проектами в моєму IT-зоопарку, проте винесу в окремий пункт. Відмовилися від певного програмного забезпечення, вибрали новий софт — не забудьте перестати платити за старий, знайшли нові послуги хостингу — розірвіть договір зі старим провайдером, якщо немає особливих міркувань. Відстежуйте профілі користування ПЗ співробітниками та позбавляйтеся від невикористовуваного та дублюючого софту.
Ідеально, якщо у вас буде система моніторингу та аналізу встановленого програмного забезпечення – так ви зможете бачити робочі дублі та проблеми в автоматичному режимі. До речі, робота такого роду допомагає компанії уникнути задвоєння та повторення даних — іноді пошуки того, хто накосячив, займають надто багато часу.
7. Зачешіть прикладну інфраструктуру та периферію
Та хто ці розхідники вважає: картриджі, флешки, папір, зарядні пристрої, ДБЖ-шки, принтери та ін. диски-трубки А даремно. Почніть з паперу та принтерів – проаналізуйте профілі друку та зробіть мережу принтерів або МФУ з публічним доступом, ви здивуєтеся, скільки паперу та картриджів заощадити та на скільки знизиться вартість друку одного аркуша. І ні, це не крихітність, це оптимізація важливого процесу. Ніхто не забороняє друкувати курсовики та реферати на конторській техніці, але друкувати книги, які шкода купити чи не хоче читати з екрану, це too much.
Далі завжди маєте запас розхідників, які ви купуєте у постачальників зі знижкою, щоб у разі проблем з технікою не купувати втридорога в найближчому техномаркеті. Слідкуйте за амортизацією та зносом, ведіть облік і формуйте підмінний фонд – до речі, непогано мати підмінний фонд і для базової оргтехніки. Просто тому, що за простої на роботі вас не похвалять, це теж втрата грошей, особливо в торгових та сервісних компаніях.
Щодо прикладної інфраструктури, то тут дві основні статті витрат: інтернет та зв'язок. Вибираючи провайдера, дивіться на пакетні пропозиції, читайте зірочки у тарифів, звертайте увагу на якість зв'язку та SLA. Деякі адміни вирішують не морочитися і купують, наприклад, IP-телефонію в пакеті з платною віртуальною АТС, на яку також оформляється щомісячна передплата. Не лінуйтеся, купуйте тільки трафік і вчитеся працювати з Asterisk – це найкраще з того, що було створено у сфері ВАТС та майже безпроблемне рішення для бізнес-завдань малого та середнього бізнесу (якщо у вас прямі руки).
8. Документуйте та створюйте інструкції для співробітників
Це ліньки і це потрібно. По-перше, вам простіше працюватиме, по-друге, адаптація новачків буде безшовною. Нарешті, ви самі знатимете, що ваша інфраструктура актуальна, цілісна та в повному порядку. Складайте інструкції з безпеки, короткі мануали для користувачів, FAQ, описуйте правила та норми використання офісної техніки. Матеріально існуюча інструкція набагато переконливіша за слова, до неї завжди можна звернутися. Таким чином, ви можете надсилати посилання на документ за будь-якого релевантного питання і не приймати аргумент «Мене не попередили». Так ви чудово заощадите на ліквідації помилок.
9. Використовуйте послуги аутсорсерів
Навіть якщо у вас у компанії цілий IT-департамент або навпаки невелика інфраструктура, використовувати послуги аутсорсерів не соромно. Чому б не отримати послуги класних професіоналів, спеціалізованих на чомусь складному, за невеликі гроші, тобто не купуючи такого фахівця до штату. Віддайте на аутсорс частину DevOps, обслуговування друку, адміністрування навантаженого сайту, якщо у вас є, саппорт і колл-центр. Ваша цінність від цього не впаде, навпаки, ви отримаєте додаткову експертизу у сфері контактів із сторонніми підрядниками.
Якщо ваш керівник вважає, що аутсорс це дорого, просто поясніть йому, скільки йому доведеться платити виділеному фахівцю. Реально працює.
10. Не вплутуйте в open source і свою розробку
Я інженер, я розробник у минулому і свято вірю в те, що саме open source рятує світ — чого варті бібліотеки, системи моніторингу, системи керування серверами тощо. Але якщо ваша компанія вирішує купити Open Source CRM, ERP, ECM і т.д. або шеф на нараді кричить, що ви запиляєте свій білінг на коліні, рятуйте корабель, він іде на рифи. Ось аргументи, на яких варто стояти перед натхненним керівником з палаючим поглядом:
- open source погано підтримується, якщо це публічний репозиторій або дуже дорого підтримується, якщо це open source від компаній (СУБД, офісні пакети і т.д.) - ви платитимете буквально за кожне запитання, запит і тикет;
- внутрішній спеціаліст для розгортання внутрішнього open source продукту буде дуже дорого через свою раритетність;
- доробки open source можуть бути обмежені знаннями, вміннями і навіть ліцензуванням;
- з open source ви дуже довго не стартуєте і надто складно вам адаптувати його під бізнес-процеси.
Чи варто говорити, що своя технологія — це дуже довгий і дорогий захід? За своїм досвідом скажу, що на працюючий прототип з відповідністю бізнес-вимогами та можливістю дати в ньому працювати користувачам, йде від трьох років. І те, якщо у вас хороша команда програмістів (зарплати можете подивитись на «Моєму колі» — висновки напросяться самі).
Так що банальний і повторюся: рахуйте всі варіанти.
Отже, підіб'ю короткі підсумки, щоб переконатися, що нічого не забув:
- рахуйте гроші - зіставляйте різні варіанти, враховуйте фактори, порівнюйте;
- прагнете скоротити час на обслуговування та навчання користувачів, знижуйте ризик «втручання дурня»;
- намагайтеся консолідувати та інтегрувати технології — струнка архітектура та наскрізна автоматизація вирішує;
- інвестуйте у розвиток IT, не живіть із застарілими технологіями — вони висохнуть гроші;
- співвіднесіть попит та споживання IT-ресурсів.
Ви можете спитати — а навіщо економити чужі гроші, коли контора платить? Логічне питання! Але ваше вміння оптимізувати витрати та керувати IT-активами ефективно насамперед ваш досвід та ваша характеристика як професіонала. Ми тут все вміємо робити цукерку з підручних матеріалів 🙂
У як чудовий привід для оновлення віртуальних потужностей. Заходьте, дивіться, вибирайте – до 30 квітня залишилося зовсім небагато.
Для інших – традиційна в 10% за промо-кодом habrahabr10.
Джерело: habr.com