Вважаю, що всі з нас ходять із друзями чи колегами до ресторану. І після веселого проведення часу офіціант приносить чек. Далі питання може вирішуватись декількома способами:
- Спосіб перший, «Джентельменський». До суми чека додається 10-15% «на чай» офіціанту, і сума, що вийшла, ділиться на всіх особин чоловічої статі порівну.
- Спосіб другий, "соціалістичний". Чек ділиться на всіх, безвідносно, хто скільки їв і пив.
- Спосіб третій, "справедливий". Кожен включає калькулятор на телефоні і починає вираховувати вартість своїх страв плюс певну суму "на чай", теж індивідуальну.
Ситуація з рестораном дуже схожа на ситуацію із витратами на ІТ у компаніях. У цьому посту йтиметься якраз про розподіл витрат між підрозділами.
Але перш ніж занурюватися в безодню ІТ, повернемося наприклад з рестораном. У кожного з наведених вище способів «алокації витрат» є плюси та мінуси. Очевидний мінус другого способу: один міг з'їсти вегетаріанський салат "Цезар" без курки, а інший - стейк "Рибай", таким чином, суми можуть значно відрізнятися. Мінус «справедливого» способу дуже довгий процес підрахунку, і в сумі грошей виходить завжди менше, ніж у чеку. Знайома ситуація?
А тепер давайте уявимо, що ми веселилися в ресторані в Китаї, і чек принесли китайською. Все, що там зрозуміло, – це сума. Хоча в деяких може виникнути підозра, що це не сума, а поточна дата. Або, припустимо, річ відбувається в Ізраїлі. Там читають праворуч-ліворуч, а як пишуть цифри? Хто зможе відповісти без Гугла?
Навіщо алокація потрібна ІТ та бізнесу
Отже, департамент ІТ надає послуги всім підрозділам компанії, фактично продає свої послуги бізнес-підрозділам. І хоча формальних фінансових відносин між підрозділами всередині компанії може не бути, кожен бізнес-підрозділ має як мінімум розуміти, скільки воно витрачає на ІТ, скільки обходиться запуск нових продуктів, тестування нових ініціатив і т.д. Очевидно, що за модернізацію та розширення інфраструктури платить не міфічний «модернізатор, покровитель системних інтеграторів та виробників обладнання», а бізнес, який має розуміти ефективність цих витрат.
Бізнес-підрозділи розрізняються за чисельністю, і навіть «інтенсивності» використання ІТ-ресурсів. Таким чином, ділити витрати на модернізацію ІТ-інфраструктури порівну між підрозділами - це той другий спосіб з усіма його мінусами. «Справедливий» спосіб у разі кращий, але дуже трудомісткий. Найбільш оптимальним варіантом виглядає «квазісправедливий» варіант, коли витрати алокуються не до копійки, а з якоюсь розумною точністю, так само, як і ми у шкільній геометрії використовуємо число π як 3,14, а не всю послідовність чисел після коми.
Оцінка вартості ІТ-сервісів дуже корисна у холдингах з єдиною ІТ-інфраструктурою при об'єднанні чи виділенні частини холдингу в окрему структуру. Це дозволяє відразу порахувати вартість ІТ-сервісів, щоби враховувати ці суми при плануванні. Також розуміння вартості ІТ-сервісів допомагає порівнювати різні варіанти використання та володіння ІТ-ресурсами. Коли чоловіки в костюмах за кілька тисяч доларів розповідають, як їхній продукт може оптимізувати витрати на ІТ, підвищити те, що потрібно підвищити, і знизити те, що необхідно знизити, оцінка поточних витрат на ІТ-сервіси дозволяє ІТ-директору не сліпо довіряти маркетинговим обіцянкам , а точно оцінювати очікуваний ефект та контролювати результати.
Для бізнесу аллокація – це можливість наперед розуміти вартість ІТ-сервісів. Будь-яка бізнес-вимога оцінюється не як збільшення загального бюджету на ІТ на стільки відсотків, а визначається як сума за конкретну вимогу чи сервіс.
Реальний кейс
Ключова «біль» ІТ-директора великої компанії полягала в тому, що треба було зрозуміти, як розподілити витрати між бізнес-підрозділами та запропонувати участь у розвитку ІТ пропорційно до споживання.
Як рішення ми розробили калькулятор ІТ-сервісів, який зміг розподіляти загальні ІТ-витрати спочатку на ІТ-сервіси, а потім і бізнес-підрозділи.
Завдання насправді дві: порахувати вартість ІТ-сервісу та розподілити витрати між бізнес-підрозділами, які використовують цей сервіс, згідно з певними драйверами (квазісправедливий спосіб).
На перший погляд, це може виглядати просто, якщо з початку ІТ-сервіси були належним чином описані, інформація занесена в базу конфігурацій CMDB і систему управління ІТ-активами ITAM, були побудовані ресурсно-сервісні моделі та розроблено каталог ІТ-сервісів. Справді, у разі для будь-якого ІТ-сервісу можна визначити, які ресурси він використовує і скільки ці ресурси коштують з урахуванням амортизації. Але ми маємо справу зі звичайним російським бізнесом, і це накладає певні обмеження. Так, CMDB та ITAM відсутні, є лише каталог ІТ-сервісів. Кожен ІТ-сервіс у загальному випадку є інформаційною системою, доступом до неї, підтримкою користувачів і т.д. ІТ-сервіс використовує інфраструктурні сервіси типу "Сервер БД", "Сервер додатків", "Система зберігання даних", "Мережа передачі даних" та ін. Відповідно, для вирішення поставлених завдань необхідно:
- визначити вартість інфраструктурних послуг;
- розподілити вартість інфраструктурних сервісів на ІТ-сервіси та розрахувати їх вартість;
- визначити драйвери (коефіцієнти) розподілу вартості ІТ-сервісів на бізнес-підрозділи та зробити аллокацію вартості ІТ-сервісів на бізнес-підрозділи, тим самим, розподіливши суму витрат ІТ-департаменту між рештою підрозділів компанії.
Всі річні витрати на ІТ можна подати у вигляді мішка грошей. Із цього мішка щось витрачено на обладнання, роботи з міграції, модернізації, ліцензії, підтримку, зарплату працівникам тощо. Проте складність криється у бухгалтерській процедурі обліку основних засобів та нематеріальних активів у ІТ.
Розглянемо для прикладу проект із модернізації інфраструктури SAP. У рамках проекту закуповується обладнання та ліцензії, проводяться роботи за допомогою системного інтегратора. Під час закриття проекту менеджер має оформити папери, щоб обладнання з бухгалтерського обліку потрапило до основних засобів, ліцензії — до нематеріальних активів, а інші роботи з проектування, пуско-налагодження були списані як витрати майбутніх періодів. Проблема номер один: при оформленні в основні засоби бухгалтеру замовника все одно, як це називатиметься. Тому в основних засобах ми отримуємо актив "UpgradeSAPandMigration". Якщо ж у рамках проекту проводилася модернізація дискового масиву, який до SAP не має жодного відношення, це додатково ускладнює пошук вартості та подальшої алокації. Фактично, за активом «UpgradeSAPandMigration» може ховатися будь-яке обладнання, і чим більше пройшло часу, тим складніше зрозуміти, що там купувалося насправді.
Аналогічно і з нематеріальними активами, які мають значно складнішу формулу розрахунку. Додаткову складність додає те, що момент запуску обладнання та встановлення його на баланс можуть відрізнятися приблизно на рік. Плюс до всього амортизація – 5 років, але за фактом обладнання може працювати більше чи менше залежно від обставин.
Таким чином, розрахувати вартість ІТ-сервісів зі 100% точністю теоретично можливо, але практично це заняття довге і досить безглузде. Тому ми вибрали більш простий спосіб: витрати, які можна легко віднести до будь-якого інфраструктурного або ІТ-сервісу, відносити одразу до відповідного сервісу. Інші витрати розподілити між ІТ-сервісами згідно з певними правилами. Це дозволить отримати точність приблизно 85%, чого цілком достатньо.
На першому етапі Для розподілу витрат на інфраструктурні сервіси використовуються фінансові та бухгалтерські звіти з ІТ-проектів і «здоровий волюнтаризм» у тих випадках, коли віднести витрати до якогось інфраструктурного сервісу неможливо. Витрати відносяться або одночасно до ІТ-сервісів, або до інфраструктурних послуг. В результаті розподілу річних витрат ми отримуємо суму витрат за кожним інфраструктурним сервісом.
На другому етапі визначаються коефіцієнти розподілу між ІТ-сервісами для таких інфраструктурних сервісів, як "Сервер додатка", "Сервер бази даних", "СХД" і т.д. Частина інфраструктурних сервісів, наприклад, "Робочі місця", "Wi-Fi доступ", "Відеоконференцзв'язок" не розподіляються між ІТ-сервісами і аллокуються на бізнес-підрозділи безпосередньо.
На цьому етапі починається найцікавіше. Як приклад, розглянемо такий інфраструктурний сервіс як «Сервери додатків». Він присутній практично в кожному ІТ-сервісі, причому у двох архітектурах, з віртуалізацією і без, з резервуванням і без. Найпростішим шляхом є алокація витрат ядрам, що пропорційно використовуються. Щоб рахувати в «однакових папугах» і не плутати фізичні ядра з віртуальними, з урахуванням перепідписки приймаємо, що одне фізичне ядро прирівнюється до трьох віртуальних. Тоді формула розподілу витрат інфраструктурного сервісу «Сервер додатків» для кожного ІТ-сервісу виглядатиме так:
,
де Рсп – загальна вартість інфраструктурного сервісу «Сервери додатків», а Кх86 та Кр – коефіцієнти, що позначають частку серверів х86 та Р-series.
Коефіцієнти визначаються емпіричним шляхом виходячи з аналізу ІТ-інфраструктури. Вартість кластерного ПЗ, ПЗ віртуалізації, операційних систем та прикладного ПЗ розраховується як окремі інфраструктурні послуги.
Візьмемо приклад складніше. Інфраструктурний сервіс "Сервери баз даних". У нього зашиті витрати на «залізо» та витрати на ліцензії БД. Таким чином, вартість обладнання та ліцензій можна виразити у формулі:
де РHW та РLIC – це загальна вартість обладнання та загальна вартість ліцензій БД відповідно, а КHW та КLIC – це емпіричні коефіцієнти, що визначають частку витрат на «залізо» та ліцензії.
Далі з «залізом» аналогічно попередньому прикладу, а з ліцензіями справа трохи складніша. У ландшафті компанії можна використовувати кілька різних видів баз даних, наприклад, Oracle, MSSQL, Postgres тощо. Таким чином, формула для розрахунку алокації конкретної бази даних, наприклад MSSQL, до конкретного сервісу виглядає так:
де KMSSQL - це коефіцієнт, що визначає частку цієї бази даних в ІТ-ландшафті компанії.
Ще складніше ситуація з розрахунком і алокацією системи зберігання даних з різними виробниками масивів і різними типами дисків. Але опис цієї частини – тема для окремого посту.
Що в підсумку?
За підсумками такої вправи може вийти Excel-калькулятор або засіб автоматизації. Все залежить від зрілості компанії, запущених процесів, впроваджених рішень та бажання керівництва. Такий калькулятор або засіб візуального представлення даних допомагає правильно розподіляти витрати між бізнес-підрозділами, показувати, як і на що розподіляється ІТ-бюджет. Цей інструмент може легко продемонструвати, як поліпшення надійності сервісу (резервування) збільшує його вартість, причому не на вартість сервера, а з урахуванням усіх супутніх витрат. Це дозволяє бізнесу та ІТ-директору «грати на одній дошці» за тими самими правилами. При плануванні нових продуктів можна заздалегідь порахувати вартість та оцінити доцільність.
Ігор Тюкачов, консультант «Інфосистеми Джет»
Джерело: habr.com