Привіт!
Сподіваємося, ви читаєте цей пост у робочий час, вже будучи переведеним на віддалену роботу своїм роботодавцем.
У нас же вдалося перевести співробітників на віддалення досить швидко з однієї простої причини — починаючи з 2016 року в компанії існує BeeFREE, наш стратегічний проект віддаленої роботи, який дозволяє співробітнику працювати з дому.
Під катом — про те, як у нас все працює, чому програми для моніторингу робочого столу співробітників це постріл у ногу, навіщо ми взагалі все це впроваджували 4 роки тому, а також небагато порад для тих, для кого тимчасова віддалена робота виявилася досить раптовою подією , включаючи три пастки віддалення.
А ще невелике опитування.
BeeFREE
BeeFREE замислювався як проект, що корисно впливає як і на корпоративну культуру в цілому, так і на стан (і настрій) окремо взятої людини. Якою б великою була компанія, вона завжди складається з людей, у кожного з яких свої уявлення про прекрасне і оточення, включаючи робоче середовище, графік, комфортну температуру для роботи, (не)прийнятність розігріву риби на спільній кухні та інші штуки.
Хтось любить працювати в офісі, спілкуватися з колегами особисто та (так, так) брати участь у зустрічах. Хтось солідарний з тими, для кого опенспейс — це одне з кіл пекла, в якому просто трохи галасливіше, ніж у решті. Треті залізно впевнені, що одним нормально складеним листом з чітко поставленим питанням можна досягти значно більшого, ніж скликаючи три наради у різний час для цього. А найчастіше ще й швидше.
Загалом, у 2016 було вирішено запустити це як пілот, а потім подивитися, чи приживеться взагалі, чи не варто це масштабувати. Як уже зрозумів уважний читач, прижилося цілком успішно і продовжує працювати.
Отже, як це влаштовано та що потрібно для переходу співробітника на BeeFREE.
- Обговорити все із безпосереднім керівником, який, залежно від ситуації, дасть добро чи скаже, чому не можна. Припустимо, якщо людина вже більш-менш показала, що вона може працювати самостійно і вирішувати завдання, то ОК, нехай спробує робити це вдома. А якщо людина, навпаки, стає яскравим прикладом співробітника, за яким треба постійно дивитися, поправляти, фіксувати щось або нагадувати, що позависати в соцмережах по три години можна (та й потрібно) у вільний від роботи час, то це вже інша історія .
Ну і, звичайно, ряд посад просто не передбачає видалення. Небагато складно відправити попрацювати з дому монтажника ВОЛЗ. Звичайно, він зможе морально підтримувати колег з відеозв'язку, але це мало не те. Або співробітники салонів зв'язку. Загалом, це досить очевидно - фахівець, який добре працює за ноутбуком і виконує з комп'ютера всі свої обов'язки, може так само добре працювати і поза офісом.
- Повідомляти колег, що в конкретні дні тебе немає в офісі. BeeFREE штука гнучка, і, наприклад, якщо на розмові з керівником було вирішено, що ти працюєш з дому 3 дні, а в офісі, скажімо, у вівторки та середи (або понеділки та п'ятниці), то добре б, щоб безпосередні колеги знали про це й одразу писали тобі в пошту чи чати замість того, щоб шукати тебе по всьому офісу.
- Раз на тиждень узгоджувати з керівником свої поточні завдання та розставляти пріоритети. Звучить як досить банальна штука, але вона реально допомагає розставити акценти і знімає цю дивну менеджерську напруженість а-ля “Так, а що саме робить цей хлопець, на якому всі етапі?”. Для такого в особистому кабінеті співробітника і керівника є спеціальний todo-лист, але, як показує практика, головне просто домовитися. А хто, де і як веде запис завдань та прогресу, справа друга. Головне, щоб воно просто було. І не лише в усній формі.
Головні принципи — за такого віддалення ми оцінюємо результат, а чи не процес. Грубо кажучи, найгірше, що можна зробити в такій ситуації — це намагатися постійно контролювати працівника, уточнюючи, що він робить прямо зараз, чи зайнятий саме роботою чи чимось ще. У найбільш диких випадках роботодавці іноді просять встановити спеціальне програмне забезпечення для моніторингу (читай — стеження) за робочим столом співробітника. Є дивна думка, що це мотивує співробітника завжди займатися справою, а не чимось абстрактним.
Насправді це має дуже добре мотивувати піти оновити своє резюме і знайти роботу без подібних перегинів у плані контролю.
Власне, все. Далі працюємо як працювали, використовуючи таке.
Наш інструментарій
Ряд корпоративних ресурсів доступний лише з внутрішньої мережі, тому проблема доступу до них вирішується за допомогою VDI. Щоб почати користуватися благами віддалення, потрібно ось що.
- Заводимо необхідні заявки. Напевно, єдиний етап, так чи інакше пов'язаний із бюрократією та формальностями. Але коли ти велика компанія, інакше складно.
- Після виконання всіх цих заявок на ноутбук співробітника (особистий або робочий), встановлюється VDI, ми використовуємо .
- Для аутентифікації користувача використовуються дані облікового запису + введення унікального токена (за це відповідає , програму можна встановити на смартфон з Android / iOS).
- Корпоративна пошта та календар — Microsoft Outlook.
До речі, це весь список обов'язкового софту, у плані комунікацій та постановки завдань ми віддали все на відкуп керівникам напрямків та самим співробітникам. Зручніше комусь спілкуватися в Slack — будь ласка. Бракує стікерів для вираження емоцій - завжди є Telegram. Ніхто не скасовував і Whatsapp зі скайпом.
Раз на тиждень у багатьох підрозділів відбувається статус. У нормальній епідеміологічній обстановці це була велика переговорка з ВКС, тому що у нас і співробітники штаб-квартири в Москві, і віддальники, і хлопці з області, і люди з регіонів, так що це було у форматі "Особиста присутність або Bluejeans". Зараз же всі зустрічі та переговори проводяться лише віддалено, Bluejeans чи Zoom.
І ще корисного софту для зручної віддаленої роботи
Буває, що робота вашої компанії зав'язана на одного вендора, або ж ви вже використовуєте його продукти. Або, навпаки, політики безпеки в компанії з низки причин забороняють користуватися софтом конкретної компанії, отже, потрібні альтернативи.
Відеоконференції
(Безкоштовно до 100 учасників та 40 хвилин на одну конференцію, далі від 15 $ на місяць)
(До 50 учасників від 12 $ на місяць, далі - більше)
(У рамках GSuite, від 5,5 $ на місяць за користувача, до 100 учасників, 14 днів безкоштовного тріалу)
(в рамках Office 365)
Чати та бази знань
- продукту скоро 7 років, і за цей час він обріс купою корисних інтеграцій (Dropbox, Asana, Google Drive та інше). З простого робочого чатика Slack став комбайном, в якому можна створити канал для кожного департаменту в компанії, обмінюватися файлами, швидко підключити потрібних роботів, моніторинг подій, алерти для тестувальників, загалом функцій вистачає.
- Допомагає створювати зручні бази знань (howto, курс молодого бійця для онбордингу нових співробітників, зручні розклади, завдання зі статусами, ну і, само собою, нотатки).
— мабуть, класика жанру щодо постановки завдань, дедлайнів, відповідальних, пріоритетів тощо. Багато корисних інтеграцій.
- Для любителів дощок та Atlassian.
Про людей
Здавалося б, все просто, перейшов ти на віддалення і працюєш із дому. Безумовно, плюсів море — не витрачаєш час на дорогу до роботи (і нерви теж), економія на проїзних та бензині та інші приємності. Але є й низка небезпек, що чатують на людину, яка вирішила ступити на цю стежку. Найвідоміша пов'язана з неправильною самоорганізацією. Власне, з неї і випливають решта.
Пастка #1. Домашні
Якщо ви живете не один, а з чоловіком, дітьми чи батьками, або, що ще небезпечніше, з котом, то ваше віддалення спочатку сприйматиметься ними дуже однозначно — круто, ти вдома, значить, можна просити про що завгодно. Сходити в магазин, зробити чаю, поміняти памперс, догану коту за нерівний бій з фікусом, забратися вдома, знову поміняти памперс.
Загалом, навіть якщо ви самі собі вирішите, що ви так само відповідально і самовіддано працюєте з дому, то до домашніх треба буде чітко донести, що ви не просто вдома за комп'ютером, ви працюєте.
Допомагає відгородитися від такого обговорення чіткого часу, коли вас не можна відволікати. Щоб домашні розуміли, що з 10 до 18 (наприклад) до вас не варто чіплятися з питаннями, відволікати, просити щось зробити, якщо ви “все одно вдома”.
Звичайно, тут треба без крайнощів, і якщо раптом вам до кінця роботи залишилося ще 20 хвилин, а периферичний зір повідомляє, що дитина таки вибралася з манежу і пішла дослідити іншу кімнату одна, то краще встати і вжити заходів. Або якщо захотілося піти та прогулятися півгодини у парку поблизу – треба піти та прогулятися.
Пастка #2. Оманливий час
Може почати здаватися, що раз ви сидите вдома, комп під рукою, софт налагоджений і ви буквально завжди тепер в одному кліку від роботи, то тепер ви точно все встигнете і можна розслабитися і робити рази на три повільніше.
Взагалі жодного разу. І ось чому.
Швидше за все, якихось завдань побільшає. З великою ймовірністю, загальна і звична для вашого відділу швидкість роботи трохи впаде. Тому що працювати в рамках віддаленої команди рік поспіль і працювати віддалено два тижні - це два дуже великі різниці. Когось до цього взагалі життя готувало останні 20 чи 30 років. А для когось такий раптовий розслабон не дуже добре позначиться на продуктивності.
Навіть якщо ви, ось ви, так, перейдіть дуже швидко, відповідально і будете завжди на зв'язку, закриваючи свої завдання в два рази швидше, завжди знайдеться той, хто гальмуватиме роботу. То ремонт у когось, то світло відключили, то сусід із перфоратором зрозумів, що час настав. І тепер будь-яка відеоконференція – це колективний сеанс людинолюбства.
Загалом, ми не закликаємо заганяти себе в дуже жорсткі рамки і моментально відповідати на будь-яке вхідне повідомлення, але майте на увазі — перший етап перекладу команди, якою це в новинку, на видалення, буде пов'язаний з невеликим гальмуванням.
Пастка #3. Відсутність контролю
Як ми вже писали вище, найгірше, що може зробити роботодавець - це включити вахтера і намагатися бути в курсі кожного вашого кроку: на якому етапі завдання, чому в копію листа поставили не всіх, скільки часу ви просиділи сьогодні за комп'ютером, який марки свердло у сусіда, чому у вас такі дивні шпалери на робочому столі та інше.
Тут головне не почати думати, що якщо ви поза офісом, то всім різко стало все одно, де ви і що робите. Що всі ваші завдання помістилися для керівництва в якусь тату без дедлайнів, та й взагалі, що робити їх необов'язково.
Найголовніший контроль для віддальника – це самоконтроль. Ніхто краще за вас не знає, в який час вам працюється найкрутіше. Можливо, у вашому випадку крутіше і корисніше до 15.00 взагалі забивати на роботу і дивитися серіали, а з 16.00 до півночі ваша продуктивність вища за всякі похвали, і ви за день зробите стільки, скільки фанат офісу — за три. Офісна система з опенспейсами та ігноруванням ритмів людей не в змозі цього зрозуміти.
Віддалення ж - це одночасно і можливість для роботодавця зробити висновок, наскільки добре ви працюєте, коли сидите вдома, і можливість для вас довести справою, що люди можуть робити круті штуки не тільки з 10 до 18, і якщо ти нічого не зробив до полудня це говорить тільки про те, що ти нічого не зробив до полудня.
І ще дещо
Ми в Білайн за ці роки чудово протестували BeeFREE, зібрали багато зворотного зв'язку як від співробітників, так і від їхніх керівників, зробили висновки, внесли кілька фіксів і продовжуємо активно використовувати підхід і зараз.
Тепер ми активно допомагаємо іншим компаніям увімкнути BeeFREE у себе. Як з погляду заліза та софту, так і порадами. Наприклад, ми допоможемо вам швидко розгорнути VDI для завдань будь-якого профілю, чи працюють ваші хлопці з повсякденними завданнями, чи це буде 3D-моделювання на відстані. У нас є рішення для аудіо- та відеоконференцій, детальніше про BeeFREE: WorkPlace-as-a-Service можна почитати . Крім цього, для компаній може виявитися корисним наш , зареєструватися на який заздалегідь .
А ось докладний вебінар з організації віддаленої роботи від Ольги Філатової (виконавчий віце-президент з управління персоналом, організаційного розвитку та підтримки) та Аліна Драгун (менеджер з організаційного розвитку Білайн, куратор проекту BeeFREE).
Тільки зареєстровані користувачі можуть брати участь в опитуванні. , будь ласка.
І невелике опитування для компаній щодо віддаленої роботи (можна вибрати кілька варіантів відповіді)
-
11,3%Перевів співробітників на відстань, політ нормальний, після нормалізації ситуації залишу тих, хто захоче, на віддаленні6
-
7,6%Перевів співробітників на віддалення, враження неоднозначні4
-
1,9%Перевів співробітників на віддалення, не сподобалося, потім поверну всіх назад в опенспейс1
-
69,8%Я вірю, що за віддаленням майбутнє, люди здатні працювати нормально вдома, а не в опенспейсах37
-
20,8%Я не вірю у віддалення як у повну форму зайнятості, без контролю в офісі всі працюють гірше11
Проголосували 53 користувачів. Утрималися 29 користувачів.
Джерело: habr.com