При впровадженні готових ERP-систем 53% компаній серйозні труднощі, які вимагають зміни бізнес-процесів та організаційних підходів, і 44% компаній стикаються із суттєвими технічними проблемами. У серії статей розкладаємо по поличках, що таке ERP-система, чим вигідна, як визначити необхідність її впровадження, що потрібно знати при виборі постачальника платформи і як її впровадити.
Поняття ERP-системи прийшло із США і дослівно перекладається як планування ресурсів підприємства – Enterprise Resource Planning. Академічно це виглядає так: «ERP — це організаційна стратегія інтеграції виробництва та операцій, управління трудовими ресурсами, фінансового менеджменту та управління активами, орієнтована на безперервне балансування та оптимізацію ресурсів підприємства за допомогою спеціалізованого інтегрованого пакета прикладного програмного забезпечення (ПЗ), що забезпечує загальну модель даних та процесів всім сфер діяльності».
Кожен постачальник може розуміти розроблену їм систему по-своєму, виходячи з її спрямованості та розв'язуваних завдань. Наприклад, одна ERP-система більше підійде для рітейлу, але не підійде для нафтопереробного підприємства. Більше того, кожна компанія та її співробітник, який користується платформою, представляють її по-своєму, виходячи з тієї частини, з якою вони торкаються роботи.
У своїй суті ERP – це інформаційна система для управління усіма бізнес-процесами та ресурсами компанії на основі єдиної бази даних.
Навіщо потрібна ERP-система
Як і будь-яка інформаційна система, ERP працює із даними. Кожен співробітник та відділ постійно створюють сотні мегабайт інформації. У невеликій організації керівник володіє безпосереднім доступом до всіх відомостей та часом для відстеження процесів. Якщо великий обсяг даних створюється у межах одного-двох бізнес-процесів, то керівнику достатньо цифровизувати їх точковими ІТ-рішеннями. Як правило, організація купує програмне забезпечення для бухгалтерії і, наприклад, CRM.
Зі зростанням компанії ті окремі процеси, управління якими раніше займало мінімум часу, трансформуються у великі обсяги інформації. У зв'язку з іншими бізнес-процесами розрізнені інформаційні потоки вимагають величезного адміністративного штату їхнього об'єднання та аналізу. Тому ERP-система потрібна не малому, а середньому та великому бізнесу.
Як зрозуміти, що компанії потрібна ERP-система
Звичайна історія наших замовників виглядає так. У якийсь момент стає зрозумілим, що всі основні процеси автоматизовані, а ефективність роботи не підвищується.
З'ясовується, що кожен процес перебуває у окремій інформаційній системі. Для їх зв'язки співробітники вручну вводять дані в кожну систему, а потім керівництво вручну збирає дані продубльовані для аналізу діяльності всієї компанії. У принципі така механіка роботи продуктивна до певного моменту. Головне – визначити момент досягнення максимальної ефективності до його настання, а не тоді, коли міняти механізми процесів потрібно буде в режимі авралу.
Жодна з інформаційних систем ніколи не повідомить, що настав момент, коли компанія доросла до того рівня, коли потрібна система ERP. Світовий досвід показує 4 основні ознаки, які дозволять це зрозуміти:
Даних до ухвалення зваженого управлінського рішення стає недостатньо.
Будь-яке рішення у бізнесі має наслідки, які зрештою виливаються у фінансові втрати або, навпаки, у доходи. Якість рішення залежить від інформації, на якій воно ґрунтується. Якщо дані застарілі, неповні чи некоректні, рішення буде неправильним чи незбалансованим.
Основні причини суперечливості інформації:
-
критично важлива інформація розкидана за окремими співробітниками та відділами;
-
відсутні регламенти збору даних;
-
збір інформації проводять співробітники з різними ролями та у різний час.
За наявності ERP-платформи, яка підходить під ваші бізнес-процеси, ви можете централізувати всі дані. Вся інформація створюється кожним співробітником та відділом у єдиній системі в режимі реального часу. Це означає, що дані, які можуть знадобитися вам і будь-кому ще в компанії, завжди є максимально точними та актуальними.
Нестача інтеграції між ІТ-системами призводить до збоїв у роботі та заважає зростанню компанії.
Кожна ІТ-система висуває свої вимоги до формату даних, побудована в різний час і на різних технологіях, принципах та мовах програмування. Це відбивається на роботі співробітників, які взаємодіють немов різними мовами, і на швидкості взаємодії.
ERP-система поєднує окремі функції в одному інтегрованому та зрозумілому просторі. ERP-система працює як перекладач, який розмовляє кількома мовами програмування, щоб забезпечити спільну роботу та узгодженість.
Ваші клієнти незадоволені обслуговуванням.
Якщо клієнти скаржаться чи йдуть, варто подумати про ефективність. Це пов'язано з попитом, що переважує пропозицію, пізніми поставками, повільним обслуговуванням або просто загальним відчуттям, що бізнес не має ресурсів або часу, щоб піклуватися про кожного клієнта.
Коли бізнес виріс до рівня середнього чи великого, ERP перетворює незадоволених клієнтів на лояльних. Клієнти починають відчувати покращення обслуговування та проживають зміни разом із компанією.
Ви використовуєте застарілі системи.
Згідно з Veeam 2020 Data Protection Trends Report, основним бар'єром цифрової трансформації бізнесу є застарілі технології. Якщо компанія все ще працює з системами ручного введення або паперовими документами, то постпандемічний період вона точно опиниться за бортом.
Крім того, ІТ-системи компанії можуть бути досить сучасними, але дезінтегрованими. У разі кожен відділ створює свій інформаційний бункер, дані з якого виходять дозовано чи некоректно. Якщо інтеграція окремих систем вкрай затратна чи неможлива, необхідно змінювати їх у єдину ERP-систему.
Які вигоди ERP-система дає бізнесу
ERP-система – це продукт, який компанія купує власним коштом. Її використання розглядається як інвестиція, яка має принести прибуток. Жоден виробник ERP-системи не гарантує, що вона принесе компанії зростання доходів. І це стосується не тільки ERP-систем, а й будь-яких ІТ-рішень. Однак усі плюси впровадження опосередковано впливають на прибуток:
Економія на ІТ-системах
Замість витрачати ресурси на кілька розрізнених систем, кожна з яких потребує спеціалізованої підтримки, інфраструктури, ліцензій, навчання співробітників, можна зосередити всі витрати на одній ERP-платформі. Вона складається із модулів, які замінюють розрізнені системи на інтегровані частини.
Якщо ERP-систему розробляти з нуля під запити конкретної компанії, до неї можна включити сторонні системи та послуги, з якими зручно працюватиме бізнес-партнерам, постачальникам, клієнтам та іншим контрагентам.
повна прозорість
ERP забезпечує керівництву повний доступ до кожного бізнес-процесу будь-якого підрозділу 24/7. Наприклад, можна щоденно відстежувати запаси, включаючи заплановані постачання та постачання, що знаходяться у дорозі. Маючи повну картину обсяги запасів, можна точніше контролювати оборотні кошти.
Автоматизація звітів та сильне планування
ERP створює єдину уніфіковану систему звітності всім процесів. Вона автоматично генерує корисні звіти та аналітику у будь-який час. З нею керівництву не доведеться вручну збирати електронні таблиці та листи.
Таким чином, платформа звільняє час на стратегічне планування, якісніший аналіз та порівняння показників відділів. ERP-система допомагає знайти в аналітиці тенденції, які раніше не помічали і навіть не мали шансу помітити.
Зростання ефективності
Сама собою ERP – не панацея. Важливим є не тільки відповідність специфіці бізнесу, а й правильне впровадження. Згідно 315 постачальників готових ERP-систем, частка впроваджень, успіх яких був лише частковим, оцінюється лише на рівні від 25 до 41 відсотків залежно від галузі. Підходяща ERP суттєво скорочує витрати часу та зусиль на рутину.
Обслуговування клієнтів
Обслуговування клієнтів є ключовою частиною бізнесу. ERP-система переводить фокус уваги співробітників з ведення реєстрів клієнтів на побудову та підтримку відносин із клієнтами.
Як показує статистика, 84 відсотки клієнтів у компанії, якщо не отримують достатньо відповіді на запити. ERP дає співробітнику всі необхідні відомості та історію клієнта безпосередньо в момент звернення. З нею співробітники займаються не бюрократією, а залученням та утриманням клієнтів. Клієнти відчувають переваги її впровадження, навіть не знаючи про зміни у компанії.
Захист даних
Навряд чи знайдеться інформаційна система, яка може дати абсолютну гарантію безпеки даних. Персональні дані клієнтів та співробітників, електронні листи, інтелектуальна власність, фінансові дані, рахунки, контракти – що більше систем обробляють цю інформацію, то складніше відстежити ризики. ERP-система вводить єдині стандарти доступу, введення та виведення даних та централізоване зберігання інформації.
Однак чим більше частка ринку готової ERP-системи, тим частіше вона піддається атакам хакерів. Краще буде розробка власної ERP-системи, доступ до кодової бази якої буде лише у вас. Якщо ERP-система для компанії розроблена з нуля, хакери не зможуть знайти копії системи, щоб попередньо перевірити її на вразливості.
Продуктивність спільної роботи
Часто інтерес до спільної роботи відділів або співробітників згасає, оскільки передача даних вимагає безлічі рутинних операцій або психологічного клімату в компанії. Єдина система автоматизує доступ до інформації, усуває негативний досвід людського фактора та прискорює комунікацію всередині компанії.
Єдині бізнес-процеси
Готові ERP-системи розробляються відповідно до найкращих галузевих практик. Це дозволяє підприємствам стандартизувати власні процеси.
Проте насправді підприємству доводиться робити складний вибір: або довго і витратно налаштовувати та доопрацьовувати ERP-систему під стандарти підприємства, або з болем налаштовувати власні бізнес-процеси під стандарти ERP-системи.
Існує третій шлях – від початку розробляти систему під власні бізнес-процеси.
масштабованість
Незалежно від того, чи ви розширюєте свою клієнтську базу, виходите на нові ринки, впроваджуєте нові процеси, відділи чи продукти або іншим чином масштабуєте свій бізнес, при правильному виборі постачальника ERP-платформа підлаштовується під зміни.
Оскільки ERP-система впроваджується у всі процеси компанії, перелік переваг може збільшуватися залежно від специфіки. На ринку розроблено десятки та сотні готових рішень, які заганяють покупців у рамки підписок, швидкості оновлень та підтримки, закритого функціоналу та архітектури – у рамки одного постачальника. Тільки розробка власної ERP-системи дає максимальні можливості без обмежень.
Про те, як вибрати виробника ERP-системи, які питання йому поставити, щоб не втратити гроші і що варто врахувати при плануванні впровадження, читайте у наступних статтях.
Джерело: habr.com