Незважаючи на популярність теми електронного документообігу, у російських банках та й фінансовому секторі взагалі більшість будь-яких угод оформляється по-старому, на папері. І справа тут не так у консервативності банків та їх клієнтів, як у відсутності на ринку адекватного програмного забезпечення.
Чим складніша угода, тим менша ймовірність того, що її вдасться провести в рамках ЕДО. Наприклад, лізингова угода складна тим, що в ній щонайменше беруть участь три сторони — банк, лізингоодержувач та постачальник. До них часто додаються ще поручитель та заставник. Ми вирішили, що й такі угоди можна повністю оцифрувати, для чого створили систему E-Leasing – перший у Росії сервіс, який повністю забезпечує ЕДО у подібних сценаріях. У результаті на початок липня 2019 року через E-Leasing проходить 37% від загальної кількості угод, що укладаються з лізингу. Під катом ми розберемо E-Leasing з точки зору функціональності та технічної реалізації.
Розробку системи ми розпочали на початку 2017 року. Складніше було розпочати: сформулювати вимоги до продукту, трансформувати ідеї на конкретне технічне завдання. Далі – пошук підрядника. Підготовка ТЗ, консультації — це зайняло близько чотирьох місяців. Ще через чотири місяці, у листопаді 2017 року, був випущений перший реліз системи, що досить швидко для такого амбітного проекту. У першій версії E-Leasing були функції запиту та підписання документів — не лише основних, а й договору про поруку та інших додаткових угод, які можуть знадобитися у процесі роботи за договором лізингу. У березні 2018 року ми додали можливість запиту документів у рамках моніторингу, а в липні того ж року — надсилання електронних рахунків-фактур.
Як працює E-Leasing
Розробку системи ми розпочали на початку 2017 року. Весь шлях від формулювання вимог до продукту до вибору підрядника та випуску першого релізу зайняв менше ніж рік — ми випустилися в листопаді.
Запит пакета документів з боку контрагентів здійснюється з нашої бізнес-системи, заснованої на SQL-базі Corus та Microsoft Dynamics NAV 2009. Туди ж направляються на зберігання всі документи, які учасники надали в рамках оформлення угоди. Фронтенд — портал E-Leasing, що дозволяє постачальникам та клієнтам вимагати, завантажувати, роздруковувати документи та підписувати їх за допомогою УКЕП (посиленого кваліфікованого електронного підпису).
Тепер розберемо роботу системи докладніше за схемою вище.
Формується запит із сутності «Картка контрагента» або «Проекту». При надсиланні запиту формуються записи у таблиці запитів. Вона містить опис запиту та параметри. За формування запиту відповідає об'єкт codeunit. Запис у таблиці створюється зі статусом Ready, що означає, що запит готовий до надсилання. Таблиця запитів містить у собі опис тіла запиту. Усі запитані документи перебувають у таблиці документів. При запиті документа в полі Статус ЕДО ставиться значення Запитаний.
Завдання на сервері CORUS, запущене на агенті SQL, моніторить у таблиці запитів записи зі статусами Ready. Під час знаходження такого запису завдання надсилає запит на портал E-Leasing. Якщо відправка пройшла успішно, запис позначається в таблиці статусом Responded, якщо ні статусом Error. Результат відповіді записується в різні таблиці: код відповіді від сервера та опис помилки, якщо не вдалося надіслати запит, - в одну таблицю; записи, що описують тіло відповіді, - в іншу, а в третю - записи з файлами, отриманими в результаті запиту, зі значенням Create у полі Status та значенням Check у полі Scan Status. Крім того, завдання моніторить події з порталу E-Leasing і формує запити в таблицях запитів, які сама обробляє.
Інше завдання моніторить записи в таблиці прийнятих документів зі значенням Create у полі Status і Verified у полі Scan Status. Завдання працює раз на 10 хвилин. За поле Scan Status відповідає антивірус, і якщо перевірка пройшла успішно, записується значення Verified. Ця функціональність відноситься до служби ІБ. За обробку записів відповідає об'єкт codeunit. Якщо запис у таблиці прийнятих документів обробився успішно, вона позначається у полі Status значенням Success і запитаний документ у полі «Статус ЕДО» у таблиці документів отримує статус «Отриманий». Якщо не вдалося обробити запис у таблиці прийнятих документів, вона позначається в полі Status значенням Fail і в полі «Текст помилки» записується опис помилки. У таблиці документів нічого не змінюється.
Третє завдання моніторить усі записи в таблиці документів, які мають статус не порожнє значення і не значення «Прийнятий». Завдання відпрацьовує один раз на добу о 23:30 та відкликає всю договірну документацію, не підписану за поточну добу. Завдання формує запит на видалення договірної документації у таблицях запитів та відповідей та змінює поле Status на значення Відкликаний у таблиці документів.
E-Leasing з боку користувача
Для користувача все починається з отримання запрошення на приєднання до ЕДО нашого клієнтського менеджера. Клієнт отримує листа та проходить просту процедуру реєстрації. Складнощі можуть виникнути лише у випадку, якщо робоче місце користувача не готове до роботи з електронним підписом. Із цим пов'язана значна частина звернень у техпідтримку. Система дозволяє контрагенту давати допуск в особистий кабінет своїм співробітникам, наприклад, бухгалтерам для роботи з рахунками-фактурами тощо.
Реєстрація
Подальша схема роботи також є максимально простою для кожної зі сторін. Запит документів по угоді, а також підписання договірної документації, здійснюється через виставлення завдань у нашій внутрішній системі.
Запит досьє
Після надсилання клієнту будь-якого запиту або документів на підписання на його електронну адресу надходить повідомлення про те, що в особистому кабінеті сформовано відповідну активність. Зі свого інтерфейсу клієнт завантажує в систему пакет документів, ставить електронний підпис, і ми можемо розглядати угоду. Після цього договірна документація підписується за маршрутом «Постачальник – Клієнт – Ощадбанк Лізинг».
Діючий договір
Електронний документообіг у разі не обов'язково передбачає якісь дії клієнта від початку остаточно. Можна підключитися до системи будь-якому етапі угоди. Наприклад, клієнт надав досьє на папері, а потім вирішив підписати угоду в ЕДО - цей сценарій можна реалізувати. Так само клієнти, у яких з Ощадбанком Лізинг укладено діючий договір лізингу, можуть підключитися до E-Leasing, щоб отримувати рахунки-фактури в електронному вигляді.
Підрахувавши економічний ефект від використання E-Leasing ми запропонували клієнтам додаткову знижку за використання сервісу. Виявилося, що відсутність необхідності виїжджати на підписання до клієнта та постачальника, а також роздруковувати та зшивати договори у результаті знижує вартість угоди (створення та супровід) на 18%.
Як розвиватиметься проект
На даний момент E-Leasing працює стабільно, хоч і не бездоганно. Механізм відправки електронних рахунків-фактур для наших співробітників ще недостатньо user-friendly. Проблема пояснюється тим, що сама по собі ця процедура є досить складною, оскільки в ній постійно задіяний оператор ЕДО. Він виставляє квитанцію про те, що видав рахунок-фактуру, менеджер підписує цю квитанцію. Потім користувач на іншій стороні (клієнт) підписує повідомлення та квитанції, які знову йдуть через оператора електронного документообігу. У наступних версіях ми намагатимемося зробити цей процес зручнішим. У «зоні розвитку» також досить актуальний для великих клієнтів функціонал запиту документів моніторингу.
У найближчі півроку ми плануємо переїзд системи на нову платформу, яка дозволить оптимізувати роботу з ЕДО, зробити зрозуміліший і приємніший користувачеві інтерфейс, розширити функціональність особистого кабінету. А також додати нові функції від формування запиту до перегляду документів по всіх угодах, які клієнт проводив через E-Leasing. Сподіваємося, що система, до якої вже зараз активно приєднуються клієнти, постачальники та поручителі, стане ще зручнішою для всіх.
Джерело: habr.com