Ми кілька разів писали про те, як наші технології допомагають і навіть обробляти інформацію з будь-яких типів документів та вводити дані до облікових систем. Сьогодні розповімо, як впроваджували в – найбільшому постачальнику тепла та гарячої води у Москві.
Уявіть себе дома звичайного бухгалтера. Розуміємо, це непросто, але таки спробуйте. Кожен день вам приходить безліч паперових рахунків, накладних, довідок і так далі. А особливо багато – у дні перед складання звітності. Усі реквізити та суми потрібно швидко та уважно перевірити, передрукувати та внести до облікової системи, вручну провести транзакції та відправити документи до архіву, щоб потім вчасно надати для перевірки внутрішнім аудиторам, податковій службі, органам тарифного регулювання та іншим. Важко? Але це багаторічна ділова практика, яка існує у багатьох компаніях. Разом з МОЕК ми спростили цю кропітку роботу і зробили її зручнішою. Якщо вам цікаво, як це було, ласкаво просимо під кат.
На фото – московська ТЕЦ-21, найбільший у Європі виробник теплової енергії. Тепло, вироблене на цій станції, МОЕК постачає 3 мільйонам жителів півночі Москви. .
У МОЕК у Москві півтора десятки філій. Вони обслуговують 15 811 км теплових мереж, 94 теплові станції та котельні, 10 000 теплових пунктів та 24 насосні станції, а також будують та налагоджують нові системи теплопостачання. Компанія закуповує безліч обладнання та послуг для господарської діяльності: . Оформленням документів у кожному підрозділі-ініціаторі закупівлі займаються спеціальні працівники – куратори договорів.
Як улаштовано оформлення договорів у великій компанії? Коли куратори укладають договір, то отримують від контрагентів багато важливих паперових документів: товарні накладні, акти надання послуг, рахунки-фактури, довідки та ін. Зазвичай куратор сканує ділові папери, а потім прикріплює скани до замовлення в системі управління ресурсами підприємства. Фінансовий контролер вручну перевіряє усі дані. Після цього куратор відвозить оригінали документів до бухгалтерії. Або цим займається кур'єр, і тоді переміщення документів може тривати більше часу — від кількох годин до кількох днів.
І все б нічого, але, як і в багатьох інших компаніях:
- Папери можуть надходити до бухгалтерії за кілька днів перед складанням звітності. Тоді бухгалтерам доводиться днувати та ночувати на робочому місці. Потрібно вручну перевірити, чи правильно заповнені всі рахунки, накладні та ін. Потім, якщо все вірно, співробітник передруковує дані в облікову систему та робить проводки. У цьому 90% часу бухгалтера займає передрук даних — реквізитів, сум, дат, номерів номенклатур тощо. Через це виникає ризик помилитись.
- Документи можуть прийти вже з помилками. А іноді якихось рахунків чи довідок не вистачає. Іноді це з'ясовується останніми днями перед складанням звітності. Через це терміни узгодження документів можуть затягуватись.
- Після здійснення проводок бухгалтери зберігають накладні, рахунки та акти у розрізнених паперових та електронних архівах. Чому це викликає труднощі? Наприклад, МОЕК працює за тарифами, тому зобов'язана регулярно звітувати про свої витрати перед органами виконавчої влади. І коли до бухгалтерії надходить чергова державна чи податкова перевірка, співробітникам доводиться довго шукати документи.
Як раніше виглядала схема роботи бухгалтерії МОЕК:
МОЕК першою в енергетичній галузі вирішила перебудувати та спростити цю схему, щоб швидше закривати угоди та складати звіти, краще оцінювати ринкові зміни при закупівлях та планувати свою фінансову стратегію. Самостійно, поодинці, змінити багаторічну схему роботи бухгалтерії, що склалася, було непросто, тому компанія вирішила трансформувати її спільно з партнером - ABBYY.
Сказано зроблено
Команда фахівців ABBYY впровадила у МОЕК універсальну платформу для інтелектуальної обробки інформації і налаштувала:
- гнучкі описи (шаблони отримання даних) для обробки документів. Про те, що це таке і для чого потрібно, ми докладно розповідали на Хабрі и . МОЕК обробляє за допомогою рішення понад 30 видів документів (наприклад, акт змонтованого обладнання або акт на агентську винагороду) та витягує з них понад 50 атрибутів (номер документа, підсумкова сума з ПДВ, назва покупця, продавця, підрядника, кількість товару тощо) .);
- конектор для здійснення перевірок та вивантаження даних, який зв'язав між собою ABBYY FlexiCapture, SAP та OpenText. Завдяки конектору стала можливою автоматична перевірка даних із замовлення та договору за різними довідниками. Про це ми розповімо трохи нижче;
- експорт документів до електронного архіву на базі OpenText. Тепер усі скани документів зберігаються у одному місці;
- чернетки бухгалтерських проводок у SAP ERP з посиланнями на скан-образи документів.
Потім співробітники ABBYY та МОЕК розробили форму пошуку, щоб бухгалтер зміг за секунди знаходити за будь-яким атрибутом в електронному архіві важливі рахунки та надавати їх для перевірок податкових інспекцій.
Пошук можливий за 26 різними критеріями (картинка клікабельна):
Після того, як МОЕК успішно протестувала всю систему, її запустили в експлуатацію. Весь проект, включаючи погодження, уточнення та доопрацювання, було реалізовано за 10 місяців.
Схема роботи після впровадження ABBYY FlexiCapture:
Вам здається, що нічого не змінилося? Так, бізнес-процес залишився тим самим, просто більшу частину функцій тепер виконує машина.
Проводка, здійснися!
Як тепер справи? Припустимо, куратор договору отримав набір первинних документів щодо угоди на постачання насосів для ТЕС, або, наприклад, будівництво тепломереж. Фахівцю більше не треба самому перевіряти комплектність та зміст документів, викликати кур'єра та відправляти оригінали документів до бухгалтерії. Куратор просто сканує підписаний комплект первинних документів і далі за справу беруться технології.
За допомогою системи мережевого сканування співробітник відправляє скани у форматі TIFF або PDF собі у гарячу папку чи пошту. Потім він відкриває веб-станцію введення ABBYY FlexiCapture та вибирає тип комплекту документів для обробки. Наприклад, "купівля робіт/послуг з агентською винагородою", "надходження матеріально-технічних ресурсів (МТР)" або "облік майна".
Від типу комплекту залежить кількість та види необхідних документів та даних, які система повинна класифікувати, розпізнати та перевірити.
Куратор завантажує скани для розпізнавання. Система автоматично перевіряє наявність усіх документів, зміст кожного паперу, і на сервері відбувається розпізнавання реквізитів – дати договору, суми, адреси, ІПН, КПП та інших даних. До речі, МОЕК – перша енергетична компанія у Росії, яка використовує такий підхід.
Якщо куратор завантажив не всі документи або в якійсь накладній вказані не всі дані, система це помічає і відразу просить співробітника виправити помилку:
Система лається і просить додати відсутні документи (тут і далі скріншоти клікабельні):
Система зауважила, що документ прострочений:
Таким чином, співробітнику більше не треба визначати, чи коректно оформлений документ. Якщо все вірно, то на веб-станції введення автоматично відбувається більшість перевірок даних. Достатньо ввести номер замовлення, зазначений у SAP ERP. Після цього відбувається зіставлення розпізнаних даних з інформацією, що обробляється в SAP: ІПН та КПП контрагента, номерами та сумами договору, ПДВ, номенклатурою товару чи послуги. Обробка та перевірка одного документа займають лише кілька хвилин.
За реквізитами – ІПН та КПП – можна вибрати з довідника потрібну компанію:
Якщо в рахунку або накладній є помилка, вона не пропустить документ на експорт до архіву. Наприклад, якщо документ неправильно складений або один із символів неправильно розпізнався, система вкаже на це і попросить співробітника виправити всі неточності. Наведемо приклад:
Система виявила, що ЗАТ «Волошка» не входить до списку постачальників МОЕК.
Це дозволяє співробітникам відслідковувати помилки ще до того, як документ надійшов до бухгалтерії.
Якщо всі перевірки успішно пройдені, то за один клік скан-копія документа відправляється в електронний архів OpenText, а в SAP з'являються посилання та картка з метаданими. Бухгалтер або куратор завжди можуть переглянути в електронному архіві список документів на потрібне замовлення та інформацію, хто, в які терміни, з яким результатом обробив документи.
Петро Петрович заглянув до електронного архіву, …
…щоб подивитися, хто завантажив документи на замовлення №1111.
Після вивантаження даних і сканів з ABBYY FlexiCapture в SAP з'являється чернетка проводки із попередньо заповненими даними та посиланнями на скан-образи документів.
Чернетка проводки:
Потім бухгалтеру на пошту надходить оповіщення з посиланням на готову чернетку та скани. Фахівцю більше не потрібно мучитися з папером. Йому залишається лише перевірити у сканах підсумкову суму угоди, наявність печатки, підпису та здійснити проведення. На неї бухгалтер тепер витрачає менше хвилини.
Підсумки проекту
- За допомогою технологій ABBYY МОЕК спростила та прискорила не лише бухгалтерський облік, а й фінансовий контроль. Щоб зробити проводку, співробітникам більше не потрібно чекати кур'єра з оригіналами документів – достатньо в один клік отримати скан із перевіреними даними з електронного архіву. Щоправда, паперовий документ таки ще потрібен. Але тепер його можна відправити до бухгалтерії пізніше. Коли він туди надійде, співробітник поставить в обліковій системі галочку "Оригінал отримано".
- Співробітники одночасно отримують всі необхідні дані про угоду зі сканів, вчасно здійснюють проведення та заздалегідь готують усі документи для звітності. Тепер не страшні ні внутрішні, ні зовнішні перевірки.
- Бухгалтери проводять фінансові операції в 3 рази швидше і МОЕК закриває звітний період на 10 днів раніше.
- Усі філії МОЕК зберігають бухгалтерські документи у єдиному електронному архіві. Завдяки цьому знайти будь-який рахунок-фактуру, договір чи акт виконаних робіт, а також будь-які атрибути з них (суми, ПДВ, номенклатури товару чи послуги) можна у 4 рази швидше, ніж раніше.
- У рік рішення обробляє понад 2,6 млн. сторінок документів.
Замість висновку
МОЕК використовує вже 2 роки та за цей час зібрав статистику. Виявилося, бухгалтери роблять 95% проводок без внесення змін до чернеток. А це означає, що такі проводки в майбутньому можна буде пропускати автоматично. Так вийшло, що цей продукт став фактично першим кроком компанії на шляху до впровадження в бізнес-процеси компанії елементів «штучного інтелекту»: МОЕК розробляє відповідну програму.
Інші російські компанії теж автоматизують роботу бухгалтерії: роблять її більш простою та зручною. Наприклад, за допомогою технологій ABBYY служба фінансового контролю» у 2 рази швидше отримує важливу ділову інформацію та витрачає на 20% менше часу на пошук потрібних рахунків-фактур та товарних накладних. Технології інтелектуальної обробки інформації допомагають співробітникам бухгалтерії холдингу.» моментально знаходити необхідні фінансові документи під час масових податкових перевірок. У 2019 році фахівці компанії планують опрацювати близько 10 млн сторінок документів.
Бажаєте дізнатися про проект МОЕК та ABBYY більше? 3 квітня об 11:00 заступник керівника Центру інформаційних технологій МОЕК Володимир Феоктистів розповість про деталі кейсу на безкоштовному . Приєднуйтесь, якщо хочете поставити запитання.
Єлизавета Титаренко,
редактор корпоративного блогу ABBYY
Джерело: habr.com