Хабре, привіт! Мене звуть Олег, і я відповідаю за IT-службу у групі компаній ABBYY. Понад місяць тому співробітники ABBYY по всьому світу почали працювати і жити лише вдома. Більше ніякого опенспейсу та відряджень. Чи змінилася моя робота? Ні. Хоча взагалі так, але вона змінилася ще 2-3 роки тому. А зараз ми технічно забезпечуємо роботу офісів у 13 країнах так само, як і раніше. Просто тепер ми робимо це сидячи вдома – на кухні, на дивані чи на балконі, а в офісі лише один черговий. До речі, ось і він:
Сьогодні я розповім про те, які завдання зараз доводиться вирішувати IT-службі ABBYY, як нас рятують чергові в офісах, чому MS Teams та Zoom тепер наше все, та багато іншого. Ласкаво просимо під кат.
Давним-давно, до карантину.
5-7 років тому ABBYY була компанією, яка наголошувала на розвитку внутрішньої інфраструктури. Ми мало користувалися хмарними продуктами – намагалися розгортати додатки у себе всередині, тому доступ до них зовні був складний. Але часи змінювалися.
Хмарні продукти розвивалися набагато швидше, вони пропонували більше гнучкості та різноманітності за функціональністю. А зараз знайти аналоги з on-premise можливостями часто просто неможливо.
Співробітникам була потрібна мобільність. Сейлзи та маркетологи постійно у відрядженнях, їздять по всьому світу, ходять на зустрічі – їм просто необхідний доступ до корпоративних систем у будь-який час та в будь-якому місці.
Змінилося і покоління людей. Нові молоді співробітники вважають за краще працювати в коворкінгах, кафе, з дому. Їм важлива мобільність. Тому ми технічно створювали робоче середовище, схоже на те, що існує у повсякденному житті. Колегам стає набагато комфортніше, коли не треба перемикатися між офісом та іншим місцем, де можна працювати.
Наразі міжнародні офіси ABBYY відкриті у 13 країнах від США до Австралії. І набагато зручніше мати загальну хмарну інфраструктуру, ніж бути прив'язаними до певної локації внутрішніми сервісами.
Кілька років тому ми переглянули нашу стратегію та почали активно використовувати для роботи хмарні програми. Наприклад, нам дуже подобається пакет Office 365 - MS Teams, OneDrive, SharePoint та інші.
Не означає, що це співробітники залежить від хмарних рішень. ABBYY має багату внутрішню інфраструктуру, наприклад, розробники використовують локальні потужності для навчання нейромереж. Я сказав би, що ми використовуємо хмарні продукти і власну внутрішню інфраструктуру приблизно 50 на 50.
Про популярність RDP
Ми завжди дозволяли працювати з внутрішньою мережею віддалено, і кожен вибирав зручний для нього спосіб. Ті, хто частіше в офісі, віддають перевагу RDP (віддалений робочий стіл). Як правило, вдома кожен має свою техніку: вона не завжди потужна, і їй може користуватися вся родина. А на роботі – сучасний комп'ютер, налаштований і до всього підключений. Тому з дому зручніше підключитися до RDP та працювати, не зважаючи на те, що у тебе на персональному комп'ютері.
Для офісу, який знаходиться в Москві (тут розташовані R&D-центр, офіси ABBYY Росія та ABBYY Emerging Markets), нам зазвичай завжди вистачало двох шлюзів віддалених робочих столів (RD Gateway) для віддаленого підключення, вони справлялися. Але зараз цей спосіб підключення став дуже популярним. Щоб балансувати навантаження, IT-служба розгорнула ще два додаткові шлюзи. Це, мабуть, єдина зміна інфраструктури, яку ми зробили з березня.
Тут і далі я наводитиму статистику по московському офісу ABBYY, тому що тут працює більше 800 чоловік і дані найбільш показові.
VPN
Є колеги, які звикли працювати з VPN. Зараз багато хто відвезли корпоративну техніку додому. В основному з собою взяли ноутбуки та монітори. Коли постійно працюєш віддалено, ще один великий монітор - це набагато зручніше. Додаткову техніку ми для співробітників не купували.
чергові
Навіть у карантин неможливо обходитися зовсім без людей в офісі. Ми призначили двох чергових сисадмінів – Юра та Стаса. Кожен із них тиждень працює в офісі, тиждень – з дому. Графік у хлопців простий - з 10 до 19.
Вони допомагають усунути технічні проблеми, з якими стикаються співробітники. У нас багато техніки, і вона буває ламається. Найчастіше у когось зависає комп'ютер. Пару разів на тиждень ламається жорсткий диск, щось згоряє, потрібно поміняти-лагодити.
Було кілька випадків вимкнення електрики, а отже, комусь потрібно заново запускати комп'ютери, тому що співробітники не можуть зробити це віддалено. Загалом, 90% їх часу займає підтримка офісної техніки у включеному стані.
Є й кілька невластивих завдань, які чергові почали виконувати під час карантину.
- Докладати папір у принтери та виймати надруковані документи. Це потрібно співробітникам, які обробляють вхідні документи та роздруковують їх із домашніх комп'ютерів на робочому принтері. Коли вони повернуться до офісу, то відразу заберуть усі документи, а не друкуватимуть 100500 XNUMX сторінок. Звичайно, можна було зробити це і потім, але ми допомагаємо колегам не змінювати звичний процес – зараз і так багато незвичного.
- Ми запакували та відвезли сканери та принтери колегам, яким вони необхідні для роботи. Одному зі співробітників, який усамітнився на дачі, допомогли підключити кабель, щоб мати стабільний інтернет.
До речі, мобільний додаток ABBYY FineScanner AI теж допомагає сканувати документи, а також розпізнавати в них текст, ставити підписи, конвертувати файли в 12 популярних форматів та багато іншого. До 31 липня включно ми преміум-доступ до ABBYY FineScanner AI.
А у вихідні?
На вихідних в офісі немає. Ми домовилися з нашим сисадміном, який живе у Відрадному (де знаходиться наш офіс), що у разі чого він приїде та допоможе. І його допомога стала в нагоді: було кілька випадків вимкнення електрики на вихідних, треба було відновлювати роботу техніки.
Перепустки
Усім співробітникам, яким необхідно до карантину приїжджати в офіс, ми ще в березні оформили перепустки на mos.ru. Зараз, якщо потрібно на роботу, співробітник оформляє ще й перепустку з QR-кодом. Але можливість приїхати в офіс не означає, що колеги їздять туди щодня. Зазвичай у будинку лише один черговий. Решті дозволено приїхати тільки у разі крайньої необхідності.
В офісах в інших країнах
Ситуація в інших офісах ABBYY загалом така сама – вони закриті, а співробітники працюють з дому та користуються тими самими інструментами. Наприклад, в американському офісі навіть чергового немає. Місцевий системний адміністратор ще перед карантином забрав частину обладнання зі складу, і коли виходить новий співробітник, просто відправляє налаштований ноутбук поштою.
Як залишатися на зв'язку
Наразі навантаження на канали зв'язку навіть впало порівняно з тим часом, коли люди працювали в офісі. Основний трафік – завантаження файлів та перегляд відео – тепер на домашніх провайдерах. Розширення каналів не знадобилося, хоч ми його й планували цього року.
До карантину ми насамперед уважно переглянули регламенти щодо відновлення зв'язку – додали кілька тестів на моніторинг, відпрацювали схему перемикання на резервні канали, переглянули правила балансування навантаження.
Як забезпечили безпеку на віддаленні?
Безперечно, найважливішим стало забезпечення безпеки. Але ми й до цього підготувалися. Рік тому запровадили двофакторну автентифікацію. Вважаю, це одна з обов'язкових речей, коли люди багато працюють поза корпоративним середовищем. І це така штука, яку швидко не поставиш. Зараз доступ до будь-яких корпоративних ресурсів потребує двофакторки. Якщо хтось планує переходити на режим віддаленої роботи, це must-have з точки зору інфобезпеки.
Ми бачимо, як активізувалися шахраї, які намагаються отримати облікові дані. В основному це атаки фішингу. І хоча пошта захищена, але фішинг не можна технічно повністю запобігти. Важливо, щоб самі співробітники розуміли, що не потрібно кликати на підозрілі посилання, відкривати файли з повідомлень, на які не чекав. Для цього ми проводили вебінар для співробітників та нагадували, як бути у таких ситуаціях. Зараз дуже вдалий час для таких вебінарів, тому що люди, перебуваючи в незвичній ситуації, зібрані, зосереджені, більш відкриті до інформації та краще її сприймають.
Ми також звертали увагу на прості правила роботи з дому, наприклад, на необхідність вимикати робочу сесію, блокувати комп'ютер, коли відходиш, розділяти облікові записи: ти працюєш під одним, дитина грає під іншим. Це дуже важливо, тому що дитина бачить, як тато чи мама стукають по клавіатурі, і їй також хочеться так зробити. Він прийде-постукає, але що він там настукає і в якій програмі видалить чи замінить дані, ми не знаємо.
Ми також попросили колег перевірити, як у них налаштований домашній інтернет, який коштує пароль і чи є він взагалі. Звісно, зробили застереження: якщо людина не розуміє, що робити, то краще й не треба. Залишатися на зв'язку набагато важливіше. Просили співробітників перевірити і домашні Wi-Fi-роутери. Декому навіть порекомендували купити щось інше, тому що у них стояло таке стародавнє обладнання, яке не дозволяло працювати з нинішніми швидкостями провайдерів.
Про найпопулярніші програми на віддаленні
Ви, мабуть, уже здогадалися, що то є інструменти для комунікації. Оскільки ми користуємося Office 365, співробітники спілкуються через месенджер Teams як один з одним, так і зовнішніми людьми. Він чудово себе зарекомендував.
Кількість групових повідомлень, відправлених у Teams співробітниками всіх офісів, зросла:
- З 21 лютого до 20 березня ми надіслали >689 тисяч повідомлень.
- З 21 березня по 19 квітня ми надіслали >1 млн повідомлень.
Збільшилася і кількість дзвінків (один на один):
- З 21 лютого до 20 березня їх було 11,5 тисяч.
- З 21 березня до 19 квітня – >16 тисяч.
Крім Teams, ми користуємося і Zoom, оскільки якість аудіо та відео у цього сервісу одна з найкращих на ринку. До того ж Zoom дає можливість «зателефонувати» до конференції та підключитися по телефону.
До 15 березня кількість зустрічей у Zoom майже не перевищувала 100 на день, а з другої половини місяця ми в ABBYY почали активніше користуватися цим сервісом:
У квітні майже кожен робочий день зустрічей у Zoom було від 100 і більше:
Зараз в інтернеті багато повідомлень про ненадійність Zoom. Зовсім не дивно, що до найпопулярнішого інструменту зараз така увага. Ми на зв'язку з нашими представниками від компанії Zoom і бачимо, як серйозно компанія ставиться до всіх знахідок. Ми також вжили кілька заходів. Найпростіша та найефективніша з них – заборона зберігати записи зустрічей у хмарному сховищі.
Безпека в інтернеті – це насамперед уважність самого співробітника. Ми віримо, що Zoom впорається, і ця ситуація зробить цей сервіс тільки сильнішим.
На графіку видно, як з другої половини березня кількість учасників зустрічей у Zoom почала зростати. Як і кількість хвилин.
У квітні тенденція продовжилася, все більше співробітників підключаються до вебінарів та зустрічей з Zoom.
Для нас Zoom і Teams – сервіси, що дублюють один одного. Але наявність двох інструментів для комунікації, напевно, зараз є обов'язковою, оскільки навантаження на телекомунікації величезне. Були випадки, коли один із сервісів починав збоїти в самий невідповідний момент, тоді співробітники швидко телефонували іншим сервісом і продовжували працювати.
Крім того, це інструменти для спілкування. Людям зараз важливо залишатися на зв'язку. Більшість дзвінків в ABBYY проводять із увімкненими камерами. Коли я працював в офісі, то, здається, не вмикав камеру. Зараз, як би ти не був, ти її завжди включаєш. Майже завжди.
Замість висновку
Технічна підготовка компанії до роботи на віддаленні – це не те, що можна зробити за кілька днів. До цього краще готуватись заздалегідь. Ми давно почали перехід на хмарні сервіси, бо хотіли допомогти нашим співробітникам бути мобільнішими. Але, як з'ясувалося, ця мобільність корисна і в ситуації, коли оголошують карантин.
Напевно, зараз ми окупили всі наші трудовитрати на перехід та зміну інфраструктури з внутрішньої на зовнішню, бо люди взяли свою техніку, покинули офіси, роз'їхалися по будинках та дачах… і нічого не змінилося.
За фотографії до посту дякую нашому системному адміністратору Юрі Анікєєву.
Джерело: habr.com