Засоби масової інформації рясніють новинами про епідеміологічну обстановку та рекомендаціями про самоізоляцію.
А ось щодо бізнесу простих рекомендацій немає. Керівники компаній зіткнулися з новим викликом — як із мінімальними втратами для продуктивності перевести співробітників на віддалення та вибудувати їхню роботу так, щоб усе було «як раніше».
Те, що працювало в офісі, часто не спрацьовує за умов видалення. Що робити, щоб розподілені команди зберегли ефективну співпрацю та взаємодію всередині та поза колективом?
Доступність мобільного зв'язку, швидкий інтернет, зручні програми та інші сучасні технології, загалом, допомагають подолати багато бар'єрів та побудувати продуктивну роботу з партнерами чи колегами.
Але треба підготуватися.
Все піде за планом. Якщо він є
Віддалена робота потребує особливої побудови внутрішніх процесів та комунікацій. І підготовчий етап може усунути багато питань та проблеми до їх виникнення.
Як в офісі, так і в умовах віддаленої роботи, все будується на чотирьох китах:
- планування
- Організація
- Контроль
- Мотивація
Насамперед вам та вашій команді необхідно поставити правильні цілі, заново вибудувати систему звітності та правильно комбінувати асинхронні та синхронні комунікації всередині команди. Асинхронна комунікація — це листи, чати, звітність, що оновлюється, і будь-які варіанти спілкування, що не вимагають негайної реакції. Синхронна комунікація - це спілкування в реальному часі, з швидким зворотним зв'язком.
Тут дуже важливо пам'ятати, що за віддаленої роботи планування вимагає регулярності. Необхідно підтримувати баланс роботи зі стратегічними та операційними завданнями, задавати темпи роботи над пріоритетними завданнями щотижня або навіть щодня. Правильні планування та цілепокладання зроблять роботу зрозумілою і допоможуть уникнути вигоряння співробітників. Вони не почуватимуться ізольованими від процесу.
Відеоконференції: інструмент номер один
Ізольованість віддалених співробітників — скоріше інформаційна, ніж соціальна. Вони не так сумують за тим, щоб сидіти поряд з кимось (хоча буває по-різному), вони переважно переживають через брак швидкого доступу до інформації та спілкування з колегами. У них немає можливості поставити колезі питання і відразу отримати відповідь, відсвяткувати маленьку перемогу або провести розбір польотів, провести мозковий штурм або просто поговорити про плани на вихідні.
Частково цей дефіцит компенсують послуги відеоконференцій.
Відеоконференції дозволяють одному або декільком людям вести розмову в режимі реального часу, або телефоном, або через онлайн-платформи відеоконференцзв'язку. Дзвінки є синхронним каналом зв'язку, але також можуть використовуватися, коли тільки одна людина розмовляє з групою, наприклад, для проведення . Приклади таких сервісів: , Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.
Переваги:
- Відеодзвінки передають інтонації, емоції, мімічні та інші вербальні сигнали співрозмовника, тим самим допомагаючи прояснити та зрозуміти його настрій.
- Додаткова інформація робить повідомлення чіткішими, додає емоційний зміст та допомагає побудувати зв'язок та довіру.
Недоліки:
- Координація у часі. Виклики можуть відбуватися лише в режимі реального часу, що ускладнює процес спілкування для команди, розподіленої за різними часовими поясами.
- Хід спілкування не документується. Дзвінки не залишають письмового результату.
- Інтерпретація. Якість зв'язку не у всіх оптимальна (особливо у тих, хто самоізолювався на дачі). Слова який завжди сприймаються правильно.
Коли використовувати відеоконференцію?
- Регулярні зустрічі, як віч-на-віч, так і групові
- Командні мітапи
- Планування та мозковий штурм (найкраще з відео)
- Вирішення непорозумінь або робота з загостренням або емоційними ситуаціями з інших каналів (таких як пошта, чат)
Якщо ви вважаєте, що ваша командна робота на віддаленні недостатньо продуктивна, не гайте часу — спробуйте змінити ситуацію.
- Введіть щоденні чепи з командою.
- Чітко слідуйте таймінгу та цілям зустрічі, прописуйте їх у запрошенні та нагадуйте на самому початку.
- Зробіть домашню роботу. Підготуйтеся до зустрічі та пропишіть на папері, які ідеї привели вас на цю зустріч, які очікування від учасників, а які у них від вас?
- Просіть учасників розділити ролі (робити нотатки, надавати інформацію, виступати як модератор зустрічі).
- Не проводьте зустрічі на велику команду (понад 8 осіб).
- Не забувайте синхронізувати зустрічі з часовим поясом учасників.
Коли всі разом: як організувати спільні зустрічі компанії
Зустрічі всіх співробітників компанії стали популярним способом обміну інформацією.
Є кілька порад, як краще їх організувати:
- Час. Для компаній у Росії найкраще проводити такі зустрічі об 11-12 годині дня. Намагайтеся вибрати час, зручний для максимально більшої кількості працівників. Обов'язково зробіть запис зустрічі. У багатьох платформах, у тому числі від Мегафона, це можна зробити в один клік, а потім вивантажити у форматі mp4.
- Пряма трансляція. Можливо, це не потрібно невеликим компаніям, але для великих, з розподіленою мережею філій, має сенс проводити прямі трансляції.
- Питання та відповіді. Ви можете попросити людей заздалегідь поставити питання, що хвилюють їх, тоді ви зможете підготувати актуальну для аудиторії інформацію.
- Не забудьте про гумор. Це не лінійка у школі, а можливість забезпечити особистий зв'язок та допомогти побудувати довірчі відносини між розподіленими командами.
Мозковий штурм: усуньте плутанину
Коли справа доходить до мозкового штурму, розподіленим командам важливо використовувати загальний цифровий інструмент. Він дозволяє збирати, групувати та класифікувати ідеї під час мозкового штурму.
Ось кілька важливих порад, які допоможуть «штормити» ефективно:
- Віддалена команда може вибрати інструмент спільного управління проектами, що підтримує функціональність kanban-board, з якою багато команд уже знайомі, наприклад, Trello.
- Альтернативою може стати передбачений платформою інструмент – дошка для малювання, яку бачить кожен, і вона може редагуватись будь-яким із учасників.
- Використовуйте опцію голосування для того, щоб оцінити, яка з ідей найцікавіша для реалізації. Усю статистику можна вивантажити пізніше у форматі csv або xlsx.
- Досвід показує, що краще заздалегідь попередити співробітників про штурм, щоб мали час обдумати ідеї. Коли гурт збереться разом, учасники прийдуть уже не з порожніми руками.
Синхронні комунікації, такі як відеодзвінки, при грамотному використанні можуть стати чудовим інструментом для ведення командної роботи, відстеження її результатів та емоційної підтримки всіх членів команди. А у поєднанні з асинхронними інструментами вони допомагають розподіленим учасникам процесу бути не менш (а іноді й більше) продуктивнішими, ніж їхні колеги в офісі.
Джерело: habr.com