У той час як коронавірус крокує планетою, на ринку цінних паперів лідирує туалетна і цілі країни закривають на карантин, все більше компаній змушені переводити співробітників на віддалену роботу. Ми в RUVDS не стали винятком і вирішили поділитись з Хабром своїм досвідом організації віддаленого робочого процесу в масштабах усієї компанії. Відразу варто зазначити, що в статті не буде капітанських порад на кшталт «будучи вдома — надягніть штани», лише сувора дійсність та керівництво до дії.
Щоб у результаті переведення співробітників на віддалення не було потім болісно, ми розділили весь процес на невеликі етапи.
Етап 1: Ділимо компанію за групами/напрямками
Так як у нас невелика компанія (до 20 осіб), то нам у цьому плані простіше, адже немає великої кількості департаментів, відділів та дрібніших одиниць поділу людей. Всього в RUVDS можна виділити 5 умовних груп/напрямків:
- Техпідтримка;
- Системні адміністратори;
- Розробники;
- Фінансова служба (бухгалтерія, платежі та документообіг);
- Керівництво та маркетингова служба.
У нашому випадку розподіл умовний, тому що структурно різним групам людей, як у нашому випадку керівництву та маркетингу, потрібні схожі права доступу. Співчуваємо тим, у кого груп не 5, а набагато більше і кожній, з яких потрібний свій рівень доступу.
Етап 2: Визначаємо робочі потреби груп/напрямків та налаштовуємо доступ
- Для збереження своєї ефективності, хлопцям з технічної підтримки, яка у нас цілодобова, необхідний доступ до нашої внутрішньої системи тикетів (ОТРС) та можливість оперативно відповідати клієнтам, а отже потрібна переадресація дзвінків із робітників на мобільні номери співробітників. Місце розташування ТП — не має значення зовсім, аби підтримка була грамотною та оперативною.
Щоб до системи тикетів можна було підключатися будь-де, вона базується на одному з віртуальних серверів і дублюється в іншому дата-центрі, в офісі нічого немає. У разі падіння одного сервера протягом хвилини піднімається другий, працівники навіть не завжди помічають, що відбулася заміна. - Системні адміністратори працюють безпосередньо із серверами, які з офісом не пов'язані, тому для них перехід на роботу з дому найбільш безболісний. Тим більше, що всі наші сервери обладнані спеціальним інтерфейсом управління набагато функціональнішим, ніж класичний KVM. Наш інтерфейс дозволяє адмінам працювати з сервером хоч з Антарктиди (досвід такий був якраз ).
- Розробники завжди могли працювати віддалено і їх переведення на роботу з дому зовсім не позначиться на продуктивності.
- Платежі, бухгалтерія та документообіг — мабуть, найзамороченіші в плані переведення їх на віддалення, але й тут є низка рішень, для яких ми використовуємо свої власні віртуальні сервери.
Так, платежі, які вимагають перевірки від фізосіб, перевіряються на службових віртуалках, розташованих у двох наших дата-центрах. Платіжі, що надходять від юрособ, які вимагають підключення до банк-клієнта, збираються і обробляються знову ж таки на віртуалці, розташованій в одному з дата-центрів. Чеки пробиваються онлайн і не залежить від нашого офісу і навіть дата-центру, а повернення робляться в ручному режимі і знову на одному з віртуальних серверів.Бухгалтерські бази розташовані на сервері в нашому дата-центрі в Королеві на території оборонного заводу Композит — колишньому бомбосховищі — і для надійності продубльовані в дата-центрі М9 (об'єкт стратегічної важливості для всієї Росії). У певний час відбувається копіювання, яке дозволяє у разі втрати одного із серверів швидко продовжити роботу бухгалтерії з мінімальними витратами.
- Документообіг ми теж автоматизували — у Особистому Кабінеті клієнт може сам завантажити договір та акти звірок з печатками, фізособам цього зазвичай досить. Але більшість наших клієнтів — це юросіб, яким потрібні оригінали документів. У цьому випадку бухгалтерія друкує все, що потрібно вдома, і відправляє поштою або кур'єром куди завгодно. Вся кореспонденція, що входить, збирається охороною і відправляється кур'єрською службою на підпис до бухгалтерії, а потім документи йдуть назад в офіс відправника. Ну і кілька разів на тиждень заїжджає в офіс одна людина з керівництва, про всяк випадок. Все ж таки там, де беруть участь паперові документи, без відвідування офісу зовсім не обійтися.
- Найпростіше зробити видалення для керівництва та службою маркетингу, які працюють з ноутбуків, куди досить просто накотити сертифікат для доступу до ресурсів компанії та готово.
Етап 3: Страхуванням від ризиків, інформаційних та залізних
Одна з головних труднощів при роботі на віддаленні – це витік даних, саме тому вона стає болем для багатьох безпечників. У нас на віддаленні застосовуються ті ж правила, що і в офісі — реалізовано доступ до чутливих ресурсів через двофакторну автентифікацію за сертифікатом та логіном/паролем. Так можна миттєво закрити доступ конкретному співробітнику анулювавши його сертифікат.
Як кажуть, краще перестрахуватися, ніж недооцінити, тому такі непрості часи ми використали і як привід для позапланової перевірки залізної частини інфраструктури на міцність. За її доступність у ДЦ відповідають одразу три служби — чергові інженери, які знаходяться на своїх постах цілодобово, техпідтримка та системні адміністратори.
Всі ключові вузли дата-центрів у нас зарезервовані за схемою N+1 відповідно до стандартів не нижче Tier III, включаючи телекомунікаційне обладнання та енергопостачання. Хоча для обмеження подачі електроживлення і має статися щось серйозніше, ніж загальний карантин, проте ми провели навчання з перемикання живлення в ЦОД на дизель-генератори. Договори на постачання палива для них дозволять флагманському ЦОДу RUCLOUD працювати автономно при тривалому відключенні від електромережі. Водночас ми провели ревізію всіх ремкомплектів, на випадок проблем з доставкою нових комплектуючих.
Так як пандемію коронавірусу вже визнають форс-мажором, що дозволяє не виконувати зобов'язання, ми перевірили, хто з контрагентів може цим скористатися і підвести в складний момент.
За досвідом Китаю та Італії, можна сказати, навіть широке поширення захворювання не зачіпає інтернет-провайдерів безпосередньо, тим більше що кожен ЦОД має як мінімум 2 незалежні канали зв'язку дублюючих один одного.
Етап 4: Прописуємо правила роботи на віддаленні
Правила дозволяють команді не розслаблятися та переходити на віддалення без втрати якості роботи. Для себе ми зробили невеликий список:
- Дотримання робочого дня, навіть з урахуванням того, що робота спрямована на результат, а не процес. Це особливо важливо для техпідтримки, яка має бути на зв'язку цілодобово. Робочий годинник — це постійна, в межах якої всі можуть зв'язатися один з одним.
- Визначити основне місце комунікації (командний чат) з усіх важливих питань. Зазвичай це робочий Slack. Тим кому подобається Slack, але не подобається донат за нього - скуштуйте опенсорсний Mattermost.
- Використовувати для складних завдань та обговорень відеодзвінки (Zoom поза конкуренцією). Все про що домовилися на відеодзвінку, потрібно зафіксувати і викласти в загальний командний чат, ну або в ту гілку чату, членів якої стосуються подробиці вашого дзвінка. Така фіксація дає змогу всій команді бути в єдиному інформаційному полі.
- В умовах тривалої віддаленої роботи потрібно проводити регулярні командні та тет-а-тет відео-зустрічі. Наприклад, двічі на тиждень, із оглядом статусів своїх завдань. Потрібно це знову ж таки для того, щоб було розуміння, хто і що робить.
Список максимально уніфікований, але ви можете брати його за основу та вносити корективи та доповнення за специфікою саме вашої роботи.
На закінчення хочеться відзначити, що тренд на віддалену роботу, це не стагнація, а скоріше еволюція, в якій виживають тільки ті, що активно пристосовуються до змін навколишнього середовища. Тому ті, хто навчиться працювати без невсипущого офісного контролю, орієнтуватиметься на результат, а не на витрачений час — витягнуть із нинішньої ситуації лише користь.
А які дії щодо переходу на видалення застосовуються у вашій команді чи компанії? Можливо, нам є чому один у одного повчитися.
Джерело: habr.com