Всім привіт із карантину! Давно хотів написати пост про життя та роботу в Іспанії, але зовсім з іншого приводу. Проте ситуація, що склалася, диктує інші правила. Тому сьогодні про досвід з переведення офісів на віддалену роботу, перш ніж це стало вимушеним. А ще про життя, роботу та спілкування з клієнтами в умовах форс-мажору та військових на вулицях.
Що сталося, і що ми зробили?
Про поширення вірусу на хабрі не писав лише лінивий, тому цю тему опустимо. За фактом зараз карантин вводиться повсюдно, щодня додаються нові країни. На сьогоднішній день всі наші європейські офіси повністю переведені на віддалену роботу, інші в процесі перекладу.
Також ми – сервіс хмарної телефонії Zadarma – надали спеціальні знижки клієнтам у регіонах, що постраждали від вірусу.
Як ми переводили офіси на віддалену роботу?
Так як ми надаємо розподілені хмарні послуги, наші офіси також розподілені по всьому світу і все, що можливо, ми намагаємося перенести в хмару. Це полегшує перехід на віддалену роботу. Але одразу хочу зазначити, що є у цьому й свої мінуси. Наприклад, фізичні збори, все ж таки, іноді зручніші за віртуальні.
Якщо конкретніше:
Комп'ютери: З метою мобільності, ми досить давно перейшли на ноутбуки майже для всіх співробітників. Звичайно, вдома доведеться працювати без улюбленого монітора, але сподіваємось, що це ми переживемо.
Мережа: Оскільки офісів багато, поняття «офісна локальна мережа» ми не маємо. Ті, хто працюють з чутливими даними, мають власне VPN підключення (наприклад, на випадок хвороби/відрядження). Тож особливих налаштувань робити не довелося.
телефонія: звичайно, Zadarma — оператор хмарної телефонії, і немає проблеми забезпечити своїх співробітників зв'язком Але питання: чим приймати дзвінки?
Для пари дзвінків на день підійде наш додаток для ios/android. Я сам перейшов на нього та відмовився від улюбленого настільного цискофона. Для тих, хто дзвонить більше і частіше в нашому офісі є запас професійних гарнітур, які взяли з собою.
Це насправді дуже важливо. Я не рекомендую використовувати дешеві гарнітури для роботи вдома. У них може бути чути і луна, і крики дитини у сусідній кімнаті.
Загалом: або ios/android додаток, або гарна гарнітура, або настільний IP-телефон. Але він не те щоб мобільний.
Чому я приділяю цьому стільки уваги – приблизно половина наших співробітників у всіх міжнародних офісах – це служба технічної підтримки, яка допомагає клієнтам, у тому числі й на дзвінках. За день служба підтримки обробляє понад 600 дзвінків. У середньому це від 2000 хвилин (чатів та тикетів значно більше). Все це 5 мовами 24/7.
За фактом переїзд чи карантин ніяк не впливає на працездатність інфраструктури чи операторів підтримки завдяки гнучкості хмар.
І завдяки всьому вищесказаному, перехід на віддалену роботу для нас не дуже відрізняється від поїздки додому ввечері. Щоб спростити завдання вам, ми склали короткий чек аркуш:
У роботі краще використовувати ноутбуки. У крайньому випадку, звісно, можна перенести і стаціонарні блоки, але чи варто говорити, наскільки це складніше?
Весь документообіг краще зберігати у хмарі. Для безпеки використовуйте VPN.
Для спілкування між собою завжди мати контакт у месенджерах (краще основний і резервний месенджер, іноді вони падають), постановку завдань краще впорядкувати заздалегідь, наприклад через Jira (це допоможе і в офісі).
Спілкування з клієнтами. Потрібні завжди невербальні канали спілкування. Чат, пошта, телефон. Ведення контактів краще у хмарній CRM. Телефонія має бути, по-перше, із запасом (без особистого контакту дзвінків буде більше), а, по-друге, у хмарі, інакше її теж не дістати з дому. Саме тим, кому терміново потрібно переводити телефонію в хмару, або зменшити витрати на неї, ми намагалися допомогти, про це нижче.
Клієнтам теж потрібно допомагати
Коли відправляють країну на карантин, це можна “потрогати”. Адже це не просто падіння індексу на далекій біржі. Це коли пишеш у юридичну компанію, з якою працюємо (в Іспанії є поняття “хестор”), а вони відповідає, що всі зайняті на тиждень, звільняють співробітників ресторанів та магазинів.
Розуміючи, що ми "відбулися легким переляком" і багатьом нашим клієнтам зараз значно гірше, ми зробили кілька кроків назустріч:
- Безкоштовно продовжили на місяць місцеві номери всім нашим клієнтам в Італії, Іспанії, Франції (де вже все закрито на карантин).
- Запропонували 50% знижку на тарифні пакети телефонії для офісу в ЄС та США/Канаді на 2 місяці (дуже сподіваємось довше карантин не триватиме).
- Для тих, кому ще перекладати офіс в онлайн, надали на 6 місяців на телефонні номери у 30 країнах світу (обрали ті, де на момент пропозиції була найбільша кількість нових випадків).
Ми стежимо за ситуацією і продовжуватимемо допомагати іншим країнам. Вже підготували знижки на номери та спеціальні тарифні пакети для клієнтів із Південної Америки. Ситуація там зараз нагадує російську.
Ну і звичайно загалом стежимо за ситуацією на ринку та працюємо над розширенням функціоналу конференцій. У тому числі вже тестуємо відеоконференції.
Хронологія подій у Іспанії.
Один з наших офісів розташований у місті Валенсія, Іспанія. Власне, у ньому я й працюю. У цьому розділі опишу хронологію подій так, як бачив її я.
9 березня. У Європі це робочий день та день мого останнього відвідування офісу до карантину. Вранці цього дня була ще надія, що Іспанія «проскочить», або все станеться значно пізніше. Кількість хворих хоч і зростала, але не така значно.
На вечір восьмого Іспанії було 674 випадки захворювання і приріст за день склав 149 випадків. Приріст за сьоме число – 124. На експоненту не схоже.
З вірусом поки що все ще намагаються боротися локально в Мадриді та Країні Басків, де найбільше розповсюдження. Набагато більше за нас лякало початок святкування місцевого свята Фальяс (Fallas). Це головне свято у Валенсії, яке збирає мільйони туристів з усього світу. Лише італійців у 2019 році було близько 230 тисяч. На свято будуються дуже гарні гігантські статуї, що спалюють 19 березня.
Останній тиждень свята зазвичай у місті вихідні, все перекрито, всі вулиці забиті людьми, як розумієте це «ідеально» для будь-якого вірусу.
10 березня. За попередній день (9 число) було виявлено вже 557 нових випадків.
З ранку в нашій компанії було зроблено оголошення, що всім європейським офісам дозволяється та рекомендується переходити на віддалену роботу. Я був одним із перших, хто цим скористався.
У Мадриді закривають школи. У Валенсії скасовують файяс (точніше переносять на літо). Місто в шоці, оскільки спорудження гігантських статуй у розпалі. На центральній площі на статую надягають маску (вона і є на фото вище). Ми готуємо знижки до європейських клієнтів.
12 березня. Наші європейські офіси практично порожні. У Валенсії ще лишаються 2 розробники, які живуть поруч і ходять в офіс пішки (тобто контакти мінімальні).
В Іспанії вже 3146 випадків, видно зростання за експонентом. Дуже настійне прохання всім, хто залишився, перейти на роботу з дому.
Скасовую важливе відрядження. Лякає не так ризик захворіти, як потрапити на карантин на іншому краю Європи без сім'ї. У Валенсії ще відносно мало випадків (до 100), але колеги діляться неприємною новиною — після закриття шкіл у Мадриді багато місцевих поїхали на «канікули» у свої дачі біля моря (навколо Валенсії та Аліканте).
Пізніше дізнаюся, що в Італії подібне пересування було однією з причин швидкого розповсюдження вірусу країною. У магазинах вже дуже людно, вранці купуємо продукти із запасом.
13 березня. Справді чорна п'ятниця. Стрибок хворих майже вдвічі до 2.
У Валенсії, за іншими містами, закривають ресторани.
О 14.30 прем'єр-міністр заявляє, що буде введено надзвичайний стан, після чого натовп змітає те, що колись було супермаркетами. Радіємо, що закупили продукти раніше.
14 березня. Виступає прем'єр-міністр, пояснює, що на вулицю можна виходити лише по одному і лише в кількох випадках (продукти, аптеки, лікарні, на роботу, на заправку, до людей, які самі не можуть без допомоги, вигул собак). Мені відносно пощастило, живемо за містом і можна гуляти довкола будинку. Навіть не можна їхати “на дачу”, але ми знаємо що частина Мадриду вже там. Містом їздять машини з гучномовцями і просять усіх йти додому і не виходити.
15 березня. Місто спорожніло, але парки ще закрити не встигли. Декілька знайомих говорять про випадки штрафів, якщо ходили по двоє. Друзі вилізли на дах зустріти захід сонця (на сусідніх дахах теж зустрічаються люди).
16 березня. Перший робочий день карантину. Нагадаю, у п'ятницю ще було двоє охочих працювати в офісі (теоретично вони це можуть робити, але практично краще не потрібно, офіс на 10-му поверсі бізнес центру та загальні ліфти та інші місця ніхто не скасовував), при цьому один із них єдиний, хто не використовує ноутбук. Отже о 8.00 наш розробник В., подібно до капітана корабля, що тоне, останнім залишає офіс з iMac-ом пахвою. Просити когось допомогти не можна, нести тільки самому (благо не далеко і на шляху не було поліції/військових). До речі про військових, у місті починають чергувати і вони. Парки майданчика вже повністю закрито. Шукаємо варіанти доставки продуктів додому (бажання ходити до магазинів є далеко не у всіх). Погода сильно зіпсувалась, тому на вулицю не сильно і хочеться, ті кому хочеться починати винаходити нові види бізнесу, бачу в мережі перші оголошення від охочих взяти в оренду собаку на місяць.
Метро та інший транспорт продовжує працювати, але прокати велосипедів усі закриті. Міжміське повідомлення закривається.
17 березня . Погода так само погана, але це не зупиняє людей у бажанні вийти на вулицю, пожартувати, якось себе зайняти. Пішли жарти про собак, яких вигуляв весь під'їзд, чув що пізніше цю лазівку закрили, почавши вимагати медичну карту собаки (перевірити не можу, у мене собаки немає). Франція welcome to the club, також повний карантин, виступ президента. Країни ЄС остаточно закривають свої кордони, до речі, Марокко від Іспанії відгородилися вже давно, і авіа і поромне сполучення закрито (і кордон з іспанським містом в Африці Мелільєю). Також частково приєднується Ізраїль та деякі штати США.
20 березня. Працюємо з дому, будинки з дітьми на роботу залишається менше часу, тому за карантином та вірусом стежити часу й зовсім мало.
Сьогодні вже заявляють, що податки з місцевих «індивідуальних підприємців» та подібних не стягуватимуть 2 місяці. У тому, що карантин буде довше 2 тижнів думаю ніхто вже не сумнівається.
Як зі школами, я не зможу описати. По-перше, мої діти ще малі для школи, а, по-друге, цього тижня у Валенсії канікули (у зв'язку з тим самим святом Фальяс, свято скасували, а канікули залишилися).
Видно лише, що у Валенсійському співтоваристві найбільше зростання хворих у місті Аліканте. Тиждень тому там було майже 0 випадків, зараз 372 (при 627 у Валенсії). Але саме навколо Аліканте найбільше курортних містечок і сіл, ті самі дачники з Мадрида дійшли до лікарень. Дивлячись на це, якщо у вашій країні введуть карантин тільки в деяких містах і не обмежать переміщення між містами, чекайте за тиждень привітання у сусідів (насамперед там, де зазвичай відпочивають). У нашій автономії будують 3 нові тимчасові шпиталі по 1100 ліжок (на сьогодні у нас 1.105 випадків але всі знають що таке експонента і бачать Італію і вміють рахувати).
У сусідів у Каталонії вже скаржаться, що селять хворих у готелі і за тиждень місць не буде, але замість будівництва шпиталів вони скаржаться на центральний уряд, карантин не змінює людей.
У магазинах з моменту карантину не був, удалося замовити продукти додому з місцевого Ашана (тут вони називаються Алькампо). Не все було, але в принципі ми й того тижня купили більше норми. Друзі кажуть, що продукти, в принципі, є, але не в усіх магазинах. Так що сидимо спокійно та працюємо. Хто соціофоб, їм напевно навіть приємніше.
Листи від усіх підряд «важлива інформація про COVID19 ми продовжуємо працювати, але тепер почали мити підлогу частіше, все для вас» вже давно набридли. Нагадує запровадження GDPR у Європі, коли всім потрібно було повідомити, але навіщо зараз писати без приводу не знаю.
Не хворійте, ефективно працюйте і не забувайте, що продуктові запаси не повинні позначитися на зайвій вазі.
Якщо цікаві деталі чи продовження, ласкаво просимо у коментарі.
PS Усі фотографії взяті із сайту місцевого видання Levante.
Джерело: habr.com