Схоже, онлайн-заходи від шкільних уроків до тижнів високої моди з нами надовго. Здавалося б, у переході в онлайн-формат не повинно бути великих труднощів: лише читайте свою лекцію не перед натовпом слухачів, а перед веб-камерою та слайди вчасно перемикайте. Але ні:) Як з'ясувалося, для онлайн-заходів — навіть скромних конференцій, навіть внутрішньокорпоративних мітапів — є свої “три кити” найкращі практики, корисні поради та лайфхаки. Сьогодні про них — у розмові з Денисом Чураєвим, тимлідом команди техпідтримки Veeam, Бухарест, Румунія (хоча у світі Work from Home це не так вже й важливо).
— Денисе, цього сезону ти разом із колегами брав участь у онлайн-конференції VeeamON 2020 — у новому заході Veeamathon. Розкажи, будь ласка, докладніше, що це було?
— Нашим інженерам техпідтримки було виділено обмежену кількість часу на те, щоб продемонструвати якісь знання чи вміння щось зробити нестандартно для вирішення проблем (troubleshooting) чи задач конфігурації. Тобто був такий бліц для саппорта, щоб показати, що ще можна робити з продуктами Veeam, крім усіх відомих завдань, і наскільки наші хлопці круті.
Спочатку [ідея Veeamathon-a] виглядала трохи райдужніше, тому що не було закритих кордонів через вірус, і ми всі сподівалися поїхати і на місці влаштувати таке цікаве шоу. Але в результаті це перенеслося в онлайн-формат і досить непогано.
— І як це ви проводили? Це були доповіді, онлайн-демо чи записані демо?
— Як я вже казав, до цього проекту було залучено інженерів. В принципі, саппорт не має проблем у спілкуванні з клієнтами, у нас хлопці дуже підковані технічно і добре розмовляють [іноземними мовами], але деякі почуваються недостатньо комфортно, щоб презентувати себе перед великою кількістю людей — а там були тисячі людей, які нас дивилися (і потім це ще записується та перепоказується).
Відповідно хтось приготував живий запис, відкоригував його і, коли був задоволений результатом, просто виклав його. Тобто це був ніби стриманий, але насправді це був запис. Але при цьому автор доповіді був у стримі, і коли люди запитували його в чаті, він відповідав.
А був формат, коли люди наживо представляли [свої виступи]. Наприклад, мій випадок: у мене, по-перше, не було достатньо часу, щоб готувати та редагувати відеозапис, а по-друге, я достатньо впевнений у своїх спікерських здібностях, тому я прямо виступав.
Одна голова добре а дві краще
- Візьмемо приклад із Teams (про нього Денис уже - прим. ред.) – це був мій колега із Санкт-Петербурга Ігор Архангельський (ми з ним разом працювали над підготовкою доповідей). Він теж наживо виступав.
І в результаті ми удвох один одному допомагали: по моїй частині - це вирішення проблем з VMware і ESXi - він був моїм wingman-ом, так би мовити, він відповідав на запитання, а я жив живу частину. А потім навпаки: ми змінилися, тобто він розповідав про відновлення Teams і що можна бекапити, а я в цей момент у чаті відповідав на запитання клієнтів та тих людей, які дивилися запис.
— У вас виходить був такий тандем.
- Так. У нас було всього 20 хвилин на кожен виступ, і більшість наших виступів включали мінімум 2 особи — тому що не хотілося відволікати головного спікера від розповіді, але при цьому хотілося максимально повно відповісти на запитання. Тому ми заздалегідь синхронізувалися за темами, дізналися деталі, продумали, які питання можуть бути, і в ході стримування, у ході презентації друга людина була готова відповідати не гірше, ніж перша.
Корисна порада №1: У слухачів має бути можливість поставити запитання “в потоці” – тобто тут і зараз. Адже за відповідями на свої запитання багато хто і приходить на конференцію. А коли "потяг пішов" (почалася інша доповідь), то людині вже складніше - треба переключитися, окремо написати кудись, потім чекати на відповідь, і чи дочекаєшся... це ж не офлайн-конференція, де можна спіймати доповідача на кава-брейку. Часто на запитання залишають час наприкінці виступу, там їх озвучує голосом модератор, а відповідає речник. Робота в тандемі - один повідомляє, другий у чаті відразу відповідає на запитання - теж гарний варіант.
— Ти згадав, що маєш уже великий досвід виступів. А в інших інженерів? Чи часто вони виступають для широкої аудиторії?
— Про досвід цікаво, що він є у багатьох. Тому що ми вже всередині сапорта звикли один для одного готувати презентації-тренування. У нас вся процедура навчання побудована на тому, що сам сапорт знаходить ключових фахівців, які в чомусь розуміються, та робить тренінги.
NB: Про те, як наш саппорт будував свою систему навчання, можна дізнатися у .
Аналогічно було і під час підготовки Віматона — [на заклик про участь] відгукнулося дуже багато людей, а у великій масі людей завжди є хтось із цікавими ідеями. Тобто якщо ми візьмемо лише одну людину, відповідальну за все, і вона буде готувати теми – то одна людина може бути обмежена своїм кругозіром. А коли ми включаємо багато людей відразу, то такий brainstorming відбувається, приходить багато цікавих ідей.
У такому ж форматі ми робимо свої тренінги: ми маємо і практику підготовки відеозапису виступів, і ми читаємо лекції колегам просто під час щоденної роботи.
І хоча ні в мене, ні в колеги не було практики виступу перед великою кількістю людей, але коли говориш з екраном (не бачиш людей, які сидять перед тобою), то просто собі уявляєш, ніби розповідаєш для класу чи групи. І це допомогло не губитися, не нервувати.
Лайфхак: Якщо у вас гарна уява, то можна уявити аудиторію. Комусь допоможе фото з натовпом колег або просто дуже відоме зображення безлічі людей:
«Увага, питання!»
- Чи були каверзні питання, на які ви не могли відразу відповісти?
— Каверзних питань як таких на тему не було, бо ми свої теми знали досить добре і могли відповісти на будь-які питання. Але виникали чомусь питання, які зовсім не належали до теми. (Тобто кілька секунд потрібно було в себе в голові пропрацювати, а чому людина взагалі про це тебе питає тут?) Таким людям ми говорили або щоб вони почекали і після сесії зверталися за відповіддю, або говорили, що є така інша тема, яку презентує Імерек, і з ваших питань ви можете піти туди і запитати у фахівця, який у цьому краще розуміється. Давали якісь посилання на загальні ресурси, документацію та інше.
Наприклад, у мене чомусь на тренінгу про те, як розбиратися зі швидкістю роботи дисків VMware, питали ліцензії Віма. Я відповідаю: хлопці, ось вам посилання на документ і можете сходити на презентацію за ліцензіями, вам там теж підкажуть.
Корисна порада №2: І для доповідачів (як і для слухачів) потрібна пам'ятка-програма заходу з тематикою всіх доповідей та розкладом.
— А чи зустрілися якісь труднощі під час підготовки чи проведення? Що було найскладнішим?
— Найскладніше відповісти на це запитання:) Нам про участь у цьому заході було сказано ще у лютому. Відповідно, у нас була купа часу підготуватись: усі слайди, тести, лаби, тестові записи були зроблені за кілька місяців. По суті нам просто не терпілося все це зробити, щоб ми вже результат свій побачили. Тобто в тому, як це було організовано, скільки нам було дано часу, жодних складнощів не було. Наприкінці ми вже просто чекали, коли нарешті VeeamON трапиться. Вже по 10 разів усі вигострили, перепробували, і вже не було жодних проблем.
Про «відсів»
— Головне було не перегоріти?
— Як я розумію, важко було тим, хто вирішував, чи піде чи не піде [брати] участь після того, як з'ясувалося, що ми не їдемо до Лас-Вегаса. Як тільки стало зрозуміло, хто залишився — всі, хто залишився, вже зацікавлені в цьому [онлайн-заході].
— Тобто були люди, які прагнули поїхати саме на офлайн-івент?
— Мені здається, що таке завжди є, бо це ж новий досвід, спілкування з людьми, живий нетворкінг… Це цікавіше, ніж ось так сидіти за комп'ютером і розповідати в екран. Але, як я пам'ятаю, не так багато людей відвалилося. Усі спікери, з якими особисто я спілкуюся, — вони всі залишилися. І я можу пояснити, чому стільки людей лишилося. Тому що, по-перше, було прикро, що ти вже приготував [матеріал] — і його хотілося б показати. А по-друге, таки хотілося, щоб Віматон був успішним, щоб він повторився наступного року. Це все було у наших інтересах.
— Як я розумію, підготовка почалася у вас ще із зими, тобто call-for-papers був ще на початку року?
— Так, я зараз подивився на дати — це було дуже давно, ми мали купу часу. Я за цей час три рази свою лабу ламав, у якій тест проводив. Тобто я мав час повністю все перевірити. (Я навіть багато чого знайшов для себе, що я не включив у презентацію, це було цікаво.)
— Чи були якісь спеціальні вимоги, обмеження, якісь нюанси щодо доповідей?
— Так, я можу сказати, що доповіді було обрано методом виключення, оскільки охочих було багато.
У нас є гурт Veeam Vanguards, вони досить просунуті. Плюс продакт-менеджери та інші товариші, які добре знають напрямки компанії. І ось вони перевіряли наші теми та тези на відповідність до тематики VeeamON.
Ось, наприклад, мій виступ: у мене було дві різні теми замість однієї. Вони зовсім не пов'язані. Але мені жодну з них не прикрили, мені ніхто не говорив: "Сфокусуйся тільки на одній, інші не роби!" І там, і там я одержав мінімальні корекції.
По суті, все впиралося в якийсь тайм-менеджмент і ліміт часу, тому що для 20 хвилин цього [контенту] занадто багато – я ж спочатку прийшов з величезною кількістю ідей, я хотів розповісти, але неможливо! Все ж таки кожному потрібно дати час висловитися.
Тому мій огляд трохи скоротили, я в результаті сфокусувався на більш чітких речах, і це, напевно, краще. Тому що люди потім давали фідбек: «Оце те, що я шукав! Це те, мені було б цікаво знати! А якби я говорив про більшу кількість речей, я про це не зміг би розповісти.
Відповідно, нам дали якісь рекомендації, допомогли щось підкоригувати, але при цьому ми мали досить широку свободу у підготовці.
Корисна порада №3: Таймінг – це наше все. Rule of thumb: якщо на 30 хвилин у доповіді припадає 20 слайдів, ризик затягти виступ і залізти на чужий час. Фокус – на найважливіших речах. Редакторська група, а потім репетиції. Результат, як бачите, тішить слухачів та самого доповідача.
Про картинки
— Навіть слайди ми робили самі, нам дали можливість робити наш власний дизайн (єдине нам дали певний бекграунд та інше, тобто формат нам дали, картинки, бітмепи там, щоб ми малювали). Ніхто не обмежував нас у тому, що ми там робимо. Ось я не люблю, наприклад, коли я роблю якийсь класний тематичний powerpoint-слайд, а потім його дизайн-команда бере і переробляє так, що в результаті нічого не зрозуміло навіть мені. Тобто це може виглядати красивіше, звісно, але для інженера незрозуміло. Ну, а тут у цьому плані проблем не було, все було дуже добре.
— Тобто все, що стосується оформлення, ви робили самі?
— Самі, але ми все одно звірялися з Карінн [Бісет], яка була провідним лідом усього проекту. Вона нам давала хороші рекомендації, адже в неї вже є досвід у цій сфері, вона в VeeamON брала участь не раз, тому вона нам допомогла підкоригувати.
Корисна порада №4: Шаблони, звісно, здорово спрощують життя. Але якщо ви робите, наприклад, внутрішню конференцію, цілком можна дати виступаючим певну свободу творчості. Інакше уявіть собі 5 доповідей поспіль із абсолютно ідентичними шаблонними, хоч і гарними слайдами. Візуально, швидше за все, не зачепить жоден.
— Карін, як я знаю, виступала як ідеолог і натхненник.
— Вона була, по суті, організатором, так. Тобто вона зацікавила людей, залучила, склала списки, зібрала систему. Без неї ми це не зробили б. Карін нам дуже допомогла.
— І в результаті ти підготував цілих 2 виступи.
— Так, я розповідав дві різні теми, і вони були в різний час. Одну я презентував під час [сесії для регіону] US і потім для [азіатсько-тихоокеанського] регіону APG (тобто Азія та Європа її прокручували пізніше), іншу розповідав під час APG, а для US її прокручували. Відповідно, у мене вранці та ввечері було дві презентації. Я навіть поспав між ними.
Про аудиторію
— А на своїх колегах, на джуніорах ти вже обкочував ці презентації, ці теми?
- Ні. Це був такий задум: я спеціально нікому нічого не показував, а потім сказав: «Хлопці, підтримайте мене!» Мені хотілося, щоб більше людей прийшло і подивилося на VeeamON, і вони мені дякували в результаті, їм було цікаво.
Знаєш, як іноді буває: здавалося б, якийсь цікавий івент - але ти зайнятий, тобі ніколи [на нього прийти]. (Це, до речі, знову-таки питання тайм-менеджменту.) А тут ті, кого я зацікавив, мені потім сказали спасибі, бо вони трохи відволіклися від такої рутини і щось інше, цікаве поробили.
— Тобто ти навів цільову аудиторію із собою?
— Ну, частково так, кілька менеджерів, моїх колег та інженерів вони подивилися. Не всі дивилися онлайн, дехто дивився в записі. І вони теж підтвердили, що перепрокручування – у високій якості, відео – видно, і все нормально. Вони змогли насолодитися моєю презентацією в інший час, коли вони були не так зайняті.
Лайфхак для тих, хто планує відвідати онлайн-захід у реальному часі:
Тут можна і потрібно робити майже все те саме, що й на офлайн-зустрічах: плануйте час для участі, готуйте та ставте запитання, робіть нотатки, скріншоти, обговорюйте, ділитесь досвідом. Чим більша ваша залученість, тим краще концентрація уваги і, відповідно, користь від участі. А ще бувають призи за найкраще запитання:)
— Чи багато було російських учасників, окрім твоїх колег із Санкт-Петербурга? Чи були російськомовні слухачі?
— Відвідувачі були, але доповідачів із Росії було замало, і це хотілося б виправити наступного року. Як я зрозумів, деякі хлопці цього року прогавили можливість участі в івенті. Чому? Бо у минулих роках, як я казав, цей захід стосувався інших відділів, а сапорта не дуже. І не всі побачили у величезному листі про проведення VeeamON, що там буде ще й Віматон для саппорта. А ми колись стали людей підключати, на жаль, деякі просто вже не встигали матеріал підготувати. Але зараз, після того, як хлопці це переглянули, вже є більше зацікавлених. І я впевнений, що наступного року ми саппорт (у тому числі й російський саппорт) підключимо до цього питання набагато активніше.
— А ви отримали фідбек?
— Так, кожному спікеру з його презентації надсилався екселевський файл із відповідями, з особистим фідбеком (зрозуміло, анонімним) від усіх, хто переглядав. І оскільки там були сотні людей, там величезний файл кожному прийшов.
Наскільки я знаю і питав у інших хлопців, всі [слухачі] були досить адекватні щодо розуміння деяких технічних проблем (коли в когось інтернет провисав, щось ще), і всі були дуже раді самому контенту.
Корисна порада №5: Зробити для слухачів невелику пам'ятку щодо усунення можливих неполадок - ЧаВо, які можуть виникнути під час заходу. Хоча напевно і в чат все одно надішлють крики про допомогу, але коротку інструкцію краще видати всім заздалегідь. Для спікерів теж передбачити підтримку, особливо у виступах з живими демо (хтось на такий випадок робить запис відео). Продумати, що і коли може піти не так, і придумати work-around-и. Найкраще, якщо технічним забезпеченням займатиметься окрема людина, яка допомагатиме, починаючи з репетицій; про те, як це було на Veeamathon-e, Денис розповідав .
— Фідбек, який ми запам'ятали — це те, що 20 хвилин — надто мало, щоби розповісти якусь цікаву тему. Тобто наступного року швидше за все доведеться робити подвійні сесії — наприклад, ділити на 2 частини — або скорочувати кількість матеріалу, щоб людям було простіше його засвоювати. Тому що ми — технарі, ми вже багато знаємо, ми говоримо технічно, а, можливо, комусь не вистачало невеликого введення або трохи більше простого матеріалу.
Загалом було багато добрих моментів, які підштовхнули організаторів до думки, щоб зробити гібридний формат наступного року. Тож колеги з Veeam можуть уже зараз готуватися до того, що call for papers буде для багатьох команд, різних регіонів.
Готуй сани влітку, а віз — узимку
— Бачачи, як деякі хлопці не встигали заявитись на участь, можу сказати тим, хто задіяний у Knowledge sharing: краще заздалегідь запланувати на наступний рік, на яких конференціях ти хочеш виступити і приготуватися заздалегідь. І потім уже спокійно чекати на цю конференцію. Так набагато менше стресу, ніж коли ти готуєшся в останній тиждень.
У мене раніше був принцип, що я зайнятий усім, у мене календар. І я колись робив доповіді, то вже перед самими івентами готувався. Так ось цього року я отримав набагато більше задоволення, знаючи, що готовий заздалегідь, все перевіривши і зробивши. Як це кажуть? Just do it. Тому що звичайна проблема — як би встигнути зробити слайди та інше. Але цю проблему ми самі створюємо. Це також питання тайм-менеджменту. На жаль, я сам раніше цього не усвідомлював, хоча робив багато роботи в цій сфері — і тільки зараз це зрозумів. Можливо, комусь ця порада допоможе.
Корисна порада №6 від Дениса: Хтось хоче брати участь у конференціях? Дуже хороша ідея: у вихідні чи у вільний час хоча б по півгодини на тиждень щось робити для свого виступу. І ви не помітите, як швидко набереться матеріал. Це дуже допомагає.
— Дуже хороша і ніби навіть не важка в реалізації порада, дякую!
— І ще не стресувати. Тому що, повторюся, якщо час є заздалегідь, то можна абсолютно не борючись спокійно приготуватися, і при цьому виглядати набагато професійніше тих, хто це зробив в останній момент. На жаль, я тільки зараз, після Віматона, це зрозумів, коли так вийшло, що в мене просто було багато часу [на підготовку]. І я постфактум зрозумів — що сталося, що мені було так приємно і весело цим займатися? А тому, що мене ніхто не підганяв, у мене була купа часу, і я спокійно це зробив. Це було дуже добре.
— Можу тільки поаплодувати!
— Так, головне — максимум вичавлювати з кожної можливості, і все буде гаразд.
Джерело: habr.com