Історія електронної пошти налічує вже кілька десятиліть. За цей час цей стандарт корпоративного спілкування не тільки не застарів, але з кожним роком стає все більш популярним за рахунок впровадження на різних підприємствах систем спільної роботи, які, як правило, ґрунтуються саме на електронній пошті. Однак через недостатню оперативність електронної пошти все більше користувачів відмовляються від неї на користь текстових чатів, голосових та відеодзвінків, а також відеоконференцій. Подібні способи корпоративного спілкування допомагають співробітникам економити багато часу і, як наслідок, бути більш ефективними та приносити підприємству більше грошей.
Проте використання чатів та відеозв'язку для вирішення робочих питань нерідко призводить до появи нових загроз для інформаційної безпеки підприємства. Справа в тому, що без відповідного корпоративного рішення працівники можуть самостійно почати листування та спілкування в публічних сервісах, що може призвести до витоку важливої інформації. З іншого боку, керівництво підприємства далеко не завжди охоче виділяє кошти на впровадження корпоративних платформ для ВКС та чатів, оскільки багато хто впевнений у тому, що вони більше відволікають співробітників від роботи, ніж підвищують їхню ефективність. Виходом із цієї ситуації може стати розгортання корпоративних чату та ВКС на базі вже існуючих інформаційних систем. Ті, хто використовує як платформу для спільної роботи Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition, можуть вирішити питання зі створенням корпоративного чату та ВКС за рахунок Zextras Team, рішення, яке додає в Zimbra OSE масу нових функцій, пов'язаних з корпоративним онлайн-спілкуванням.
Zextras Team поставляється в двох редакціях: Zextras Team Basic і Zextras Team Pro, і відрізняються набором функцій, що надаються. Перший варіант поставки є повністю безкоштовним і дозволяє організувати на базі Zimbra OSE текстові чати як у форматі один на один, так і у форматі групового чату, а також відеочати та аудіодзвінки у форматі один на один. При цьому всі ці функції будуть доступні безпосередньо з веб-клієнта Zimbra OSE. Крім того, користувачі Zextras Team Basic можуть скористатися мобільним додатком, доступним на платформах iOS та Android. Ці програми дозволяють отримувати доступ до приватних та текстових чатів, а в майбутньому дозволять здійснювати і відеодзвінки. Відразу зазначимо, що для відеочатів і аудіодзвінків користувачам Zextras Team знадобляться веб-камера та/або мікрофон, що справно працюють.
А ось Zextras Team Pro надає набагато багатшу функціональність. Крім вже перерахованих можливостей, користувачі Zextras Team мають можливість створювати відеоконференції на велику кількість співробітників. Це дозволяє проводити наради серед співробітників, які територіально перебувають у різних місцях і за рахунок цього заощадити час, який раніше витрачався на збір учасників наради в одному приміщенні, та витратити його на більш глибоке опрацювання питань або на вирішення конкретних робочих завдань.
Також у Zextras Team Pro є створення віртуальних просторів і віртуальних переговорок для співробітників. Простір може містити у собі відразу кілька переговорок, у яких різні учасники можуть обговорювати загальні теми. Наприклад розглянемо підприємство, у якому є відділ продажу з 16 людина. З них 5 співробітників працюють у сфері продажів b2c, 5 співробітників здійснюють продажі b2b, а ще 5 співробітників працюють у b2g. Весь відділ очолює керівник відділу продажів.
Оскільки всі співробітники працюють в одному відділі, буде розумно створити для них спільний простір, де можна обговорювати всі теми, які стосуються кожного працівника відділу продажу. Разом про те, нерідко виникають теми, які стосуються лише підрозділи, працюючого, наприклад, з b2b. Зрозуміло, що співробітникам відділу продажів, які працюють в інших сферах, брати участь в обговоренні таких ні до чого, проте керівник відділу повинен брати участь в обговореннях кожного підрозділу. Саме тому можна всередині простору, виділеного під потреби відділу продажу виділити окремі віртуальні переговори для кожного напряму, щоб у кожній із них співробітники могли спілкуватися між собою та з керівником відділу. При цьому у самого керівника усі три віртуальні переговори будуть зручно зібрані в окремому просторі. А якщо врахувати, що все спілкування відбувається на серверах компанії і дані нікуди з них не передаються, то подібні чати можна назвати безпечними з точки зору безпеки інформації. Крім відділу продажу, принцип просторів та віртуальних переговорів можна буде застосувати до всього підприємства.
Крім відеозустріч, користувачам доступні і аудіодзвінки. Крім того, що вони набагато менше навантажують канали зв'язку, багато співробітників часто просто соромляться спілкуватися у форматі відео і часто навіть заклеюють веб-камеру на своїх ноутбуках.
Крім відеочатів та аудіодзвінків зі співробітниками, Zextras Team дозволяє створювати відеочати та аудіодзвінки з будь-яким користувачем, який не є співробітником підприємства, за допомогою генерації та відправки йому спеціального посилання для підключення до зустрічі. Оскільки для роботи Zextras Team потрібен лише сучасний браузер, за допомогою цієї функції завжди можна швидко поспілкуватися з клієнтом чи контрагентом у тих випадках, коли звичайне листування займе надто багато часу. Крім того, Zextras Team підтримується обмін файлами, які співробітники можуть пересилати один одному прямо під час відеодзвінка або текстового спілкування.
Не можна не згадати і спеціальний мобільний додаток Zextras Team, який дозволяє співробітникам брати участь у корпоративних чатах, не перебуваючи на робочому місці. Додаток доступний для платформ iOS та Android, і в даний час дозволяє користувачам:
- Вести листування, отримуючи та надсилаючи повідомлення на своєму смартфоні
- Створювати та видаляти приватні чати, а також приєднуватися до них
- Створювати та видаляти групові чати, а також приєднуватися до них
- Приєднуватися до віртуальних просторів та переговорів, а також створювати та видаляти їх
- Запрошувати у віртуальні простори та переговори користувачів, або навпаки, видаляти їх звідти
- Отримувати пуш-повідомлення та встановлювати безпечне з'єднання з корпоративним сервером.
У майбутньому додаток буде додано можливості для приватного відеоспілкування, відеоконференцій і функція обміну файлами.
Ще однією цікавою фішкою Zextras Team є можливість транслювати вміст екрана комп'ютера в реальному часі, а також передавати керування ним іншому користувачеві. Ця функція може бути дуже корисною під час проведення навчальних вебінарів, під час яких необхідно познайомити співробітників з новим інтерфейсом. Також ця функція може допомогти ІТ-відділу підприємства допомагати співробітникам вирішувати проблеми зі своїми комп'ютерами без фізичної присутності ІТ-шника.
Таким чином, Zextras Team є повноцінним рішенням для організації зручного онлайн спілкування між співробітниками як у внутрішній мережі підприємства, так і за її межами. Завдяки тому, що Zextras Backup здатна повністю резервувати всю інформацію, яка генерується в Zextras Team, інформація звідти нікуди не пропаде, а залежно від суворості безпекових політик системний адміністратор зможе самостійно налаштувати різні обмеження для користувачів.
З усіх питань, пов'язаних з Zextras Suite ви можете звернутися до Представника компанії «Zextras» Катерини Тріандафіліді електронною поштою [захищено електронною поштою]
Джерело: habr.com