Часта помилка бізнесменів-початківців — вони не приділяють належної уваги збору та аналізу даних, оптимізації робочих процесів та контролю ключових показників. Це призводить до зменшення продуктивності та неоптимальної витрати часу та ресурсів. При поганих процесах доводиться кілька разів виправляти одні й самі помилки. Зі зростанням кількості клієнтів погіршується сервіс, і без аналізу даних немає чіткого розуміння, що потрібно поліпшити. Через війну рішення приймаються по наитию.
Щоб бути конкурентоспроможним, сучасному бізнесу, окрім якісних продуктів та послуг, необхідно мати прозорі процеси та збирати аналітичні дані. Без цього складно розуміти реальний стан справ у бізнесі та приймати правильні рішення. Тому важливо мати у себе в арсеналі необхідні інструменти, якими не тільки зручно користуватися, а й які дозволяють спростити роботу та створити максимально прозорі процеси.
Сьогодні існує величезна кількість інструментів та рішень. Але більшість підприємців не користуються ними, тому що або не бачать у них цінності, або не розуміють, як ними користуватися, або дорого, або складно і ще 100500 XNUMX або. Але ті, хто розібрався, знайшов чи створив собі такі інструменти, вже у середньостроковій перспективі мають перевагу.
Я вже понад 10 років створюю IT-продукти та рішення, які допомагають бізнесу збільшувати прибуток за рахунок автоматизації та цифрової трансформації процесів. Я брав участь у створенні дюжини стартапів та створив десятки онлайн-інструментів, якими користуються сотні тисяч людей по всьому світу.
Ось один із хороших прикладів у моїй практики, що показує переваги цифрової трансформації. Для однієї невеликої американської юридичної компанії я та моя команда створили інструмент для генерації юридичних документів, він дозволяв юристам швидше формувати документи. А пізніше, розширивши функціонал цього інструменту, ми створили онлайн-сервіс та повністю трансформували компанію. Тепер вони обслуговують клієнтів не лише свого міста, а й усієї країни. За три роки капіталізація компанії зросла у кілька разів.
У статті поділюся з вами реальним досвідом створення прозорої системи контролю основних бізнес-показателей. Намагатимуся прищепити цінність використання цифрових рішень, покажу, що це не складно і не завжди дорого. Тож поїхали!
З чого все почалося
Якщо ви хочете мати те, що ніколи не мали, вам доведеться робити те, що ніколи не робили.
Коко Шанель
Дружина втомилася сидіти в декретній відпустці, і ми зважилися на відкриття невеликого бізнесу дитячої ігрової кімнати. Так як у мене свій бізнес, то ігровою кімнатою повністю займається дружина, а я допомагаю у стратегічних питаннях та розвитку.
Деталі відкриття бізнесу це вже зовсім інша історія, але на етапі збору даних та аналізу конкурентів, крім виділення специфічних проблем даного бізнесу, ми звертали увагу на проблеми внутрішніх процесів, з якими більшість конкурентів не боролася.
На мій подив, у XXI столітті практично ніхто не вів CRM хоч у якомусь вигляді, багато хто писав записи письмово, у зошитах. При цьому самі власники скаржилися, що працівники крадуть, помиляються при підрахунках і їм доводиться витрачати багато часу, щоб перерахувати та звірити із записами у книзі обліку, губляться дані про броні, задатки, клієнти йдуть з незрозумілих причин.
Аналізуючи зібрані дані, ми зрозуміли, що не хочемо повторювати їхні помилки, і нам потрібна прозора система, яка дозволить звести ці ризики до мінімуму. Насамперед почали шукати готові рішення, але ті, що повністю задовольняють нашим вимогам, ми знайти не змогли. І тоді я вирішив зробити свою систему, хай не ідеальну, але робочу та недорогу (майже безкоштовну).
При виборі інструменту я враховував такі критерії: він повинен бути недорогим, повинен мати гнучкість і доступність, бути простим у використанні. Я міг написати повноцінну, потужну і дорогу систему для даного бізнесу, але ми мали мало часу і невеликий бюджет, плюс ми не розуміли до кінця, чи вистрілить наш проект, і було б нерозумним витрачати багато ресурсів на цю систему. Тому на момент перевірки гіпотези я вирішив почати з MVP (Minimum Viable Product — мінімально життєздатний продукт) та в найкоротші терміни з мінімальними вкладеннями зробити робочу версію, а згодом її доробляти чи переробляти.
У результаті мій вибір ліг на сервіси Google (Drive, Sheets, Calendar). Основним джерелом введення-виведення інформації є Google Sheets, оскільки моя дружина має досвід роботи з електронними таблицями, то при необхідності вона самостійно може вносити зміни. Також я взяв до уваги той факт, що інструментом будуть користуватися і співробітники, які, можливо, не дуже добре вміють поводитися з комп'ютером, і навчити їх заносити дані в таблицю буде набагато простіше, ніж навчати роботі з спеціалізованою програмою типу 1C.
Дані, що вносяться в таблиці, змінюються в режимі реального часу, тобто будь-якої миті часу можна подивитися ситуацію справ компанії, вбудована безпека, можна обмежувати доступ певним особам.
Опрацювання архітектури та структури даних
Дитяча ігрова кімната надає кілька основних послуг.
- Стандартне відвідування - Коли клієнт купує час, проведений в ігровій кімнаті своїх дітей.
- Відвідування з наглядом - Коли клієнт купує час, проведений в ігровій кімнаті своїх дітей, і доплачує за нагляд. Тобто клієнт може залишити дитину і піти у своїх справах, а працівник кімнати дивитиметься і гратиметься з дитиною під час відсутності батька.
- Відкритий день народження — клієнт орендує окремий стіл для їжі та розміщення гостей та платить за стандартне відвідування ігрової, при цьому кімната працює у штатному режимі.
- Закритий день народження - Клієнт орендує приміщення цілком, на час оренди кімната не приймає інших клієнтів.
Власнику важливо знати, скільки людей відвідувало кімнату, якого віку, скільки часу вони провели, скільки грошей заробили, скільки було витрат (часто буває, що адміністратору необхідно щось купити або за щось заплатити, наприклад, за доставку чи воду), скільки було днів народжень.
Як і будь-який ІТ-проект, я почав з продумування архітектури майбутньої системи та опрацювання структури даних. Так як бізнесом займається дружина, вона знає все, що їй потрібно бачити, контролювати і правити, тому вона виступала в ролі замовника. Спільно ми провели брейншторм і склали вимоги до системи, на базі яких я продумав функціонал системи та сформував ось таку структуру файлів та папок у Google Drive:
У документі «Зведена» міститься загальна інформація щодо компанії: доходи, витрати, аналітика
У документі «Витрати» міститься інформація щодо щомісячних витрат компанії. Для більшої прозорості розбита за категоріями: витрати на офіс, податки, витрати на персонал, витрати на рекламу та інші витрати.
Місячні витрати
Зведена таблиця витрат за рік
У папці «Доходи» знаходяться 12 файлів Google Sheets, по одному на кожен місяць. Це є основні робочі документи, які щодня заповнюють працівники. Вони містять обов'язкову вкладку dashboard та вкладки по кожному робочому дню. У вкладці dashboard відображається вся необхідна інформація щодо поточного місяця для швидкого розуміння справ, а також є можливість встановлювати ціни та додавати послуги.
Вкладка dashboard
Щоденна вкладка
У розвитку бізнесу почали з'являтися додаткові потреби у вигляді знижок, абонементів, додаткових послуг, подій. Все це ми теж з часом впровадили, але в цьому прикладі показано базовий варіант системи.
Створення функціоналу
Після того, як з'ясував основні показники, пропрацював архітектуру та обмін даними між сутностями, я приступив до реалізації. Насамперед у папці «Доходи» я створив Google Sheet документ. У ньому створив дві вкладки: dashboard та перше число місяця, до якої додав наступну таблицю.
Основна робоча таблиця
Це основна робоча таблиця, з якою працюватиме Адміністратор. Йому потрібно просто заповнювати обов'язкові поля (помічені червоним), а система самостійно вважатиме всі необхідні показники.
Для зменшення помилок введення та зручності поле «Тип відвідування» реалізував випадаючим списком послуг, які ми можемо редагувати на сторінці dashboard. Для цього на ці комірки додаємо перевірку даних та вказуємо діапазон, звідки брати дані.
Щоб зменшити людську помилку в обчисленнях, я додав автоматичний підрахунок годинника, проведеного клієнтом у кімнаті, і підрахунок суми грошей до сплати.
Для цього Адміністратор повинен просто відзначати час приходу клієнта (колонка E) та час відходу (колонка F) у форматі ЧЧ: ММ. Щоб порахувати загальний час перебування клієнта в ігровій кімнаті, я використовую таку формулу:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Для автоматичного підрахунку суми грошей за користування послугами довелося використовувати складнішу формулу, оскільки ціна години може змінюватись в залежності від виду послуги. Тому довелося пов'язувати дані із таблицею послуг на сторінці dashboard, використовуючи функцію QUERY:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Крім основних дій, я додав додаткові функції для виключення небажаних помилок IFERROR або ISBLANK, а також функцію ROUNDDOWN — щоб не возитися з дрібницями, я округлив фінальну суму в меншу сторону клієнта.
Крім основного доходу (оренда часу), у дитячій ігровій є додатковий дохід у вигляді послуг або продажу іграшок, а співробітники виробляють якісь дрібні витрати, наприклад, оплачують питну воду або купують цукерки для компліментів, це теж треба враховувати.
Тому я додав ще дві таблички, в яких і фіксуватимемо ці дані:
Щоб було простіше працювати з табличками, я розфарбував їх і додав умовне форматування осередків.
Основні таблиці готові, тепер потрібно основні показники звести в окрему таблицю, щоб було видно, скільки всього заробили за день і яка частина з цих грошей знаходиться в касі, а яка на карті.
Для сумарного підрахунку грошей на кшталт оплати я знову використовував функцію QUERY:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Наприкінці робочого дня адміністратору потрібно лише перевіряти ще раз виручку і не займатися перерахунком вручну. Ми не змушуємо робити додаткову роботу, а власник у будь-який момент може подивитися і проконтролювати ситуацію.
Всі необхідні таблиці готові, тепер просто продублюємо вкладку на кожен день, пронумеруємо та отримаємо наступне.
Чудово! Майже все готове, залишилося вивести всі основні показники на місяць на вкладку dashboard.
Щоб отримати загальну суму доходу за місяць, можна написати таку формулу
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1де D1 - це комірка з денним виторгом, а '1', '2' і так далі - це назва вкладки. Так само я отримую дані щодо додаткових доходів і витрат.
Для наочності вирішив вивести сумарну прибутковість за категоріями. Для цього довелося зробити складну вибірку та угруповання зі всіх вкладок, а потім відфільтрувати та прибрати порожні та непотрібні рядки.
Прибутковість за категоріями
Основний інструмент обліку доходів готовий, тепер просто продублюємо файл кожного місяця року.
Після того, як створив інструмент обліку та контролю доходів, я взявся за створення таблиці витрат, в якій враховуватимемо всі щомісячні витрати: оренда, фонд оплати праці, податки, закупівля товарів та інші витрати.
У папці поточного року створив Google Sheet документ і додав до нього 13 вкладок, dashboard та дванадцять місяців.
Вкладка dashboard
Для наочності у вкладці dashboard звів всю необхідну інформацію щодо фінансових витрат за рік.
А в кожній вкладці місяця створив таблицю, в якій вестимемо всі витрати коштів компанії за категоріями.
Вкладка місяця
Вийшло дуже зручно, тепер можна бачити та контролювати всі витрати компанії, а за необхідності подивитися історію і навіть зробити аналітику.
Оскільки інформація про доходи та витрати знаходиться в різних файлах і її не дуже зручно моніторити, я вирішив створити один файл, в якому звів всю актуальну інформацію, необхідну власнику для контролю та управління компанією. Назвав я цей файл "Зведена".
Зведена таблиця
У цьому файлі створив таблицю, що отримує щомісячні дані з таблиць, для цього використовував стандартну функцію:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")де першим аргументом передаю ID документа, а другим параметром діапазон, що імпортується.
Потім звів річний баланс: скільки було зароблено, скільки витрачено, який прибуток, рентабельність. Візуалізував необхідні дані.
А для зручності, щоб власник бізнесу міг бачити всі дані в одному місці і не бігав файлами, я інтегрував можливість вибирати будь-який місяць року і відображати основні показники в режимі реального часу.
Для цього я створив зв'язку місяця та ID документа
Потім створив список, що випадає, за допомогою «Дані -> Перевірка даних», вказав діапазон зв'язки і налаштував імпорт з динамічним посиланням на документ
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Висновок
Як бачите, покращити процеси у своєму бізнесі не так складно, як може здаватися, і для цього не потрібно мати якісь наднавички. Звичайно, дана система має велику кількість недоліків, і зі зростанням бізнесу користуватися нею буде неможливо, але для невеликого бізнесу або на старті під час перевірки гіпотези — це відмінне рішення.
Ця ігрова кімната працює на цьому рішенні третій рік, і ось тільки цього року, коли ми вже чітко розуміємо всі процеси, знаємо свого клієнта та ринок. Ми вирішили створити повноцінний онлайн-інструмент керування бізнесом.
PS
Для моніторингу бізнесу використовувати таблиці Google не дуже зручно, особливо з телефону. Тому я зробив , що відображає у режимі реального часу всі основні бізнес-показники у зручному форматі
Джерело: habr.com