Два роки тому ми вперше вирішили зібрати майже півсотні наших віддалених розробників та продуктів разом і познайомити один з одним у приємній невимушеній обстановці. Так трапився хакатон під Чеховим у Підмосков'ї, це було чудово, всім сподобалося та всі хотіли ще. І ми продовжили збирати наших віддалених розробників разом наживо, тільки змінили формат: тепер це не загальний хакатон, а виїзди окремих команд. Це стаття про те, чому ми перейшли на новий формат, як він у нас організований і які результати ми отримали.
Чому командні виїзди?
З часом команда розробників зросла майже втричі, і ідея вивозити всіх разом перестала виглядати привабливо. Причини:
- Ускладнюється логістика. Знайти місце на півтори сотні людей і замовити чартер — півбіди, куди складніше підібрати для загального виїзду місце та час, які влаштовують усіх. При цьому у будь-якому разі напевно відвалиться хтось ключовий.
- Втрачається основний зміст заходу - командоутворення. Такий великий натовп неминуче розіб'ється на групки, але ці групки утворюються за командним принципом. Наш досвід корпоративів показує, що зазвичай тусують один з одним люди з однаковими функціями, але з різних команд — аналітики з аналітиками, QA з QA, вони добре знають один одного і обговорюють свої професійні теми. А нам треба познайомити та подружити хлопців усередині кожної команди.
- У результаті все перетворюється на корпоратив і веселу пиятик, а це зовсім інший тип заходу, і проводимо ми його окремо.
Зрозумівши це, ми розробили формат щорічних (іноді частіше) командних виїздів. Кожен такий виїзд має певну мету, що формулюється усвідомлено та заздалегідь за допомогою техніки SMART (конкретна, вимірна, досяжна, підкріплена та визначена за часом мета). Це можливість змінити обстановку, попрацювати поряд із колегою, якого раніше бачив лише в Hangouts, підвищити ефективність роботи, що надалі вплине на важливі для продукту метрики.
Формати виїздів
Хакатон Мотиваційна історія, що дозволяє відчути себе частиною великого проекту. Команда ставить всі поточні справи на паузу, розбивається на невеликі групи, перевіряє кілька часто шалених гіпотез, обговорює результати і виході вигадує щось зовсім нове. Такий виїзд минулого року зробила команда Vimbox, був винайдений новий інтерфейс для відеодзвінка учня з викладачем — Real Talk, який зараз став основним для користувачів платформи.
Синхронізація Об'єднання дуже різних людей — як правило, розробників та бізнесу — для кращого розуміння хотівок та можливостей. Характерний приклад - виїзд команди CRM, що поринула в підмосковних лісах в обговорення очікувань від системи, що ними розробляється. Один день усі провели із засновником компанії, згадували історію — перша CRM була Наступним кроком автоматизації бази стала Google-таблиця, а вже потім один розробник написав прототип CRM. Другого дня команда познайомилася з бізнес-замовниками. Усі стали краще розуміти, що саме їм потрібно, на чому зосередити свою увагу.
Командоутворення Основна ідея — показати хлопцям, що вони працюють із людьми, а не з чатиками та відео-дзвонами. Найпоширеніший формат виїздів, під час якого не ламається робочий контекст, продовжують вирішувати щоденні завдання, але до них додаються всілякі спільні активності. Особливо актуально, коли команда за рік приросла великою кількістю нових віддалених людей, які особисто ніколи не зустрічалися. Дає гарний заділ для спільної роботи в майбутньому, але треба враховувати, що продуктивність під час такого виїзду падає, тому проводити їх краще щорічно.
Хто їде від команди?
Від команди мають бути представники всіх горизонталей:
- Product
- Аналітика
- DEV
- дизайн
- QA
Фінальний список учасників визначає менеджер продукту, керуючись метою та завданнями виїзду, а також показниками роботи працівників.
Скільки коштує?
Загальна вартість виїзду залежить від бюджету команди, найчастіше це 30-50 тисяч рублів на особу, без урахування з/п. Сюди входять квитки, проживання, сніданки, іноді ще щось, якщо бюджет дозволяє, — але точно не алкоголь, це самі.
Командний виїзд не відпустка, хлопці їдуть працювати, а не відпочивати. Робочі та вихідні дні зараховуються як звичайні. Тому ми уникаємо пікових «відпускних» дат, коли квитки та житло стоять надхмарно, але й, звичайно, не відправляємо нікого туди, де дешево, але куди ніхто не хоче.
Загалом спочатку команда визначається з датами, коли всі можуть, і висловлює свої побажання по містах та країнах. Далі HR розглядає варіанти щодо обраних дат та регіонів. На виході має вийти щось більш-менш середнє та адекватне. Якщо квитки до умовної Туреччини, куди хоче команда, на обрані дати коштують 35 тисяч, а Чорногорія тоді ж — 25, то рекомендуватимемо Чорногорію. Якщо розкид 23-27 тисяч, то вибір залишиться за командою.
При цьому необхідно враховувати також вартість та умови проживання: можливо, квитки дорогі, але це компенсується житлом. А найчастіше навпаки. Зокрема, бувають складні кейси, пов'язані з тим, що гостьові будинки зазвичай розраховані на сімейний відпочинок, а не командні виїзди. Чи наші програмісти захочуть спати на одному ліжку — значить, треба домовлятися з власником, ціна змінюється.
Куди їхати?
Команда визначається з датами (хоча б за два місяці) та формує загальні побажання за напрямками. З боку HR приєднується проджект, що допомагає вибрати оптимальні варіанти для команди. Наприклад, якщо більшість розробників живе за Уралом, їм може бути цікаво пожити у Підмосков'ї. Якщо в команді є люди з України чи, тим більше, країни з візовим режимом, немає сенсу везти їх до Росії, краще знайти щось ще. У підсумку пропонується список можливих напрямків, команда голосує, відбираючи три найкращі варіанти. Далі проджект опрацьовує ці варіанти за вартістю та можливостями, і продукт обирає локацію, що влазить до його бюджету.
Які вимоги до місця?
Головних вимог до місця дві, і вони суто утилітарні:
- хороший підтверджений відгуками/особистим досвідом вайфай,
- великий робочий простір, де можна організувати місця на всю команду.
Будь-які негативні відгуки про якість інтернету — привід відмовитися від локації: ми їдемо працювати, інтернет нам не годиться взагалі ніяк.
Робочий простір — це або оренда конференц-залу в готелі, або великий простір на 15-20 чоловік на першому поверсі, на веранді, десь, де всі зможуть зібратися разом і організувати опен-спейс.
Опрацьовується і питання харчування, але це не обов'язкова вимога до локації: воно може бути як усередині, так і в ресторані поряд, головне, щоб у хлопців була можливість тричі на день поїсти, не кудись виїжджаючи за кілометри.
Хто вибирає формат?
Цілі виїзду закладає продакт команди за допомогою відділу навчання, ми називаємо їх Skyway: у них є супер-здатність витягувати цілі та очікування з потоку свідомості. Skyway спілкується із продактом, виявляє потреби командної зустрічі, пропонує свої варіанти програми.
Така допомога особливо потрібна, коли стоїть завдання синхронізації, як у команди CRM. Там брали участь дуже різні люди: технічно-підковані розробники та хлопці з відділів продажу. Потрібно було познайомитися, поспілкуватися, і при цьому не вимикатися з робочого процесу — команда на той час мала досить жорсткі спринти. Відповідно, Skyway допоміг в організації процесу таким чином, щоб робота йшла, і потрібні зустрічі відбулися (у тому числі і з засновниками компанії).
Як організовуються активності?
Ідеї активностей йдуть від команди, продакту та проджект-менеджера від HR. Створюється канал у Слаку, у нього генеруються ідеї, збирається беклог, та й далі команда вибирає, чим хоче зайнятися на місці. Як правило, активності оплачуються самими співробітниками, але бувають винятки, якщо це щось пов'язане з метою виїзду. Наприклад, якщо важливо поспілкуватися особисто без цих ваших інтернетів, оренда машин, поїздка в ліс, шашлик, намети будуть оплачені компанією в рамках виїзду.
Як оцінити результати?
Якщо виїзд був хакатоном, то просто вважаємо, скільки грошей принесло вигадане рішення. В інших форматах розглядаємо витрати як вкладення в розподілену команду, це такий гігієнічний мінімум, коли команди розкидані по всьому світу.
Крім того, з'ясовуємо задоволеність команди та відповідність результатів очікуванням хлопців. Для цього проводимо два опитування: перед виїздом запитуємо, що люди від нього чекають, а після того, наскільки ці очікування справдилися. За результатами цього року ми отримали 2/3 оцінок «п'ять» та 1/3 — «чотири», це вище, ніж було минулого року, отже, рухаємось у потрібному напрямку. Те, що дві третини тих, хто виїжджав, реалізували свої очікування на 100% — чудово.
Національні особливості: лайфхакі
Чомусь так склалося, що наші команди люблять Чорногорію, вона майже завжди лідирує у списку бажаних локацій. Але з цією країною, як і з багатьма іншими невеликими європейськими державами, є проблема: там досить мало інфраструктури, пристосованої для командних виїздів, дедалі більше ув'язнено на сімейний відпочинок. А у нас команда в два дюжини чоловік, всі повинні жити і працювати в одному місці, не хочуть їхати в готель, хочуть на віллу, ну і, звичайно, не хочуть спати в одному ліжку.
Звичний Airbnb допомогти нам до ладу не міг. Довелося шукати місцевого ріелтора - це виявилася наша співвітчизниця, яка працює переважно з Росією. Вона знайшла нам чудовий апарт-готель, власник виконує наші побажання та здає весь об'єкт під ключ, ріелтор отримує комісію, все чудово. Але рахунок був виставлений не від власника, а від ріелтора, причому в ньому сербською було зазначено, що це «оплата за послуги з розміщення».
Ми, природно, трохи напружилися і почали докопуватись, чому так. Після переговорів з ріелтором і власником ми дізналися, що в Чорногорії так заведено, тому що там немає традиції прописувати все до складних договорів з печатками, рахунок — достатній документ, при цьому при оплаті ріелтору нижча за податкову ставку. Тобто. з усіма нашими перестановками меблів та іншими специфічними хотівками, а також з комісією ріелтора, у нас сума вийшла меншою, ніж при оренді того ж комплексу через Airbnb, що включає стандартні податки за оренду.
З цієї історії ми для себе зробили висновок, що з іноземними локаціями, особливо якщо ми розуміємо, що напрямок буде задіяний неодноразово, варто витратити час на вивчення місцевої специфіки і не покладатися на популярні сервіси. Це позбавить проблем у майбутньому і, можливо, дозволить заощадити.
Ще один важливий момент: треба бути готовим до несподіванок та вміти їх оперативно розрулювати. Наприклад, команда білінгу збиралася їхати до Грузії. Коли все було готове, квитки раптово перетворилися на гарбуз, довелося терміново шукати заміну. Знайшли потрібну в Сочі — всі залишилися задоволені.
Нарешті, не варто прагнути все ідеально організувати та видати команді такий собі «повний пакет»; треба використати її власні таланти. Цей захід не напоказ, це зліт друзів, тут фотки та відео з телефону важливіші за будь-яку професійну зйомку. Після виїзду CRM фронтенд та QA обробили відео з телефонів, зробили ролик і навіть - це безцінне.
То й навіщо це?
Командні виїзди підвищують згуртованість команди, опосередковано впливають на утримання співробітників, тому що люди вважають за краще працювати з людьми, а не з аватарками у Слаку. Допомагають розуміти стратегію проекту за рахунок того, що всі поряд і щодня промовляють із продактом питання «навіщо цей продукт взагалі потрібний». На віддаленні такі питання задаються лише тоді, коли зовсім закортить; під час виїзду це відбувається у невимушеній обстановці.
Джерело: habr.com