Всім привіт уже кілька разів натикався на статті про хакатони: чому люди туди ходять, що працює, що ні. Можливо, людям буде цікаво почути про хакатони з іншого боку: з боку організатора. Прошу звернути увагу, що йдеться про Велику Британію, організатори з Росії можуть мати трохи іншу думку з цього приводу.
Невеликий бекграуд: я студент 3 курсу Імперського Коледжу Лондона, програміст, живу тут вже 7 років (якість російського тексту могла постраждати), особисто брав участь у 6 хакатонах, включаючи той, про який зараз піде мова. Усі заходи були відвідані мною особисто, тож є трохи суб'єктивності. На хакатоні про який мова йде 2 рази був учасником і 1 раз організатором. Зветься він IC Hack, створений силами студентів-волонтерів та з'їв 70-80 годин мого вільного часу за цей рік. та кілька фото.
Хакатони зазвичай організовуються або компаніями (тут розмір самої компанії участі не грає), або університетами. У першому випадку питань щодо організації помітно менше. Спонсорські надає сама компанія, зазвичай наймається агентство для організації івента (іноді самі співробітники займаються організацією на всі 100%) б журі набирається із співробітників і часто видається тема, на яку пропонується зробити проект. Зовсім інша річ це університетські хакатони, які теж діляться на дві категорії. Перша цікавить невеликі університети з маленьким досвідом проведення таких заходів. Вони організуються через MLH (Major League Hacking), яка бере на себе відповідальність майже весь процес.
Саме MLH займається спонсорством, займає більшу частину місць у журі та вчить студентів як проводити хакатони у процесі. Прикладами таких івентів можуть бути HackCity, Royal Hackaway та інші. Головний плюс у стабільності. Всі хакатони організовані таким чином дуже схожі один на одного, всього проходять за одним сценарієм, мають схожих спонсорів і не вимагають особливої підготовки від студентів, які проводять ці заходи. Мінуси очевидні: івенти не дуже відрізняються один від одного аж до призових категорій. Інший мінус це невеликий розмір фінансування (з офіційного сайту Royal Hackaway 2018 можна побачити, що золотий спонсор приносить їм 1500 GBP) і дуже мізерний вибір "свага" (безкоштовний мерч, принесений компаніями-спонсорами). З власного досвіду можу сказати що такі заходи не дуже великі в розмірах, дружелюбні до новачків і на них майже завжди можна дістати квитки (я думав йти чи ні протягом 3 днів, але навіть половина квитків не була продана) і вони часто мають схожі команди-конкуренти (70-80% всіх проектів пов'язані з веб-додатками). Тому командам "хіпстерам" не дуже важко виділитися на їхньому тлі.
PS Квитки майже завжди безкоштовні, продавати квиток на хакатон у нас вважають поганим тоном.
Тепер, коли я коротко розповів про альтернативи, повернемося до основної теми посту: хакатони організовані незалежними студентами-ентузіастами. Спочатку хто ці студенти, і в чому власне прибуток організації подібного івента? Більшість таких людей самі є частими учасниками хакатонів, знають, що вдається добре, а що не дуже і хочуть хакатон з преферансом та ідеальним експірієнсом для його учасників. Головна перевага тут у досвіді, у тому числі особистої участі/перемог в інших хакатонах. Вік та досвід варіюються від 1 курсу бакалавра до 3 курсу PhD. Факультети теж різні: є біохіміки, але здебільшого це студенти-програмісти. У нашому випадку офіційна команда налічувала 20 осіб, але насправді ми мали ще 20-25 волонтерів, які допомагали з дрібними дорученнями в міру можливості. Тепер цікавіше питання: як же виходить організувати івент за масштабами, порівнянний з хакатонами, проведеними гігантами індустрії (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London — це одні з тих хакатонів, на яких я був присутній особисто, і там була проведена колосальна організаторська робота )?
Почнемо із першої очевидної проблеми: бюджет. Невеликий спойлер: організація таких заходів навіть у власному університеті (де орендна плата невелика/відсутня) може легко коштувати 50.000 GBP і знайти таку суму дуже непросто. Головне джерело цих грошей – це спонсори. Вони можуть бути як внутрішні (інші спільноти університету, які хочуть реклами та набрати до себе нових учасників), так і корпоративні. Процес із внутрішніми спонсорами досить простий: знайомі, професори та тьютори, які займаються адмініструванням цих спільнот. На жаль, їхній бюджет невеликий і в деяких випадках надає послуги (розмістити снеки в їхній шафі, позичити 3D принтер та інше) замість грошей. Тому залишається сподіватись на корпоративне спонсорство. У чому прибуток для компаній? Чому вони хочуть вкладати гроші у цей захід? Наймання нових перспективних кадрів. У нашому випадку 420 учасників, що є рекордом для Великої Британії. З них 75% є студентами Імперського Коледжу (на даний момент університету №8 у світовому рейтингу).
Дуже багато компаній практикують літнє/річне стажування для студентів і це чудовий шанс знайти людей, які вже мають досвід та бажання працювати у цій індустрії. Як сказав наш президент: навіщо переплачувати рекрутським агентствам 8000 за 2-3 потенційні кандидати, коли можна заплатити 2000 нам за 20 нових кандидатів безпосередньо? Розцінки залежать від розміру хакатону, репутації організаторів та багатьох інших факторів. Наші починаються від 1000 GBP для маленьких стартапів, і сягають 10.000 GBP для головного спонсора. Що саме отримують спонсори цілком залежить від того скільки вони готові запропонувати: бронзові спонсори отримають логотип на сайті, можливість виступити на відкритті, доступ до резюме всіх учасників та можливість надіслати нам свій мерч, щоб ми роздали його учасникам. Усі статуси починаючи зі срібного дають можливість надіслати своїх інженерів для того, щоб вони рекрутували прямо на місці, створення власної призової категорії, воркшоп для учасників бонусом до всіх бронзових перків. З особистого досвіду можу сказати, що одна з компаній срібного рівня рекрутувала 3 чоловік (2 на літо і одного на постійну позицію) прямо під час хакатону, і я навіть не вважав, скільки вони ще могли найняти після розсилки після закінчення. Створення власної призової категорії дозволяє знайти тих, хто робить проекти схожі на продукти компанії. Або подивитися хто зможе відповісти на дуже відкрите питання найбільш творчим способом (Most Ethical Hack powered by Visa, наприклад). Залежить від компанії. Щороку ми збираємо 15-20 спонсорів, у тому числі Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg та інші. Ми працюємо з усіма: від стартапів до гігантів індустрії, головне правило це прибуток для наших студентів. Якщо доводиться відмовлятися від спонсора тому що наші студенти залишили не найкращі відгуки про практику/постійну роботу в цій компанії, то найімовірніше відмовимося.
Як ми знаходимо спонсорів? Це процес гідний невеликої статті, але ось короткий алгоритм: знайти рекрутера на LinkedIn; знайти людину з контактом у цій компанії; узгодити з комітетом організаторів наскільки це велика компанія, наскільки хороша її репутація (ми намагаємося не працювати з тими, хто має погану репутацію у студентських колах, чи це ставлення до практикантів, чи спроба заощадити на їхній зарплаті) і хто буде основною точкою контакту. Далі йдуть довгі дебати про те, скільки ж дана компанія може нам запропонувати і їй відправляється комерційна пропозиція. Ми маємо дуже гнучку систему спонсорства і тому переговори можуть затягнутися дуже надовго: спонсор повинен розуміти, за що він платить і тому ми залишаємо за собою право додавати/прибирати деякі пункти з пропозиції, якщо спонсор вважає, що вони не принесуть особливого профіту компанії. Після переговорів ми погодимо суму з університетом, підписуємо контракт та запрошуємо їх на збір організаторів щоб обговорити, що саме вони хочуть отримати від івента і як саме вони хочуть себе прорекламувати студентам. Є випадки, коли компанії платили менше 3000 GBP і отримували десяток потенційних працівників на повноцінне працевлаштування після закінчення університету.
Навіщо нам взагалі ці гроші? Зажерлися чи 3000 за спонсорство вимагати? Насправді, це дуже скромна сума за мірками івента. Гроші потрібні для величезної кількості необхідних (ланч х2, снеки, вечеря х2, піца, сніданок та напої на всі 48 годин) і не дуже (вафельки, bubble tea, оренда приставок, тригодинна оренда бару, караоке та інше) речей. Ми намагаємося зробити так, щоб усім захід запам'ятався тільки хорошими речами, тому ми закуповуємо тонну смачної їжі (Nandos, Dominos, Pret a Manger), величезну кількість снеків та напоїв, і щороку додаємо нові розваги. Цього року я смажив попкорн для 500 людей, торік робив солодку вату. Бюджет на це, маючи на увазі 420 учасників, 50 організаторів та 60 спонсорів може запросто перевалити за 20.000 GBP.
А є ще електрика, охорона, призи (дуже непогані за студентськими мірками: PS4 наприклад) для всіх членів команди. А це максимум 5 осіб на хвилину. Далі слідує "сваг" від спонсорів і від нас. Футболки, термокухлі, рюкзаки та тонна інших корисних у господарстві речей. З огляду на масштаб запросто можна витратити ще кілька тисяч. Незважаючи на те, що ми проводимо IC Hack на території університету, ми платимо за оренду. Менше ніж стороння компанія, але все ж таки. Плюс витрати на кухарів для ланчу (університет забороняє проводити ланч самотужки, і хто його знає чому), оренда проектора (оскільки його вартість у рази вища за вартість самого хакатона) та інші витрати про які багато хто не замислюється. Більшість призових категорій придумана нами і призи вибираються і купуються теж нами (про це в наступній частині). Цього разу бюджет на призи перевищив 7000 GBP. Я не можу назвати точну суму, але скажу, що цього року витрати легко перевалили за 60.000 GBP. Ось і фото призерів.
Гроші зібрані, бюджет погоджений, призи та їжа замовлені. Що далі? Окрішне пекло та содомія, також відомі як підготовка майданчика. Починається вся ця краса за 2 місяці до хакатону. Величезна кількість меблів має бути пересунуто, ризик асесментів заповнено, навантажень отримано, планів підписано тощо. Список величезний. Саме тому ми закликаємо величезну кількість волонтерів допомогти нам у процесі організації. І навіть їх не завжди вистачає. Але це тема для наступної статті.
Це перша частина моєї розповіді про організацію IC Hack. Якщо набереться достатньо інтересу, я випущу ще 2 частини про головні проблеми та блоки при організації самого майданчика та трохи розповім про призи, категорії та досвід спонсорів, організаторів та учасників (включаючи прямий репортаж ВВС з місця подій). Якщо вам буде цікаво дізнатися про IC Hack докладніше, прошу на мій мейл [захищено електронною поштою], або якщо вас цікавить спонсорування найбільшого хакатону у Великій Британії, то ласкаво просимо. Я повертаюся до штабу організаторів ще один раз.
Джерело: habr.com