І знову здрастуйте. Це продовження статті про організацію студентського хакатону.
Цього разу розповім про проблеми, що з'являються прямо під час хакатона і як ми їх вирішували, локальні івенти які ми додали до стандартних «багато кодити і є піцу» і трохи порад про те, які додатки використовувати для найпростішої організації івентів такого масштабу.
Після того, як усі фінансові приготування завершено, починається найцікавіший етап: підготовка майданчика. Тут же можна знайти найбільшу кількість проблем і підряд про які навіть не замислюєшся. Почнемо із замовлення різних снеків та апаратури. Звідси відразу випливають дві основні проблеми: хто їх отримуватиме і куди це все складатиме? Ще раз нагадаю, що всі організатори студенти, а сам хакатон проходив 26-27 січня, що рівно в середині триместру. Для кожного замовлення нам потрібно було 4-5 осіб (з огляду на масштаби івента ми могли запросто отримати 20-30 коробок з напоями за раз) і єдиний для нас варіант був пошук волонтерів серед інших курсів. Можна звичайно використовувати їх пошук групи у фейсбуці, але Slack наш народний кандидат. На кожну доставку можна створити окремий канал, інтегрувати їх у Trello (додаток для створення списків дій) і потім додати тих, хто погодився допомогти та записати все, що було отримано в Trello. Так, все отримано, навіть припустимо, що доставка була в правильну будівлю університету (пару раз в інші корпуси привозили і ладно Імперіал майже повністю в Південному Кенсінгтоні, могли б і в Лондонський університет помилково доставити) і що у нас є досить людина і кілька візків для перевезення особливо важких вантажів, що далі? Куди подіти весь цей вантаж? Кожна велика університетська спільнота має свій невеликий склад для подібних івентів. На жаль у кімнату 2х3 швидше за все не поміститься. Тут нам прийшли на допомогу університетські спонсори. Кілька тонн (!) напоїв та снеків було доставлено до наших партнерів із студентського юніону. Невеликий відступ. Кожен факультет має свій юніон: інженерний, медичний, науковий та геологічний. Наш інженерний має приблизно 2 вільні кімнати (тільки тссс, я не в курсі наскільки це взагалі слідує університетським правилам) були повністю (!) конвертовані в склади для одного івента. Далі буде таймлапс того, як ми ці речі звідти діставали. Спина мені потім взагалі не подякувала.
Дуже складно знайти де утримувати всі ці речі, ще складніше їх правильно розподілити. Для довідки: всього зони 3. Нижній та 2 верхніх хакатони. Розміри приблизно рівні і загалом із розподілом немає проблем. Доки не з'являться люди з особливими дієтарними уподобаннями. Вегани, вегетаріанці та багато інших. Ми завжди розсилаємо опитувальник заздалегідь, щоб знати скільки замовляти. Природно, мейли забуваються і губляться. Тому ми завжди додаємо 20% до основного замовлення у формі запасних спеціальних опцій, на кшталт маргарити з тестом без глютену. Дорого? Безперечно. Але останнє, що нам потрібне, це войовничі вегани, яким не вистачило їжі без тваринних продуктів. Сучасні проблеми потребують сучасних рішень.
Припустимо, що все дивом помістилося. Магія, не інакше. Навіть що всі рознесли на місця за ніч. Що далі? Пам'ятаєте я говорив про “сваг”? Ага, а він, між іншим, у кожного спонсора є. І у всіх розрахований щонайменше на 200 осіб, а у великих спонсорів так і взагалі на 300. Теж потрібно зберігати, але головне навіть не це. Я так само казав, що у нас є і свій “сваг”. І ось його на 500 людей. І проблема у його розрізненості. Багато речей прийшли за вечір до хакатона, і шансу до цього бути готовими не було. Більше того, всі ці речі повинні бути акуратно запаковані в сумки. 500 штук. 500, Карл. Ось і довелося організувати імпровізований конвеєр: там були ваучери на алкогольні напої в барі, футболки, набори з пастою та щіткою, кухлі, стікери і я навіть не пам'ятаю, скільки всього ще. І при тому, що замовили ми цю красу у різних постачальників і всі вони прийшли в різний час. Довелося попотіти, щоб бонусом до організації самого заходу ще й підробляти на фабриці. Спойлер: закінчили ми підготовку о 4 ранку, а початок о 8:30. Я залишився тільки до півночі щоб потім бути на чергуванні всю ніч. Потім слідує досить нудна частина для розміщення столів, розміщення подовжувачів та іншого обов'язкового мотлоху.
Настав час Х. Спонсори приходять раніше, обживаються, тактично розкладають "сваг" щоб залучити більше студентів. Із незабутнього: одна компанія під час відкриття сказала що існує два види роботодавців. Ті, хто добре платять, поважають своїх працівників і дають їм творчо розвиватися. Як, наприклад (ім'я компанії). А про других можуть розповісти на своєму прикладі всі інші спонсори. Ця фраза стала кандидатом на приз за найкращий мем (про його вручення наприкінці останньої статті). Студенти прибувають якомога раніше щоб урвати більше речей для безкоштовно. Тут кілька слів про те, як ми їх впускаємо. Квитки купуються на Eventbride, і всіх організаторів є програма для сканування. Проблеми починаються коли учасники не читають умови: мінімальний вік 18 років, наприклад, або принесіть із собою паспорт, або навіть квитки не можна передавати після дедлайну (за три дні до хакатону). Багатьом, на жаль, доводиться відмовляти. Але з того, що пам'ятаю: двоє які забули паспорти з лондону, то вони просто сходили додому і взяли їх із собою. Ті кому квитки передали ми дозволили пройти після всіх інших, просканували квитки, щоб потім їхній господар не спробував проскочити бонусом.
Тепер трохи про проблеми з самими квитками: їх лише близько 400. Плюс дещо для випускників як прощальний подарунок. Спочатку ми їх тримали на сайті університету, але він стабільно падав за 10 хвилин до початку продажів аж до 30 хвилин після початку, і рандомно вони розподілялися між учасниками. Я вже мовчу про race conditions внаслідок яких ми продавали в середньому на 20-30 більше ніж варто. Рішенням став сайт Eventbride. Він чудово справляється з навантаженням, квитки в середньому відлітають за 1-3 секунди за партію, випускаються вони за графіком. Але тут виникає інша проблема: чесність учасників. За першим посиланням Гугла можна завантажити і налаштувати бота, і в ідеалі ми намагаємося залякати таких розумників що скасуємо їх квитки. Насправді майже неможливо довести що ти не використав/використовував бота. Квитки у свою чергу діляться на Імперіал/всі інші та (невелика дискримінація) для наших студентів їх дещо більше. Щоби департамент допомагав, такі правила.
Далі більш специфічні проблеми підготовки. Один з івентів, які ми проводимо ближче до півночі, це відкритий бар. Звісно, у культурі хакатонів за відсутності сну, це завжди хороша ідея. Тож мало хто відвідує. Але ті, хто приходить завжди задоволені, напої безкоштовні (до 5 GBP включно), досить великий запас ваучерів, плюс це відмінний спосіб розслабитися після цілого дня безперервного хакатону. Мінуси скоріше для організаторів: багато хто під шумок, поки організатори втомлені за всім стежать, встигають непогано підпити. Розбиратися з ними звичайно нам. Але ніколи до прямих проблем не доходило. Як і хакатон, вечірній бар має спонсора. І цього року вони відірвалися на повну, купивши всім присутнім "єгер бомби". Було дуже складно пояснювати (що я повністю за, налийте ще) що напівмертві учасники на кампусі це трохи не ті, кого вони хочуть найняти до себе в компанію і зупинити цей хаос на приблизно 30-му коктейлі. Після цього була легендарна доставка курки Nandos.
Легендарна вона тому що власники місцевих ресторанів приїхали разом із постачальниками щоб подивитися хто вирішив спустити кілька тисяч на курятину у суботній вечір. Загалом для того, щоб все розвантажити та розподілити між зонами, нам знадобилося 2 години та 30 волонтерів. Фото додаються. Не забувайте кричати “веганам сюди”, бо з'їдять вегетаріанську їжу замість веганської і потім проклинатимуть. Іншим незабутнім івентом було караоке. Там уже відривалися всі, включаючи нас. Тільки уявіть: 200 людей, які окупували лекційний зал о 2 годині ночі, співають абсолютно рандомні пісні (я співав Let It Go, сестра пишалася б). Було чудово, але знову типові проблеми: притягнути обладнання, налаштувати, домовитися з охороною та бібліотекою (суботня ніч – це дуже популярний час відвідування), щоб нас не вигнали. Охороні запропонували заспівати, відмовилися.
Все це, звісно, весело. Але. Хакатон триває дві доби: учасники можуть приходити та йти. Організаторів немає. Загалом я спав 3.5 години за дві доби та годин 5 за добу до початку. І те тому, що змусили інші волонтери (та й похід у бар давався взнаки). Спати можна було або в окремій кімнаті з килимами для йоги, або де вийде. Я спав на стільці, законом не заборонено, сплю, де хочу. Головне, щоб було по 3 особи, які не сплять на кожну хакзону. Ще одне завдання було періодично перевіряти проектор, оскільки він міг перегрітися і грошей на ремонт у нас точно не було зайвих. Щоб його поставити, нам знадобилося 6 осіб та 2 візки. Загалом було за гланди майже весь час. Якоїсь миті ми почали роздавати попкорн і солодку вату, знову ж таки, готували ми. Рейтинг пожежної безпеки сильно впав, коли я діставав попкорн прямо під час розігріву "бо зараз налетять і мені не залишиться".
Ця частина пройшлася з багатьох проблем в організації та їх вирішення. Інженери таки. Але ще величезна кількість речей залишилася за кадром: які були проблеми під час самого хакатона, вибори призів та нагородження, як працювало “розумне” голосування, відгуки спонсорів і як ми ще тиждень після проведення розбиралися із прибиранням приміщення. А також невеликий флекс: це перший студентський хакатон, який отримав освітлення на ВПС. Про це теж напишу у наступному епізоді цієї хакатонської саги. Найближчим часом приступлю до написання, а поки ось вам мій мейл: [захищено електронною поштою] та сайт проекту:
Джерело: habr.com