У 20-му столітті життя та робота людей йшли за планом. На роботі (спрощуючи — можна уявити завод) люди мали чіткий план на тиждень, на місяць, на рік вперед. Спрощуючи: тобі треба випиляти 20 деталей. Ніхто не прийде і не скаже, що деталей тепер треба випиляти, а крім того, написати статтю з роздумами про те, чому форма цих деталей саме така — і бажано вчора.
У повсякденному життя людей було приблизно так само: форс-мажор був справжнім форс-мажором. Немає стільникових телефонів, тобі не може подзвонити друг і попросити терміново приїхати допомогти вирішити проблему, ти живеш на одному місці практично все життя (переїзд як пожежа), а допомогти батькам взагалі думав приїхати в грудні на тиждень.
У цих умовах сформувався культурний код, де почуваєшся задоволеним, якщо виконав усі завдання. І це було реально. Невиконання всіх завдань – відхилення від норми.
Нині все інакше. Знаряддям праці став інтелект, і в робочих процесах необхідно його використовувати у різних іпостасях. Сучасний менеджер (особливо топ-менеджер) проходить через десятки завдань різного типу протягом дня. А головне — керувати кількістю «вхідних повідомлень» людина не може. Нові завдання можуть скасувати старі, змінити пріоритет, змінити саму постановку старих завдань. У умовах сформувати заздалегідь план і його виконувати поетапно практично неможливо. Ти не можеш на завдання, що прилетіло «у нас терміновий запит від податкової, треба відповісти сьогодні, інакше штраф» сказати «запланую на наступний тиждень».
Як із цим жити — щоб залишався час на життя поза роботою? І чи можна застосувати якісь робочі алгоритми менеджменту у повсякденному, побутовому житті? 3 місяці тому я кардинально змінив всю систему постановки завдань і контролю за ними. Хочу розповісти, як я до цього прийшов і що зрештою вийшло. П'єса буде в 2 частинах: у першій - трошки про, якщо так можна сказати, ідеологію. А друга – цілком про практику.
Як мені здається, проблема для нас полягає не в тому, що завдань стало значно більше. Проблема в тому, що наш соціально-культурний код досі налаштований на виконання всіх завдань, запланованих на сьогодні. Ми переживаємо коли плани ламаються, переживаємо коли ми не виконуємо все, що було заплановано. При цьому до шкіл та університетів досі функціонують у рамках колишнього коду: є заданий набір уроків, є чітко заплановані домашні завдання, і у дитини формується в голові модель, яка передбачає, що життя й надалі буде таким. Якщо уявити жорстку версію, то в житті, насправді, у тебе на уроці англійської починають говорити про географію, другий урок замість сорока хвилин займає півтори години, третій урок скасовується, а на четвертому посеред уроку тобі дзвонить мама і терміново просить купити і принести додому продукти.
Цей соціально-культурний код змушує людину сподіватися, що можна поміняти вхідний потік — і саме таким чином налагодити своє життя, а життя, описане вище, ненормальне, адже в ньому немає чіткого плану.
Це основна проблема. Потрібно усвідомити і прийняти, що ми не можемо керувати кількістю вхідних повідомлень, ми можемо керувати лише тим, як ми до цього ставимося і як ми, власне, обробляємо вхідні повідомлення.
Не варто хвилюватися з приводу того, що прилітають нові і нові запити на зміни планів: ми більше не працюємо на верстатах (за рідкісним винятком), листи не ходять по місяцю (так, я оптиміст), а стаціонарний телефон став анахронізмом. Отже, потрібно змінювати процес обробки повідомлень, а поточне життя прийняти таким, яким воно є, і усвідомити, що колишній соціально-культурний код не працює.
Що ж ми можемо зробити, щоб полегшало? Дуже складно «зробити хороший сайт», але з чітким технічним завданням (або хоча б просто з більш чітким описом поставленого завдання) досягти правильного результату (та й взагалі, досягти хоч якогось результату) стає дуже простіше.
Найкращий свій приклад, тому спробую декомпозувати свої бажання. Мені однозначно зрозуміло, що не так відбувається з опрацюванням життєвих та робочих планів: зараз «погано», а я хочу, щоб стало «добре».
Що таке «погано» та «добре» на «високому» рівні декомпозиції?
Погано: я відчуваю занепокоєння через невпевненість, що зможу зробити все, що пообіцяв зробити іншим людям чи собі, засмучуюсь через те, що ніяк не можу дістатися до справ, які давно запланував, адже їх доводиться відкладати або через палаючі задач, або до них дуже складно підступитися; не можу займатися всім, що цікаво, тому що більшу частину часу забирають робота та побут, погано через те, що не можу приділяти час сім'ї та відпочинку. Окремий пункт: я не перебуваю в режимі постійного перемикання контексту, від чого багато в чому відбувається все перераховане вище.
Добре: я не відчуваю занепокоєння, тому що знаю, чим я буду зайнятий найближчим часом, відсутність цієї тривоги дозволяє якісніше проводити вільний час, я не відчуваю регулярне почуття втоми (слово “постійне” для мене не підходить, воно саме регулярне), мені не доводиться смикатися і перемикатися на будь-які вхідні комунікації.
Загалом, багато що я описав вище можна описати простою фразою: «зниження невизначеності та невідомості».
Таким чином, технічним завданням стає щось на кшталт:
- Модифікація процесу обробки вхідних завдань – так, щоб контекст перемикався.
- Робота з системою постановки завдань — так, щоб хоча б поточні справи та ідеї не забували і колись були опрацьовані.
- Врегулювання передбачуваності завтрашнього дня.
Перш ніж щось змінювати, я маю зрозуміти, що я можу змінити, а що ні.
Складне і величезне завдання полягає в тому, щоб зрозуміти і визнати те, що сам потік, що входить, я змінити не можу, і цей потік — частина мого життя, в якому я опинився з доброї волі; плюси такого життя переважують мінуси.
Можливо, вам, на першому рівні вирішення проблеми, варто задуматися: а чи хочете ви взагалі того місця в житті, в якому опинилися, чи хочете чогось іншого? І якщо вам здається, що хочеться чогось іншого, то, можливо, паралельно варто опрацювати саме це з психологом/психоаналітиком/психотерапевтом/гуру/називайте їх будь-якими іменами — питання це настільки глибоке і серйозне, що заходити сюди я не буду.
Отже, я перебуваю там, де я знаходжуся, мені подобається, у мене компанія в 100 осіб (я завжди хотів займатися бізнесом), я займаюся цікавою роботою (це взаємодія з людьми, у тому числі для досягнення робочих цілей — а мені завжди була цікава «соціальна інженерія» та технології), бізнес побудований на «вирішенні проблем» (а мені завжди подобалося бути «фіксером»), мені добре вдома. Мені тут подобається, за винятком «побочок», перерахованих у частині «погано».
В умовах того, що таке життя мені подобається, я не можу змінити (за винятком делегування завдань, про що нижче) вхідний потік, але можу змінити його обробку.
Яким чином? Я прихильник концепції, що йти треба від меншого до більшого — спочатку вирішити найболючіші, при цьому вирішені простими змінами проблеми, і крокувати до більших змін.
Усі зміни, які я зробив, можна звести до трьох напрямків; перерахую їх від простих (для мене) змін до складних:
1. Обробка та збереження завдань.
Я ніколи нормально не міг (та й зараз не можу) вести паперові щоденники, записати і сформулювати завдання — дуже складну для мене справу, а регулярно сидіти в якомусь трекері — так зовсім важко.
Я це прийняв, і моєю основною концепцією було те, що справи, які я маю в голові — найважливіші.
Обробка завдань у мене відбувалася в такому режимі:
- завдання, про яке пам'ятаю - виконати, як дійдуть руки;
- вхідне завдання – якщо робиться швидко, виконати відразу як отримав, якщо робиться довго – пообіцяти, що зроблю;
- Завдання, про які забув — зробити тільки тоді, коли про них нагадали.
Із цим більш-менш нормально жилася якась кількість часу, допоки «завдання, про які забув» не перетворилися на проблему.
На проблему це перетворилося на двох іпостасях:
- Практично щодня прилітали забуті завдання, які треба було зробити край сьогодні (хардкор, який добив — смска від приставів про списання грошей із рахунків за штраф ДІБДР перед вильотом до Штатів та термінова необхідність розібратися, чи пустять мене вилітати взагалі).
- Безліч людей вважає некоректним перепитувати про прохання і залишає це в собі. Люди ображаються на те, що ти щось забув, якщо це особисте прохання, а якщо це робоче прохання, воно в результаті перетворюється на пожежу, яку треба зробити сьогодні (див. пункт перший).
Із цим треба було щось робити.
Як ми не було мені незвично, я почав записувати всі справи. Взагалі, все. Мені пощастило додуматися самому, але загалом вся ідея дуже перегукується з концепцією .
Першим етапом стало просто вивантаження всіх справ із голови в найпростішу для мене систему. Їй виявилося : інтерфейс дуже швидкий, процедура створення завдання мінімальна за часом, є проста апа на телефон (я далі перейшов на Todoist, але про це у другій, технічній частині).
Слава богу, я 10 років так чи інакше займаюся менеджментом в айті і розумію, що «створити додаток» — приречений таск, так само як «сходити до лікаря». Тому я став розбивати завдання на декомпозовані завдання у вигляді дій.
Я чітко розумію, що я людина, дуже залежна від позитивного фідбека, яка у вигляді фідбека «дивися скільки ти сьогодні зробив» я і сама можу собі дати (якщо бачу). Тому завдання «сходити до лікаря» перетворюється на завдання «вибрати, до якого лікаря сходити», «вибрати час, коли можна піти до лікаря», «зателефонувати та записатися на прийом». При цьому я не хочу себе напружувати: кожне із завдань цілком можна зробити в один із днів тижня і бути задоволеним, що якийсь етап у завданні ти вже пройшов.
Ключовий пойнт: декомпозиція тяган та запис тяг у вигляді коротких дій.
Поки завдання у тебе в голові, поки ти думаєш, що його треба колись виконати, ти не спокійний.
Якщо вона ще при цьому й не записана, і ти її забув — ти мучишся, коли згадаєш про неї і згадаєш, що забув.
Це стосується всіх справ, включаючи побутові: поїхати на роботу і дорогою згадати, що забув викинути сміття, зовсім не круто.
Ці переживання просто не потрібні. Тому я почав записувати взагалі усі справи.
Мета полягає в тому, щоб, натренувавши в собі вивантаження всіх (абсолютно всіх) справ у будь-який трекер, наступним етапом почати переставати думати про записані справи в голові.
Коли ти розумієш, що все, про що ти думав зробити, записано і рано чи пізно до цього дійдеш — особисто для мене тривога йде.
Ти перестаєш сіпатися від того, що посеред дня згадуєш, що хотів поміняти лампочки в коридорі, поговорити з працівником або написати документ (і терміново кидаєшся його писати).
Мінімізуючи кількість забутих (у цьому контексті — незаписаних) завдань, я мінімізую занепокоєння, яке виникає, коли я згадую про ці найзабутіші завдання.
Все не записати і не згадати, але якщо раніше таких завдань було 100, то до певного моменту їх лишається 10, і просто «інцидентів» занепокоєння стає менше.
Ключовий пойнт: записуємо все, взагалі все, навіть якщо впевнені, що запам'ятаємо.
Все не запам'ятати: хоч би як це безглуздо звучало, я записую все, аж до «вигуляти собаку».
Що я вирішив у такий спосіб? Зменшився занепокоєння від того, що я постійно боявся щось забути (перебирав у голові плани, завдання обіцянки, і т.п.), і в цілому пропало зайве перемикання в голові про “подумати, що я ще міг обіцяти”.
2. Зниження реактивності.
Ми не можемо знизити вхідний потік, але ми можемо змінити спосіб того, як ми на нього реагуємо.
Я завжди був реактивною людиною і отримував від цього кайф, одразу відповідав на прохання людини щось зробити по телефону, намагався одразу виконати поставлене в житті чи побуті завдання, загалом був максимально швидкий, відчував кайф від цього. Це не проблема, але на проблему це перетворюється, коли подібна реакція перетворюється на інстинкт. Ти перестаєш відрізняти, де реально потрібен прямо зараз, а де люди цілком можуть почекати.
Проблема в тому, що від цього виробляються й негативні відчуття: по-перше, якщо я не встиг щось зробити чи забув про те, що обіцяв відреагувати, знову ж таки сильно засмучувався, але це окремо було не критично. Критично це стало в той момент, коли кількість завдань, на які хотілося миттєво інстинктивно відреагувати, побільшало, ніж фізичних можливостей це зробити.
Я почав вчитися не реагувати на справи одразу. Спочатку це було просто суто технічне рішення: на будь-який вхідний запит «будь ласка, зроби», «будь ласка, допоможи», «давай зустрінемося», «давай зателефонуємо», я став замість реакції і навіть замість аналізу того, коли я це зроблю, першою завданням ставити просто обробити цей запит і запланувати, коли я його виконаю. Тобто першим у трекері стає не завдання виконати те, що попросили, а завдання «завтра прочитати, що написав Ваня в телеграмі, і зрозуміти, чи я можу це зробити і коли це зроблю, якщо можу». Найскладніше тут — боротися з інстинктами: величезна кількість людей за умовчанням вимагає швидкої реакції, і ти, якщо звик жити в ритмі такого реагування, почуваєшся некомфортно, якщо не відповів людині на прохання відразу.
Але трапилося диво: виявляється 9 з 10 людей, які просять щось зробити «вчора», цілком можуть почекати до «завтра», коли ти дістанешся до їхньої справи, якщо ти просто сказав, що завтра до нього дістанешся. Це, разом із записом справ та виконанням обіцянок дістатися, настільки полегшує життя, що тобі починає здаватися, що тепер ти живеш у структурованому плані (а можливо це так і є). Потрібна, звичайно, велике тренування, але насправді в умовах, коли ти прийняв для себе таке правило, цьому швидко можна навчитися. І це величезною мірою вирішує проблеми перемикання контексту та невиконання поставлених планів. Все нові завдання я намагаюся поставити на завтра, всі прохання, на які раніше реактивно реагував, також ставлю на завтра, а вже завтра з ранку розумію, що з цим можна зробити і коли. Плани на «сьогодні» стають менш плаваючими.
3. Розміщення пріоритетів та фіксація раптових справ.
Як я сказав спочатку, я визнав для себе, що потік завдань кожного дня більший, ніж я можу виконати. Набір реактивних завдань таки залишається. Тому щоранку я розбираюся з поставленими на сьогодні завданнями: які справді час зробити сьогодні, які можна перенести на завтрашній ранок, щоб визначитися, коли їх варто зробити, які варто делегувати, а які можна взагалі викинути. Але цим справа не обмежується.
Величезна фрустрація виникає тоді, коли ввечері ти розумієш, що не зробив критичних на сьогодні запланованих справ. Але найчастіше це виникає тому, що сьогодні виникли незаплановані справи, на які, незважаючи на максимальні старання відкласти реакцію, треба було реагувати сьогодні. Я почав записувати всі справи, які зробив сьогодні, відразу після того, як їх зробив. І надвечір переглядав список завершених завдань. Зайшов поговорити юрист – записав, зателефонував клієнт – записав. Сталася аварія, на яку треба відреагувати, — записав. Зателефонував автосервіс і сказав, що машину треба привезти саме сьогодні, щоб її відремоніторували на неділю, — записав. Це дозволяє як зрозуміти, чому я не дістався до поставлених на сьогодні завдань і не переживати від цього (якщо раптові завдання того варті були), так і відфіксувати, де я міг менш реактивно обробляти вхідні завдання (сказати сервісу, що у мене не виходить і я привезу машину тільки завтра, і дізнатися, що таки до неділі її вдасться зробити, віддавши навіть завтра). Я намагаюся записувати абсолютно всі виконані справи, аж до «підписав два папери від бухгалтерії» та хвилинну розмову з колегою.
4. Делегування.
Найскладніша для мене тема. І тут я навіть радше приймати, ніж давати поради. Я тільки вчуся цим правильно займатися.
Проблема у делегуванні полягає в організації процесів делегування. Там, де ці процеси побудовані, ми легко передаємо завдання. Там, де процеси не налагоджені, делегування здається або надто довгим (порівняно з тим, коли зробиш завдання сам), або просто неможливим (це завдання ніхто, крім мене, виконати точно не може).
Ця відсутність процесів створює блок у голові: мені навіть не спадає на думку, що можна делегувати завдання. Буквально кілька тижнів тому, коли вирішив перейти з Trello до Todoist, спіймав себе на тому, що вже три години переношу завдання з однієї системи до іншої, навіть не подумавши, що це може зробити хтось інший.
Головний зараз для мене експеримент — це подолати власний блок просити людей щось робити у тих випадках, коли я впевнений, що вони не погодяться чи не знають, як це робити. Витрачати час на пояснення. Прийняти те, що справи робитимуться довше. Якщо ви поділіться своїм досвідом, я дуже радий.
пастки
Всі вищезгадані зміни описуються цілком технічними рекомендаціями щодо роботи з софтом, про які я напишу в наступній частині, а в висновку цієї — про дві пастки, в які я потрапив у процесі всієї моєї життєвої реорганізації.
Концепція втоми.
Зважаючи на те, що ми з вами працюємо не фізично, а розумово, виникає величезна та несподівана проблема — зрозуміти й зловити момент, коли ти починаєш втомлюватися. Це дозволяє вчасно перепочити.
У умовного робітника за верстатом такої проблеми не було в принципі. По-перше, почуття фізичної втоми зрозуміле нам з дитинства, а крім того, досить важко продовжувати робити щось фізично, коли організм на це не здатний. Ми не можемо, зробивши 10 підходів у тренажерці, зробити ще 5 «бо так треба». Ця мотивація не спрацює з очевидних причин біологічного характеру.
З мисленням ситуація дещо інша: думати ми не перестаємо. Я не розсічив цю сферу, але загалом такі гіпотези:
- Людиною, яка перебуває у постійному чаді, розумова втома помічається не відразу. Це не відбувається у вигляді «не можу більше думати, полежу» — спочатку це впливає на емоційний спектр, на здібності мислення, потім на сприйняття, тільки десь тут можна відчути, що накотило.
- Для того, щоб вимкнутись із потоку, недостатньо просто перестати займатися робочими справами. Я помітив, що якщо я, наприклад, перестаю працювати, лежу і вистрибую в телефон, я читаю, дивлюся і все одно мозок продовжує працювати, втома не відпускає. Реально допомагає лягти і змусити себе нічого робити взагалі (включаючи тикання в телефон). Перші хвилин 10 дуже складно вийти з потоку активності, наступні 10 хвилин на думку спадає мільйон ідей, як усе правильно зробити, а ось далі вже чистота.
Важливо і треба давати мозку відпочивати, і оскільки зловити цей момент дуже складно, треба просто робити це регулярно.
Час на відпочинок/життя/сім'ю.
Я, як уже писав, залежна від позитивного фідбека людина, але можу генерувати її собі сама: це і бонус, і проблема.
З того моменту, як я став трікати всі завдання, я сам себе хвалю за виконані. У якийсь момент я потрапив зі стану «врегулював робоче життя», у стан «тепер я супергерой і зможу робити максимум речей», дійшовши до 60 завдань на день.
Я балансував робочі та домашні справи і обов'язково вставляв у щоденний список та справи вдома, але проблема саме в тому, що це справи. А потрібен обов'язково час на відпочинок та на родину.
Робітника з цеху виганяють о 6 годині, а підприємець ще й кайф отримує, коли працює. Виходить приблизно та сама проблема, що і з неможливістю зловити момент «розумної втоми»: у кайфі від виконаних завдань ти забуваєш, що тобі треба, власне, жити.
Випадати з потоку, коли все виходить і ти ловиш від цього кайф, дуже складно, теж доводиться себе змушувати.
Втома приходить не бажанням «полежати», а розладом емоцій («все дратує з самого ранку»), складністю сприйняття інформації та погіршенням здатності до переключення контекстів.
Критично важливо виділяти час для відпочинку, навіть якщо дуже обломно. Важливо, щоб потім це не позначилося на тобі. Не круто два місяці радіти своїй продуктивності, а потім перебувати в стані, коли все задовбало, і ти не можеш бачити людей.
Зрештою ми живемо не тільки заради продуктивності, у світі є безліч цікавих і дивовижних речей 😉
Загалом і загалом, такі приблизно міркування, як загалом і загалом варто (ре)організувати робочі та позаробочі процеси. У другій частині розповім про те, які інструменти для цього використав і яких результатів вдалося досягти.
PS Тема ця виявилася для мене настільки важливою, що я навіть завів окремий телеграм-канал, де ділюся своїми міркуваннями щодо цього, приєднуйтесь.
Джерело: habr.com