Як виконати 70 завдань на день: життя в таск-трекерах – гарне життя

Систематично вести завдання я намагався, мабуть, разів 20-25. І кожна спроба зривалася, як тепер я розумію, з двох причин.

По-перше, щоб виділяти час веденню завдань, треба зрозуміти — навіщо це робиться.
Ти починаєш вести завдання, витрачати на цей час, робиш менше завдань, все це починає накопичуватись — в ім'я чого?

Будь-яку роботу важко вести, коли ти не розумієш, для чого. «Упорядкувати життя» — не адекватна мета, оскільки «упорядковане життя» — це досить розмите явище. А ось «зменшити рівень тривоги, знизивши рівень невідомості» — мета набагато конкретніша і краща, на яку цілком можна витратити годину на день.

По-друге, всі методології, які я читав, описують одразу кінцевий стан процесу. "Вам потрібно взяти ToDoIst, розбити за проектами, інтегрувати з календарем, робити рев'ю завдань за тиждень, пріоритезувати їх ..." Це складно почати робити відразу. Як і в програмній розробці, я вважаю, що потрібно користуватися методом прогресивного джпегу - Ітеративно.

Тому пройдуся своїми "ітераціями", і, можливо, в такому ж вигляді це знадобиться і вам. Зрештою, чим не привід використовувати травневі канікули, щоб вийти на роботу, використовуючи нову парадигму?

А як я до цього прийшов, можна прочитати тут.

Трелло, пара списків

Створюємо всього 4 списки, використовуємо десктопну та мобільну програму.

списки:

• Справи — всі завдання, які спадають на думку, записувати сюди. І записувати відразу, як тільки вони спадають на думку. "Викинути сміття" - завдання. «Вимити посуд» – завдання. "Призначити планерку" - завдання. Ну, і таке інше. Навіть найбільш очевидні чи важливі речі можуть бути забуті, якщо трапилося щось раптове або просто був важкий день.
• Справи на сьогодні – щовечора переношу справи з дошки «Дела» у дошку «Справи на сьогодні». Якщо до вечора частина справ там залишатиметься — це нормально, про це трохи нижче. Згодом починаєш розуміти, скільки завдань може бути у списку, щоб більшу їх частину можна було зробити у запланований день.
• Зроблено сьогодні. Ця дошка — головний спосіб зменшити тривогу «я нічого сьогодні не зробив» і добрий шлях для подальшої рефлексії щодо самоорганізації. Записую сюди всі завдання, які зробив сьогодні, навіть не зі списку запланованих. "Зателефонував Васі з приводу документів" - записав. "Попросили підписати папери" - записав. "Обговорили з Антоном договір" - записав. Таким чином, до кінця дня ви зрозумієте, на що ви насправді витратили час і що могли не робити з цих завдань лише заради виконання плану.
• Готово – список усіх виконаних завдань. На початку або наприкінці дня я переношу їх із «Зроблено сьогодні» до «Готового». По суті, це таке сміття, в якому просто можна знайти виконані завдання, і тому потребує регулярного чищення.

Трелло, «міні-календар»

Якогось моменту стає зрозуміло, що деякі завдання точно прив'язані за часом, і про них не хочеться забувати протягом тижня, щоб не запланувати на цей час ще щось. З календарем у мене завжди було складно, тому я додав кілька дощок із назвами «Справи на понеділок», «Справи на вівторок» тощо, до яких став заносити прив'язані до часу справи.

Таким чином, коли мене запитують: "Чи можемо ми поговорити в четвер о 16:00?" — я просто йду у відповідну дошку і дивлюся, що там записано на цей час. І треба не забувати вчасно перекидати завдання між списками протягом тижня: наприклад, «справи на четвер» з настанням четверга — у «справи на сьогодні».

Чому не календар? Для мене — дуже складно використовувати дві утиліти одночасно. Якщо використати для цього календар — мені потрібно буде в нього зайти, заповнити, регулярно заходити до нього, щоб перевірити, чи я щось забув…

На цьому моменті я підійшов до кордонів Trello. Основною проблемою стало те, що в день записувалося більше 50 завдань, і був великий пул справ, прив'язаних як до загального списку, так і до списків, прив'язаних до днів. Як зрозуміти, що завдання, яке мені треба зробити, я вже записав? Почали з'являтися дублі. Як одночасно пріоритезувати всі завдання щодо одного з проектів? Як дати іншим людям можливість переглянути твої календарні плани?

Мені потрібна була система, яка, зберігаючи відносну легкість:

1. Могла б групувати завдання щодо проектів.
2. Мати календарну прив'язку (виконати завтра), і автоматично переносити це завдання на сьогодні, з настанням дня.
3. Інтегрувалася б із Google-календарем.

Ось тут я повернувся до ToDoist, і на цьому етапі він виявився найкращим рішенням.

Поточний потік у ToDoist

Вхідні

Будь-які вхідні завдання пишу в Inbox, який намагаюсь одразу розбирати. Під розбором мається на увазі:

• Визначення дати, коли завдання буде виконано (для коротких завдань я найчастіше ставлю Today, а вже надвечір розумію, коли, насправді, її можна буде зробити).
• Визначення проекту, до якого можна віднести завдання (для статистики та можливості якимось чином змінити пріоритет у всіх завдань щодо проекту).

Завдання, які спали на думку і які необов'язково робити найближчим часом, йдуть у проекти Uncategorized Personal («взяти підсклянники в машину») та Uncategorized Work («подумати, коли можемо влаштувати стратсесію з PR»). У ToDoist можна призначати завдання, що повторюються: так кожні вихідні у мене з'являється завдання «Розобрати Uncategorized Personal», а щопонеділка — «Розобрати Uncategorized Work».

Інтеграція з календарем
ToDoist відмінно інтегрується з Google-календарем, причому в обидва боки. Календар у мене розлючений з колегами, щоб вони могли бачити, коли до мене точно не достукатися.

При цьому завдання з календаря переносяться і у зворотний бік: я можу сказати «Сергю, подивись за моїм часом на п'ятницю і запиши там зустріч», яка виявиться і в календарі, і в ToDoist. Так фактично я вперше почав користуватися календарем, при цьому мені не потрібно створювати події в ньому.

Обробка не оперативних вхідних завдань

Я примусово не кидаюся виконувати завдання одразу, крім тих завдань, де пожежа очевидна. «Нам терміново треба зв'язатися з керівництвом компанії ABC, тому що сервер лежить, а відповіді від її співробітників немає» — очевидно палаюче завдання, яке відкладати не можна, а ось «Женя, можна я подзвоню тобі зараз поговорити про один новий проект» перетворюється на « Запланувати, коли можна буде поговорити з X про Y», яка вже перетвориться на завдання «Сказати X, що ми можемо поговорити тоді» і завдання «Поговорити з X про Y», вже прив'язану до часу. Практично будь-яке вхідне завдання перетворюється спочатку на «Запланувати…».

Пріоритезація задач
Усі завдання, включені на день, не виконати. Спостерігаючи за собою, я зрозумів наступне (у кожного числа будуть інші, але головне — дійти висновків).

1. Щодня в мене записується близько 50-70 завдань.
2. Комфортно для себе (без почуття тотальної втоми наприкінці дня) я можу зробити до 30 завдань.
3. Зробивши до 50 завдань, я втомлюся, але некритично.
4. Я можу закрити 70 завдань, але після цього я насилу вийду з «потоку трудоголізму», важко засну і в цілому буду мало соціальний.

Виходячи з цього я вирішую, що мені робити сьогодні. У ToDoist є пріоритезація кожного завдання, тому вранці я вибираю критичні для виконання завдання, а решту виконую, виходячи з можливостей та бажання. Щодня переношу близько 40-20 завдань на наступний: що цікаво – при цьому завдань наступного дня стає знову 60-70.

Ведення статистики

Дуже хочеться розуміти загалом, скільки часу пішло сьогодні на справи, пов'язані з роботою, та на які саме. Для цього я використовую програму RescueTime, що стоїть і на телефоні, і на лептопі, і Google Maps Location History (так, я не параноїк).

Ми живемо за містом, тому час, витрачений на дорогу, можна використовувати до ладу. Зараз, коли я не втомився, я в дорозі слухаю аудіокниги, щоб хоч якось використати ці 40 хвилин.

Дані я поки що не агрегую, створюючи своєрідний персональний Data Lake; настане час — дістануся до цього.

Висновків не буде

1. Життя сучасної людини — великий потік завдань, що входять. Зменшити його не вдасться; треба навчитися керувати цим потоком.
2. Більшість тривог – від невідомості майбутнього. Якщо ми розумітимемо, що на нас чекає найближчими днями, тривог стане відчутно менше.
3. Заради цього можна витрачати час на організацію свого дня. Я знаю, що трапиться сьогодні, що буде завтра, і не забуваю про ті завдання, про які раніше забував.
4. Ведення таск-трекінгу - не самоціль, а, якщо хочете, спосіб самовиховання. Речі, які раніше робити було ліньки або речі, до яких ніяк не добиралися руки, стає легше робити. Багато людей (і я серед них) взагалі, загалом, краще почуваються, коли завдання ставляться із зовнішнього світу. Таск-трекінг це такий спосіб ставити завдання самому собі і навчитися жити своїми бажаннями.
5. Робота – це не самоціль. Мета - так організувати свій робочий розклад, щоб з'явився передбачуваний вільний час, коли ти можеш займатися собою, родинами, своїми інтересами.

Джерело: habr.com