آئی ٹی کے اخراجات کی تخصیص - کیا انصاف ہے؟

مجھے یقین ہے کہ ہم سب دوستوں یا ساتھیوں کے ساتھ کسی ریستوراں میں جاتے ہیں۔ اور تفریحی وقت کے بعد، ویٹر چیک لاتا ہے۔ اس کے بعد مسئلہ کو کئی طریقوں سے حل کیا جا سکتا ہے:

• طریقہ ایک، "جنٹلمین"۔ ویٹر کو 10-15% "ٹپ" چیک کی رقم میں شامل کی جاتی ہے، اور نتیجے میں آنے والی رقم تمام مردوں میں یکساں طور پر تقسیم ہوتی ہے۔
• دوسرا طریقہ "سوشلسٹ" ہے۔ چیک سب کے درمیان یکساں طور پر تقسیم کیا جاتا ہے، قطع نظر اس کے کہ انہوں نے کتنا کھایا پیا۔
• تیسرا طریقہ "منصفانہ" ہے۔ ہر کوئی اپنے فون پر کیلکولیٹر آن کرتا ہے اور اپنے پکوانوں کی قیمت کے علاوہ ایک مخصوص رقم "ٹپ" کا حساب لگانا شروع کر دیتا ہے، انفرادی طور پر بھی۔

ریستوران کی صورت حال کمپنیوں میں آئی ٹی کے اخراجات کے ساتھ صورتحال سے بہت ملتی جلتی ہے. اس پوسٹ میں ہم محکموں کے درمیان اخراجات کی تقسیم کے بارے میں بات کریں گے۔

لیکن اس سے پہلے کہ ہم IT کی کھائی میں غوطہ لگائیں، آئیے ریستوراں کی مثال پر واپس آتے ہیں۔ مندرجہ بالا طریقوں میں سے ہر ایک "لاگت مختص" کے فوائد اور نقصانات ہیں۔ دوسرے طریقے کا واضح نقصان: ایک سبزی خور سیزر سلاد بغیر چکن کے کھا سکتا ہے، اور دوسرا ریبی سٹیک کھا سکتا ہے، اس لیے مقدار میں کافی فرق ہو سکتا ہے۔ "منصفانہ" طریقہ کار کا منفی پہلو یہ ہے کہ گنتی کا عمل بہت طویل ہے، اور رقم کی کل رقم ہمیشہ چیک میں موجود رقم سے کم ہوتی ہے۔ عام صورت حال؟

اب تصور کریں کہ ہم چین کے ایک ریستوران میں مزے کر رہے تھے، اور چیک چینی زبان میں لایا گیا تھا۔ جو کچھ واضح ہے وہ رقم ہے۔ اگرچہ بعض کو شبہ ہو سکتا ہے کہ یہ رقم بالکل نہیں بلکہ موجودہ تاریخ ہے۔ یا، فرض کریں کہ ایسا اسرائیل میں ہوتا ہے۔ وہ دائیں سے بائیں پڑھتے ہیں، لیکن وہ نمبر کیسے لکھتے ہیں؟ گوگل کے بغیر کون جواب دے سکتا ہے؟

آئی ٹی اور کاروبار کے لیے مختص کی ضرورت کیوں ہے؟

لہذا، آئی ٹی ڈیپارٹمنٹ کمپنی کے تمام ڈویژنوں کو خدمات فراہم کرتا ہے، اور اصل میں اپنی خدمات کو کاروباری ڈویژنوں کو فروخت کرتا ہے۔ اور، اگرچہ ایک کمپنی کے اندر محکموں کے درمیان رسمی مالیاتی تعلقات نہیں ہو سکتے، ہر کاروباری یونٹ کو کم از کم یہ سمجھنا چاہیے کہ وہ IT پر کتنا خرچ کرتا ہے، نئی مصنوعات لانچ کرنے، نئے اقدامات کی جانچ وغیرہ پر کتنا خرچ آتا ہے۔ یہ واضح ہے کہ انفراسٹرکچر کی جدید کاری اور توسیع کی ادائیگی افسانوی "جدید ساز، سسٹم انٹیگریٹرز اور آلات بنانے والوں کے سرپرست" کے ذریعے نہیں ہوتی، بلکہ کاروبار کے ذریعے، جس کو ان اخراجات کی تاثیر کو سمجھنا چاہیے۔

کاروباری یونٹس سائز کے ساتھ ساتھ IT وسائل کے استعمال کی شدت میں بھی مختلف ہوتے ہیں۔ اس طرح، آئی ٹی انفراسٹرکچر کو اپ گریڈ کرنے کے اخراجات کو محکموں کے درمیان یکساں طور پر تقسیم کرنا اس کے تمام نقصانات کے ساتھ دوسرا طریقہ ہے۔ اس معاملے میں "منصفانہ" طریقہ زیادہ افضل ہے، لیکن یہ بہت محنت طلب ہے۔ سب سے بہترین آپشن "نصف منصفانہ" آپشن لگتا ہے، جب اخراجات کو پیسے کے لیے نہیں بلکہ کچھ معقول درستگی کے ساتھ مختص کیا جاتا ہے، بالکل اسی طرح جیسے اسکول جیومیٹری میں ہم نمبر π کو 3,14 کے طور پر استعمال کرتے ہیں، نہ کہ نمبروں کی پوری ترتیب۔ اعشاریہ کے بعد

IT سروسز کی لاگت کا اندازہ لگانا ایک ہی IT انفراسٹرکچر کے ساتھ ہولڈنگز میں بہت مفید ہے جب ہولڈنگ کے کچھ حصے کو الگ ڈھانچے میں ضم یا الگ کیا جائے۔ یہ آپ کو فوری طور پر آئی ٹی خدمات کی لاگت کا حساب لگانے کی اجازت دیتا ہے تاکہ منصوبہ بندی کرتے وقت ان رقموں کو مدنظر رکھا جا سکے۔ نیز، IT خدمات کی قیمت کو سمجھنا IT وسائل کو استعمال کرنے اور ان کی ملکیت کے لیے مختلف اختیارات کا موازنہ کرنے میں مدد کرتا ہے۔ جب کئی ہزار ڈالر کے سوٹ میں مرد اس بارے میں بات کرتے ہیں کہ کس طرح ان کی پروڈکٹ آئی ٹی کی لاگت کو بہتر بنا سکتی ہے، جس چیز کو بڑھانے کی ضرورت ہے اسے بڑھا سکتا ہے، اور جس چیز کو کم کرنے کی ضرورت ہے اسے کم کر سکتا ہے، آئی ٹی خدمات کے جاری اخراجات کا اندازہ لگانا CIO کو مارکیٹنگ کے وعدوں پر اندھا اعتماد کرنے کی اجازت نہیں دیتا ہے۔ ، لیکن متوقع اثر کا درست اندازہ لگانے اور نتائج کو کنٹرول کرنے کے لیے۔

کاروبار کے لیے، مختص کرنا IT خدمات کی قیمت کو پہلے سے سمجھنے کا ایک موقع ہے۔ کسی بھی کاروباری ضرورت کا اندازہ مجموعی IT بجٹ میں اتنے فیصد اضافے کے طور پر نہیں لگایا جاتا ہے، بلکہ اس کا تعین کسی مخصوص ضرورت یا خدمت کی رقم کے طور پر کیا جاتا ہے۔

اصلی کیس

ایک بڑی کمپنی کے CIO کا کلیدی "درد" یہ تھا کہ یہ سمجھنا ضروری تھا کہ کس طرح کاروباری اکائیوں کے درمیان اخراجات کو تقسیم کیا جائے اور استعمال کے تناسب سے IT کی ترقی میں شرکت کی پیشکش کی جائے۔

ایک حل کے طور پر، ہم نے ایک IT سروسز کیلکولیٹر تیار کیا جو پہلے IT سروسز اور پھر کاروباری اکائیوں کے لیے کل IT اخراجات مختص کرنے کے قابل تھا۔

اصل میں دو کام ہیں: آئی ٹی سروس کی لاگت کا حساب لگائیں اور اس سروس کو استعمال کرنے والے کاروباری یونٹوں کے درمیان اخراجات کو مخصوص ڈرائیورز (ایک "نصف منصفانہ" طریقہ) کے مطابق تقسیم کریں۔

پہلی نظر میں، یہ آسان لگ سکتا ہے، اگر شروع سے ہی، IT خدمات کو صحیح طریقے سے بیان کیا گیا ہو، معلومات کو CMDB کنفیگریشن ڈیٹا بیس میں داخل کیا گیا ہو اور IT اثاثہ جات کے انتظام کے نظام ITAM، وسائل اور سروس کے ماڈل بنائے گئے ہوں اور IT سروسز کا ایک کیٹلاگ بنایا گیا ہو۔ ترقی یافتہ درحقیقت، اس صورت میں، کسی بھی IT سروس کے لیے یہ تعین کرنا ممکن ہے کہ وہ کون سے وسائل استعمال کرتا ہے اور ان وسائل کی قیمت کتنی ہے، قیمتوں میں کمی کو مدنظر رکھتے ہوئے۔ لیکن ہم عام روسی کاروبار سے نمٹ رہے ہیں، اور اس سے کچھ پابندیاں عائد ہوتی ہیں۔ اس طرح، کوئی CMDB اور ITAM نہیں ہے، صرف IT خدمات کا ایک کیٹلاگ ہے۔ ہر آئی ٹی سروس عام طور پر ایک انفارمیشن سسٹم، اس تک رسائی، یوزر سپورٹ وغیرہ کی نمائندگی کرتی ہے۔ آئی ٹی سروس بنیادی ڈھانچے کی خدمات جیسے کہ "DB سرور"، "ایپلی کیشن سرور"، "ڈیٹا سٹوریج سسٹم"، "ڈیٹا نیٹ ورک" وغیرہ استعمال کرتی ہے۔ اس کے مطابق تفویض کردہ کاموں کو حل کرنے کے لیے ضروری ہے:

• بنیادی ڈھانچے کی خدمات کی قیمت کا تعین؛
• بنیادی ڈھانچے کی خدمات کی لاگت کو IT خدمات میں تقسیم کریں اور ان کی لاگت کا حساب لگائیں۔
• آئی ٹی خدمات کی لاگت کو کاروباری اکائیوں میں تقسیم کرنے کے لیے ڈرائیورز (گتانک) کا تعین کریں اور آئی ٹی خدمات کی لاگت کو کاروباری یونٹوں کے لیے مختص کریں، اس طرح آئی ٹی ڈیپارٹمنٹ کے اخراجات کی رقم کو کمپنی کے دیگر ڈویژنوں میں تقسیم کریں۔

تمام سالانہ IT اخراجات کو رقم کے تھیلے کے طور پر پیش کیا جا سکتا ہے۔ اس بیگ میں سے کچھ سامان، نقل مکانی کے کام، جدید کاری، لائسنس، معاونت، ملازمین کی تنخواہوں وغیرہ پر خرچ کیا گیا۔ تاہم، پیچیدگی آئی ٹی میں فکسڈ اثاثوں اور غیر محسوس اثاثوں کے اکاؤنٹنگ کے لیے اکاؤنٹنگ کے طریقہ کار میں ہے۔

آئیے SAP انفراسٹرکچر کو جدید بنانے کے منصوبے کی مثال لیتے ہیں۔ پروجیکٹ کے حصے کے طور پر، آلات اور لائسنس خریدے جاتے ہیں، اور کام سسٹم انٹیگریٹر کی مدد سے کیا جاتا ہے۔ کسی پروجیکٹ کو بند کرتے وقت، مینیجر کو کاغذی کارروائی کرنی چاہیے تاکہ اکاؤنٹنگ کا سامان مقررہ اثاثوں میں شامل ہو، لائسنس غیر محسوس اثاثوں میں شامل ہوں، اور دیگر ڈیزائن اور کمیشننگ کے کام کو موخر اخراجات کے طور پر لکھا جائے۔ مسئلہ نمبر ایک: فکسڈ اثاثوں کے طور پر رجسٹر کرتے وقت، صارف کا اکاؤنٹنٹ اس بات کی پرواہ نہیں کرتا کہ اسے کیا کہا جائے گا۔ لہذا، مقررہ اثاثوں میں ہمیں اثاثہ "UpgradeSAPandMigration" موصول ہوتا ہے۔ اگر، پروجیکٹ کے حصے کے طور پر، ایک ڈسک کی صف کو جدید بنایا گیا تھا، جس کا SAP سے کوئی تعلق نہیں ہے، تو یہ لاگت اور مزید مختص کی تلاش کو مزید پیچیدہ بنا دیتا ہے۔ درحقیقت، کوئی بھی سامان "UpgradeSAPandMigration" کے اثاثے کے پیچھے چھپایا جا سکتا ہے، اور جتنا زیادہ وقت گزرتا جائے گا، یہ سمجھنا اتنا ہی مشکل ہوتا ہے کہ اصل میں وہاں کیا خریدا گیا تھا۔

یہی بات غیر محسوس اثاثوں پر بھی لاگو ہوتی ہے، جن کا حساب کتاب کا فارمولہ زیادہ پیچیدہ ہوتا ہے۔ ایک اضافی پیچیدگی اس حقیقت کی طرف سے شامل کی گئی ہے کہ سامان شروع کرنے اور اسے بیلنس شیٹ پر ڈالنے کا لمحہ تقریبا ایک سال تک مختلف ہوسکتا ہے. اس کے علاوہ، فرسودگی 5 سال ہے، لیکن درحقیقت حالات کے لحاظ سے آلات کم یا زیادہ کام کر سکتے ہیں۔

اس طرح، نظریاتی طور پر 100% درستگی کے ساتھ آئی ٹی خدمات کی لاگت کا حساب لگانا ممکن ہے، لیکن عملی طور پر یہ ایک طویل اور بے معنی مشق ہے۔ لہذا، ہم نے ایک آسان طریقہ کا انتخاب کیا: وہ اخراجات جو آسانی سے کسی بھی انفراسٹرکچر یا IT سروس سے منسوب کیے جاسکتے ہیں براہ راست متعلقہ سروس سے منسوب کیے جاتے ہیں۔ بقیہ اخراجات کچھ اصولوں کے مطابق IT سروسز میں تقسیم کیے جاتے ہیں۔ یہ آپ کو تقریباً 85% کی درستگی حاصل کرنے کی اجازت دے گا، جو کہ کافی ہے۔

پہلے مرحلے میں بنیادی ڈھانچے کی خدمات کے اخراجات کی تقسیم کے لیے، IT پروجیکٹس کے لیے مالیاتی اور اکاؤنٹنگ رپورٹس اور "صوتی رضاکارانہ" کا استعمال ان صورتوں میں کیا جاتا ہے جہاں کسی بھی بنیادی ڈھانچے کی خدمات سے لاگت کو منسوب کرنا ممکن نہ ہو۔ لاگتیں یا تو براہ راست IT سروسز یا انفراسٹرکچر سروسز کے لیے مختص کی جاتی ہیں۔ سالانہ اخراجات کی تقسیم کے نتیجے میں، ہم ہر انفراسٹرکچر سروس کے اخراجات کی رقم حاصل کرتے ہیں۔

دوسرے مرحلے پر IT خدمات کے درمیان تقسیم کے گتانک کا تعین بنیادی ڈھانچے کی خدمات جیسے "ایپلی کیشن سرور"، "ڈیٹا بیس سرور"، "ڈیٹا اسٹوریج" وغیرہ کے لیے کیا جاتا ہے۔ کچھ بنیادی ڈھانچے کی خدمات، مثال کے طور پر، "کام کی جگہیں"، "وائی فائی تک رسائی"، "ویڈیو کانفرنسنگ" کو IT خدمات میں تقسیم نہیں کیا جاتا ہے اور براہ راست کاروباری اکائیوں کو مختص کیا جاتا ہے۔

اس مرحلے پر مزہ شروع ہوتا ہے۔ مثال کے طور پر، ایسی انفراسٹرکچر سروس کو "ایپلی کیشن سرورز" سمجھیں۔ یہ تقریباً ہر آئی ٹی سروس میں موجود ہے، دو فن تعمیر میں، ورچوئلائزیشن کے ساتھ اور بغیر، فالتو پن کے ساتھ اور بغیر۔ سب سے آسان طریقہ استعمال شدہ کور کے تناسب سے اخراجات مختص کرنا ہے۔ "ایک جیسے طوطوں" کو شمار کرنے اور جسمانی کور کو ورچوئل کے ساتھ الجھانے کے لیے، اوور سبسکرپشن کو مدنظر رکھتے ہوئے، ہم فرض کرتے ہیں کہ ایک فزیکل کور تین ورچوئل کے برابر ہے۔ پھر ہر آئی ٹی سروس کے لیے "ایپلی کیشن سرور" انفراسٹرکچر سروس کے لیے لاگت کی تقسیم کا فارمولا اس طرح نظر آئے گا:

,

جہاں Rsp "Application Servers" انفراسٹرکچر سروس کی کل لاگت ہے، اور Kx86 اور Kr گتانک ہیں جو x86 اور P-سیریز سرورز کے حصہ کی نشاندہی کرتے ہیں۔

قابلیت کا تعین تجرباتی طور پر IT انفراسٹرکچر کے تجزیہ کی بنیاد پر کیا جاتا ہے۔ کلسٹر سافٹ ویئر، ورچوئلائزیشن سوفٹ ویئر، آپریٹنگ سسٹمز اور ایپلیکیشن سوفٹ ویئر کی لاگت کو الگ الگ انفراسٹرکچر سروسز کے طور پر شمار کیا جاتا ہے۔

آئیے ایک اور پیچیدہ مثال لیتے ہیں۔ انفراسٹرکچر سروس "ڈیٹا بیس سرورز"۔ اس میں ہارڈ ویئر کے اخراجات اور ڈیٹا بیس لائسنس کے اخراجات شامل ہیں۔ اس طرح، سازوسامان اور لائسنس کی قیمت فارمولے میں ظاہر کی جا سکتی ہے:

جہاں РHW اور РLIC بالترتیب آلات کی کل لاگت اور ڈیٹا بیس لائسنسوں کی کل لاگت ہیں، اور KHW اور KLIC تجرباتی گتانک ہیں جو ہارڈ ویئر اور لائسنس کے اخراجات کے حصہ کا تعین کرتے ہیں۔

مزید، ہارڈ ویئر کے ساتھ یہ پچھلی مثال کی طرح ہے، لیکن لائسنس کے ساتھ صورت حال کچھ زیادہ پیچیدہ ہے۔ کمپنی کی زمین کی تزئین میں کئی مختلف قسم کے ڈیٹا بیس استعمال ہو سکتے ہیں، جیسے اوریکل، MSSQL، Postgres وغیرہ۔ اس طرح، کسی مخصوص ڈیٹا بیس کی مختص کا حساب لگانے کا فارمولا، مثال کے طور پر، MSSQL، کسی مخصوص سروس کے لیے اس طرح نظر آتا ہے:

جہاں KMSSQL ایک قابلیت ہے جو کمپنی کے IT لینڈ اسکیپ میں اس ڈیٹا بیس کے حصہ کا تعین کرتا ہے۔

مختلف صفوں کے مینوفیکچررز اور مختلف قسم کی ڈسکوں کے ساتھ ڈیٹا سٹوریج سسٹم کے حساب اور مختص کے ساتھ صورتحال اور بھی پیچیدہ ہے۔ لیکن اس حصے کی تفصیل ایک الگ پوسٹ کے لیے موضوع ہے۔

نتیجہ؟

اس مشق کا نتیجہ ایکسل کیلکولیٹر یا آٹومیشن ٹول ہو سکتا ہے۔ یہ سب کمپنی کی پختگی، شروع کیے گئے عمل، نافذ کیے گئے حل اور انتظامیہ کی خواہش پر منحصر ہے۔ اس طرح کا کیلکولیٹر یا اعداد و شمار کی بصری نمائندگی کاروباری اکائیوں کے درمیان لاگت کو صحیح طریقے سے تقسیم کرنے اور یہ بتانے میں مدد کرتی ہے کہ آئی ٹی بجٹ کیسے اور کیا مختص کیا گیا ہے۔ ایک ہی ٹول آسانی سے یہ ظاہر کر سکتا ہے کہ کس طرح کسی سروس کی وشوسنییتا کو بہتر بنانے سے اس کی لاگت میں اضافہ ہوتا ہے، سرور کی لاگت سے نہیں، بلکہ تمام متعلقہ اخراجات کو مدنظر رکھتے ہوئے۔ یہ کاروبار اور CIO کو ایک ہی اصول کے مطابق "ایک ہی بورڈ پر کھیلنے" کی اجازت دیتا ہے۔ نئی مصنوعات کی منصوبہ بندی کرتے وقت، لاگت کا پہلے سے حساب لگایا جا سکتا ہے اور فزیبلٹی کا اندازہ لگایا جا سکتا ہے۔

Igor Tyukachev، Jet Info Systems کے مشیر

ماخذ: www.habr.com