سب کو اچھا دن! آج میں مائیکروسافٹ شیئرپوائنٹ، پاور ایپس، پاور آٹومیٹ اور ٹیمز پروڈکٹس کا استعمال کرتے ہوئے نئے ملازمین کے لیے باہر نکلنے کی درخواستیں بنانے کے عمل کو خودکار بنانے کی ایک چھوٹی سی مثال شیئر کرنا چاہوں گا۔ اس عمل کو لاگو کرتے وقت، آپ کو علیحدہ پاور ایپس اور پاور آٹومیٹ صارف کے منصوبے خریدنے کی ضرورت نہیں ہوگی؛ ایک Office365 E1/E3/E5 سبسکرپشن کافی ہوگا۔ ہم SharePoint سائٹ پر فہرستیں اور کالم بنائیں گے، PowerApps آپ کو فارم بنانے میں مدد کرے گا، اور Power Automate کاروباری عمل کی منطق کو اپنی مرضی کے مطابق کرنے کے مواقع فراہم کرے گا۔ ہم حتمی عمل کو MS ٹیموں کی ٹیم سے جوڑ دیں گے۔ آئیے وقت ضائع نہ کریں اور دیکھیں کہ کیا ہوتا ہے۔
پہلے مرحلے پر، ہم فہرستیں اور تفصیلات بناتے ہیں۔ ہمیں فہرستوں کی ضرورت ہے:
- ملازمین سے نکلنے کی درخواستیں۔
- ڈویژن
- محکمہ کی طرف سے HR
- منتظمین
ہر فہرست مستقبل میں اپنا کردار ادا کرے گی، اور ہم دیکھیں گے کہ کون سی۔ تفصیلات بنائیں اور نیویگیشن مینو کو ترتیب دیں:
پاور ایپ
اب، آئیے PowerApps کا استعمال کرتے ہوئے "ملازمین سے باہر نکلنے کی درخواستوں" کی فہرست کے لیے ایک فارم بناتے ہیں۔ حتمی شکل میں یہ اس طرح نظر آئے گا:
"ملازم" فیلڈ میں، آپ آفس 365 کے صارفین کی فہرست میں سے انتخاب کرتے ہیں، کیلنڈر سے "باہر نکلنے کی تاریخ" کی نشاندہی کی جاتی ہے، "تقسیم" کو ڈیپارٹمنٹ ڈائرکٹری سے ظاہر کیا جاتا ہے، اور "HR" کو "HR by Department" سے منتخب کیا جاتا ہے۔ ڈائریکٹری:
لیکن اس بات کو یقینی بنانا ضروری ہے کہ انتخاب کے لیے دستیاب HR کی فہرست کو فارم پر ظاہر کردہ محکمہ کے ذریعے فلٹر کیا جائے۔ آئیے PowerApps میں ڈیٹا فلٹر کرنے کے لیے ایک فارمولہ استعمال کرتے ہیں۔ "HR" فیلڈ کی "آئٹمز" پراپرٹی کے لیے ہم لکھتے ہیں:
مزید برآں، آپ فارم پر اسٹیٹس فیلڈ کے لیے پہلے سے طے شدہ قدر میں چھوٹی ایڈجسٹمنٹ کر سکتے ہیں۔ "سٹیٹس" فیلڈ کی "ڈیفالٹ" پراپرٹی کے لیے ہم لکھتے ہیں:
اگر ایک عنصر بنانے کا فارم کھلتا ہے، تو قدر "New" کو "Status" کے خانے میں لکھا جائے گا، بصورت دیگر، موجودہ عنصر کے لیے SharePoint کالم کی قدر کو فارم پر اسٹیٹس فیلڈ میں بدل دیا جائے گا۔
PowerApps کے ساتھ مسائل میں سے ایک SharePoint گروپس سے ڈیٹا کو آسانی سے بازیافت نہ کرنا ہے۔ اس کی وجہ سے، فارم پر موجود فیلڈز یا اشیاء کی مرئیت/ دستیابی کو آسانی سے کنفیگر کرنا ممکن نہیں ہے اگر آپ صارف کے شیئرپوائنٹ گروپ کے رکن ہونے پر انحصار کرنا چاہتے ہیں۔ لیکن آپ ایک حل نکال سکتے ہیں۔ خاص طور پر اس مقصد کے لیے، ہم نے ایڈمنسٹریٹرز کی ایک فہرست پہلے سے بنائی ہے:
اس فہرست میں "یوزر یا گروپ" کی قسم کے ساتھ ایک "ملازمین" فیلڈ ہے، جو صرف فارم پر ظاہر ہوتا ہے، اور "نام" فیلڈ، جس میں منتخب ملازم کا نام لکھا جاتا ہے، صرف فہرست کے منظر میں ظاہر ہوتا ہے۔ اب، آئیے PowerApps میں ایک چھوٹی سی چال آزمائیں۔ مثال کے طور پر، اگر موجودہ صارف ایڈمنسٹریٹرز کی فہرست میں ہے تو آپ کسی بھی فیلڈ کی دستیابی کو ترتیب دے سکتے ہیں۔ "ریلیز کی تاریخ" فیلڈ کی "ڈسپلے موڈ" پراپرٹی تلاش کریں اور لکھیں:
اس فارمولے کے مطابق اگر ایڈمنسٹریٹرز کی فہرست میں کم از کم ایک ملازم ہے جس کا لاگ ان موجودہ صارف کے لاگ ان سے میل کھاتا ہے تو فیلڈ ایڈیٹنگ کے لیے دستیاب ہو گی، بصورت دیگر دیکھنے کے لیے۔ زیادہ بھروسے کے لیے، ہم لاگ ان کو لوئر کیس میں کم کر دیتے ہیں، ورنہ ہر طرح کے کیسز ہو سکتے ہیں۔
آپ نے دیکھا ہوگا کہ فارم کے ہیڈر میں ایک بٹن ہے "Actions on the application":
یہ بٹن ایک اور اسکرین پر جائے گا، جہاں، سہولت کے لیے، درخواست پر تمام ممکنہ کارروائیاں جمع کی جاتی ہیں:
ہر بٹن پر کلک کرنے کے بعد، ایک اضافی ایکشن ونڈو کھلتی ہے، مثال کے طور پر، اگر "کینسل ایپلیکیشن" ایکشن منتخب کیا جاتا ہے، تو تبصرہ درج کرنے کی صلاحیت کے ساتھ ایک اضافی ونڈو کھل جاتی ہے:
"تصدیق" بٹن پر کلک کرنے کے بعد، ایپلیکیشن کی حیثیت بدل جاتی ہے، اور یہ پاور آٹومیٹ فلو کو لانچ کیے بغیر بھی کیا جا سکتا ہے۔ آئیے بٹن کی "آن سلیکٹ" پراپرٹی کے لیے "پیچ" فنکشن استعمال کریں:
پیچ فنکشن کا استعمال کرتے ہوئے، ہم آرڈر لسٹ آئٹم کو موجودہ آئٹم کی ID سے فلٹر کرکے اپ ڈیٹ کرتے ہیں۔ ہم "سٹیٹس" فیلڈ کی قدر کو تبدیل کرتے ہیں اور مین اسکرین پر جاتے ہیں۔ دوسرے ایکشن بٹن کے لیے منطق ایک جیسی ہے۔
جو کچھ باقی ہے وہ منظوری کے بہاؤ کو ترتیب دینا ہے۔ آئیے اسے آسان ترین شکل میں کرتے ہیں۔
پاور آٹومیٹ
ٹکٹ بننے پر ہماری منظوری کا بہاؤ خود بخود چلے گا۔ عمل درآمد کے دوران، درخواست کی حیثیت بدل جائے گی، محکمہ کے سربراہ اسے وصول کریں گے، اور نئی درخواست کی ایک ای میل اطلاع سربراہ کو بھیجی جائے گی۔ لیڈر کا تعین کرنے کے لیے، ہمارے پاس ایک ڈائریکٹری ہے "Divisions":
پاور آٹومیٹ فلو بنائیں:
اس بہاؤ پر عمل درآمد کے دوران، محکمہ کے سربراہ کو ایک نئی درخواست کی تخلیق کے بارے میں ایک ای میل اطلاع موصول ہوتی ہے اور وہ بٹن پر کلک کرکے فیصلہ کرنے کے لیے لنک پر عمل کر سکتے ہیں:
"اتفاق کریں" یا "مسترد کریں" بٹن پر کلک کرنے سے پاور آٹومیٹ فلو بھی شروع ہوتا ہے، جو درخواست کی حیثیت کو تبدیل کرتا ہے اور HR ماہر کو ای میل اطلاع بھیجتا ہے:
عمل تیار ہے۔
ٹیمیں
اور آخری ٹچ اس عمل کے ساتھ تعاون کی تنظیم ہے۔ ایسا کرنے کے لیے، عمل کو MS Teams کمانڈ سے مربوط کریں:
اب، MS ٹیموں کے تمام اراکین کو علیحدہ ٹیب پر نئے ملازم کے سائن آؤٹ کے عمل تک رسائی حاصل ہے۔
بلاشبہ، آپ اپنی فلو لاجک میں ملٹی سٹیپ منظوری فراہم کر سکتے ہیں، نیز آپ پاور آٹومیٹ ٹاسکس کو تفویض کرنے کے لیے Approvals جزو کا استعمال کر سکتے ہیں۔ آپ رپورٹس کو بھی اپنی مرضی کے مطابق بنا سکتے ہیں اور اطلاعات تیار کر سکتے ہیں جو مائیکروسافٹ ٹیمز چیٹ بوٹ کو بھیجی جائیں گی۔ لیکن مستقبل کے مضامین میں اس پر مزید۔ آپ کی توجہ کے لئے آپ کا شکریہ اور سب کا دن اچھا گزرے!
ماخذ: www.habr.com