ریڈی میڈ ERP سسٹمز کو لاگو کرتے وقت، 53% کمپنیاں سنگین چیلنجز جن کے لیے کاروباری عمل اور تنظیمی طریقوں میں تبدیلی کی ضرورت ہوتی ہے، اور 44% کمپنیوں کو اہم تکنیکی مسائل کا سامنا ہے۔ مضامین کی ایک سیریز میں، ہم اس بات کی وضاحت کریں گے کہ ERP سسٹم کیا ہے، یہ کیسے فائدہ مند ہے، اس کے نفاذ کی ضرورت کا تعین کیسے کیا جائے، پلیٹ فارم فراہم کنندہ کا انتخاب کرتے وقت آپ کو کیا جاننے کی ضرورت ہے اور اسے کیسے نافذ کرنا ہے۔
ERP سسٹم کا تصور USA سے آیا ہے اور اس کا لفظی ترجمہ انٹرپرائز ریسورس پلاننگ - انٹرپرائز ریسورس پلاننگ کے طور پر کیا جاتا ہے۔ تعلیمی لحاظ سے، یہ اس طرح لگتا ہے: "ERP پیداوار اور آپریشنز، لیبر مینجمنٹ، مالیاتی انتظام اور اثاثہ جات کے انتظام کو مربوط کرنے کے لیے ایک تنظیمی حکمت عملی ہے، جو ایک خصوصی، مربوط ایپلی کیشن سوفٹ ویئر پیکج (سافٹ ویئر) کے ذریعے انٹرپرائز وسائل کے مسلسل توازن اور اصلاح پر مرکوز ہے۔ سرگرمی کے تمام شعبوں کے لیے ایک مشترکہ ڈیٹا ماڈل اور عمل فراہم کرتا ہے۔"
ہر سپلائر اپنی توجہ اور حل کیے جانے والے کاموں کی بنیاد پر اس نظام کو سمجھ سکتا ہے جسے اس نے اپنے طریقے سے تیار کیا ہے۔ مثال کے طور پر، ایک ERP سسٹم ریٹیل کے لیے زیادہ موزوں ہے، لیکن آئل ریفائنری کے لیے موزوں نہیں ہے۔ مزید برآں، ہر کمپنی اور اس کا ملازم جو پلیٹ فارم کا استعمال کرتا ہے وہ اپنے کام میں جس حصے سے رابطے میں آتا ہے اس کی بنیاد پر اس کا مختلف انداز میں تصور کرتا ہے۔
اس کے بنیادی طور پر، ERP ایک ڈیٹا بیس کی بنیاد پر تمام کاروباری عملوں اور کمپنی کے وسائل کو منظم کرنے کے لیے ایک معلوماتی نظام ہے۔
آپ کو ERP سسٹم کی ضرورت کیوں ہے؟
کسی بھی معلوماتی نظام کی طرح، ERP ڈیٹا کے ساتھ کام کرتا ہے۔ ہر ملازم اور محکمہ مسلسل سینکڑوں میگا بائٹس معلومات تخلیق کرتا ہے۔ ایک چھوٹی تنظیم میں، مینیجر کو تمام معلومات اور عمل کی نگرانی کے لیے وقت تک براہ راست رسائی حاصل ہوتی ہے۔ اگر ایک یا دو کاروباری عملوں کے فریم ورک کے اندر ڈیٹا کی ایک بڑی مقدار بنائی جاتی ہے، تو مینیجر کو صرف اسے ٹارگٹڈ آئی ٹی سلوشنز کے ساتھ ڈیجیٹائز کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ عام طور پر، ایک تنظیم اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر خریدتی ہے اور، مثال کے طور پر، CRM۔
جیسے جیسے کمپنی بڑھتی ہے، وہ انفرادی عمل جن کا انتظام کرنے میں پہلے کم سے کم وقت لگتا تھا، معلومات کی بڑی مقدار میں تبدیل ہو جاتے ہیں۔ دوسرے کاروباری عملوں کے ساتھ مل کر، مختلف معلومات کے بہاؤ کے لیے ان کو یکجا کرنے اور تجزیہ کرنے کے لیے ایک بہت بڑا انتظامی عملہ درکار ہوتا ہے۔ لہذا، ایک ERP سسٹم کی ضرورت چھوٹے کے لیے نہیں، بلکہ درمیانے اور بڑے کاروبار کے لیے ہے۔
یہ کیسے سمجھیں کہ کمپنی کو ERP سسٹم کی ضرورت ہے۔
ہمارے صارفین کے لیے ایک عام کہانی کچھ یوں ہے۔ کسی وقت، یہ واضح ہو جاتا ہے کہ تمام اہم عمل خودکار ہیں، اور کام کی کارکردگی میں اضافہ نہیں ہوتا ہے۔
یہ پتہ چلتا ہے کہ ہر عمل اپنے الگ الگ انفارمیشن سسٹم میں واقع ہے۔ انہیں لنک کرنے کے لیے، ملازمین دستی طور پر ہر سسٹم میں ڈیٹا داخل کرتے ہیں، اور پھر انتظامیہ پوری کمپنی کی سرگرمیوں کا تجزیہ کرنے کے لیے دستی طور پر ڈپلیکیٹ ڈیٹا اکٹھا کرتی ہے۔ اصولی طور پر، اس طرح کے کام کے میکانکس ایک خاص نقطہ تک نتیجہ خیز ہوتے ہیں۔ اہم بات یہ ہے کہ اس کے ہونے سے پہلے زیادہ سے زیادہ کارکردگی کو حاصل کرنے کے لمحے کا تعین کرنا ہے، اور اس وقت نہیں جب ہنگامی حالت میں عمل کے طریقہ کار کو تبدیل کرنا ضروری ہو۔
انفارمیشن سسٹمز میں سے کوئی بھی یہ اطلاع نہیں دے گا کہ وہ لمحہ آ گیا ہے جب کمپنی اس سطح پر پہنچ گئی ہے جہاں ERP سسٹم کی ضرورت ہے۔ عالمی تجربہ 4 اہم نشانیاں دکھاتا ہے جو آپ کو یہ سمجھنے کی اجازت دے گا:
باخبر انتظامی فیصلہ کرنے کے لیے کافی ڈیٹا نہیں ہے۔
کاروبار میں کسی بھی فیصلے کے نتائج ہوتے ہیں جو بالآخر مالی نقصانات یا اس کے برعکس آمدنی میں ہوتے ہیں۔ فیصلے کے معیار کا انحصار اس معلومات پر ہوتا ہے جس پر یہ مبنی ہے۔ اگر ڈیٹا پرانا، نامکمل یا غلط ہے تو فیصلہ غلط یا غیر متوازن ہوگا۔
معلومات کی عدم مطابقت کی بنیادی وجوہات:
-
اہم معلومات انفرادی ملازمین اور محکموں میں بکھری ہوئی ہیں۔
-
ڈیٹا اکٹھا کرنے کے لیے کوئی ضابطے نہیں ہیں۔
-
مختلف کرداروں کے حامل ملازمین اور مختلف اوقات میں معلومات جمع کرتے ہیں۔
ایک ERP پلیٹ فارم کے ساتھ جو آپ کے کاروباری عمل میں فٹ بیٹھتا ہے، آپ اپنے تمام ڈیٹا کو سنٹرلائز کر سکتے ہیں۔ تمام معلومات ہر ملازم اور محکمہ کے ذریعہ ایک ہی نظام میں حقیقی وقت میں تیار کی جاتی ہیں۔ اس کا مطلب ہے کہ آپ کو اور کمپنی میں کسی اور کو جس ڈیٹا کی ضرورت ہو سکتی ہے وہ ہمیشہ درست اور تازہ ترین ہوتا ہے۔
آئی ٹی سسٹمز کے درمیان انضمام کی کمی آپریشنل ناکامیوں کا باعث بنتی ہے اور کمپنی کی ترقی کو روکتی ہے۔
ڈیٹا فارمیٹ کے لیے ہر آئی ٹی سسٹم کی اپنی ضروریات ہوتی ہیں، جو مختلف اوقات میں بنائے جاتے ہیں اور مختلف ٹیکنالوجیز، اصولوں اور پروگرامنگ زبانوں کا استعمال کرتے ہیں۔ یہ ملازمین کے کام میں جھلکتا ہے، جو مختلف زبانوں میں بات چیت کرتے ہیں، اور بات چیت کی رفتار میں.
ایک ERP نظام انفرادی افعال کو ایک مربوط اور سمجھنے میں آسان جگہ میں یکجا کرتا ہے۔ ERP نظام ایک مترجم کے طور پر کام کرتا ہے، تعاون اور مستقل مزاجی کو یقینی بنانے کے لیے متعدد پروگرامنگ زبانیں بولتا ہے۔
آپ کے گاہک سروس سے ناخوش ہیں۔
اگر گاہک شکایت کرتے ہیں یا چھوڑ دیتے ہیں، تو آپ کو کارکردگی کے بارے میں سوچنا چاہیے۔ اس کی وجہ طلب سے زیادہ سپلائی، دیر سے ڈیلیوری، سست سروس، یا محض ایک عام احساس ہے کہ کاروبار کے پاس ہر گاہک کا خیال رکھنے کے لیے وسائل یا وقت نہیں ہے۔
جب کوئی کاروبار درمیانے یا بڑے سائز کا ہو جاتا ہے، ERP غیر مطمئن صارفین کو وفاداروں میں بدل دیتا ہے۔ صارفین سروس میں بہتری محسوس کرنے لگتے ہیں اور کمپنی کے ساتھ ساتھ تبدیلیوں کا تجربہ کرتے ہیں۔
آپ فرسودہ نظام استعمال کر رہے ہیں۔
کے مطابق Veeam 2020 ڈیٹا پروٹیکشن ٹرینڈز رپورٹ، ڈیجیٹل کاروبار کی تبدیلی میں سب سے بڑی رکاوٹ پرانی ٹیکنالوجیز ہیں۔ اگر کوئی کمپنی اب بھی دستی اندراج کے نظام یا کاغذی دستاویزات کے ساتھ کام کر رہی ہے، تو وبائی امراض کے بعد کے دور میں وہ یقینی طور پر پیچھے رہ جائے گی۔
اس کے علاوہ، کمپنی کے آئی ٹی سسٹم کافی جدید لیکن منتشر ہو سکتے ہیں۔ اس صورت میں، ہر محکمہ اپنا معلوماتی بنکر بناتا ہے، جس سے ڈیٹا ڈوز میں یا غلط طور پر سامنے آتا ہے۔ اگر انفرادی نظاموں کا انضمام انتہائی مہنگا یا ناممکن ہے، تو انہیں ایک ہی ERP سسٹم میں تبدیل کرنا ضروری ہے۔
ERP سسٹم کاروبار کو کیا فوائد فراہم کرتا ہے؟
ERP سسٹم ایک پروڈکٹ ہے جسے کمپنی اپنے خرچ پر خریدتی ہے۔ اس کے نفاذ کو ایک سرمایہ کاری کے طور پر دیکھا جاتا ہے جس سے منافع حاصل کرنا چاہیے۔ کوئی بھی ERP سسٹم بنانے والا اس بات کی ضمانت نہیں دیتا ہے کہ اس سے کمپنی کی آمدنی میں اضافہ ہوگا۔ اور یہ نہ صرف ERP سسٹمز پر لاگو ہوتا ہے بلکہ کسی بھی IT حل پر بھی لاگو ہوتا ہے۔ تاہم، نفاذ کے تمام فوائد بالواسطہ منافع پر اثر انداز ہوتے ہیں:
آئی ٹی سسٹمز پر بچت
متعدد مختلف نظاموں پر وسائل خرچ کرنے کے بجائے، جن میں سے ہر ایک کو خصوصی مدد، انفراسٹرکچر، لائسنس، اور ملازمین کی تربیت کی ضرورت ہوتی ہے، آپ تمام اخراجات کو ایک ERP پلیٹ فارم پر مرکوز کر سکتے ہیں۔ یہ ان ماڈیولز پر مشتمل ہوتا ہے جو مختلف نظاموں کو مربوط حصوں سے بدل دیتے ہیں۔
اگر کسی مخصوص کمپنی کی ضروریات کو پورا کرنے کے لیے شروع سے ERP سسٹم تیار کیا جاتا ہے، تو اس میں فریق ثالث کے نظام اور خدمات شامل ہو سکتی ہیں جو کاروباری شراکت داروں، سپلائرز، کلائنٹس اور دیگر ہم منصبوں کے لیے کام کرنے کے لیے آسان ہوں گی۔
مکمل شفافیت
ERP انتظامیہ کو 24/7 کسی بھی محکمے کے ہر کاروباری عمل تک مکمل رسائی فراہم کرتا ہے۔ مثال کے طور پر، آپ روزانہ کی بنیاد پر انوینٹری کو ٹریک کر سکتے ہیں، بشمول منصوبہ بند ڈیلیوری اور ٹرانزٹ میں ڈیلیوری۔ انوینٹری کی سطحوں کی مکمل تصویر رکھنے سے آپ ورکنگ کیپیٹل کو زیادہ درست طریقے سے کنٹرول کر سکتے ہیں۔
خودکار رپورٹس اور طاقتور منصوبہ بندی
ERP تمام عملوں کے لیے ایک واحد، متحد رپورٹنگ سسٹم بناتا ہے۔ یہ خود بخود کسی بھی وقت مفید رپورٹس اور تجزیات تیار کرتا ہے۔ اس کے ساتھ، انتظامیہ کو دستی طور پر اسپریڈ شیٹس اور خطوط جمع کرنے کی ضرورت نہیں ہوگی۔
اس طرح، پلیٹ فارم اسٹریٹجک منصوبہ بندی، بہتر تجزیہ اور محکمانہ کارکردگی کے موازنہ کے لیے وقت نکالتا ہے۔ ایک ERP نظام تجزیات میں ایسے رجحانات کو تلاش کرنے میں مدد کرتا ہے جو پہلے محسوس نہیں کیے گئے تھے اور انہیں نوٹس کرنے کا موقع بھی نہیں ملا تھا۔
کارکردگی میں اضافہ
ERP خود ایک علاج نہیں ہے۔ یہ ضروری ہے کہ نہ صرف کاروبار کی تفصیلات کی تعمیل کی جائے، بلکہ اسے صحیح طریقے سے لاگو کرنا بھی ضروری ہے۔ کے مطابق 315 آف دی شیلف ERP سسٹم فراہم کنندگان کے ساتھ، صنعت کے لحاظ سے، نفاذ کا حصہ جو صرف جزوی طور پر کامیاب تھا، کا تخمینہ 25 سے 41 فیصد کے درمیان لگایا گیا تھا۔ صحیح ERP معمول کے کام پر خرچ ہونے والے وقت اور محنت کو نمایاں طور پر کم کرتا ہے۔
کسٹمر سروس
کسٹمر سروس کاروبار کا ایک اہم حصہ ہے۔ ایک ERP سسٹم ملازمین کی توجہ کسٹمر رجسٹر کو برقرار رکھنے سے گاہکوں کے ساتھ تعلقات بنانے اور برقرار رکھنے کی طرف منتقل کرتا ہے۔
اعدادوشمار بتاتے ہیں کہ کلائنٹس کا 84 فیصد کمپنی میں اگر انہیں سوالات کے کافی جوابات نہیں ملتے ہیں۔ ERP رابطہ کے وقت ملازم کو تمام ضروری معلومات اور کلائنٹ کی تاریخ فراہم کرتا ہے۔ اس کے ساتھ، ملازمین بیوروکریسی سے نہیں بلکہ گاہکوں کو اپنی طرف متوجہ کرنے اور برقرار رکھنے کے ساتھ معاملہ کرتے ہیں۔ کلائنٹس کمپنی میں ہونے والی تبدیلیوں کے بارے میں جانے بغیر بھی اس کے نفاذ کے فوائد کو محسوس کرتے ہیں۔
ڈیٹا سے تحفظ
شاید ہی کوئی انفارمیشن سسٹم ہو جو ڈیٹا کی حفاظت کی مکمل ضمانت فراہم کر سکے۔ صارفین اور ملازمین کا ذاتی ڈیٹا، ای میلز، املاک دانش، مالیاتی ڈیٹا، رسیدیں، معاہدے - جتنے زیادہ سسٹم اس معلومات پر کارروائی کرتے ہیں، خطرات کو ٹریک کرنا اتنا ہی مشکل ہوتا ہے۔ ERP سسٹم رسائی، ڈیٹا ان پٹ اور آؤٹ پٹ، اور معلومات کے مرکزی ذخیرہ کے لیے یکساں معیارات متعارف کرایا ہے۔
تاہم، ریڈی میڈ ERP سسٹم کا مارکیٹ شیئر جتنا زیادہ ہوگا، اتنا ہی زیادہ یہ ہیکر حملوں کا نشانہ بنتا ہے۔ یہ بہتر ہوگا کہ آپ اپنا ERP سسٹم تیار کریں، جس کا کوڈ بیس صرف آپ کو ہی حاصل ہوگا۔ اگر آپ کی کمپنی کا ERP سسٹم شروع سے تیار کیا گیا ہے، تو ہیکرز سسٹم کی کاپیاں تلاش نہیں کر پائیں گے تاکہ پہلے اسے کمزوریوں کی جانچ کر سکیں۔
تعاون پیداوری
اکثر محکموں یا ملازمین کے درمیان تعاون میں دلچسپی ختم ہو جاتی ہے کیونکہ ڈیٹا کی منتقلی کے لیے بہت سے معمول کے آپریشنز کی ضرورت ہوتی ہے یا کمپنی میں نفسیاتی ماحول کی وجہ سے۔ ایک متحد نظام معلومات تک رسائی کو خودکار بناتا ہے، انسانی عنصر کے منفی تجربے کو ختم کرتا ہے اور کمپنی کے اندر رابطے کو تیز کرتا ہے۔
متحد کاروباری عمل
پہلے سے تعمیر شدہ ERP سسٹم انڈسٹری کے بہترین طریقوں کے مطابق تیار کیے گئے ہیں۔ یہ کاروبار کو اپنے عمل کو معیاری بنانے کی اجازت دیتا ہے۔
تاہم، حقیقت میں، ایک انٹرپرائز کو ایک مشکل انتخاب کرنا پڑتا ہے: یا تو اسے انٹرپرائز کے معیارات پر پورا اترنے کے لیے ERP سسٹم کو ترتیب دینے اور اس میں ترمیم کرنے میں ایک لمبا اور مہنگا وقت لگتا ہے، یا اس کے اپنے کاروباری عمل کو اپنی مرضی کے مطابق بنانا تکلیف دہ ہوتا ہے۔ ERP نظام کے معیارات
ایک تیسرا طریقہ ہے - ابتدائی طور پر آپ کے اپنے کاروباری عمل کے لیے نظام تیار کرنا۔
سکالٹیبل
چاہے آپ اپنے کسٹمر بیس کو بڑھا رہے ہوں، نئی منڈیوں میں توسیع کر رہے ہوں، نئے عمل، محکمے یا مصنوعات متعارف کر رہے ہوں، یا بصورت دیگر اپنے کاروبار کو درست فروش کے ساتھ بڑھا رہے ہوں، آپ کا ERP پلیٹ فارم تبدیلی کے مطابق ڈھال سکتا ہے۔
چونکہ کمپنی کے تمام عمل میں ERP سسٹم لاگو کیا جا رہا ہے، اس لیے فوائد کی فہرست تفصیلات کے لحاظ سے بڑھ سکتی ہے۔ مارکیٹ میں درجنوں اور سینکڑوں ریڈی میڈ حل تیار کیے گئے ہیں جو خریداروں کو سبسکرپشنز، اپ ڈیٹس اور سپورٹ کی رفتار، بند فعالیت اور فن تعمیر کے فریم ورک پر مجبور کرتے ہیں - ایک ہی سپلائر کے فریم ورک کے اندر۔ صرف آپ کے اپنے ERP سسٹم کی ترقی بغیر کسی پابندی کے زیادہ سے زیادہ مواقع فراہم کرتی ہے۔
ERP سسٹم مینوفیکچرر کا انتخاب کرنے کا طریقہ جاننے کے لیے درج ذیل مضامین پڑھیں، کون سے سوالات پوچھے جائیں تاکہ پیسے ضائع نہ ہوں، اور عمل درآمد کی منصوبہ بندی کرتے وقت کن باتوں پر غور کرنا چاہیے۔
ماخذ: www.habr.com