کیا آپ KPIs سے محبت کرتے ہیں؟ مجھے لگتا ہے کہ زیادہ تر امکان نہیں ہے۔ ایسے شخص کو تلاش کرنا مشکل ہے جو کسی نہ کسی شکل میں KPIs کا شکار نہ ہوا ہو: کوئی ہدف کے اشاریوں تک نہیں پہنچا، کسی کو موضوعی تشخیص کا سامنا کرنا پڑا، اور کسی نے کام کیا، چھوڑ دیا، لیکن یہ معلوم نہیں کر سکا کہ ان میں کیا شامل ہے۔ وہی KPIs جن کا ذکر کرنے سے کمپنی ڈرتی تھی۔ اور یہ ایک اچھی چیز کی طرح لگتا ہے: اشارے آپ کو کمپنی کا ہدف بتاتا ہے، آپ اسے حاصل کرنے کے لیے سب کچھ کرتے ہیں، اور مہینے کے آخر میں آپ کو بونس یا دیگر بونس ملتا ہے۔ شفاف کھیل، منصفانہ شرط. لیکن نہیں، KPIs ایک خوفناک اور تکلیف دہ عفریت میں تبدیل ہو چکے ہیں، جو ہر وقت لاپرواہوں کو حوصلہ دینے کی کوشش کرتا ہے، لیکن ساتھ ہی ایگزیکٹو ملازمین کو کچھ نہیں دیتا۔ ان اشارے کے ساتھ کچھ غلط ہے!
میں آپ کو مطلع کرنے میں جلدی کر رہا ہوں: اگر آپ KPIs کو پسند نہیں کرتے ہیں، تو آپ کی کمپنی صرف یہ نہیں جانتی ہے کہ انہیں کیسے تیار کیا جائے۔ ٹھیک ہے، یا آپ ایک ڈویلپر ہیں.
جب کمپنی نے تمام ملازمین کے لیے ایک جیسا KPI سیٹ کیا۔
ڈس کلیمر یہ مضمون ایک ملازم کی ذاتی رائے ہے، جو کمپنی کی پوزیشن کے مطابق ہو سکتی ہے یا نہیں۔
KPIs کی ضرورت ہے۔ ڈاٹ
شروع کرنے کے لیے، میں ایک گیت کا تذکرہ کروں گا اور تجربے کی بنیاد پر اپنی پوزیشن کا خاکہ پیش کروں گا۔ KPIs کی واقعی ضرورت ہے، اور اس کی وجوہات ہیں۔
-
ایک دور دراز، تقسیم شدہ اور دیگر خود سے الگ تھلگ ٹیم کے تناظر میں، KPI ایک ملازم کو نہ صرف کام سونپنے کا ایک طریقہ ہے، بلکہ کارکردگی کا جائزہ بھی۔ ٹیم کا ہر رکن دیکھ سکتا ہے کہ وہ کتنی تیزی سے مقصد کی طرف بڑھ رہا ہے اور اپنے روزگار کو ایڈجسٹ کرتا ہے، کوششوں کو دوبارہ تقسیم کرتا ہے۔
-
KPI اشاریوں کا وزن کاموں کی ترجیح کو واضح طور پر ظاہر کرتا ہے اور ملازمین اب صرف آسان کام یا صرف وہی کام نہیں کر سکیں گے جو وہ پسند کرتے ہیں۔
-
KPI کمپنی کے اندر ملازمین کی نقل و حرکت کا ایک شفاف اور غیر مبہم ویکٹر ہے: آپ کے پاس ایک منصوبہ ہے، آپ اس کے مطابق کام کرتے ہیں۔ اوزار، طریقے اور نقطہ نظر کا انتخاب کریں، لیکن ہر ممکن حد تک ہدف کے قریب پہنچنے کے لیے مہربانی کریں۔
-
KPIs ایک ساتھ لاتے ہیں اور کمپنی کے اندر ایک چھوٹا مسابقتی اثر دیتے ہیں۔ ٹیم میں اچھا مقابلہ کاروبار کو منافع کی طرف لے جاتا ہے۔
-
KPI کی بدولت، ہر فرد کے ملازم کی ترقی نظر آتی ہے، ٹیم کے اندر تناؤ کم ہو جاتا ہے، اور ہر ایک کے کام کی تشخیص ایک واضح، ثبوت پر مبنی شکل اختیار کر لیتی ہے۔
بلاشبہ، یہ سب کچھ صرف اس صورت میں متعلقہ ہے جب منتخب KPIs متعدد ضروریات کو پورا کرتے ہیں۔
یہ کہاں ہے، KPI نارملٹی کی لائن؟
اگرچہ یہ مضمون ایک ذاتی رائے ہے، میں پھر بھی KPI کے موضوع میں اتنی گہری دلچسپی کی وجوہات کو نوٹ کروں گا۔ بات یہ ہے کہ ریلیز میں ایک ٹھنڈا اپ گریڈ شدہ KPI کیلکولیشن ماڈیول ظاہر ہوا ہے: اب میں آپ کسی بھی اندازے اور وزن کے ساتھ کسی بھی پیچیدگی کے اشارے بنا سکتے ہیں۔ یہ آسان اور منطقی ہے: CRM کمپنی کے ہر ملازم کے لیے تمام اعمال اور کامیابیوں (انڈیکیٹرز) کو ریکارڈ کرتا ہے، اور ان کی بنیاد پر KPI اقدار کا حساب لگایا جاتا ہے۔ اس موضوع پر ہم پہلے بھی دو بڑے مضامین لکھ چکے ہیں، وہ علمی اور سنجیدہ تھے۔ یہ مضمون ناراض ہو جائے گا کیونکہ کمپنیاں KPI کو گاجر، ایک چھڑی، ایک رپورٹ، ایک رسمی، وغیرہ کی طرح برتاؤ کرتی ہیں۔ اور یہ، اس دوران، ایک انتظامی آلہ ہے اور نتائج کی پیمائش کے لیے ایک عمدہ چیز ہے۔ لیکن کسی وجہ سے، KPI کو ملازمین کے جذبے کو دبانے اور حوصلہ افزائی کی بڑے پیمانے پر تباہی کے ہتھیار میں تبدیل کرنا ہر کسی کے لیے بہت زیادہ خوشگوار ہے۔
لہذا، KPIs کو قابل پیمائش، درست، قابل حصول ہونا چاہیے - یہ سب جانتے ہیں۔ لیکن یہ بہت کم ہی کہا جاتا ہے کہ KPI اشارے سب سے پہلے مناسب ہونے چاہئیں۔ آئیے پوائنٹ بہ پوائنٹ چلتے ہیں۔
یہ اشارے کا بے ترتیب مجموعہ نہیں ہونا چاہیے۔
میٹرکس کاروباری پروفائل، کمپنی کے اہداف، اور ملازم کی صلاحیتوں پر مبنی ہونی چاہیے۔ یہ سب کچھ واضح طور پر KPI سسٹم کی دستاویزات میں ہونا چاہیے (جسے آپ کو ہر ملازم کے پاس لانا چاہیے)۔ KPI وزن کا استعمال کرتے ہوئے ان میں سے ہر ایک کے لیے اپنی اہمیت کے زمرے کو ترتیب دے کر اپنے حاصل کردہ اہداف کو ترجیح دیں، ہر ملازم کے لیے انفرادی طور پر یا ملازمین کے گروپ کے لیے انفرادی اشارے تیار کریں۔ آپ اسے اس طرح نہیں کر سکتے ہیں:
a) KPIs شریک انحصار تھے، یعنی ایک ملازم کے انفرادی KPIs کی کارکردگی دوسرے ملازمین کے کام سے متاثر ہوگی (کلاسک 1: ایک مارکیٹر لیڈ لیڈ کرتا ہے، اور اس کا KPI سیلز کا حجم ہے، اگر سیلز ڈیپارٹمنٹ کم کارکردگی کا مظاہرہ کر رہا ہے، تو مارکیٹنگ کا نقصان ہوتا ہے، جو ساتھیوں کو کسی بھی طرح متاثر نہیں کر سکتا؛ کلاسک 2: ٹیسٹر کے کے پی آئی میں بگ کو ٹھیک کرنے کی رفتار شامل ہے، جس پر وہ عملی طور پر بھی اثر انداز نہیں ہو سکتا);
b) KPIs کو تمام ملازمین کے لیے آنکھیں بند کر کے نقل کیا گیا تھا ("آئیے پوری ڈیولپمنٹ کمپنی کے لیے KPI سیلز پلان کو پورا کریں" - یہ ممکن نہیں ہے، لیکن مجموعی ہدف کے حصول کے تناسب کو بونس کی وجہ بنانا کافی ممکن ہے)؛
c) KPIs نے کام کے معیار کو متاثر کیا، یعنی مقداری پیمائش سے معیار کی تشخیص کو نقصان پہنچے گا۔
یہ ساپیکش تشخیص کے ساتھ میٹرکس نہیں ہونا چاہیے۔
میری پہلی ملازمت کے KPI میٹرکس فوری طور پر میری یادداشت میں آ گئے - بے معنی اور سبجیکٹیوٹی کی فتح، جہاں ملازمین کو لفظی طور پر رویے کی وجہ سے ڈوب دیا گیا تھا (انہوں نے "کمپنی میں برتاؤ" کے لیے -2 سیٹ کیا اور فوری طور پر بونس میں 70% کمی کردی) . جی ہاں، KPIs مختلف ہیں: وہ ترغیب دیتے ہیں یا ڈراتے ہیں، انہیں پھانسی دی جاتی ہے یا فرضی طور پر دھوکہ دیا جاتا ہے، وہ کاروبار کو ناقابل رسائی طور پر ٹھنڈا کر دیتے ہیں یا کمپنی کو مکمل طور پر غرق کر دیتے ہیں۔ لیکن مسئلہ یہ ہے کہ یہ KPI میں نہیں ہے، بلکہ ان لوگوں کے ذہنوں میں ہے جو ان میں مصروف ہیں۔ موضوعی KPIs وہ ہیں جو "تجزیہاتی" خصوصیات سے منسلک ہیں، جیسے: "ساتھیوں کی مدد کرنے کی خواہش"، "کارپوریٹ اخلاقیات کی پیروی"، "کارپوریٹ ثقافت کی قبولیت"، "نتائج پر مبنی"، "مثبت سوچ"۔ یہ ریٹنگ ریٹرز کے ہاتھ میں ایک طاقتور ٹول ہیں، بشمول HR ڈیپارٹمنٹ۔ افسوس، اکثر ایسے KPIs کی موجودگی پورے نظام کو کارپوریٹ جدا کرنے کے ایک آلے میں بدل دیتی ہے، ضروری اور فاصلاتی ملازمین تک پہنچنے کا ایک طریقہ جو غیر منافع بخش ہیں (یہ ہمیشہ برے ملازمین نہیں ہوتے ہیں)۔
KPI میں موضوعی تشخیص کی موجودگی کی وجہ سے (ایک اصول کے طور پر، یہ ایک پوائنٹ سسٹم یا + - ترازو ہے)، صرف ایک ہی حل ممکن ہے: وہ کسی بھی شکل میں نہیں ہونا چاہیے۔ اگر آپ ذاتی خوبیوں کی حوصلہ افزائی کرنا چاہتے ہیں تو - کارپوریٹ پورٹل، اندرونی کرنسی، اسٹیکرز، کینڈی ریپرز پر گیمیفیکیشن متعارف کروائیں، اور کم از کم بٹن دیں۔ KPI کاروباری اہداف اور کارکردگی کے بارے میں ہے۔ واضح طور پر حد بندی والے قبیلوں کے ساتھ کمپنی میں ایسی ٹیم کی تشکیل کی اجازت نہ دیں جو آپ کی کمپنی کو اس کے اہداف تک لے جانے سے زیادہ لڑے گی۔
چھوٹے کاروباروں کو KPIs کی ضرورت ہے۔ ہر کاروبار کو KPIs کی ضرورت ہوتی ہے۔
سچ پوچھیں تو، میں نے اکثر چھوٹے کاروباروں میں KPIs کو نہیں دیکھا، عام طور پر کارکردگی کے سکور کارڈ کا نفاذ درمیانے درجے کے کاروبار سے شروع ہوتا ہے۔ چھوٹے کاروبار میں، اکثر سیلز پلان ہوتا ہے اور بس۔ یہ بہت بری بات ہے، کیونکہ کمپنی کارکردگی کے اشارے اور ان پر اثر انداز ہونے والے عوامل کو نظر انداز کر دیتی ہے۔ چھوٹے کاروباروں کے لیے ایک اچھا بنڈل: + KPI، جیسا کہ ڈیٹا لیڈز، ڈیلز اور ایونٹس کی بنیاد پر اکٹھا کیا جائے گا، اور گتانکوں کا بھی خود بخود حساب لیا جائے گا۔ اس سے نہ صرف معمول کے عمل کو کمپیکٹ ہو جائے گا بلکہ مختلف رپورٹس کو پُر کرنے میں بھی وقت کی بچت ہو گی۔ اگر آپ جاننا چاہتے ہیں کہ اس بنڈل کو سستا، آسان اور کام کرنے والا کیسے بنایا جائے، (اندر بونس) - آپ سے رابطہ کیا جائے گا۔
KPIs کا کاروباری عمل سے گہرا تعلق ہے۔
غیر طے شدہ عمل کے پس منظر میں KPIs کو متعارف کرانا کافی مشکل ہے، کیونکہ اہداف اور مطلوبہ نتائج کا کوئی منظم وژن نہیں ہے۔ اس کے علاوہ، کمپنی میں کاروباری عمل کی عدم موجودگی کام کی تاثیر پر فوری طور پر عوامل کا ایک سمندر مسلط کر دیتی ہے: ڈیڈ لائن میں ناکامی، ذمہ دار لوگوں کا نقصان، وفد کا دھندلا پن، کاموں کو ایسے ملازم کو منتقل کرنا جو "سب کے لیے گھسیٹتا ہے" (اور کاموں کی رکاوٹ اور سمیٹنے کی سطح کے لحاظ سے صرف KPI کو پورا کرے گا)۔
بہترین طریقہ: کاروباری عمل پر نظر ثانی کرنے کے لیے (یعنی، نظر ثانی کرنے کے لیے، کیونکہ درحقیقت ہر ایک کے پاس ہے، لیکن مختلف ریاستوں میں) → انسٹال کریں جس میں آپریشنل کام کے تمام اشاریوں کو اکٹھا کرنا شروع کرنا → CRM میں کاروباری عمل کو خودکار بنانا → KPI کو لاگو کرنا (یہ CRM میں بھی بہتر ہے تاکہ اشارے خود بخود حساب کیے جائیں، اور ملازمین اپنی پیشرفت دیکھ سکیں اور سمجھ سکیں کہ ان کا KPI سسٹم کیا ہے) → کیلکولیشن KPI اور اجرت خود بخود۔
ویسے، ہم نے ان تمام اقدامات کو اپنے RegionSoft CRM میں لاگو کیا ہے۔ دیکھیں کہ ہم کس طرح سادہ اور پیچیدہ (جدید) KPIs بناتے ہیں۔ بلاشبہ، میں دنیا کے تمام CRMs کی فعالیت کو جانتا ہوں، لیکن کچھ قابل رحم 15-20 سسٹمز، لیکن میں محفوظ طریقے سے کہہ سکتا ہوں کہ طریقہ کار منفرد ہے۔ ٹھیک ہے، کافی فخر ہے، ہم اس موضوع پر مزید بات کرتے ہیں۔
بنیادی KPI سیٹ اپ
اعلی درجے کی KPI ترتیب
یہ اس قسم کی نگرانی ہے جو RegionSoft CRM میں کام کرنے والی کمپنیوں کے ملازمین اپنے سامنے دیکھتے ہیں۔ یہ آسان اور بصری ڈیش بورڈ آپ کو اپنے کام کی پیشرفت کا جائزہ لینے اور اپنے کام کے دن کو ایڈجسٹ کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ مینیجر تمام ملازمین کی کارکردگی کو بھی دیکھ سکتا ہے اور اگر ضروری ہو تو ایک مدت کے اندر کام کی حکمت عملی تبدیل کر سکتا ہے۔
آپ بالکل کام کر سکتے ہیں اور ایک بھی KPI حاصل نہیں کر سکتے
بنیادی طور پر، یہ پرفیکشنسٹ ملازمین کی لعنت ہے جو اپنے کاموں کو کمال تک پہنچاتے ہیں اور اس پر بہت زیادہ وقت صرف کرتے ہیں۔ لیکن ایک ہی کہانی تقریباً ہر ایک کی خصوصیت ہے: آپ دو کلائنٹس کو مکمل طور پر خدمت کر سکتے ہیں، جو ہر ایک کو 2,5 ملین روبل لے کر آئیں گے، لیکن ایک ہی وقت میں سروس ٹائم کے کسی معیار پر پورا نہیں اترتے۔ ویسے، یہ خاص طور پر ایسے KPIs کا "شکریہ" ہے کہ ہم سب کو اکثر اشتہاری پلیٹ فارمز، ایڈورٹائزنگ ایجنسیوں، ٹیلی کام آپریٹرز اور دیگر کمپنیوں سے "اِن دی اسٹریم" سے ناقابل استعمال سروس ملتی ہے: ان کے پاس ایسے اشارے ہوتے ہیں جو پریمیم کا تعین کرتے ہیں، اور یہ بہت زیادہ ہے۔ مسائل کے حل کی تہہ تک پہنچنے کے بجائے کام کو بند کرنا ان کے لیے فائدہ مند ہے۔ اور یہ غلطیوں کا ایک بہت ہی سنگین سلسلہ ہے، کیونکہ اعلیٰ مینیجرز کے KPIs نیچے والے کے KPIs سے جڑے ہوئے ہیں اور کوئی بھی اسکور کارڈ کو ایڈجسٹ کرنے کی درخواست کو نہیں سننا چاہتا ہے۔ لیکن بے سود۔ اگر آپ ان میں سے ایک ہیں تو، ایک جائزہ شروع کریں، کیونکہ جلد یا بدیر پریمیم اور کوفیشینٹس کے حصول کے نتیجے میں صارفین کی شکایات کی ایک لہر آئے گی (جس کا یقیناً اپنا KPI ہے) اور ہر چیز بہت زیادہ ناخوشگوار اور مشکل ہو جائے گی۔ ٹھیک کریں
یہی وجہ ہے کہ KPIs کی کئی قسمیں ترتیب دینا بہتر ہے، مثال کے طور پر، ٹکٹوں کی تعداد (کلائنٹس) کے لیے، آمدنی کے لیے، فی کلائنٹ کی آمدنی کے لیے، وغیرہ۔ اس طرح، آپ یہ دیکھ سکیں گے کہ کام کا کون سا حصہ سب سے زیادہ آمدنی لاتا ہے، کون سا حصہ کم ہوتا ہے اور کیوں (مثال کے طور پر، نئے کلائنٹس کے لیے منصوبہ کو پورا کرنے میں دائمی ناکامی کمزور مارکیٹنگ اور کمزور فروخت دونوں کی نشاندہی کر سکتی ہے، یہاں دوسری رپورٹیں آپ کی مدد کریں - جیسے مدت کے لیے سیلز پروفائل اور سیلز فنل)۔
KPI مدت کا خلاصہ ہے، مکمل کنٹرول نہیں۔
KPI کبھی بھی کنٹرول نہیں ہوتا ہے۔ اگر آپ کے ملازمین روزانہ/ہفتہ وار شیٹس پُر کرتے ہیں، جہاں وہ بتاتے ہیں کہ ہر کام میں کتنا وقت لگا، تو یہ KPI نہیں ہے۔ اگر آپ کے ملازمین ایک دوسرے کو -2 سے +2 پیمانے پر درجہ بندی کرتے ہیں، تو یہ KPI نہیں ہے۔ ویسے، یہ بھی کنٹرول نہیں ہے، کیونکہ تمام کام اور ان کا وقت بلڈوزر سے لکھا جاتا ہے، کسی بھی طرح 8 گھنٹے پھیلا ہوا ہے، اور ساتھیوں کے لئے اندازہ کچھ اس طرح دیا جاتا ہے: "اوہ، واسیا اور گوشا نے میرے ساتھ بیئر پیا، مضحکہ خیز لڑکوں، ان کے لیے +2"، "برداشت کرنے والی ماشا نے میرے لیے 4 بڑے کام کیے، لیکن اس کا چہرہ اتنا ٹیڑھا تھا، ایسا ہو جائے، میں 0 لگا دوں گا، مجھے رحم آئے گا، -2 نہیں۔"
KPI کاروباری اہداف کو پورا کرنے والے حقیقی قابل پیمائش اشارے حاصل کرنے میں کامیابی یا ناکامی کا صرف ایک اندازہ ہے۔ جیسے ہی KPIs ایک کوڑے میں بدلتے ہیں، وہ ایک دھوکہ بن جاتے ہیں، کیونکہ ملازمین صرف سب سے خوبصورت اور "امیر" شخصیت کا پیچھا کریں گے، دوسرے محاذوں پر کوئی حقیقی کام نہیں ہوگا۔
KPIs ملازمین کو تنگ نہ کریں۔
یہ اکثر اس طرح ہوتا ہے: مہینے کے آخر میں، 4-5 ٹیبز کے ساتھ بڑی ایکسل فائلز ملازمین کو بھیجی جاتی ہیں، جہاں انہیں اپنے KPIs کو لکھنا ہوگا اور مخصوص فیلڈز کو بھرنا ہوگا۔ اذیت کی خاص قسم:
-
اپنے ہر کام کو لکھیں اور اسے ایک پوائنٹ سکور دیں (خالص طور پر نفسیاتی طور پر مغرور لوفرز خود تنقیدی معمولی لوگوں کو پیچھے چھوڑتے ہیں)؛
-
ساتھیوں کا اندازہ لگانا؛
-
کمپنی کی کارپوریٹ روح کا اندازہ لگانا؛
-
اپنے گتانک کا حساب لگائیں اور، اگر یہ پچھلے ادوار کے اوسط سے بہت زیادہ یا کم ہے، تو قیمت کے ساتھ سیل پر تبصرے میں، ایک وضاحت لکھیں کہ ایسا کیوں ہوا (اور "میں نے اچھا کام کیا کیونکہ قسمت چلی" کام نہیں کرتا) اور مستقبل میں مسئلہ کو حل کرنے کا منصوبہ ("میں اب اچھا کام نہیں کروں گا")۔
مجھے امید ہے کہ اب کوئی بھی اس حقیقی تجربے کو عمل کی رہنمائی کے طور پر نہیں سمجھے گا۔
لہذا، KPIs کو ملازمین کے لیے مرئی، قابل رسائی اور شفاف ہونا چاہیے، لیکن ملازمین کو میزیں بھرتے وقت جھوٹ نہیں بولنا چاہیے، اپنے کاموں کو یاد رکھنا چاہیے اور دستاویزات اور معاہدوں کے مطابق مکمل شدہ حجم کو بحال کرنا چاہیے، آزادانہ طور پر اپنے اشاریوں کا حساب لگانا چاہیے، وغیرہ۔ 2020 خودکار KPI حساب کے قابل وقت ہے۔ آٹومیشن کے بغیر، کارکردگی کے کلیدی اشاریوں کا نظام نہ صرف ناقابل بھروسہ، بلکہ نقصان دہ بھی ہو سکتا ہے، کیونکہ غلط حقیقی فیصلے فرضی نمبروں اور سکور کی بنیاد پر کیے جائیں گے۔
KPI پورے محرک نظام نہیں ہے، لیکن اس کا حصہ ہے۔
شاید یہ سب سے عام غلطی ہے - صرف KPI کو پورے محرک نظام کے طور پر سمجھنا۔ ایک بار پھر، یہ کارکردگی کا صرف ایک پیمانہ ہے۔ جی ہاں، KPI میں مراعات کے عناصر شامل ہوتے ہیں اور ملازمین کے بونس کو شامل کرتے ہیں، لیکن ترغیب کا نظام ہمیشہ ٹھوس اور غیر مادی ترغیبات کا مجموعہ ہوتا ہے۔ اس میں کارپوریٹ کلچر، اور کام کی سہولت، اور ٹیم میں تعلقات، اور کیریئر کے مواقع، وغیرہ شامل ہیں۔ شاید یہ ان تصورات کی شناخت کی وجہ سے ہے کہ KPIs میں کارپوریٹ روح اور باہمی مدد کے اشارے شامل ہیں۔ یہ، یقینا، غلط ہے.
اور اب میں قارئین کی طرف سے عدم اطمینان کا باعث بنوں گا، لیکن حوصلہ افزائی کے نظام اور KPI نظام کے درمیان اہم فرق یہ ہے کہ حوصلہ افزائی کو HR ماہرین کے ذریعہ تیار اور لاگو کیا جانا چاہئے، اور KPI مینیجر اور محکموں کے سربراہوں کا کام ہے، جو کاروباری اہداف اور ان کی کامیابیوں کے اہم میٹرکس دونوں سے بخوبی واقف ہیں۔ اگر آپ کی کمپنی کے KPIs HR کے ذریعے بنائے گئے ہیں، تو آپ کا KPI کچھ اس طرح نظر آئے گا:
اچھا، لیکن xs یہ کیا ہے اور xs اسے دوبارہ کیسے تیار کیا جائے۔
KPI کا جواز ہونا ضروری ہے، زیادہ سے زیادہ تعداد تنازعات کو جنم دے گی۔
اگر آپ جانتے ہیں کہ آپ کے ملازمین اوسطاً ہر ماہ دو اپ ڈیٹ جاری کرتے ہیں، 500 کیڑے ٹھیک کرتے ہیں اور 200 کلائنٹس کو فروخت کرتے ہیں، تو 6 ریلیز اور 370 کلائنٹس کا منصوبہ غیر حقیقی ہو گا - یہ مارکیٹ شیئر کی بہت زیادہ توسیع اور ترقی پر بہت زیادہ بوجھ ہے۔ (کیڑے) - یہ بھی تقریباً تین گنا بڑا ہوگا)۔ اسی طرح، اگر ملک میں گہرا جمود ہے، اور آپ کی صنعت سب سے زیادہ جمود کا شکار ہے تو آپ زیادہ آمدنی کا ہدف مقرر نہیں کر سکتے۔ اس منصوبے کو پورا کرنے میں شدید ناکامی ملازمین کی حوصلہ شکنی کرے گی اور انہیں خود اور آپ کے انتظام کی تاثیر دونوں پر شک کرے گی۔
لہذا، KPIs کو چاہیے:
-
کاروباری مقاصد کے ساتھ موافقت؛
-
کیلکولیشن فارمولے میں صرف وہ میٹرکس شامل کریں جو حقیقت میں موجود ہیں اور کمپنی میں درج ہیں۔
-
ساپیکش تشخیصات اور خصوصیات پر مشتمل نہیں ہے؛
-
حوصلہ افزائی کے ویکٹر کی عکاسی کرتا ہے، سزا نہیں؛
-
کئی ادوار کے لیے اشارے کی حقیقی اقدار کے ساتھ ارتباط؛
-
آہستہ آہستہ بڑھنا؛
-
اگر اہداف یا کاروباری عمل بدل گئے ہیں تو تبدیل کریں، میراثی KPIs میراثی کوڈ سے سینکڑوں گنا بدتر ہیں۔
اگر ملازمین KPI سے ناراض ہیں اور بعض اشاریوں کو پورا کرنے کے امکان کو جواز کے ساتھ مسترد کرتے ہیں، تو ان کی بات سنی جانی چاہیے: اکثر زمین پر، منصوبہ کو حاصل کرنے کے کچھ پہلو انتظامی کرسی کے مقابلے میں بہت زیادہ نمایاں ہوتے ہیں (لیکن اس کا اطلاق بنیادی طور پر درمیانے درجے پر ہوتا ہے اور بڑے کاروبار)۔
اگر KPI ناکافی ہے، تو ملازمین جلد یا بدیر اس کے مطابق ہونا سیکھ لیں گے، اور اس کے نتیجے میں، آپ کو دھوکہ دہی، یا یہاں تک کہ سراسر دھوکہ دہی کا سامنا کرنا پڑے گا۔ لہذا، مثال کے طور پر، ٹیلی کام آپریٹرز کے ساتھ ایک پاسپورٹ کے لیے باقی کنکشن ہیں یا تکنیکی مدد کے ساتھ جعلی کسٹمر ریٹنگز ہیں۔ یہ کاروبار کے لیے اچھا نہیں ہے۔
KPIs کے لیے کوئی ریڈی میڈ ٹیمپلیٹس نہیں ہیں۔
انٹرنیٹ پر اور کنسلٹنٹس سے، آپ کو تیار KPIs کے سیٹوں کی فروخت کے لیے پیشکشیں مل سکتی ہیں۔ 90% معاملات میں، یہ وہی ایکسل فائلیں ہیں جن کا میں نے اوپر ذکر کیا ہے، لیکن یہ بنیادی طور پر کسی بھی کمپنی کے لیے ایک پلان فیکٹ تجزیہ ہیں۔ ان کے پاس وہ اشارے نہیں ہوں گے جو آپ کے اہداف اور مقاصد کے مطابق ہوں۔ یہ فائلیں صرف لیڈ میگنےٹ ہیں آپ کے لیے KPI سسٹم تیار کرنے کے لیے کنسلٹنٹ سے رابطہ کریں۔ اس لیے، میں سختی سے یہ تجویز نہیں کرتا ہوں کہ آپ دوسرے لوگوں کے ٹیمپلیٹس لیں اور اپنے ملازمین کی کارکردگی کے اہم اشاریوں کا حساب لگانے کے لیے ان کا استعمال کریں۔ آخر میں، یہی وجہ ہے کہ وہ کلیدی ہیں، اور یکساں نہیں اور آفاقی نہیں۔
جی ہاں، KPI سسٹم کی ترقی میں وقت لگتا ہے، لیکن اسے ایک بار کرنے سے، آپ اپنے آپ کو ملازمین کی بہت سی پریشانیوں سے بچائیں گے اور دفتر میں ایک ٹیم اور دور دراز کے ملازمین دونوں کو اسی طرح منظم کر سکیں گے۔
بہت زیادہ KPIs نہیں ہونے چاہئیں
بہترین - 3 سے 10 تک۔ KPIs کی ایک بڑی تعداد ملازمین کی توجہ اہداف پر منتشر کرتی ہے اور کام کی کارکردگی کو کم کرتی ہے۔ خاص طور پر غیر موثر، معمولی KPIs ہیں جو میکرو پراسیس سے منسلک نہیں ہیں، بلکہ معاہدوں کی شیٹس کی تعداد، متن کی لکیروں، حروف کی تعداد وغیرہ سے منسلک ہیں۔ (اس مقالے کو "ہندو کوڈ" یا "گلیچ" کے تصور سے واضح کیا جا سکتا ہے، جب ہندوستان میں 80 کی دہائی کے وسط میں لکھے گئے کوڈ کی لائنوں کی تعداد کے لیے پروگرامرز کو ادائیگی کرنے کا رواج تھا۔ کوڈ کا سامنا کرنا پڑا، یہ نوڈل کی طرح، آبجیکٹ پر مبنی، بہت سے کیڑے کے ساتھ بن گیا)۔
KPI کے کچھ اشارے کسی ملازم یا محکمے کے انفرادی کام سے متعلق ہونے چاہئیں، اور کچھ لازمی، پوری کمپنی کے لیے مشترک ہونے چاہئیں (مثال کے طور پر، پتہ چلنے والے کیڑے کی تعداد ایک انفرادی اشارے ہے، اور آمدنی تمام محکموں کی کامیابی ہے پوری)۔ اس طرح، کمپنی کے درست اہداف ملازمین کو بتائے جاتے ہیں، اور وہ سمجھتے ہیں کہ کمپنی کے اندر انفرادی اور ٹیم کے کام کے درمیان برابری قائم ہو چکی ہے۔
ہاں، واقعی ایسے پیشے ہیں جہاں KPI کو لاگو کرنا مشکل یا ناممکن ہے۔
سب سے پہلے، یہ تخلیقی خصوصیات ہیں، ڈویلپرز، پروگرامرز، محققین، سائنسدان وغیرہ۔ ان کے کام کو گھنٹوں، لائنوں سے ناپنا مشکل ہے، کیونکہ یہ کام کی تفصیلات وغیرہ کے گہرے مطالعہ سے وابستہ انتہائی فکری کام ہے۔ موٹیویشنل KPI ایسے ملازمین پر لاگو کیا جا سکتا ہے، مثال کے طور پر، اگر کمپنی نے ریونیو پلان کو پورا کیا ہے تو انہیں انعام دینے کے لیے، لیکن ان کے لیے انفرادی قابلیت ایک انتہائی متنازعہ اور مشکل فیصلہ ہے۔
ایسی خصوصیات کے لیے KPIs متعارف کرانے کے حقیقی نتائج کو سمجھنے کے لیے، ہمارے ملک (اور نہ صرف ہمارے) میں بیرونی مریضوں کی دیکھ بھال کی حالت دیکھیں۔ چونکہ ڈاکٹروں کے پاس مریض کا معائنہ کرنے، کاغذی کارروائی کو بھرنے، اور مریضوں کے ساتھ برتاؤ کرنے کے بارے میں دیگر قیمتی رہنما خطوط موجود تھے، اس لیے عوامی کلینک جہنم کی شاخ بن چکے ہیں۔ اس سلسلے میں، پرائیویٹ کلینک بہت زیادہ قابل نکلے، جو KPIs کا تعین کرتے ہیں، لیکن ساتھ ہی ساتھ مریض کے لیے مارجن کے ساتھ وقت مختص کرتے ہیں، یعنی وہ بنیادی طور پر مریض کی وفاداری اور یہاں تک کہ کلینک سے محبت کے لیے کام کرتے ہیں۔ ڈاکٹروں اور اس صف بندی سے ریونیو اور دوروں کا منصوبہ خود ہی پورا ہو جائے گا۔
ایک ملازم کمپنی میں اپنے علم اور تجربے کا تبادلہ پیسے کے لیے کرتا ہے، اور علم اور تجربہ کو کاروباری اہداف کی بنیاد پر ایک خاص نتیجہ لانا چاہیے۔ اس کے سامنے KPI کے اہداف کا تعین کرنا کوئی بری، وفادار مخالف اور بدمعاش نہیں ہے۔ اس کے برعکس، کلیدی اشاریوں کے نظام کی مناسب نشوونما کے ساتھ، ملازم اس سمت کو دیکھتا ہے جس میں اسے جانا چاہیے اور وہ انتخاب کر سکتا ہے کہ اس کا تجربہ کہاں سب سے زیادہ لاگو ہو گا اور اس کا کام موثر ہو گا۔
بدقسمتی سے، KPI واحد ادارہ نہیں ہے جو شیطانی اور کاروباری ماحول میں ایک رکاوٹ بن گیا ہے۔ یہ غلط ہے، کیونکہ KPI، جیسے CRM، اور ERP، اور Gantt چارٹ ملازمین اور ان کے مینیجرز کے درمیان نظم و نسق اور بات چیت کے لیے صرف ایک آسان ٹول ہیں۔ KPIs بہت اچھا کام کرتے ہیں اگر وہ ہوشیار ہیں۔ اس لیے سب کچھ آپ کے ہاتھ میں ہے۔ ذاتی طور پر، میں چھوٹے اور درمیانے درجے کے کاروباروں کے لیے CRM، سیلز آٹومیشن اور خودکار KPI کا ایک مثالی امتزاج دیکھ رہا ہوں۔ اب، COVID-معاشی غیر یقینی صورتحال میں، یہ بنڈل لفظی طور پر ٹیم کو دوبارہ ترتیب دینے اور کاروبار کو دوبارہ شروع کرنے کے قابل ہے۔ اور کیا نہیں ہوگا؟
ماخذ: www.habr.com