ہم نے پہلی الیکٹرانک لیزنگ کو کیسے منظم کیا اور اس کی وجہ کیا ہے۔

الیکٹرانک دستاویز کے نظم و نسق کے موضوع کی مقبولیت کے باوجود، روسی بینکوں اور عمومی طور پر مالیاتی شعبے میں، کسی بھی لین دین کی اکثریت کاغذ پر پرانے طریقے سے کی جاتی ہے۔ اور یہاں بات بینکوں اور ان کے کلائنٹس کی قدامت پسندی نہیں بلکہ مارکیٹ میں مناسب سافٹ ویئر کی کمی ہے۔

لین دین جتنا پیچیدہ ہوگا، اتنا ہی کم امکان ہے کہ اسے EDI کے فریم ورک کے اندر انجام دیا جائے گا۔ مثال کے طور پر، لیزنگ کا لین دین پیچیدہ ہے کیونکہ اس میں کم از کم تین فریق شامل ہوتے ہیں - بینک، کرایہ دار اور سپلائر۔ ایک ضامن اور ایک گروی رکھنے والے کو اکثر ان میں شامل کیا جاتا ہے۔ ہم نے فیصلہ کیا کہ اس طرح کے لین دین کو مکمل طور پر ڈیجیٹائز کیا جا سکتا ہے، جس کے لیے ہم نے ای لیزنگ سسٹم بنایا - روس میں پہلی سروس جو اس طرح کے حالات میں مکمل طور پر EDI فراہم کرتی ہے۔ نتیجے کے طور پر، جولائی 2019 کے آغاز میں، لیزنگ ٹرانزیکشنز کی کل تعداد کا 37% ای-لیزنگ کے ذریعے ہوتا ہے۔ کٹ کے نیچے ہم فعالیت اور تکنیکی نفاذ کے نقطہ نظر سے ای-لیزنگ کا تجزیہ کریں گے۔

ہم نے 2017 کے آغاز میں سسٹم کو تیار کرنا شروع کیا۔ سب سے مشکل حصہ شروع ہو رہا تھا: پروڈکٹ کے لیے تقاضے وضع کرنا، آئیڈیاز کو مخصوص تکنیکی خصوصیات میں تبدیل کرنا۔ اس کے بعد ٹھیکیدار کی تلاش ہے۔ تکنیکی وضاحتیں، مشاورت کی تیاری - یہ سب تقریبا چار مہینے لگے. مزید چار ماہ بعد، نومبر 2017 میں، سسٹم کی پہلی ریلیز ہوئی، جو اس طرح کے ایک پرجوش منصوبے کے لیے کافی تیز ہے۔ ای-لیزنگ کے پہلے ورژن میں دستاویزات کی درخواست اور دستخط کرنے کے کام تھے - نہ صرف اہم، بلکہ ضمانتی معاہدے اور دیگر اضافی معاہدے بھی جن کی ضرورت لیزنگ معاہدے کے تحت کام کرنے کے عمل میں ہو سکتی ہے۔ مارچ 2018 میں، ہم نے نگرانی کے حصے کے طور پر دستاویزات کی درخواست کرنے کی اہلیت شامل کی، اور اسی سال جولائی میں، ہم نے الیکٹرانک انوائس بھیجنے کی اہلیت کو شامل کیا۔

ای لیزنگ کیسے کام کرتی ہے؟

ہم نے 2017 کے آغاز میں سسٹم کو تیار کرنا شروع کیا۔ پروڈکٹ کے تقاضوں کو وضع کرنے سے لے کر ٹھیکیدار کو منتخب کرنے اور پہلی ریلیز کو جاری کرنے کے پورے راستے میں ایک سال سے بھی کم وقت لگا - ہم نے نومبر میں گریجویشن کیا۔

ہم منصبوں سے دستاویزات کے پیکج کی درخواستیں ہمارے کاروباری نظام سے Corus SQL ڈیٹا بیس اور Microsoft Dynamics NAV 2009 کی بنیاد پر کی جاتی ہیں۔ تمام دستاویزات جو شرکاء نے لین دین کے ایک حصے کے طور پر فراہم کی ہیں وہ بھی ذخیرہ کرنے کے لیے بھیجی جاتی ہیں۔ فرنٹ اینڈ ایک ای-لیزنگ پورٹل ہے جو سپلائرز اور کلائنٹس کو ECES (بہتر کوالیفائیڈ الیکٹرانک دستخط) کے ذریعے دستاویزات کی درخواست، ڈاؤن لوڈ، پرنٹ اور ان پر دستخط کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

اب آئیے اوپر دیے گئے خاکے کے مطابق سسٹم کے آپریشن کو مزید تفصیل سے دیکھتے ہیں۔
 
ایک درخواست "کاؤنٹر پارٹی کارڈ" یا "پروجیکٹ" ہستی سے تیار کی جاتی ہے۔ جب کوئی درخواست بھیجی جاتی ہے تو درخواست کے ٹیبل میں ریکارڈز تیار ہوتے ہیں۔ اس میں درخواست اور پیرامیٹرز کی تفصیل ہے۔ کوڈ یونٹ آبجیکٹ درخواست تیار کرنے کا ذمہ دار ہے۔ ٹیبل میں ایک اندراج تیار کی حیثیت کے ساتھ بنایا گیا ہے، مطلب یہ ہے کہ درخواست بھیجنے کے لیے تیار ہے۔ درخواست کی جدول درخواست کے جسم کی تفصیل پر مشتمل ہے۔ تمام درخواست کردہ دستاویزات دستاویزات کے ٹیبل میں موجود ہیں۔ کسی دستاویز کی درخواست کرتے وقت، "EDS اسٹیٹس" فیلڈ کو "Requested" پر سیٹ کیا جاتا ہے۔

ایس کیو ایل ایجنٹ پر چلنے والے CORUS سرور پر ایک جاب استفسار ٹیبل میں ریڈی سٹیٹس کے ساتھ ریکارڈ کی نگرانی کرتی ہے۔ جب ایسا کوئی ریکارڈ ملتا ہے، تو ٹاسک ای لیزنگ پورٹل کو ایک درخواست بھیجتا ہے۔ اگر بھیجنا کامیاب رہا تو، اندراج کو ٹیبل میں جوابی حیثیت کے ساتھ نشان زد کیا گیا ہے؛ اگر نہیں، تو خرابی کی حیثیت کے ساتھ۔ جواب کا نتیجہ مختلف جدولوں میں ریکارڈ کیا جاتا ہے: سرور سے رسپانس کوڈ اور غلطی کی تفصیل، اگر درخواست نہیں بھیجی جا سکتی، تو ایک ٹیبل میں؛ ریسپانس باڈی کو بیان کرنے والے ریکارڈز - دوسرے میں، اور تیسرے میں - درخواست کے نتیجے میں موصول ہونے والی فائلوں کے ساتھ ریکارڈ، اسٹیٹس فیلڈ میں کریٹ ویلیو اور اسکین اسٹیٹس فیلڈ میں چیک ویلیو کے ساتھ۔ اس کے علاوہ، یہ ٹاسک ای لیزنگ پورٹل سے واقعات کی نگرانی کرتا ہے اور استفسار ٹیبل میں سوالات پیدا کرتا ہے، جس پر یہ خود کارروائی کرتا ہے۔
 
ایک اور کام موصول شدہ دستاویزات کے جدول میں اندراجات کی نگرانی کرتا ہے جس میں اسٹیٹس فیلڈ میں تخلیق کی قدر اور اسکین اسٹیٹس فیلڈ میں تصدیق شدہ قدر ہے۔ یہ کام ہر 10 منٹ میں ایک بار چلتا ہے۔ اینٹی وائرس اسکین اسٹیٹس فیلڈ کے لیے ذمہ دار ہے، اور اگر اسکین کامیاب رہا تو تصدیق شدہ قدر ریکارڈ کی جاتی ہے۔ یہ فعالیت انفارمیشن سیکیورٹی سروس سے متعلق ہے۔ کوڈ یونٹ آبجیکٹ ریکارڈ پر کارروائی کرنے کے لیے ذمہ دار ہے۔ اگر قبول شدہ دستاویزات کے جدول میں داخلے پر کامیابی کے ساتھ کارروائی کی گئی ہے، تو اسے اسٹیٹس فیلڈ میں کامیابی کی قدر کے ساتھ نشان زد کیا جاتا ہے اور دستاویز کے جدول میں "EDS اسٹیٹس" فیلڈ میں درخواست کردہ دستاویز کو "Received" کا درجہ حاصل ہوتا ہے۔ اگر قبول شدہ دستاویزات کے جدول میں اندراج پر کارروائی کرنا ممکن نہیں تھا، تو اسے اسٹیٹس فیلڈ میں فیل ویلیو کے ساتھ نشان زد کیا جاتا ہے اور غلطی کی تفصیل "Error text" والے خانے میں لکھی جاتی ہے۔ دستاویز کی میز میں کچھ بھی تبدیل نہیں ہوا ہے۔
 
تیسرا ٹاسک دستاویز ٹیبل میں موجود تمام ریکارڈز کی نگرانی کرتا ہے جن کی حیثیت خالی نہیں ہے یا "قبول شدہ" ہے۔ یہ ٹاسک دن میں ایک بار 23:30 پر چلتا ہے اور تمام معاہدے کی دستاویزات کو یاد کرتا ہے جن پر موجودہ دن کے دوران دستخط نہیں کیے گئے ہیں۔ یہ ٹاسک درخواست اور جوابی جدولوں میں معاہدے کی دستاویزات کو حذف کرنے کی درخواست تیار کرتا ہے اور دستاویز کے جدول میں "اسٹیٹس" فیلڈ کو "واپس لیا گیا" کی قدر میں تبدیل کرتا ہے۔
 

صارف کی طرف سے ای لیزنگ

صارف کے لیے، یہ سب ہمارے کلائنٹ مینیجر سے EDF میں شامل ہونے کا دعوت نامہ موصول ہونے سے شروع ہوتا ہے۔ کلائنٹ کو ایک خط موصول ہوتا ہے اور وہ رجسٹریشن کے ایک آسان طریقہ کار سے گزرتا ہے۔ مشکلات صرف اس صورت میں پیدا ہوسکتی ہیں جب صارف کا کام کی جگہ الیکٹرانک دستخطوں کے ساتھ کام کرنے کے لیے تیار نہ ہو۔ تکنیکی مدد کے لیے کالز کا ایک اہم حصہ اس سے وابستہ ہے۔ یہ نظام ہم منصب کو اپنے ملازمین کو اپنے ذاتی اکاؤنٹ تک رسائی فراہم کرنے کی اجازت دیتا ہے - مثال کے طور پر، اکاؤنٹنٹس کو انوائسز وغیرہ کے ساتھ کام کرنے کے لیے۔

رجسٹریشن

کام کی مزید اسکیم بھی ہر فریق کے لیے ممکن حد تک آسان ہے۔ کسی لین دین کے لیے دستاویزات کی درخواست کرنا، نیز معاہدے کی دستاویزات پر دستخط کرنا، ہمارے اندرونی نظام میں کاموں کو ترتیب دینے کے ذریعے کیا جاتا ہے۔

ڈوزیئر کی درخواست

کلائنٹ کو دستخط کے لیے کوئی بھی درخواست یا دستاویزات بھیجنے کے بعد، اس کے ای میل ایڈریس پر ایک اطلاع بھیجی جاتی ہے کہ اس کے ذاتی اکاؤنٹ میں متعلقہ سرگرمی پیدا ہو گئی ہے۔ اس کے انٹرفیس سے، کلائنٹ سسٹم میں دستاویزات کا ایک پیکج اپ لوڈ کرتا ہے، الیکٹرانک دستخط رکھتا ہے، اور ہم لین دین کا جائزہ لے سکتے ہیں۔ اس کے بعد، معاہدے کی دستاویزات پر "سپلائر - کلائنٹ - سبر بینک لیزنگ" کے راستے پر دستخط کیے جاتے ہیں۔
 

موجودہ معاہدہ

ہمارے معاملے میں الیکٹرانک دستاویز کا انتظام ضروری نہیں ہے کہ کلائنٹ کی طرف سے شروع سے آخر تک کوئی کارروائی کی جائے۔ آپ لین دین کے کسی بھی مرحلے پر سسٹم سے جڑ سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر، ایک کلائنٹ نے کاغذ پر ایک ڈوزیئر فراہم کیا، اور پھر EDI میں ایک معاہدے پر دستخط کرنے کا فیصلہ کیا - اس منظر نامے کو نافذ کرنا کافی ممکن ہے۔ اسی طرح، کلائنٹس جن کا سبر بینک لیزنگ کے ساتھ لیزنگ کا درست معاہدہ ہے وہ الیکٹرانک طریقے سے رسیدیں وصول کرنے کے لیے ای لیزنگ سے منسلک ہو سکتے ہیں۔

ای لیزنگ کے استعمال کے معاشی اثر کا حساب لگانے کے بعد، ہم نے کلائنٹس کو سروس استعمال کرنے کے لیے اضافی رعایت کی پیشکش کی۔ یہ پتہ چلا کہ آخر میں دستخط کرنے کے لیے کلائنٹ اور سپلائر کے پاس جانے کی ضرورت نہیں تھی، ساتھ ہی ساتھ پرنٹ اور سٹیپل کنٹریکٹ بھی۔ لین دین کی لاگت (تخلیق اور معاونت) میں 18 فیصد کمی کرتا ہے.

پروجیکٹ کیسے ترقی کرے گا۔

اس وقت، ای لیزنگ مستحکم طریقے سے کام کر رہی ہے، اگرچہ بے عیب نہیں ہے۔ ہمارے ملازمین کے لیے الیکٹرانک رسیدیں بھیجنے کا طریقہ کار ابھی تک کافی صارف دوست نہیں ہے۔ مسئلہ کی وضاحت اس حقیقت سے کی گئی ہے کہ یہ طریقہ کار خود کافی پیچیدہ ہے، کیونکہ ایک EDF آپریٹر اس میں مسلسل ملوث رہتا ہے۔ وہ ایک رسید جاری کرتا ہے جس میں کہا جاتا ہے کہ اس نے ایک رسید جاری کی ہے، اور مینیجر اس رسید پر دستخط کرتا ہے۔ پھر دوسری طرف کا صارف (کلائنٹ) نوٹس اور رسیدوں پر دستخط کرتا ہے، جو دوبارہ الیکٹرانک دستاویز مینجمنٹ آپریٹر کے ذریعے جاتا ہے۔ مستقبل کے ورژن میں ہم اس عمل کو مزید آسان بنانے کی کوشش کریں گے۔ "ترقیاتی زون" میں نگرانی کے دستاویزات کی درخواست کرنے کی فعالیت بھی شامل ہے، جو بڑے کلائنٹس کے لیے کافی موزوں ہے۔

اگلے چھ مہینوں میں، ہم سسٹم کو ایک نئے پلیٹ فارم پر منتقل کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں، جو ہمیں الیکٹرانک دستاویز کے انتظام کے ساتھ کام کو بہتر بنانے، انٹرفیس کو زیادہ قابل فہم اور صارف دوست بنانے، اور ذاتی اکاؤنٹ کی فعالیت کو بڑھانے کی اجازت دے گا۔ اور نئے فنکشنز بھی شامل کریں - درخواست تیار کرنے سے لے کر ان تمام لین دین پر دستاویزات دیکھنے تک جو کلائنٹ نے ای لیزنگ کے ذریعے کی ہیں۔ ہم امید کرتے ہیں کہ وہ نظام، جس میں کلائنٹس، سپلائرز اور ضامن پہلے سے ہی فعال طور پر شامل ہو رہے ہیں، ہر ایک کے لیے اور زیادہ آسان ہو جائے گا۔

ماخذ: www.habr.com