ہم نے MIPC میں اکاؤنٹنگ کے کام کو تبدیل کرنے میں کس طرح مدد کی۔

ہم نے کئی بار لکھا ہے کہ ہماری ٹیکنالوجیز کس طرح مدد کرتی ہیں۔ مختلف تنظیموں اور یہاں تک کہ پوری ریاستیں کسی بھی قسم کی دستاویزات سے معلومات پر کارروائی کریں اور اکاؤنٹنگ سسٹم میں ڈیٹا داخل کریں۔ آج ہم آپ کو بتائیں گے کہ ہم نے کیسے عمل درآمد کیا۔ ABBYY FlexiCapture в ماسکو یونائیٹڈ انرجی کمپنی (MOEK) - ماسکو میں گرمی اور گرم پانی کا سب سے بڑا فراہم کنندہ۔

اپنے آپ کو ایک عام اکاؤنٹنٹ کی جگہ پر تصور کریں۔ ہم سمجھتے ہیں کہ یہ آسان نہیں ہے، لیکن بہرحال کوشش کریں۔ ہر روز آپ کو کاغذی بلوں، رسیدوں، سرٹیفکیٹس وغیرہ کی ایک بڑی تعداد موصول ہوتی ہے۔ اور خاص طور پر بہت کچھ - رپورٹنگ سے پہلے کے دنوں میں۔ تمام تفصیلات اور رقم کو تیزی سے اور احتیاط سے چیک کرنے، دوبارہ ٹائپ کرنے اور اکاؤنٹنگ سسٹم میں داخل کرنے، دستی طور پر لین دین کرنے اور آرکائیو میں دستاویزات بھیجنے کی ضرورت ہے، تاکہ انہیں فوری طور پر اندرونی آڈیٹرز، ٹیکس سروس، ٹیرف کے پاس تصدیق کے لیے جمع کرایا جا سکے۔ ریگولیٹری حکام اور دیگر. مشکل؟ لیکن یہ ایک دیرینہ کاروباری عمل ہے جو بہت سی کمپنیوں میں موجود ہے۔ MOEK کے ساتھ مل کر، ہم نے اس محنتی کام کو آسان بنایا ہے اور اسے مزید آسان بنایا ہے۔ اگر آپ اس میں دلچسپی رکھتے ہیں کہ یہ کیسا تھا، بلی میں خوش آمدید۔

تصویر ماسکو CHPP-21 کو دکھاتی ہے، جو یورپ کا تھرمل توانائی کا سب سے بڑا پروڈیوسر ہے۔ اس اسٹیشن پر پیدا ہونے والی گرمی ماسکو کے شمال کے 3 ملین باشندوں کو MOEK کے ذریعے فراہم کی جاتی ہے۔ فوٹو ماخذ.

MOEK کی ماسکو میں ڈیڑھ درجن شاخیں ہیں۔ وہ 15 کلومیٹر کے ہیٹنگ نیٹ ورکس، 811 تھرمل سٹیشنز اور بوائلر ہاؤسز، 94 ہیٹنگ پوائنٹس اور 10 پمپنگ سٹیشنوں کی خدمت کرتے ہیں، اور نئے ہیٹ سپلائی سسٹم کی تعمیر اور انسٹال بھی کرتے ہیں۔ کمپنی کاروباری سرگرمیوں کے لیے متعدد آلات اور خدمات خریدتی ہے: ہر سال تقریباً 2000 خریداری. خریداری شروع کرنے والے ہر شعبے میں دستاویزات کی تیاری خصوصی ملازمین - کنٹریکٹ سپروائزر کے ذریعہ کی جاتی ہے۔

ایک بڑی کمپنی میں معاہدے کیسے کام کرتے ہیں؟ جب کیوریٹر ایک معاہدہ کرتے ہیں، تو وہ اپنے ہم منصبوں سے بہت سے اہم کاغذی دستاویزات وصول کرتے ہیں: ڈیلیوری نوٹس، سروس پروویژن کے سرٹیفکیٹ، رسیدیں، سرٹیفکیٹ وغیرہ۔ عام طور پر، کیوریٹر کاروباری کاغذات کو اسکین کرتا ہے اور پھر اسکینز کو انٹرپرائز ریسورس میں آرڈر کے ساتھ منسلک کرتا ہے۔ مینیجمنٹ سسٹم. مالیاتی کنٹرولر تمام ڈیٹا کو دستی طور پر چیک کرتا ہے۔ اس کے بعد، کیوریٹر اصل دستاویزات کو اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ میں لے جاتا ہے۔ یا کورئیر ایسا کرتا ہے، اور پھر دستاویزات کو منتقل کرنے میں زیادہ وقت لگ سکتا ہے - کئی گھنٹوں سے چند دن تک۔

اور سب کچھ ٹھیک ہو جائے گا، لیکن، بہت سی دوسری کمپنیوں کی طرح:

• رپورٹنگ جمع کرانے سے کئی دن پہلے کاغذات اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ میں پہنچ سکتے ہیں۔ پھر کھاتہ داروں کو اپنے کام کی جگہ پر دن رات گزارنے پڑتے ہیں۔ آپ کو دستی طور پر چیک کرنے کی ضرورت ہے کہ آیا تمام رسیدیں، رسیدیں وغیرہ صحیح طریقے سے بھری گئی ہیں۔ پھر، اگر سب کچھ درست ہے، تو ملازم اکاؤنٹنگ سسٹم میں ڈیٹا کو دوبارہ ٹائپ کرتا ہے اور پوسٹنگ کرتا ہے۔ ایک ہی وقت میں، اکاؤنٹنٹ کا 90% وقت ڈیٹا کو دوبارہ پرنٹ کرنے میں صرف ہوتا ہے - تفصیلات، رقمیں، تاریخیں، آئٹم نمبر وغیرہ۔ اس کی وجہ سے غلطیاں ہونے کا خطرہ رہتا ہے۔
• دستاویزات غلطیوں کے ساتھ پہنچ سکتے ہیں۔ اور بعض اوقات کچھ بل یا سرٹیفکیٹ غائب ہوتے ہیں۔ بعض اوقات یہ رپورٹ پیش کرنے سے پہلے آخری دنوں میں واضح ہو جاتا ہے۔ جس کی وجہ سے دستاویز کی منظوری کے وقت میں تاخیر ہو سکتی ہے۔
• اندراجات کرنے کے بعد، اکاؤنٹنٹس رسیدیں، رسیدیں اور ایکٹ الگ کاغذ اور الیکٹرانک آرکائیوز میں محفوظ کرتے ہیں۔ یہ مشکل کیوں ہے؟ مثال کے طور پر، MOEK ٹیرف کے مطابق کام کرتا ہے، اور اس لیے وہ باقاعدگی سے اپنے اخراجات کی اطلاع ایگزیکٹو حکام کو دینے کا پابند ہے۔ اور جب محکمہ اکاؤنٹنگ میں اگلی ریاست یا ٹیکس آڈٹ آتا ہے تو ملازمین کو طویل عرصے تک دستاویزات کی تلاش کرنی پڑتی ہے۔

یہ وہی ہے جو MOEK اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ کی طرح نظر آتا تھا:


MOEK توانائی کی صنعت میں پہلا تھا جس نے لین دین کو فوری طور پر بند کرنے اور رپورٹس جمع کرانے، خریداری میں مارکیٹ کی تبدیلیوں کا بہتر اندازہ لگانے اور اپنی مالیاتی حکمت عملی کی منصوبہ بندی کرنے کے لیے اس سکیم کو دوبارہ بنانے اور آسان بنانے کا فیصلہ کیا۔ اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ کے کام کے دیرینہ نظام کو اپنے طور پر تبدیل کرنا آسان نہیں تھا، اس لیے کمپنی نے اپنے ساتھی - ABBYY کے ساتھ مل کر اسے تبدیل کرنے کا فیصلہ کیا۔

جلد از جلد نہیں کہا

ABBYY ماہرین کی ایک ٹیم نے MOEK پر ذہین معلومات کی پروسیسنگ کے لیے ایک عالمگیر پلیٹ فارم نافذ کیا ہے۔ ABBYY FlexiCapture اور تشکیل شدہ:

• دستاویز کی پروسیسنگ کے لیے لچکدار وضاحتیں (ڈیٹا نکالنے کے ٹیمپلیٹس)۔ ہم نے تفصیل سے بات کی کہ یہ کیا ہے اور اس کی کیا ضرورت ہے Habré پر یہاں и یہاں. حل کا استعمال کرتے ہوئے، MOEK دستاویزات کی 30 سے ​​زیادہ اقسام پر کارروائی کرتا ہے (مثال کے طور پر، نصب شدہ آلات کا سرٹیفکیٹ یا ایجنسی کی فیس کا سرٹیفکیٹ) اور ان سے 50 سے زیادہ صفات (دستاویز نمبر، کل رقم بشمول VAT، خریدار، بیچنے والے کا نام، ٹھیکیدار، سامان کی مقدار وغیرہ۔
• چیک کرنے اور ڈیٹا اپ لوڈ کرنے کے لیے ایک کنیکٹر، جو ABBYY FlexiCapture، SAP اور OpenText کو مربوط کرتا ہے۔ کنیکٹر کا شکریہ، مختلف ڈائریکٹریز کا استعمال کرتے ہوئے آرڈر اور معاہدے سے خود بخود ڈیٹا کو چیک کرنا ممکن ہو گیا۔ ہم ذیل میں اس کے بارے میں بات کریں گے؛
• OpenText پر مبنی الیکٹرانک آرکائیو میں دستاویزات کی برآمد۔ اب تمام دستاویز اسکین ایک جگہ پر محفوظ ہیں۔
• دستاویزات کی اسکین شدہ تصاویر کے لنکس کے ساتھ SAP ERP میں اکاؤنٹنگ اندراجات کا مسودہ۔

پھر ABBYY اور MOEK کے ملازمین نے ایک سرچ فارم تیار کیا تاکہ اکاؤنٹنٹ، سیکنڈوں میں، الیکٹرانک آرکائیو میں کسی بھی خصوصیت کے ذریعے اہم اکاؤنٹس تلاش کر سکے اور انہیں ٹیکس کے معائنے کے لیے جمع کرا سکے۔

26 مختلف معیارات کا استعمال کرتے ہوئے تلاش ممکن ہے (تصویر قابل کلک ہے):

MOEK نے پورے سسٹم کا کامیابی سے تجربہ کرنے کے بعد، اسے کام میں لایا گیا۔ منظوریوں، وضاحتوں اور بہتریوں سمیت پورا منصوبہ 10 ماہ میں مکمل ہوا۔

ABBYY FlexiCapture کو لاگو کرنے کے بعد کام کی اسکیم:


کیا آپ کو لگتا ہے کہ کچھ بھی نہیں بدلا؟ ہاں، کاروباری عمل وہی رہتا ہے، بس اتنا ہے کہ اب زیادہ تر افعال مشین کے ذریعے انجام پاتے ہیں۔

وائرنگ، ہو گیا!

اب حالات کیسے ہیں؟ مان لیں کہ معاہدے کے کیوریٹر نے تھرمل پاور پلانٹس کے لیے پمپس کی فراہمی، یا مثال کے طور پر، ہیٹنگ نیٹ ورکس کی تعمیر کے لیے ایک لین دین کے لیے بنیادی دستاویزات کا ایک سیٹ حاصل کیا۔ ماہر کو مزید دستاویزات کے مکمل ہونے اور مندرجات کو خود چیک کرنے، کورئیر کو کال کرنے اور اصل دستاویزات کو اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ کو بھیجنے کی ضرورت نہیں ہے۔ کیوریٹر صرف بنیادی دستاویزات کے دستخط شدہ سیٹ کو اسکین کرتا ہے، اور پھر ٹکنالوجی اپنے ہاتھ میں لے لیتی ہے۔

نیٹ ورک سکیننگ سسٹم کا استعمال کرتے ہوئے، ایک ملازم اپنے ہاٹ فولڈر یا ای میل پر TIFF یا PDF فارمیٹ میں سکین بھیجتا ہے۔ اس کے بعد وہ ABBYY FlexiCapture ویب ان پٹ اسٹیشن کھولتا ہے اور کارروائی کے لیے سیٹ کردہ دستاویز کی قسم کا انتخاب کرتا ہے۔ مثال کے طور پر، "ایجنسی کی فیس کے ساتھ کام/خدمات کی خریداری"، "مادی اور تکنیکی وسائل کی رسید (MTR)" یا "پراپرٹی اکاؤنٹنگ"۔

سیٹ کی قسم مطلوبہ دستاویزات اور ڈیٹا کی تعداد اور اقسام کا تعین کرتی ہے جن کی نظام کو درجہ بندی، پہچان اور تصدیق کرنی چاہیے۔

کیوریٹر شناخت کے لیے اسکین اپ لوڈ کرتا ہے۔ سسٹم خود بخود تمام دستاویزات، ہر کاغذ کے مواد کی موجودگی کی جانچ کرتا ہے، اور سرور تفصیلات کو پہچانتا ہے - معاہدے کی تاریخ، رقم، پتہ، ٹیکس شناختی نمبر، چیک پوائنٹ اور دیگر ڈیٹا۔ ویسے، MOEK روس میں توانائی کی پہلی کمپنی ہے جس نے یہ طریقہ استعمال کیا۔

اگر کیوریٹر نے تمام دستاویزات اپ لوڈ نہیں کی ہیں یا کچھ رسید میں تمام ڈیٹا موجود نہیں ہے، تو سسٹم اس کا نوٹس لیتا ہے اور فوری طور پر ملازم سے غلطی کو درست کرنے کو کہتا ہے:

سسٹم شکایت کرتا ہے اور گمشدہ دستاویزات کو شامل کرنے کو کہتا ہے (اس کے بعد اسکرین شاٹس قابل کلک ہیں):

سسٹم نے دیکھا کہ دستاویز کی میعاد ختم ہو گئی ہے:

اس طرح، ملازم کو اب یہ تعین کرنے کی ضرورت نہیں ہے کہ آیا دستاویز صحیح طریقے سے تیار کی گئی ہے۔ اگر سب کچھ درست ہے، تو زیادہ تر ڈیٹا کی جانچ خود بخود ویب انٹری اسٹیشن پر ہوتی ہے۔ SAP ERP میں بیان کردہ آرڈر نمبر درج کرنا کافی ہے۔ اس کے بعد، تسلیم شدہ ڈیٹا کا موازنہ SAP میں پروسیس شدہ معلومات سے کیا جاتا ہے: کاؤنٹر پارٹی کے TIN اور KPP، معاہدہ نمبر اور رقم، VAT، پروڈکٹ یا سروس کا نام۔ ایک دستاویز پر کارروائی اور جانچ میں صرف چند منٹ لگتے ہیں۔

تفصیلات کا استعمال کرتے ہوئے - INN اور KPP - آپ ڈائرکٹری سے مطلوبہ کمپنی کو منتخب کر سکتے ہیں:

اگر انوائس یا انوائس میں کوئی خرابی ہے، تو یہ دستاویز کو آرکائیو میں ایکسپورٹ کرنے کی اجازت نہیں دے گا۔ مثال کے طور پر، اگر کوئی دستاویز غلط طریقے سے مرتب کی گئی ہے یا حروف میں سے ایک کو غلط طریقے سے پہچانا گیا ہے، تو سسٹم اس کی نشاندہی کرے گا اور ملازم سے تمام غلطیاں درست کرنے کو کہے گا۔ یہاں ایک مثال ہے:

سسٹم کو پتہ چلا کہ Vasilek CJSC MOEK سپلائرز کی فہرست میں شامل نہیں ہے۔

یہ ملازمین کو دستاویز کے اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ تک پہنچنے سے پہلے غلطیوں کو ٹریک کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

اگر تمام چیک کامیابی کے ساتھ مکمل ہو جاتے ہیں، تو ایک کلک میں دستاویز کی ایک سکین شدہ کاپی OpenText الیکٹرانک آرکائیو کو بھیج دی جاتی ہے، اور SAP میں اس کے میٹا ڈیٹا کے ساتھ ایک لنک اور کارڈ ظاہر ہوتا ہے۔ ایک اکاؤنٹنٹ یا کیوریٹر ہمیشہ الیکٹرانک آرکائیو میں مطلوبہ آرڈر کے لیے دستاویزات کی فہرست اور اس بارے میں معلومات دیکھ سکتا ہے کہ کس نے دستاویزات پر کارروائی کی، کس وقت میں، اور کیا نتیجہ نکلا۔

Pyotr Petrovich نے الیکٹرانک آرکائیو میں دیکھا، ...

یہ دیکھنے کے لیے کہ آرڈر نمبر 1111 کے لیے دستاویزات کس نے اپ لوڈ کیں۔

ABBYY FlexiCapture سے SAP پر ڈیٹا اور اسکین اپ لوڈ کرنے کے بعد، پہلے سے بھرے ڈیٹا اور دستاویزات کی اسکین شدہ تصاویر کے لنکس کے ساتھ ایک ڈرافٹ ٹرانزیکشن ظاہر ہوتا ہے۔

ڈرافٹ وائرنگ:

اس کے بعد اکاؤنٹنٹ کو ایک ای میل نوٹیفکیشن موصول ہوتا ہے جس میں تیار شدہ ڈرافٹ اور اسکین کا لنک ہوتا ہے۔ ماہر کو اب کاغذ کے ساتھ جدوجہد کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ اسے صرف اتنا کرنا ہے کہ وہ لین دین کی کل رقم، مہر اور دستخط کی موجودگی کے اسکین کو چیک کرے اور لین دین کرے۔ اکاؤنٹنٹ اب اس پر ایک منٹ سے بھی کم وقت گزارتا ہے۔

پروجیکٹ کے نتائج

• ABBYY ٹیکنالوجیز کا استعمال کرتے ہوئے، MOEK نے نہ صرف اکاؤنٹنگ بلکہ مالیاتی کنٹرول کو بھی آسان اور تیز کیا ہے۔ پوسٹنگ کرنے کے لیے، ملازمین کو اب اصل دستاویزات کے ساتھ کورئیر کا انتظار کرنے کی ضرورت نہیں ہے - انہیں صرف ایک کلک میں الیکٹرانک آرکائیو سے پہلے سے تصدیق شدہ ڈیٹا کے ساتھ اسکین حاصل کرنا ہے۔ سچ ہے، ایک کاغذی دستاویز کی ضرورت ہے۔ لیکن اب اسے بعد میں اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ کو بھیجا جا سکتا ہے۔ جب یہ وہاں پہنچے گا، ملازم اکاؤنٹنگ سسٹم میں "اصل موصول" باکس کو چیک کرے گا۔
• ملازمین فوری طور پر اسکین سے لین دین کے بارے میں تمام ضروری ڈیٹا حاصل کرتے ہیں، وقت پر لین دین کرتے ہیں اور تمام دستاویزات پیشگی رپورٹنگ کے لیے تیار کرتے ہیں۔ اب وہ اندرونی یا بیرونی معائنے سے نہیں ڈرتے۔
• اکاؤنٹنٹس 3 گنا تیزی سے مالی لین دین کرتے ہیں، اور MOEK رپورٹنگ کی مدت 10 دن پہلے بند کر دیتا ہے۔
• MOEK کی تمام شاخیں اکاؤنٹنگ دستاویزات کو ایک الیکٹرانک آرکائیو میں محفوظ کرتی ہیں۔ اس کی بدولت، آپ کوئی بھی انوائس، معاہدہ یا تکمیل کا عمل، نیز ان سے کوئی بھی خصوصیات (رقم، VAT، پروڈکٹ یا سروس کی حدود) پہلے سے 4 گنا زیادہ تیزی سے تلاش کر سکتے ہیں۔
• یہ حل ہر سال 2,6 ملین صفحات سے زیادہ دستاویزات پر کارروائی کرتا ہے۔

اس کے بجائے کسی نتیجے کے

MOEK استعمال کرتا ہے۔ ABBYY FlexiCapture اب 2 سال سے اور اس دوران میں نے اعداد و شمار جمع کیے ہیں۔ یہ پتہ چلا کہ اکاؤنٹنٹس ڈرافٹ میں تبدیلی کیے بغیر 95% اندراجات کرتے ہیں۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ مستقبل میں ایسی پوسٹنگ کو مکمل طور پر خود بخود چھوڑا جا سکتا ہے۔ ایسا ہوا کہ یہ پروڈکٹ دراصل کمپنی کے کاروباری عمل میں "مصنوعی ذہانت" کے عناصر کو متعارف کروانے کی طرف کمپنی کا پہلا قدم تھا: MOEK ایک متعلقہ پروگرام تیار کر رہا ہے۔

دیگر روسی کمپنیاں بھی اکاؤنٹنگ کے کام کو خودکار بنا رہی ہیں: اسے آسان اور آسان بنا رہی ہیں۔ مثال کے طور پر، ABBYY ٹیکنالوجیز کا استعمال کرتے ہوئے، مالیاتی کنٹرول سروس "Khlebprom» اہم کاروباری معلومات 2 گنا تیزی سے حاصل کرتا ہے اور ضروری رسیدوں اور ڈیلیوری نوٹوں کی تلاش میں 20% کم وقت صرف کرتا ہے۔ ذہین انفارمیشن پروسیسنگ ٹیکنالوجیز ہولڈنگ کے اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ کے ملازمین کی مدد کرتی ہیں"زنگ» ماس ٹیکس آڈٹ کے دوران ضروری مالیاتی دستاویزات فوری طور پر تلاش کریں۔ 2019 میں، کمپنی کے ماہرین تقریباً 10 ملین صفحات پر مشتمل دستاویزات پر کارروائی کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں۔

کیا آپ MOEK اور ABBYY پروجیکٹ کے بارے میں مزید جاننا چاہتے ہیں؟ 3 اپریل کو 11:00 بجے، MOEK انفارمیشن ٹیکنالوجی سنٹر کے نائب سربراہ ولادیمیر فیوکٹیسٹوف مفت میں کیس کی تفصیلات کے بارے میں بات کریں گے۔ ویبینار "مصنوعی ذہانت کی ٹیکنالوجیز توانائی کی صنعت میں کمپنیوں کو ترقی میں کس طرح مدد کرتی ہیں". اگر آپ سوالات پوچھنا چاہتے ہیں تو شامل ہوں۔

ایلیزاویٹا ٹیتارینکو،
ABBYY کارپوریٹ بلاگ ایڈیٹر

ماخذ: www.habr.com