میڈیا وبائی امراض کی صورتحال اور خود کو الگ تھلگ کرنے کی سفارشات کے بارے میں خبروں سے بھرا ہوا ہے۔
لیکن کاروبار کے حوالے سے کوئی آسان سفارشات نہیں ہیں۔ کمپنی کے مینیجرز کو ایک نئے چیلنج کا سامنا کرنا پڑا - کس طرح ملازمین کو کم سے کم پیداواری نقصان کے ساتھ دور سے منتقل کیا جائے اور ان کے کام کی ساخت کیسے بنائی جائے تاکہ سب کچھ "پہلے جیسا" ہو۔
جو دفتر میں کام کرتا ہے وہ اکثر دور سے کام نہیں کرتا ہے۔ تقسیم شدہ ٹیمیں ٹیم کے اندر اور باہر مؤثر تعاون اور مواصلات کو کیسے برقرار رکھ سکتی ہیں؟
موبائل کمیونیکیشنز، تیز انٹرنیٹ، آسان ایپلیکیشنز اور دیگر جدید ٹیکنالوجیز کی دستیابی، عام طور پر، بہت سی رکاوٹوں کو دور کرنے اور شراکت داروں یا ساتھیوں کے ساتھ نتیجہ خیز کام کرنے میں مدد کرتی ہے۔
لیکن ہمیں تیاری کرنی ہے۔
سب کچھ پلان کے مطابق ہوگا۔ اگر وہ ہے۔
دور دراز کے کام کے لیے اندرونی عمل اور مواصلات کی خصوصی تعمیر کی ضرورت ہوتی ہے۔ اور تیاری کا مرحلہ بہت سے سوالات اور مسائل کو پیدا ہونے سے پہلے ہی ختم کر سکتا ہے۔
دفتر میں اور دور دراز کام کے حالات میں، سب کچھ چار ستونوں پر بنایا گیا ہے:
- منصوبہ بندی
- تنظیم
- قابو میں رکھو
- پریرتا
سب سے پہلے، آپ کو اور آپ کی ٹیم کو صحیح اہداف کا تعین کرنے، رپورٹنگ کے نظام کو دوبارہ بنانے اور ٹیم کے اندر غیر مطابقت پذیر اور مطابقت پذیر مواصلات کو صحیح طریقے سے یکجا کرنے کی ضرورت ہے۔ غیر مطابقت پذیر کمیونیکیشن میں خطوط، چیٹس، تازہ ترین رپورٹنگ اور کوئی بھی مواصلاتی اختیارات شامل ہیں جن کے لیے فوری جواب کی ضرورت نہیں ہے۔ ہم وقت ساز مواصلت تیز آراء کے ساتھ حقیقی وقت کا مواصلت ہے۔
یہ یاد رکھنا بہت ضروری ہے کہ دور سے کام کرتے وقت، منصوبہ بندی کے لیے باقاعدگی کی ضرورت ہوتی ہے۔ سٹریٹجک اور آپریشنل کاموں کے ساتھ کام کا توازن برقرار رکھنا ضروری ہے، ترجیحی کاموں پر ہفتہ وار یا روزانہ کام کی رفتار کو متعین کرنا۔ مناسب منصوبہ بندی اور اہداف کی ترتیب کام کو واضح کرے گی اور ملازمین کے برن آؤٹ سے بچنے میں مدد کرے گی۔ وہ اس عمل سے الگ تھلگ محسوس نہیں کریں گے۔
ویڈیو کانفرنسنگ: نمبر ایک ٹول
دور دراز کے ملازمین کی تنہائی سماجی سے زیادہ معلوماتی ہے۔ وہ کسی کے پاس بیٹھنا اتنا نہیں چھوڑتے (حالانکہ یہ مختلف ہوتا ہے) وہ زیادہ تر معلومات تک فوری رسائی اور ساتھیوں کے ساتھ بات چیت کی کمی کے بارے میں فکر مند رہتے ہیں۔ ان کے پاس کسی ساتھی سے سوال پوچھنے اور فوری جواب حاصل کرنے، ایک چھوٹی سی فتح کا جشن منانے یا ڈیبریف کرنے، دماغی طوفان یا صرف ویک اینڈ کے منصوبوں کے بارے میں بات کرنے کا موقع نہیں ہوتا ہے۔
اس خسارے کو جزوی طور پر ویڈیو کانفرنسنگ سروسز سے پورا کیا جاتا ہے۔
ویڈیو کانفرنسنگ ایک یا زیادہ لوگوں کو فون پر یا آن لائن ویڈیو کانفرنسنگ پلیٹ فارم کے ذریعے حقیقی وقت میں بات چیت کرنے کی اجازت دیتی ہے۔ کالز ایک ہم آہنگ مواصلاتی چینل ہے، لیکن اس وقت بھی استعمال کیا جا سکتا ہے جب صرف ایک شخص کسی گروپ سے بات کر رہا ہو - مثال کے طور پر، کام کرنے کے لیے . ایسی خدمات کی مثالیں: ، زوم، بلیو جینز، GoToMeeting۔
فوائد:
- ویڈیو کالز گفتگو کرنے والے کے لہجے، جذبات، چہرے اور دیگر زبانی اشارے بتاتی ہیں، اس طرح اس کے مزاج کو واضح کرنے اور سمجھنے میں مدد ملتی ہے۔
- اضافی معلومات پیغامات کو واضح کرتی ہے، جذباتی مواد کا اضافہ کرتی ہے، اور کنکشن اور اعتماد پیدا کرنے میں مدد کرتی ہے۔
نقصانات:
- وقت کے ساتھ ہم آہنگی۔ کالز صرف حقیقی وقت میں ہو سکتی ہیں، جس سے مختلف ٹائم زونز میں پھیلی ٹیم کے لیے مواصلت مشکل ہو جاتی ہے۔
- مواصلات کا کورس کسی بھی طرح سے دستاویزی نہیں ہے۔ چیلنجز تحریری نتیجہ نہیں چھوڑتے۔
- تشریح. مواصلات کا معیار ہر ایک کے لیے بہترین نہیں ہے (خاص طور پر ان لوگوں کے لیے جو ملک میں خود کو الگ تھلگ کر رہے ہیں)۔ الفاظ ہمیشہ صحیح طور پر نہیں سمجھے جاتے ہیں۔
ویڈیو کانفرنسنگ کب استعمال کریں؟
- باقاعدہ ملاقاتیں، دونوں ون آن ون اور گروپ
- ٹیم میٹنگز
- منصوبہ بندی اور ذہن سازی (ویڈیو کے ساتھ بہترین)
- غلط فہمیوں کو دور کرنا یا دوسرے چینلز سے بڑھتے ہوئے یا جذباتی حالات سے نمٹنا (جیسے ای میل، چیٹ)
اگر آپ کو لگتا ہے کہ آپ کا ریموٹ ٹیم ورک کافی نتیجہ خیز نہیں ہے، تو وقت ضائع نہ کریں - صورتحال کو تبدیل کرنے کی کوشش کریں۔
- ٹیم کے ساتھ روزانہ چیک ان کا تعارف کروائیں۔
- میٹنگ کے وقت اور اہداف پر سختی سے عمل کریں، انہیں دعوت نامے میں لکھیں اور شروع میں ہی یاد دلائیں۔
- اپنا ہومورک کرو. میٹنگ کے لیے تیاری کریں اور کاغذ پر لکھیں کہ آپ کو اس میٹنگ میں کن خیالات لائے، آپ کو شرکاء سے کیا توقعات ہیں، اور وہ آپ سے کیا رکھتے ہیں؟
- شرکاء سے کردار بانٹنے کے لیے کہیں (نوٹس لینا، معلومات پیش کرنا، میٹنگ ماڈریٹر کے طور پر کام کرنا)۔
- ایک بڑی ٹیم (8 سے زیادہ افراد) کے لیے میٹنگیں نہ کریں۔
- اپنی میٹنگز کو شرکاء کے ٹائم زون کے ساتھ ہم آہنگ کرنا یاد رکھیں۔
جب سب اکٹھے ہوتے ہیں: کمپنی کے عمومی اجلاسوں کو کیسے منظم کریں۔
کمپنی کے تمام ملازمین کی ملاقاتیں معلومات کے تبادلے کا ایک مقبول طریقہ بن گئی ہیں۔
ان کو منظم کرنے کے بہترین طریقے کے بارے میں کئی تجاویز ہیں:
- وقت روس میں کمپنیوں کے لیے، دوپہر 11-12 بجے ایسی میٹنگز کا انعقاد کرنا بہتر ہے۔ ایسا وقت منتخب کرنے کی کوشش کریں جو زیادہ سے زیادہ ملازمین کے لیے آسان ہو۔ ملاقات کا ریکارڈ ضرور رکھیں۔ MegaFon سمیت کئی پلیٹ فارمز پر، یہ ایک کلک میں کیا جا سکتا ہے اور پھر mp4 فارمیٹ میں اپ لوڈ کیا جا سکتا ہے۔
- لائیو سٹریم. یہ چھوٹی کمپنیوں کے لیے ضروری نہیں ہو سکتا، لیکن بڑی کمپنیوں کے لیے برانچوں کے تقسیم شدہ نیٹ ورک کے لیے، لائیو نشریات کا انعقاد سمجھ میں آتا ہے۔
- سوالات اور جوابات۔ آپ لوگوں سے ایسے سوالات پوچھنے کے لیے کہہ سکتے ہیں جو پہلے سے ان سے متعلق ہوں، پھر آپ سامعین کے لیے متعلقہ معلومات تیار کر سکتے ہیں۔
- مزاح کے بارے میں مت بھولنا۔ یہ اسکول میں لائن اپ نہیں ہے، بلکہ ایک ذاتی رابطہ فراہم کرنے اور تقسیم شدہ ٹیموں کے درمیان اعتماد پیدا کرنے میں مدد کرنے کا موقع ہے۔
ذہن سازی: کنفیوژن کو ختم کریں۔
جب بات ذہن سازی کی ہو تو تقسیم شدہ ٹیموں کے لیے ایک عام ڈیجیٹل ٹول استعمال کرنا ضروری ہے۔ یہ آپ کو ذہن سازی کے دوران خیالات کو جمع کرنے، گروپ کرنے اور ان کی درجہ بندی کرنے کی اجازت دیتا ہے۔
آپ کو مؤثر طریقے سے طوفان میں مدد کرنے کے لئے کچھ اہم نکات یہ ہیں:
- ریموٹ ٹیم ایک باہمی تعاون کے ساتھ پراجیکٹ مینجمنٹ ٹول کا انتخاب کر سکتی ہے جو کنبان بورڈ کی فعالیت کو سپورٹ کرتا ہے جس سے بہت سی ٹیمیں پہلے سے واقف ہیں، جیسے ٹریلو۔
- پلیٹ فارم کی طرف سے فراہم کردہ متبادل ہو سکتا ہے۔ ٹول ایک ڈرائنگ بورڈ ہے جسے ہر کوئی دیکھ سکتا ہے اور کسی بھی شرکاء کے ذریعے اس میں ترمیم کی جا سکتی ہے۔
- ووٹنگ کے آپشن کا استعمال اس بات کا اندازہ کرنے کے لیے کریں کہ کون سا آئیڈیا نافذ کرنا سب سے زیادہ دلچسپ ہے۔ تمام اعدادوشمار کو بعد میں csv یا xlsx فارمیٹ میں ڈاؤن لوڈ کیا جا سکتا ہے۔
- تجربہ بتاتا ہے کہ ملازمین کو حملے کے بارے میں پیشگی آگاہ کرنا بہتر ہے تاکہ ان کے پاس خیالات کے بارے میں سوچنے کا وقت ہو۔ جب گروپ اکٹھا ہو جائے گا تو شرکاء خالی ہاتھ نہیں آئیں گے۔
ہم وقت ساز مواصلات، جیسے کہ ویڈیو کالز، جب صحیح طریقے سے استعمال ہوتے ہیں، ٹیم ورک کرنے، اس کے نتائج کو ٹریک کرنے اور ٹیم کے تمام اراکین کو جذباتی مدد فراہم کرنے کے لیے ایک بہترین ذریعہ ہو سکتے ہیں۔ اور جب غیر مطابقت پذیر ٹولز کے ساتھ ملایا جاتا ہے، تو وہ اس عمل میں تقسیم شدہ شرکاء کو دفتر میں اپنے ساتھیوں کی نسبت (اور بعض اوقات زیادہ) نتیجہ خیز ہونے میں مدد کرتے ہیں۔
ماخذ: www.habr.com