دو خواتین ایک ہی گلی میں پڑوسی گھروں میں رہتی ہیں۔ وہ ایک دوسرے کو نہیں جانتے، لیکن ان میں ایک خوشگوار چیز مشترک ہے: وہ دونوں کیک پکاتے ہیں۔ دونوں نے 2007 میں آرڈر پر کھانا پکانے کی کوشش شروع کی۔ ایک کا اپنا کاروبار ہے، اس کے پاس آرڈر تقسیم کرنے کا وقت نہیں ہے، کورسز کھولے ہیں اور وہ ایک مستقل ورکشاپ کی تلاش میں ہے، اگرچہ اس کے کیک مزیدار ہیں، بلکہ معیاری ہیں، جیسا کہ اوسط کیفے میں ہوتا ہے۔ دوسری ناقابل یقین حد تک لذیذ اور گھر کی چیز پکاتی ہے، لیکن اس کے ساتھ ہی اس نے 4 سالوں میں صرف 12 فروخت کیں اور آخر میں صرف اپنے خاندان کے لیے ہی پکاتی ہیں۔ یہ عمر، ضمیر اور SES سے دوروں کی بات نہیں ہے۔ حقیقت یہ ہے کہ پہلے نے پیداوار اور فروخت کے مکمل آٹومیشن کا مقابلہ کیا، جبکہ دوسرا ایسا نہیں ہوا۔ یہ فیصلہ کن عنصر بن گیا۔ واقعی، ایک سادہ روزمرہ مثال؟ اور اسے کسی بھی سائز میں چھوٹا کیا جا سکتا ہے: تین کے لیے اشتہاری ایجنسی سے لے کر سپر کارپوریشن تک۔ کیا آٹومیشن واقعی اتنا اہم ہے؟ آئیے بحث کرتے ہیں۔
PS: کٹر قارئین کے لیے، ایک متبادل تعارف کٹ کے نیچے ہے :)
ارے نہیں. چلو بھئی. کوئی بات نہیں!
ان لوگوں کے لیے متبادل تعارف جو لڑکیوں کو پسند نہیں کرتے (تبصرے کے بعد)دو دوستوں نے ایک کاروبار شروع کرنے کا فیصلہ کیا۔ ہم نے اپنا ہر کاروبار ایک ہی وقت میں شروع کیا، اور پہلے 2 مہینوں میں ہم کارپوریٹ کلائنٹس کے ساتھ 20 معاہدے کرنے میں کامیاب ہوئے۔ پہلا آدمی سب کچھ خود کرتا تھا، محنتی تھا، گاہکوں کے پاس جاتا تھا، کام کرتا تھا۔ لیکن یہاں مسئلہ ہے۔ 22 ویں معاہدے پر، وہ ہر جگہ دیر سے آنے لگا، گاہکوں کے ساتھ ملاقاتوں کو بھول گیا، وقت پر سامان ٹھیک کرنے کا وقت نہیں تھا، اور ایک بار گاہکوں کو بھی ملایا اور انہیں غلط کارتوس دے دیا۔
دوسرا کاہل تھا، خود کو بھاگنا نہیں چاہتا تھا اور زرد مچھلی کو بلایا۔ مچھلی نے اس کی طرف دیکھا، اس کی تعریف کی، اور کام کو خودکار بنانے کی پیشکش کی۔ لیڈز پیدا کرنے کے لیے اشتہارات کے لیے، وہ ویب سائٹ پر جاتے ہیں، اپنے ذاتی اکاؤنٹ میں ایک فارم پُر کرتے ہیں اور کلائنٹ بن جاتے ہیں۔ اور سائٹ سے، تاکہ معلومات خود CRM میں آجائے - ایک ایسا نظام جو خود کار طریقے سے ڈرائیور کو دفتری سامان کی ترسیل کے لیے کام تفویض کرتا ہے، اور اس سے بھی بہتر، یہ خود ایک روٹ شیٹ تیار کرتا ہے، معاہدہ پرنٹ کرتا ہے، اور یہاں تک کہ ریگولیٹری ڈیڈ لائن کی تعمیل پر نظر رکھتا ہے، اور جب سامان پہنچ جاتا ہے، تو وارنٹی ڈیپارٹمنٹ کو آرڈر جاری کرتا ہے۔ ٹھیک ہے، ایک پریوں کی کہانی ایک پریوں کی کہانی ہے !!! اور اس طرح، اس کی گولڈ فش نے RegionSoft CRM کو نافذ کیا۔ میں نے اسے نافذ کیا، میں نے اسے نافذ کیا۔ اچانک سب کچھ اڑ رہا تھا، گھوم رہا تھا، اور تاجر، آپ کو معلوم ہے، چولہے پر بیٹھا ہے، سب کو کام تقسیم کر رہا ہے، اور ان کی تکمیل کی نگرانی کر رہا ہے۔ اور اسے کاروبار کرنا بہت پسند تھا، اور سب کچھ اس کے لیے اتنا اچھا کام کرنے لگا کہ اس نے اپنے کاروبار کی پیمائش کرنے، مختلف شہروں میں شاخیں کھولنے اور تمام انتظامات کو ایک واحد نظام میں یکجا کرنے کا فیصلہ کیا۔ ایک پریوں کی کہانی تم کہتے ہو؟ ہاں، اس میں ایک اشارہ ہے... ہوشیار ساتھیوں کے لیے ایک سبق!
کمپنی کی زندگی کے دل میں 7 عناصر
ہم اپنی ترقی کر رہے ہیں۔ 13 سال کی عمر میں، بہت زیادہ تجربہ جمع کر چکے ہیں اور آٹومیشن کے مختلف پہلوؤں کے بارے میں پہلے ہی بار بار لکھ چکے ہیں، لیکن کبھی عام نہیں کیا - یہ کمپنی میں ہر عمل کے لیے، ملازمین کے گروپوں کے لیے کیا دیتا ہے؟ یعنی، بہت پسند کیے جانے والے اشتہارات "کارکردگی، پیداواری صلاحیت میں اضافہ اور بالآخر آمدنی میں اضافہ" کا کیا سبب ہے؟ اور اگر نہیں، تو آپ کو اسے درست کرنے کی ضرورت ہے۔ آئیے تاخیر نہ کریں - آئیے ہر چیز کے بارے میں ترتیب سے بات کریں۔
تو، چھوٹی اور درمیانے درجے کی کمپنیوں میں کون سے "اجزاء" ہیں جو کمپنی کے وجود کے لیے ضروری ہیں؟
- ملازمین سب سے اہم عنصر ہیں، جس کے بغیر کمپنی خود موجود نہیں ہوگی۔ انہیں منظم کرنے کی ضرورت ہے، ان کے کام کو ہر ممکن حد تک آسان بنانے کی ضرورت ہے تاکہ وہ اپنی کوششوں کو کلائنٹس، ترقی وغیرہ سے متعلق کاموں میں دوبارہ تقسیم کر سکیں، اور کسی نیرس روٹین میں پھنس نہ جائیں۔
- انتظامیہ بھی ملازمین ہیں، لیکن خاص تقاضوں کے ساتھ: ان کے لیے یہ دیکھنا ضروری ہے کہ ان کی حکمت عملی کیا نتائج لاتی ہے، اشارے کی حرکیات کیا ہیں، ملازمین کتنے موثر ہیں (KPI)۔ انتظامیہ کو ایک ایسے آلے کی ضرورت ہے جو انہیں فوری اور مختصر تجزیہ کرنے اور مسائل کو آسانی سے حل کرنے کی اجازت دے (مثال کے طور پر، صارفین کی طرف سے شکایت کرتے وقت لیڈز کو الگ کرنا یا مشکل کالوں کو سننا)۔
- کلائنٹ - ہم جان بوجھ کر انہیں پیداوار سے اوپر رکھتے ہیں، کیونکہ اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ آپ کی مصنوعات کتنی ہی عمدہ اور میگا نفیس ہے، اگر آپ کے پاس اسے فروخت کرنے والا کوئی نہیں ہے، تو آپ کو اس سے کچھ نہیں ملے گا (سوائے اس کے کام پر غور کرنے کے غیر معمولی خوشی کے۔ آپ کے ہاتھ/دماغ، لیکن آپ اس خاص جمالیات سے تنگ آچکے ہیں آپ ایسا نہیں کریں گے)۔ انہیں زبردست، فوری، اور اب ذاتی نوعیت کی خدمت کی بھی ضرورت ہے۔
- پروڈکشن ایک پروڈکٹ، کام یا سروس بنانے کا سب سے اہم عمل ہے تاکہ کلائنٹ سے پیسے لے کر اس کا تبادلہ کیا جا سکے۔ تمام عملوں کو مربوط کرنے کے قابل ہونا ضروری ہے تاکہ پیداوار وقت پر، کسٹمر کی ضروریات کے مطابق ہو۔
- ڈیٹا صرف "نیا تیل" نہیں ہے، بلکہ ایک قیمتی چیز ہے جسے بے کار نہیں رہنا چاہیے: ضروری اور متعلقہ معلومات کو جمع کرنا، اس پر کارروائی کرنا اور اس کی تشریح کرنا ضروری ہے تاکہ کمپنی کی کوششیں چڑیوں کو توپ سے باہر نہ نکالیں، لیکن درست طریقے سے نشانہ بنائیں.
- مینجمنٹ ماڈل کمپنی کے اندر قائم تعلقات اور باہمی روابط کا ایک نظام ہے، یا، اگر آپ چاہیں تو، آپ کے کاروباری عمل کا ایک ویب۔ اسے مسلسل اپ ڈیٹ کرنے کی ضرورت ہے اور اسے شفاف اور صاف ہونا چاہیے۔
- اثاثے اور وسائل دوسرے تمام اوزار، ذرائع پیداوار اور دیگر سرمایہ ہیں جن کے بغیر کاروبار کا وجود نہیں ہو سکتا۔ اس میں ان کے معاشی معنوں میں ٹھوس اثاثے، پیٹنٹ، جانکاری، سافٹ ویئر، انٹرنیٹ اور یہاں تک کہ وقت بھی شامل ہو سکتا ہے۔ عام طور پر، کمپنی میں موجود تمام ماحول.
7 عناصر کی ایک متاثر کن فہرست، جن میں سے ہر ایک علیحدہ بہت بڑا نظام ہے۔ اور پھر بھی، تمام 7 عناصر کسی بھی کمپنی میں موجود ہوتے ہیں، یہاں تک کہ سب سے چھوٹا بھی۔ انہیں آٹومیشن کی ضرورت ہے۔ آئیے اسے CRM کے استعمال کی مثال کے ذریعے دیکھتے ہیں (یہاں، متوقع تبصرے، ہم ایک ریزرویشن کریں گے کہ ہم اپنی پوزیشن سے CRM کے بارے میں بات کر رہے ہیں، یعنی ایک عالمگیر، جامع پروڈکٹ کے طور پر جو پوری کمپنی کے لیے آٹومیشن کے کاموں کا احاطہ کرتا ہے، اور "سیلز پروگرام" کے طور پر نہیں)۔
تو، نقطہ پر.
آٹومیشن ان تمام لوگوں اور ڈیٹا کی مدد اور رکاوٹ کیسے بنتی ہے؟
ملازمین
یہ کس طرح مدد کرتا ہے؟
- کام کو منظم اور تیز کرتا ہے۔ ہم نے بارہا یہ رائے پڑھی اور سنی ہے کہ CRM/ERP میں ڈیٹا داخل کرنا اضافی کام ہے جس میں ملازم کا وقت لگتا ہے۔ یہ، یقینا، خالص نفاست ہے۔ ہاں، ملازم کلائنٹ اور اس کی کمپنی کے بارے میں ڈیٹا داخل کرنے میں وقت صرف کرتا ہے، لیکن پھر وہ اسے مسلسل محفوظ کرتا ہے: تجارتی تجاویز، تکنیکی تجاویز، تمام بنیادی دستاویزات، رسیدیں، رابطوں کی تلاش، نمبر ڈائل کرنا، خطوط بھیجنا وغیرہ۔ اور یہ ایک زبردست بچت ہے، یہاں ایک سادہ سی مثال ہے: فارم کو پُر کر کے دستی طور پر ایک چھوٹا سا ایکٹ + انوائس بنانے کے لیے، انہیں بنانے میں 10 منٹ لگتے ہیں - سامان یا کام کی اشیاء کی تعداد کے لحاظ سے 1-3 منٹ۔ سرعت لفظی طور پر سسٹم کے آپریشن کے پہلے دنوں سے ہوتی ہے۔
- کلائنٹس کے ساتھ مواصلت کو آسان بناتا ہے: تمام معلومات ہاتھ میں ہیں، تاریخ دیکھنا آسان ہے، کلائنٹ سے پہلے رابطے کے 10 سال بعد بھی نام سے رابطہ کریں۔ اور وہ کیا ہے؟ یہ ٹھیک ہے - مارکیٹنگ کا لفظ "وفاداری"، جو ہر ایک کا پسندیدہ لفظ "آمدنی" بناتا ہے۔
- ہر ملازم کو ایک فرض شناس اور وقت کا پابند بناتا ہے - منصوبہ بندی، اطلاعات اور یاد دہانیوں کی بدولت، ایک بھی کام یا کال انتہائی غیر حاضر دماغی مینیجر کی توجہ نہیں دے گی۔ اور اگر اچانک مینیجر اپنی سستی میں بہت ضدی ہے تو آپ اسے پکڑ سکتے ہیں، کیلنڈر پر اس کی ناک بھونک سکتے ہیں اور اس سے پوچھ سکتے ہیں کہ اسے اطلاع کیوں نہیں ملتی (ایسا مت کرو، برائی نہ کرو)۔
- انتہائی مکروہ کام کرنے میں آپ کو تیزی سے، درست طریقے سے اور مکمل طور پر مدد کرتا ہے - پرنٹنگ کے لیے دستاویزات بنائیں اور تیار کریں۔ ان سب میں نہیں، یقیناً، لیکن بڑے CRMs میں آپ آسانی سے پورے پرائمری فارم کو تیار کر سکتے ہیں اور پہلے درج کردہ ڈیٹا کی بنیاد پر چند کلکس میں خوبصورت اور درست پرنٹ شدہ فارم تیار کر سکتے ہیں۔ اس سے بھی کم نظاموں میں، معاہدے اور تجارتی تجاویز تیار کرنا ممکن ہے۔ ہم ترقی کے تحت ہیں۔ آئیے پوری طرح چلتے ہیں: ہمارے ساتھ آپ حساب لگا کر ایک TCP (تکنیکی اور تجارتی تجویز) بھی بنا سکتے ہیں - ایک پیچیدہ لیکن انتہائی ضروری دستاویز۔
- ٹیم کے اندر کام کا بوجھ تقسیم کرنے میں مدد کرتا ہے - منصوبہ بندی کے ٹولز کی بدولت۔ اس سے آپ کا کام بہت آسان ہوجاتا ہے جب آپ کیلنڈر پر جاسکتے ہیں، دیکھ سکتے ہیں کہ پوری کمپنی یا محکمہ کتنا مصروف ہے، اور تین کلکس میں کام تفویض یا میٹنگ کا شیڈول بناسکتے ہیں۔ کوئی کال، میٹنگز یا دوسری طرف کی کمیونیکیشنز نہیں ہیں جن میں واقعی وقت لگتا ہے۔
آپ ایک درجن مزید فنکشنز کی فہرست بنا سکتے ہیں، لیکن ہم نے سب سے اہم کاموں کا نام دیا ہے - وہ جن کی آٹومیشن کے شدید ترین مخالف بھی تعریف کریں گے۔
آپ کو کیا روک رہا ہے؟
کوئی بھی آٹومیشن ملازمین کو کام پر کام کرنے، کام پر کام کرنے سے روکتا ہے - یعنی اپنے کام خود کرنا، تقریباً اپنے خود مختار کاروبار کو منظم کرنا: ان کے کلائنٹس، ان کے لین دین، ان کے معاہدے۔ وہی CRM کلائنٹ کی بنیاد کو کمپنی کا اثاثہ بناتا ہے، نہ کہ انفرادی ملازمین کا اثاثہ - آپ اتفاق کرتے ہیں، یہ مناسب ہے، بشرطیکہ ملازم کو کمپنی سے تنخواہ اور بونس ملے۔ ورنہ یہ اس مذاق کی طرح نکلتا ہے جہاں پولیس والے نے سوچا کہ اسے بندوق دے کر جیسے چاہو گھوم لو۔
گائیڈ
یہ کس طرح مدد کرتا ہے؟
تمام ملازمین کے لیے مندرجہ بالا نکات کے علاوہ، مینیجرز کے لیے الگ الگ فوائد ہیں۔
- فیصلہ سازی کے لیے طاقتور تجزیات - یہاں تک کہ اگر آپ کے پاس بہت ہی معمولی سافٹ ویئر ہے، تب بھی معلومات جمع ہوتی رہتی ہیں جو جمع، تجزیہ اور استعمال کی جا سکتی ہیں۔ ڈیٹا پر مبنی نظم و نسق ایک پیشہ ورانہ نقطہ نظر ہے؛ الہام کے ذریعے انتظام قرون وسطیٰ ہے۔ مزید برآں، اگر آپ کے باس کے پاس بہترین وجدان ہے، تو غالباً اس کے پاس تجزیاتی نظام یا گولیوں کی کسی قسم کی خفیہ کیٹلاگ ہے۔
- آپ ملازمین کا ان کے اصل کام کی بنیاد پر جائزہ لے سکتے ہیں - یہاں تک کہ سسٹم میں کام کے اعمال اور ملازمین کے لاگز کو دیکھ کر۔ اور ہم نے، مثال کے طور پر، ایک ٹھنڈا KPI کنسٹرکٹر بنایا ہے - اور RegionSoft CRM میں آپ کلیدی اشاریوں کا سب سے پیچیدہ اور پیچیدہ نظام ہر اس شخص کے لیے ترتیب دے سکتے ہیں جن پر یہ لاگو کیا جا سکتا ہے۔
- کسی بھی آپریشنل معلومات تک آسان رسائی۔
- ابتدائیوں کی فوری موافقت اور تربیت کے لیے علم کی بنیاد۔
- آپ آسانی سے کام کو چیک کر سکتے ہیں اور شکایات موصول ہونے یا تنازعات کی صورت میں اس کے معیار کا جائزہ لے سکتے ہیں۔
آپ کو کیا روک رہا ہے؟
کوئی بھی آٹومیشن ٹول انتظامیہ میں بالکل ایک صورت میں مداخلت کرتا ہے: اگر اس کے لیے ادائیگی کی ضرورت ہو (یا پہلے ہی ایک بار ادا کی جا چکی ہے)، اور ساتھ ہی یہ بیکار بیٹھا ہے، ملازمین نے اس کا بائیکاٹ کیا ہے، یا نمائش کے لیے بھی موجود ہے۔ پیسہ ضائع ہو جاتا ہے، سافٹ ویئر میں سرمایہ کاری یا جسمانی مشقت کے آٹومیشن سسٹم کا کوئی فائدہ نہیں ہوتا۔ یقینا، اس طرح کے اثاثے کو ضائع کرنے کی ضرورت ہے۔ یا سمجھیں کہ آپ کیا غلط کر رہے ہیں اور جلد از جلد صورتحال کو درست کریں۔
گاہک
یہ کس طرح مدد کرتا ہے؟
کلائنٹ کبھی نہیں سوچتا کہ آپ کے پاس CRM ہے یا نہیں - وہ صرف سروس کی سطح کی بنیاد پر اسے اپنی جلد میں محسوس کرتا ہے اور اس کی بنیاد پر فیصلہ کرتا ہے کہ آپ کو یا آپ کے مدمقابل کو ادائیگی کرنی ہے، جو دانتوں کے لیے خودکار ہے۔
- آٹومیشن کسٹمر سروس کی رفتار کو بڑھاتی ہے: اس نے آپ کی کمپنی کو کال کی، اور آپ کو اسے یہ بتانے کی ضرورت نہیں کہ یہ وولوگدا سے آئیون ایوانووچ ہے، ایک سال پہلے اس نے آپ سے کمبائن ہارویسٹر خریدا، پھر اس نے سیڈر خریدا اور اب اسے ضرورت ہے۔ ایک ٹریکٹر مینیجر نے سارا پس منظر دیکھا اور فوراً وضاحت کرتے ہوئے کہا، ایوان ایوانووچ، آپ کو کیا ضرورت ہے، کیا آپ کمبائن اور سیڈر سے مطمئن ہیں؟ کلائنٹ خوش ہے، وقت بچ جاتا ہے، نیا لین دین کرنے کے امکان کے لیے +1۔
- آٹومیشن ذاتی بناتا ہے - CRM، ERP اور یہاں تک کہ میلنگ آٹومیشن سسٹم کی بدولت، آپ ہر کلائنٹ سے ان کی مخصوص ضروریات، اخراجات، تاریخ وغیرہ کی بنیاد پر رابطہ کر سکتے ہیں۔ اور اگر آپ پرسنل ہیں تو آپ دوست ہیں، دوستوں سے کیوں نہیں خریدتے؟ تھوڑا سا مبالغہ آمیز اور آسان، لیکن یہ تقریباً ایسا ہی کام کرتا ہے۔
- کلائنٹ اسے پسند کرتا ہے جب سب کچھ وقت پر ہوتا ہے: کام کی ترسیل، کال، میٹنگز، ترسیل وغیرہ۔ CRM یا BPM میں ورک فلو کو خودکار کرکے، آپ ہموار آپریشنز کو یقینی بنا سکتے ہیں۔
آپ کو کیا روک رہا ہے؟
آٹومیشن کلائنٹس کے ساتھ صرف اس وقت مداخلت کرتی ہے جب یہ وہاں نہ ہو یا مکمل طور پر خودکار نہ ہو۔ ایک سادہ مثال: آپ نے ویب سائٹ پر پیزا کا آرڈر دیا، نوٹ کیا کہ آپ کارڈ کے ذریعے ادائیگی کریں گے اور 17:00 بجے تک ڈیلیوری کی ضرورت ہے۔ اور جب پزیریا کے مینیجر نے آپ کو واپس بلایا، تو پتہ چلا کہ وہ صرف نقد رقم قبول کرتے ہیں، اور مینیجر نے یہ نہیں دیکھا کہ آپ نے ڈیلیوری کے وقت کا اشارہ کیا ہے، کیونکہ وہ "اس معلومات کو درخواست میں منتقل نہیں کرتے ہیں۔" نتیجہ یہ نکلتا ہے کہ اگلی بار آپ غالباً پزیریا سے آن لائن پیزا آرڈر کریں گے جہاں سب کچھ آسانی سے کام کرتا ہے، جب تک کہ پہلے پزیریا میں پیزا خود اتنا مزیدار نہ ہو کہ آپ دوسری چھوٹی چیزوں کو نظر انداز کر سکیں!
پیداوار اور گودام
یہ کس طرح مدد کرتا ہے؟
- وسائل کا کنٹرول - پیداوار اور گودام کے انتظام کی اچھی طرح سے تیار کردہ آٹومیشن کے ساتھ، اسٹاک کو ہمیشہ وقت پر بھر دیا جاتا ہے، اور کام بغیر وقت کے ہوتا ہے۔
- گودام آٹومیشن سامان کی نقل و حرکت، رائٹ آف، درجہ بندی، سامان کی مطابقت اور ان کی طلب کا اندازہ لگانے میں مدد کرتا ہے، اور اس وجہ سے گودام والی کمپنی کی دو سب سے زیادہ خوفناک پریشانیوں کو کم کرتا ہے: چوری اور اوور اسٹاکنگ۔
- سپلائر ڈائریکٹریز، ناموں اور قیمتوں کی فہرستوں کو برقرار رکھنے سے مصنوعات کی قیمت اور قیمت کا فوری اور صحیح حساب لگانے میں مدد ملتی ہے، اور گاہکوں کے لیے تکنیکی اور تجارتی تجاویز تیار کی جاتی ہیں۔
آپ کو کیا روک رہا ہے؟
کلاسیکی پروڈکشن مینجمنٹ سسٹم اور انٹرپرائز سافٹ ویئر کو مربوط کرتے وقت بعض اوقات تصادم پیدا ہوتا ہے - ایسے معاملات میں، بعض اوقات یہ مشورہ دیا جاتا ہے کہ کنیکٹر لکھیں اور پھر بھی سانپ کے ساتھ ہیج ہاگ کو عبور کریں، لیکن اکثر یہ بہتر ہوتا ہے کہ صرف دو نظاموں کا استعمال کیا جائے: ایک خودکار کنٹرول کے طور پر۔ نظام، دوسرا آپریشنل کام کے لیے (آرڈرز، دستاویزات، گودام اکاؤنٹنگ، وغیرہ)۔ تاہم، چھوٹے کاروباروں میں اس طرح کے تصادم بہت کم ہوتے ہیں؛ زیادہ تر معاملات میں، انتظام، پیداوار اور گودام کی قسم کے لیے ایک جامع نظام .
ڈیٹا
یہ کس طرح مدد کرتا ہے؟
ایک خودکار نظام کو ڈیٹا اکٹھا کرنا ضروری ہے - اگر یہ ایسا نہیں کرتا ہے، تو یہ پہلے سے ہی کچھ اور ہے، نام کے ساتھ۔
- CRM، ERP، BPM میں ڈیٹا، ایک اصول کے طور پر، متحد، نقلوں سے پاک، اور پروسیسنگ اور تجزیہ کے لیے معمول پر لایا جاتا ہے (نسبتا طور پر، اگر کوئی مینیجر زیادہ کام کرتا ہے اور 12 روبل کی بجائے "قیمت" فیلڈ میں 900 فیصد داخل کرتا ہے، نظام لعنت بھیجے گا اور غلطی کی اجازت نہیں دے گا)۔ اس طرح، مثال کے طور پر، آپ Excel میں ان تمام دیوانہ وار چھانٹنے اور فارمیٹنگ پر وقت ضائع نہیں کرتے ہیں۔
- ڈیٹا کو زیادہ سے زیادہ گہرائی کے ساتھ ذخیرہ کیا جاتا ہے اور ریڈی میڈ رپورٹس کی بدولت (جن میں سے سو سے زیادہ) اور فلٹرز کسی بھی مدت اور کسی بھی تناظر میں دستیاب ہیں۔
- سافٹ ویئر سے ڈیٹا چوری کرنا یا سمجھوتہ کرنا کافی مشکل ہے، اس لیے سافٹ ویئر انفارمیشن سیکیورٹی کا ایک اہم انفراسٹرکچر عنصر بھی ہے۔
آپ کو کیا روک رہا ہے؟
اگر سافٹ ویئر میں خود ڈیٹا کنٹرول کے طریقے نہیں ہیں (مثال کے طور پر، ان پٹ ماسک یا ریگولر ایکسپریشنز کا استعمال کرتے ہوئے چیک)، تو ڈیٹا کافی افراتفری اور تجزیہ کے لیے غیر موزوں ہو سکتا ہے۔ آپ کو ایسے سافٹ ویئر سے زیادہ فائدے کی توقع نہیں کرنی چاہیے۔
مینجمنٹ ماڈل
یہ کس طرح مدد کرتا ہے؟
- اگر آپ کا سافٹ ویئر عمل کو خودکار کر سکتا ہے تو غور کریں کہ آپ نے جیک پاٹ کو نشانہ بنایا ہے اور آپ کے پاس ایک کام ہے: عمل کو سمجھیں، ہر غیر ضروری چیز کو ہٹا دیں اور فروش کے ساتھ مل کر بتدریج آٹومیشن شروع کریں۔ پھر کمپنی میں ہر معمول کے عمل کے اپنے ذمہ دار افراد، ڈیڈ لائن، سنگ میل وغیرہ ہوں گے۔ اس کے ساتھ کام کرنا بہت آسان ہے - اس کی کوئی وجہ نہیں ہے کہ چھوٹے کاروبار پروسیس ڈیزائنرز سے ڈرتے ہیں (مثال کے طور پر، RegionSoft CRM میں، ہمارے پاس کوئی نوٹیشن نہیں ہے - ایک سادہ انسانی سمجھ میں آنے والا مقامی پروسیس ایڈیٹر اور پروسیس ماسٹر)۔
- صحیح طریقے سے ترتیب دینے پر، آٹومیشن سسٹم جیسا کہ CRM یا ERP آپ کے انتظامی ماڈل کو کاپی کرتا ہے اور آپ کو عمل سے ضرورت سے زیادہ، غیر ضروری اور پرانی ہر چیز کو ختم کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ اپنی کمپنی کو باہر سے دیکھنا اچھا لگتا ہے، چاہے آپ صرف اپنے CRM سسٹم کو ہی دیکھ رہے ہوں۔
آپ کو کیا روک رہا ہے؟
اگر آپ گندگی کو خودکار بناتے ہیں تو آپ کو خودکار گندگی ملتی ہے۔ یہ تمام CRM ڈویلپرز کا مقدس منتر ہے۔
آٹومیشن کی کب ضرورت نہیں ہے؟
ہاں، ایسے معاملات ہوتے ہیں جب آٹومیشن کی ضرورت نہیں ہوتی ہے یا اسے انجام نہیں دینا چاہیے۔
- اگر آٹومیشن ممکنہ آمدنی سے زیادہ مہنگا ہے: جب تک آپ یہ نہ سمجھیں کہ آپ کا کاروبار کتنا منافع بخش ہے اور آیا یہ آٹومیشن میں سرمایہ کاری کرنے کے لیے تیار ہے، آپ کو اس پر عمل درآمد نہیں کرنا چاہیے۔
- اگر آپ کے بہت کم کلائنٹس ہیں اور آپ کے کاروبار کی تفصیلات کے لیے بہت کم لین دین کی ضرورت ہے (پیچیدہ ٹیکنالوجی کی صنعتیں، طویل آپریٹنگ سائیکل والی سرکاری کمپنیاں وغیرہ)۔
- اگر آپ موثر آٹومیشن فراہم کرنے کے قابل نہیں ہیں: نہ صرف لائسنس خریدنا، بلکہ عمل درآمد، ترمیم، تربیت وغیرہ۔
- اگر آپ کا کاروبار تنظیم نو کی تیاری کر رہا ہے۔
- اگر آپ کو اس بات کی سمجھ نہیں ہے کہ عمل کیسے کام کرتے ہیں، اچھی طرح سے قائم تعلقات اور آپ اس کارپوریٹ افراتفری میں ہر چیز سے خوش ہیں۔ اگر آپ صورت حال کو تبدیل کرنا چاہتے ہیں، تو عمل آٹومیشن آپ کے فائدے میں ہوگا۔
عام طور پر، کسی کمپنی کی آٹومیشن ہمیشہ فائدہ مند ہوتی ہے، لیکن ایک شرط کے تحت - آپ کو آٹومیشن پر کام کرنے کی ضرورت ہے؛ یہ جادو کی چھڑی یا "بہترین حاصل کریں" کا بٹن نہیں ہے۔
خودکار کیسے کریں: فوری نکات
مضمون کے فوٹر میں ہم CRM سسٹم کے نفاذ کے مختلف پہلوؤں کے بارے میں گہرے اور تفصیلی مضامین کی فہرست فراہم کریں گے، جس میں آپ اصولی طور پر آٹومیشن کے لیے بہت سی مفید معلومات سیکھ سکتے ہیں۔ اور یہاں ہم قابل آٹومیشن کے اصولوں کی ایک بہت ہی مختصر فہرست فراہم کرتے ہیں۔ دس احکام ہونے دیں۔
- آپ کو آٹومیشن کے لیے تیاری کرنے کی ضرورت ہے: کمپنی میں ہونے والے عمل کا جائزہ لیں، ملازمین اور محکموں کی ضروریات کو جمع کریں، ایک ورکنگ گروپ بنائیں، آئی ٹی انفراسٹرکچر کا جائزہ لیں، اندرونی ماہرین کا انتخاب کریں، مارکیٹ کی پیشکشوں کا جائزہ لیں۔
- آپ کو وینڈر کے ساتھ مل کر خود کار طریقے سے کام کرنے کی ضرورت ہے - ترقیاتی کمپنیوں پر بھروسہ کریں، ان کی بات سنیں: ان کے پاس وسیع تجربہ ہے اور بعض اوقات وہ واقعی اس چیز سے کنارہ کشی اختیار کر سکتے ہیں جو آپ کو کارپوریٹ آفت لگتی ہے۔
- جلدی کرنے کی ضرورت نہیں ہے - آہستہ آہستہ خودکار کریں۔
- آپ تربیت پر بچت نہیں کر سکتے: یہ وینڈر کی قیمت کی فہرست میں سب سے مہنگی سروس نہیں ہے، اور اس کا زیادہ اندازہ لگانا مشکل ہے۔ تربیت یافتہ ملازم = نڈر اور تیز کام کرنے والا ملازم۔
- تکنیکی وضاحتوں کے بغیر کام نہ کریں (TOR) - یہ اس بات کی ضمانت ہے کہ آپ اور وینڈر ایک دوسرے کو صحیح طریقے سے سمجھتے ہیں اور ایک ہی زبان بولتے ہیں۔ اعصاب کا ویگن لوڈ بچایا گیا - 100٪۔
- سیکیورٹی کا خیال رکھیں: سسٹم کی ڈیلیوری کا طریقہ چیک کریں، وینڈر سے سیکیورٹی کے طریقوں کے بارے میں پوچھیں، چیک کریں کہ آیا کم از کم لیول سسٹم سیکشنز تک ملازمین کی رسائی کی سطح کو الگ کرنا ہے۔
- عمل درآمد سے پہلے اپنے عمل کو ہموار بنائیں - آپ دیکھیں گے کہ کام کتنا تیز اور شفاف ہوگا۔
- آٹومیشن کو مسلسل بنائیں: انسٹال کردہ سافٹ ویئر کو اپ ڈیٹ کریں، کمپنی میں ہونے والی تمام تبدیلیاں کریں، اگر آپ کے پاس مخصوص کاروباری تقاضے ہیں تو ترمیم کا آرڈر دیں۔
- میچوں میں کوتاہی نہ کریں۔ اگر آپ نے عمل درآمد پراجیکٹ شروع کیا ہے، تو ان تمام خصوصیات سے فائدہ اٹھائیں جن کی آپ کو ضرورت ہے—اپنی ضروریات کو دیر سے سمجھنا زیادہ مہنگا ہو سکتا ہے۔
- بیک اپ بنائیں۔ بعض اوقات یہ پوری کمپنی کی جان بچاتا ہے۔
کسی بھی کاروبار کو آٹومیشن کی ضرورت ہوتی ہے، خاص طور پر چھوٹے اور درمیانے درجے کے - یہ صرف آپ کا اندرونی سافٹ ویئر نہیں ہے، یہ کلائنٹس کے ساتھ کام کرنے میں مضبوط پیشرفت کی وجہ سے ایک مسابقتی فائدہ ہے۔ بہر حال، اگر ایک گھوڑا اور گاڑی سب کو مطمئن کر لیتی تو گاڑی شاید ہی ایجاد ہوتی۔ امکانات ارتقاء میں ہیں۔
ہم 10 جون سے 23 جون تک ایک پروموشن چلا رہے ہیں۔
ہمارے مفید مضامین
ہمارے RegionSoft CRM کے بارے میں
CRM کا نفاذ
کیس میں KPIs کے بارے میں
متفرق دلچسپ
ماخذ: www.habr.com