ورچوئل پی بی ایکس سے تعلق کے ساتھ ٹیلی فونی کے لیے مخصوص کیسز

ورچوئل پی بی ایکس آپ کو کاروبار کے مختلف شعبوں اور شعبوں میں متعدد مسائل حل کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ آئیے چند مثالیں دیکھتے ہیں کہ کمپنیاں کس طرح VATS ٹولز کا استعمال کرتے ہوئے صارفین کے ساتھ بات چیت کو منظم کرتی ہیں۔

کیس 1. ایک ہول سیل ڈیپارٹمنٹ اور ایک آن لائن سٹور کے ساتھ تجارتی کمپنی

ٹاسک:

آن لائن سٹور کے کلائنٹ کے لیے ویب سائٹ پر ایک خودکار فارم کے ذریعے مفت کال کے امکان کے ساتھ، پورے روس کے کلائنٹس سے موصول ہونے والی کالوں کی پروسیسنگ کو منظم کریں۔

اس سائٹ میں دو عام ملٹی چینل سٹی نمبرز ہیں جن میں دو مختلف مبارکبادیں ہیں اور علاقوں کے کلائنٹس کے لیے 8800 نمبر ہیں۔

8800 پر کال اور لینڈ لائن نمبر پانچ افراد کے سیلز ڈیپارٹمنٹ تک پہنچتے ہیں۔ ہول سیل ڈپارٹمنٹ میں، کالز موصول کرنے کے لیے الگورتھم "سب ایک ہی وقت میں" ترتیب دیا جاتا ہے؛ ملازمین کے پاس ڈیسک فون سیٹ ہوتے ہیں، اور وہ اسی وقت کال کرتے ہیں، کیونکہ کمپنی کے لیے یہ ضروری ہے کہ کسی بھی کال پر جلد سے جلد کارروائی کی جائے۔ .

آن لائن سٹور پر کالز ایک الگ ملازم کے ذریعے سنبھالا جاتا ہے۔ اگر کمپنی اب بھی کوئی کال مس کرتی ہے، تو سیلز ڈیپارٹمنٹ کو ای میل یا ٹیلیگرام میسنجر کے ذریعے مس کال کے بارے میں اطلاع موصول ہوتی ہے، اور وہ واپس کال کرتے ہیں۔

کمپنی کی ویب سائٹ پر ایک کال بیک ویجیٹ انسٹال ہے، جو VATS سے منسلک ہے؛ کلائنٹ کال بیک کا آرڈر دیتے ہیں، اور مینیجر انہیں واپس کال کرتے ہیں۔

کیس 2۔ کئی مختلف کاروبار اور برانچ کا ڈھانچہ

ٹاسک:

کالز کو دور سے کنٹرول کرنے کی صلاحیت کے ساتھ کاروبار کے برانچ سٹرکچر کے لیے سیٹنگز کے ساتھ ٹیلی فونی کو منظم کریں۔ مختلف برانچز، بزنس لائنز کے لیے مختصر نمبروں کے ساتھ مینو کو جوڑنا اور موبائل ایپلیکیشن کے ذریعے بات چیت کی ریکارڈنگ کے ساتھ کال کنٹرول کو منظم کرنا۔

ایک کاروباری شخص کے دو مختلف کاروبار ہوتے ہیں: گھریلو آلات کی مرمت کی دکان اور دو پلمبنگ اسٹور۔ مختلف مبارکبادوں کے ساتھ شہر کے دو نمبر منسلک ہیں: ایک ورکشاپ کے لیے اور ایک دکانوں کے لیے۔

سٹور کے نمبر پر کال کرتے وقت، کلائنٹ سے کہا جاتا ہے کہ وہ منتخب کرے کہ کس سٹور سے جڑنا ہے: "Slavy Avenue، 12 پر اسٹور سے جڑنے کے لیے، 1 دبائیں، سڑک پر موجود اسٹور سے جڑنے کے لیے۔ لیننا، 28 پریس 2"۔

اگرچہ مرمت اور تجارتی کاروبار کسی بھی طرح سے ایک دوسرے سے جڑے ہوئے نہیں ہیں، لیکن ایک کاروباری شخص کے لیے یہ آسان ہے کہ وہ ایک موقع پر ان کو کنٹرول کر سکے، ورچوئل PBX موبائل ایپلیکیشن کے ذریعے کال کے اعدادوشمار دیکھنے اور کال سننے کے لیے دونوں کمپنیوں کے ٹیلی فونی آپریشن کی نگرانی کرے۔ ریکارڈنگ

کاروباری مالک، MegaFon ورچوئل PBX موبائل ایپلیکیشن کے ذریعے، ملازمین اور محکموں کے لیے کال کے اعدادوشمار پر نظر رکھتا ہے، اور اگر ضروری ہو تو بات چیت کی ریکارڈنگ سنتا ہے۔

کیس 3. تین چھوٹے آن لائن اسٹورز، ایک ملازم کال کا جواب دیتا ہے۔

ٹاسک:

تین اسٹورز سے کالوں کی سروسنگ کا اہتمام کریں، ایسی صورت حال میں جہاں ایک ایڈمنسٹریٹر تمام کالوں کا جواب دے گا۔ ایک ہی وقت میں، کال وصول کرتے وقت، ایڈمنسٹریٹر کو یہ سمجھنا چاہیے کہ کلائنٹ کہاں کال کر رہا ہے۔

تین چھوٹے اسٹورز: ایک صحت مند کھانے کی مصنوعات فروخت کرتا ہے، دوسرا یوگا مصنوعات فروخت کرتا ہے، اور تیسرا غیر ملکی چائے فروخت کرتا ہے۔ ہر اسٹور کا اپنا نمبر ہوتا ہے جس میں اس کا اپنا سلام ہوتا ہے، لیکن تمام کالز ایک مینیجر کے آئی پی ڈیسک فون پر جاتی ہیں۔

آئی پی فون اسکرین پر، مینیجر دیکھتا ہے کہ کلائنٹ کس اسٹور کو کال کر رہا ہے۔ یہ آپ کو فون اٹھانے سے پہلے بات چیت کے لیے تیار کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

اگر ضروری ہو تو، مینیجر کام کی جگہ چھوڑ سکتا ہے، ایسی صورت میں کالیں اس کے موبائل فون پر بھیج دی جائیں گی۔

کیس 4۔ شہری انتظامیہ کی طرف سے عوامی درخواستوں پر کارروائی

ٹاسک:

خدمات کے لیے آبادی سے درخواستیں وصول کرنے اور ان پر کارروائی کرنے کے لیے چھوٹے شہر کی انتظامیہ میں ٹیلی فونی کا اہتمام کریں۔ شہری انتظامیہ کے ایپلیکیشن ریکارڈنگ سسٹم کے ساتھ انضمام کے ذریعے درخواستوں کی رجسٹریشن کو خودکار بنائیں اور آپریٹرز کے کال ٹائم کو بہتر بنائیں۔

شہری انتظامیہ گھروں اور اپارٹمنٹس میں مواصلات کی بحالی کے لیے عوام سے درخواستیں قبول کرتی ہے۔ جب آپ ایک عام ملٹی چینل نمبر پر کال کرتے ہیں، تو ایک وائس روبوٹک اسسٹنٹ جواب دیتا ہے، جس کے ذریعے آپ خود بخود ایپلیکیشن بنا سکتے ہیں یا کئی سوالوں کے جواب دے کر پہلے سے بنائی گئی ایپلی کیشن کا سٹیٹس چیک کر سکتے ہیں، اور ایڈریس بھی چیک کر سکتے ہیں۔ اگر وائس اسسٹنٹ مسئلہ حل نہیں کر سکتا، تو وہ خود بخود کال کو رابطہ سینٹر ایجنٹس کے گروپ کو بھیج دیتا ہے۔

کیس 5۔ دوا۔ آپریٹرز کے کام کے لیے کوالٹی کنٹرول ٹولز کے ساتھ کلینک میں ٹیلی فونی کی تنظیم

ٹاسک:

کلینک میں ٹیلی فونی کا اہتمام کریں، جو آپ کو فون پر ملازمین کے کام کے معیار کا اندازہ لگانے کے لیے موثر طریقہ کار ترتیب دینے کی اجازت دے گا۔

421 جون 28 کے روس کی وزارت صحت کے حکم نمبر 2013 کے مطابق ٹیلی فونی کے انعقاد کے لیے طریقہ کار کی سفارشات کے مطابق کلینک کے لیے اعلیٰ سطح کی خدمت کو برقرار رکھنا ضروری ہے۔

اعلی ملازمین کی درجہ بندی عملے کو مزید حوصلہ افزائی کرنے میں مدد کرتی ہے، اس طرح سروس کی سطح کو برقرار رکھنے اور بڑھانے میں مدد ملتی ہے.

کلینک نے MegaFon کے VATS کو شہر کے نمبر سے منسلک کیا اور ہر کام کی جگہ پر ایک IP ٹیلی فون نصب کیا۔ ایک عام ملٹی چینل نمبر پر کال کرتے وقت، کلائنٹ کو صوتی سلام سنتا ہے، اور کال آپریٹرز کے ایک گروپ کو جاتی ہے۔ اگر ملازمین کال کا جواب نہیں دیتے ہیں، تو کال کو آن ڈیوٹی شفٹوں میں منتقل کر دیا جاتا ہے۔ کلینک کے منتظمین، اپنے ذاتی اکاؤنٹ کے ذریعے، سروس کے معیار کا جائزہ لینے کے لیے کال کے اعدادوشمار کی نگرانی کرتے ہیں اور ملازمین کی بات چیت کو سنتے ہیں اور KPIs کے نفاذ پر عملدرآمد کی کالوں کی تعداد، مسڈ کالز، کی گئی غلطیوں اور عمومی طور پر کسٹمر سروس کی نگرانی کرتے ہیں۔

کیس 6. چھوٹا بیوٹی سیلون۔ ایک سیکرٹری تمام کالز لیتا ہے اور تمام کلائنٹس کو CRM YCLIENTS میں ریکارڈ کرتا ہے۔

ٹاسک:

بیوٹی سیلون میں CRM سسٹم کے ساتھ ٹیلی فونی کے انضمام کے ذریعے کالز، آرڈرز اور کسٹمر ڈیٹا کی پروسیسنگ کو خودکار بنائیں۔

کمپنی نے MegaFon کے VATS کو لینڈ لائن نمبر کے ساتھ منسلک کیا۔ نمبر پر ایک سلام ہے: "ہیلو، آپ نے امیج لیبارٹری کو بلایا ہے۔" اس کے بعد سیکرٹری کے فون پر کال آتی ہے۔

چونکہ YCLIENTS کے ساتھ انضمام کو ترتیب دیا گیا ہے، ہر کال کے ساتھ ایک نام اور دیگر ڈیٹا کے ساتھ ایک کلائنٹ کارڈ سیکرٹری کے کمپیوٹر اسکرین پر ظاہر ہوتا ہے۔ فون اٹھانے سے پہلے سیکرٹری کو معلوم ہوتا ہے کہ کون فون کر رہا ہے اور یہ بھی سمجھ سکتا ہے کہ سوال کیا ہے۔ اور اگر کوئی کلائنٹ پہلی بار کال کرتا ہے تو CRM YCLIENTS میں کلائنٹ اور آرڈر کارڈ خود بخود بن جاتا ہے۔

بیوٹی سیلون میں کال کرنے کی خاصیت یہ ہے کہ بعض اوقات ایک گھنٹے میں ایک بھی کال نہیں آتی، اور بعض اوقات ایک ساتھ کئی کالیں آتی ہیں۔ VATS کی ترتیبات میں، سیکرٹری کو محکمے میں واحد ملازم کے طور پر سیٹ کیا جاتا ہے، لہذا اگر سیکرٹری بات کر رہا ہوتا ہے، تو کلائنٹ مینیجر کے جواب کے انتظار میں لائن میں "کھڑے" ہوتے ہیں اور موسیقی سنتے ہیں۔ اگر سیکرٹری زیادہ دیر تک جواب نہیں دیتا ہے، تو 20ویں سیکنڈ پر کلائنٹ سے کہا جاتا ہے کہ 1 دبائیں اور کال بیک کرنے کا آرڈر دیں۔ جیسے ہی سیکرٹری کال ختم کرتا ہے، اسے خود بخود کال موصول ہو جاتی ہے۔ "اب آپ سبسکرائبر سے جڑ جائیں گے،" وہ ہینڈ سیٹ پر سنتا ہے، جس کے بعد ورچوئل پی بی ایکس کلائنٹ کو ڈائل کرتا ہے۔

اگر کوئی کلائنٹ کاروباری اوقات سے باہر کال کرتا ہے، تو کال ایک جواب دینے والی مشین کو بھیجی جاتی ہے، جو کلائنٹ کو ویب سائٹ پر جانے اور ویب سائٹ پر ایک فارم کے ذریعے مناسب وقت پر سروس کے لیے سائن اپ کرنے کو کہتی ہے۔

کیس 7۔ اسٹور اور کار واش کے ساتھ کار سروس

ٹاسک:

مختلف کاروباری ڈویژنوں اور کام کے مختلف اوقات کے ساتھ ایک نمبر کے ساتھ ٹیلی فونی کا اہتمام کریں۔

کمپنی کی سرگرمی کے بہت سے شعبے ہیں: کار کی مرمت، دیکھ بھال، آٹو پارٹس کی دکان، کار واش۔ لینڈ لائن نمبر کے ساتھ ایک ورچوئل PBX منسلک ہے۔ نمبر پر کال کرنے کے بعد، کلائنٹ ایک سلام سنتا ہے، جس کے بعد وہ IVR وائس مینو میں جاتا ہے، جہاں اس سے کہا جاتا ہے کہ وہ کس مخصوص مسئلے کے بارے میں کال کر رہا ہے: "کار سروس سے منسلک ہونے کے لیے، 1 دبائیں، کار واش کے ساتھ۔ - 2، آپریٹر سے رابطہ قائم کرنے کے لیے، لائن پر رہیں۔" کالز متعلقہ محکموں کے موبائل فون پر جاتی ہیں۔ صرف کار واش XNUMX گھنٹے کھلا رہتا ہے، اس لیے گھنٹوں کے بعد کالیں فوراً وہاں پہنچ جاتی ہیں۔

اگر کسی وجہ سے محکموں میں سے کوئی فون نہیں اٹھاتا تو ایک منٹ بعد کال براہ راست کار سروس کے مالک کے موبائل فون پر جاتی ہے۔ کمپنی کے لیے یہ ضروری ہے کہ کسی ایک کلائنٹ کو نہ کھوئے!

کیس 8۔ ریئل اسٹیٹ ایجنسی

ٹاسک:

ایسی کمپنی کے لیے ٹیلی فونی کا انتظام کریں جس کے ملازمین سڑک پر کام کرتے ہوں - کورئیر سروسز، آن لائن اسٹورز، ڈیلیوری سروسز، ریئل اسٹیٹ ایجنسیاں۔

کمپنی کا ایک اشتہاری نمبر 8800 ہے، جس پر کالیں ایک سیکرٹری کرتی ہیں۔ ہم amoCRM استعمال کرتے ہیں۔ رئیلٹرز تقریباً کبھی دفتر میں نہیں ہوتے؛ وہ جائیدادوں کا سفر کرتے ہیں، ہر ایک کو شہر کے مخصوص علاقے میں تفویض کیا جاتا ہے۔ یہ سب کارپوریٹ سم کارڈ استعمال کرتے ہیں، ان کے موبائل نمبر اشتہارات میں بتائے جاتے ہیں۔

اگر کوئی ملازم گاڑی چلا رہا ہے اور کال کا جواب نہیں دے سکتا تو کال دفتر میں سیکرٹری کو بھیج دی جاتی ہے۔ اگر کوئی باقاعدہ کلائنٹ دفتر کو کال کرتا ہے، تو اس کی کال خود بخود اس کے مقرر کردہ مینیجر کو بھیج دی جاتی ہے۔

سیکرٹری مختصر نمبر کا استعمال کرتے ہوئے کلائنٹ کی کال کو رئیلٹر کو منتقل کر سکتا ہے۔

تمام کالز، آنے والی اور جانے والی، ریکارڈ کی جاتی ہیں۔ مینیجر باقاعدگی سے مینیجرز کی کالوں کو سنتا ہے، ان کے کام کے معیار کی نگرانی کرتا ہے، اور فرد کو مشورہ دیتا ہے۔
بات چیت کامیاب مظاہرے کی کالیں تربیت کے ابتدائی افراد کے لیے ڈاؤن لوڈ اور محفوظ کی جاتی ہیں۔

کیس 9۔ گراؤنڈ فلور پر ایڈورٹائزنگ ایجنسی

ٹاسک:

گراؤنڈ فلور پر ٹیلی فون مواصلات کو منظم کریں یا دیگر حالات میں، جس میں، ایک اصول کے طور پر، موبائل مواصلات کا استعمال ممکن نہیں ہے.

ایڈورٹائزنگ ایجنسی کے مینیجرز بہت زیادہ آؤٹ باؤنڈ کال کرتے ہیں۔ گراؤنڈ فلور پر موبائل فون پر تقریباً کوئی ریسیپشن نہیں ہے، لیکن مینیجر کمپیوٹر پر کام کرتے ہیں اور ایمو سی آر ایم کے ذریعے براہ راست براؤزر سے کال کرتے ہیں۔ اس کے علاوہ، دفتر میں ایک پورٹیبل SIP-DECT ٹیلی فون ہے جو انٹرنیٹ کے ذریعے ورچوئل PBX سے منسلک ہے، جو آپ کو کال کرنے کی بھی اجازت دیتا ہے۔

کیس 10۔ SMS کا استعمال

ہم ایس ایم ایس بزنس کارڈز اور ایس ایم ایس معذرت کے استعمال کے کئی معاملات کو الگ الگ بیان کریں گے۔

ٹاسک:

مینیجر کے رابطوں یا دیگر معلومات کے ساتھ خودکار ایس ایم ایس پیغامات بھیجنے کا اہتمام کریں۔

ٹائر اور پہیے فروخت کرنے والی کمپنی رعایت کے لیے کوڈ ورڈ کے ساتھ مس کال کے لیے ایس ایم ایس معافی بھیجتی ہے۔ مقصد ایسی صورتحال سے بچنا ہے جس میں ممکنہ کلائنٹ کمپنی تک نہیں پہنچ پاتا اور مسابقتی اسٹور سے آرڈر دینے کی کوشش کرتا ہے۔

بیوٹی سیلون ایڈمنسٹریٹر کی رابطہ کی معلومات بھیجتا ہے، جس سے کسی بھی پریشانی کی صورت میں رابطہ کیا جا سکتا ہے۔

کار سروس اپنے کوآرڈینیٹ ایس ایم ایس کے ذریعے بھیجتی ہے تاکہ کلائنٹ فوری طور پر ایک راستہ تیار کر سکے۔

آئیے نتیجے پر چلتے ہیں۔

مضمون میں، ہم نے ان اہم معاملات کو بیان کیا جو ٹیلی فونی کی صلاحیتوں کو ظاہر کرتے ہیں بشرطیکہ ورچوئل PBX منسلک ہو۔ اعداد و شمار کے مطابق مانیٹرنگ ٹولز کے استعمال کے بغیر 30 فیصد مس کالز غیر حاضر رہتی ہیں۔ ورچوئل PBX سے منسلک ہونے پر، ملازمین اور کلائنٹس کو استعمال میں آسان سروس ملتی ہے، اور کاروبار کو اپنے وفادار کسٹمر بیس میں اضافہ ملتا ہے۔

MegaFon کا ورچوئل PBX کیسے کام کرتا ہے اس کے بارے میں مزید معلومات یہاں سے حاصل کی جا سکتی ہیں۔ علم کی بنیاد.

ماخذ: www.habr.com