بہت سی کمپنیاں پہلے ہی میگا فون سے ورچوئل پی بی ایکس کا استعمال کرتے ہوئے کالوں پر کارروائی کرنے کے فوائد کو سراہنے میں کامیاب ہو چکی ہیں۔ بہت سے ایسے بھی ہیں جو Bitrix24 کو سیلز آٹومیشن کے لیے ایک آسان اور سستی CRM سسٹم کے طور پر استعمال کرتے ہیں۔
حال ہی میں، MegaFon نے Bitrix24 کے ساتھ انضمام کو اپ ڈیٹ کیا، اپنی صلاحیتوں کو نمایاں طور پر بڑھایا۔ اس آرٹیکل میں، ہم تجزیہ کریں گے کہ ان دونوں سسٹمز کے انضمام کے بعد کمپنیوں کو کیا خصوصیات دستیاب ہوں گی۔
اس مضمون کو لکھنے کی وجہ یہ ہے کہ بہت سی کمپنیاں خدمات کو الگ سے استعمال کرتی ہیں، ان فوائد کے بارے میں نہیں جانتے جو ان کے باہمی انضمام سے فراہم ہو سکتے ہیں۔ ہم انضمام کے امکانات کا تفصیل سے تجزیہ کریں گے اور دکھائیں گے کہ اسے کس طرح ترتیب دیا گیا ہے۔
شروع کرنے کے لیے، ہم تجزیہ کریں گے کہ ہم کن سسٹمز کو ضم کرنے جا رہے ہیں۔ MegaFon کی طرف سے ورچوئل پی بی ایکس ایک ایسی سروس ہے جو کمپنی کی تمام کالز کو کنٹرول کرنے کی صلاحیت کو کھول دیتی ہے۔ ورچوئل پی بی ایکس ڈیسک ٹاپ آئی پی فونز اور ڈیوائسز، اور موبائل فونز کے ساتھ اور براؤزر میں کال پروسیسنگ کے ذریعے براہ راست CRM سسٹم سے کام کرتا ہے۔
CRM Bitrix24 ایک ایسا نظام ہے جو لین دین اور صارفین کے بارے میں ڈیٹا کے خودکار اکاؤنٹنگ کو منظم کرنے کے ساتھ ساتھ کام کے عمل کو معیاری انداز میں بہتر بنانے میں مدد کرتا ہے۔ فعالیت، سادگی اور مفت پلان کی دستیابی نے اسے روس میں مقبول ترین CRM میں سے ایک بنا دیا ہے۔ سسٹم کی ایک اور خصوصیت اس کی استعداد ہے؛ Bitrix24 وسیع پیمانے پر مختلف تجارتی اور خدماتی کمپنیاں استعمال کرتی ہیں۔
انٹیگریشن کو کمپنی کے سرورز پر انسٹالیشن کے ساتھ باکس آفس ورژن، اور Bitrix24 کے کلاؤڈ ورژن کے لیے، جو کہ عوامی انٹرنیٹ سے WEB انٹرفیس کے ذریعے دستیاب ہے، دونوں کے لیے ترتیب دیا جا سکتا ہے۔ یہ یاد رکھنا ضروری ہے کہ دوسری صورت میں، انضمام براہ راست دو کلاؤڈ سروسز کے درمیان کام کرتا ہے، سروسز آپ کے دفتر میں بجلی یا انٹرنیٹ ختم ہونے کے باوجود آپس میں تعامل کرتی رہیں گی۔
آئیے انضمام کے امکانات پر گہری نظر ڈالتے ہیں۔
1. آنے والی کال کے لیے پاپ اپ کلائنٹ کارڈ
انضمام کی غیر موجودگی میں، ملازم کو کلائنٹ کارڈ بنانے یا دستی طور پر لین دین کرنے میں وقت اور محنت صرف کرنے پر مجبور کیا جاتا ہے، اس صورت میں، رابطے اور لین دین ختم ہو جاتے ہیں، اور بہترین طور پر کلائنٹ سے دوبارہ رابطہ کرنے کی ضرورت ہوتی ہے، بدترین طور پر، آرڈر کھو جانا آنے والی کال کے ساتھ، ملازم دیکھے گا کہ کال Bitrix24 کو نامعلوم کلائنٹ کی طرف سے آئی ہے۔ پاپ اپ کارڈ وہ نمبر دکھاتا ہے جس سے کال آئی تھی، کس نمبر سے آئی تھی۔ ہم دیکھتے ہیں کہ کلائنٹ کے لیے ابھی تک کوئی ڈیل یا کوئی تبصرہ نہیں ہے۔ ایک ذمہ دار مینیجر Aleksey Belyakov خود بخود کلائنٹ کو تفویض کر دیا جاتا ہے۔
اگر کوئی رابطہ یا معاہدہ پہلے سے موجود ہے تو، مینیجر کو فون اٹھانے سے پہلے ہی کلائنٹ کا نام معلوم ہو جائے گا۔
آپ اس کے نام پر کلک کر کے متعلقہ ڈیل میں جا سکتے ہیں۔
دستی طور پر رابطہ کیسے بنایا جائے؟
اگر آپ نے خود بخود رابطہ بنانے کا آپشن غیر فعال کر دیا ہے اور ایک کلائنٹ جس کا نمبر Bitrix24 میں نہیں ہے آپ کو کال کیا ہے، تو آپ ایک پاپ اپ ونڈو میں ایک نیا رابطہ بنا سکتے ہیں، لیڈز اور ڈیلز بھی خود بخود بن جائیں گے، جس کے بارے میں ہم بات کریں گے۔ کچھ دیر بعد. اگر کوئی انضمام نہیں ہے تو، کوئی پاپ اپ ونڈو نہیں ہوگی، اور کلائنٹ کو مکمل طور پر دستی طور پر شروع کرنے کی ضرورت ہوگی، جس میں مینیجر کو کافی وقت لگتا ہے۔
CRM کی ترتیبات میں، آپ آپریشن کے دو طریقوں میں سے ایک کا انتخاب کر سکتے ہیں:
- سادہ (کوئی لیڈ نہیں)
- کلاسیکی (لیڈز کے ساتھ)
سودے کیسے بنائیں؟
سادہ CRM موڈ میں، سودے فوری طور پر بنائے جائیں گے، بغیر لیڈز بنائے۔
لیڈز کیسے بنائیں؟
کلاسک CRM موڈ میں، سب سے پہلے لیڈز بنائے جاتے ہیں، جنہیں پھر رابطوں اور سودوں میں تبدیل کیا جا سکتا ہے۔
2. لیڈز، رابطوں اور سودوں کی خودکار تخلیق
آنے والی کال کے ساتھ، خود بخود ایک رابطہ بنانے کا اختیار آپ کو ایک بھی کلائنٹ سے محروم نہ ہونے دے گا۔ بات چیت کے اختتام کے بعد، گفتگو کا ریکارڈ خود بخود لین دین میں شامل ہو جائے گا۔ لیڈ یا رابطہ بنایا جائے گا یہاں تک کہ اگر ملازمین میں سے کوئی بھی کال کا جواب نہیں دیتا ہے اور بعد میں اس پر کارروائی کی جاسکتی ہے۔
رابطہ وہ نمبر رکھے گا جس سے اس نے کال کی تھی، اور ایک نئی ڈیل منسلک کی جائے گی، رابطہ کا نام سیٹ نہیں کیا جائے گا۔
اگر کسی ایسے کلائنٹ کے ساتھ بات چیت کے دوران جس کا نمبر رابطہ فہرست میں نہیں ہے، مینیجر نے رابطہ نہیں بنایا، تو یہ رابطہ خود بخود بن سکتا ہے۔ ایسا کرنے کے لیے، رابطہ کی فہرست میں نہ ہونے والے نمبر پر کال کرتے وقت خودکار طور پر رابطے یا لیڈز بنانے کے آپشن کو فعال کریں۔
اس کی ضرورت کیوں ہو سکتی ہے؟ تصور کریں کہ ایک مینیجر ایسے ڈیٹا بیس کا استعمال کرتے ہوئے کلائنٹس کو کال کرتا ہے جو Bitrix24 میں لوڈ نہیں ہے، یا بزنس کارڈ پر کسی نمبر پر کال کرتا ہے، لیکن اسے CRM میں داخل کرنا بھول گیا ہے۔ رابطہ خود بخود بن جائے گا اور ملازم کو مطلوبہ معلومات بھرنی ہوں گی۔
اس رابطہ کا نمبر ہوگا اور ڈیل ہو جائے گی، لیکن نام سیٹ نہیں کیا جائے گا۔
3. کاموں کی خودکار تخلیق
انضمام کی ترتیبات میں، آپ منتخب کر سکتے ہیں کہ آپ کس کے لیے اور کن حالات میں بعد میں کال پراسیسنگ کے لیے کام سیٹ کرنا چاہیں گے۔ آپ کام کی تفصیل اور عنوان شامل کر سکتے ہیں۔ آپ ملازمین کی فہرست سے ایک مالک اور ایک مبصر کو کام میں شامل کر سکتے ہیں۔
کال کے ذریعے بنائے گئے ٹاسکس لیڈ، ڈیل، کانٹیکٹ کارڈ اور ٹاسکس اینڈ پروجیکٹس سیکشن میں کاموں کی فہرست میں ظاہر ہوں گے۔
4. ایک کلک میں کال کریں۔
سافٹ فون یا ٹیلی فون پر موجود فون نمبر کو مزید ڈائل نہیں کیا جا سکتا۔ اس کے بجائے، صرف ہینڈ سیٹ آئیکن یا محفوظ کردہ نمبر پر کلک کریں۔
سب سے پہلے، کال آپ کے ڈیوائس (فون یا سافٹ فون) پر جائے گی، آپ ہینڈ سیٹ اٹھائیں گے، اس کے بعد ورچوئل پی بی ایکس کلائنٹ کا نمبر ڈائل کرے گا۔ ایک کلائنٹ کارڈ اسکرین پر ظاہر ہوگا۔
5. تمام کالز کو کلائنٹ کارڈ میں محفوظ کرنا
لیڈ، رابطہ اور ڈیل کے ذریعے تمام سرگرمیاں کلائنٹ کارڈ میں دیکھی جا سکتی ہیں۔ تو، آئیے ڈیل پر چلتے ہیں۔
فیڈ کے دائیں جانب، ڈیل سے متعلق کالز آویزاں ہیں۔ یہاں آپ کسی بھی کال کو بھی سن سکتے ہیں (اس کے لیے آپ کو ٹیرف سیکشن میں ورچوئل پی بی ایکس پرسنل اکاؤنٹ میں "کال ریکارڈنگ" کے آپشن کو فعال کرنا ہوگا)۔ کال ریکارڈ اور تاریخ کے ساتھ معلومات براہ راست Bitrix24 میں کلائنٹ کارڈ میں دیکھی جا سکتی ہیں۔
ہم تجویز کرتے ہیں کہ آپ کلائنٹ کے بارے میں معلومات ریکارڈ کریں اور ہر بات چیت کے بعد کلائنٹ کارڈ میں طے پانے والے معاہدوں کے ساتھ ساتھ مزید سرگرمیوں کے لیے کام بھی بنائیں۔
6. ذاتی مینیجر کے ساتھ کلائنٹ کا خودکار رابطہ
پرسنل مینیجر کے ساتھ خودکار کنکشن کا آپشن کلائنٹ کو اجازت دے گا کہ وہ پہلی لائن میں وقت ضائع نہ کرے اور فوری طور پر ذاتی مینیجر سے رابطہ قائم کرے۔ اس کے علاوہ، انضمام کی ترتیبات میں، آپ ملازم یا محکمہ کو منتخب کر سکتے ہیں جہاں سے کال کی ہدایت کی جائے گی اگر ملازم 15 سیکنڈ کے اندر جواب نہیں دیتا ہے۔
یہ ترتیب ورچوئل PBX انٹرفیس میں ظاہر کی جائے گی جیسا کہ ذیل کے اسکرین شاٹ میں ہے:
Bitrix24 کے ساتھ ورچوئل پی بی ایکس کا انٹیگریشن کیسے ترتیب دیا جائے؟
VATS کو Bitrix24 کے ساتھ ضم کرنے کے لیے، آپ کو MegaFon سے ورچوئل PBX کے ذاتی اکاؤنٹ میں "CRM کے ساتھ انٹیگریشن" آپشن کو فعال کرنا ہوگا۔ اگر آپ Bitrix24 کے ذریعے کالز ریکارڈ کرنا اور سننا چاہتے ہیں، تو آپ کو وہاں "کال ریکارڈنگ" کا اختیار بھی فعال کرنا ہوگا۔
1. سب سے پہلے آپ کو انسٹال کرنے کی ضرورت ہے۔ ، سب سے پہلے CRM درج کریں اور جائیں۔ .
2. MegaFon سے ورچوئل پی بی ایکس کے ذاتی اکاؤنٹ پر جائیں۔
3. "سیٹنگز" - "سی آر ایم کے ساتھ انضمام" پر جائیں۔
4. "کنیکٹ" پر کلک کریں۔
آپ Bitrix24 کے کلاؤڈ اور باکسڈ ورژن دونوں کے ساتھ انضمام ترتیب دے سکتے ہیں۔ دوسری صورت میں، آپ کو کام کرنے والے SSL سرٹیفکیٹ کی ضرورت ہوگی، بصورت دیگر صارف کی نقشہ سازی کے مرحلے میں مسائل پیدا ہوسکتے ہیں۔
5. Bitrix24 ایڈریس لکھیں اور ایڈمنسٹریٹر کے حقوق کے ساتھ بطور صارف VATS میں لاگ ان ہوں۔
6. اگلا، انضمام کی ترتیبات کے دو گروپوں کے ساتھ ایک اسکرین کھلے گی۔ پہلے گروپ میں، آپ کو Bitrix24 صارفین کو ورچوئل PBX صارفین کے ساتھ ملانا ہوگا۔ اس کے بغیر، سسٹم CRM میں واقعات کو درست طریقے سے ظاہر نہیں کر سکے گا اور ملازمین کی شناخت نہیں کر سکے گا۔
اضافی ملازمین کو کسی بھی وقت شامل کیا جا سکتا ہے۔ یہ یاد رکھنا ضروری ہے کہ آپ مستقبل میں جن ملازمین کو شامل کریں گے ان کی نقشہ سازی کریں۔
7. دوسرا گروپ ان امکانات کو ظاہر کرتا ہے جو تمام منظرناموں کے لیے یکساں ہیں۔
8. اگلا، آپ کو انضمام کے منظرناموں پر جانے کی ضرورت ہے۔ اس حصے میں ہر عنصر کو آنے والی اور جانے والی کالوں کے لیے الگ الگ ترتیب دیا گیا ہے۔
انضمام کو ہر ایک نمبر کے لیے انفرادی طور پر اور تمام نمبروں کے لیے ایک ساتھ ترتیب دیا جا سکتا ہے۔ ورچوئل PBX انٹرفیس میں کام کے منظرنامے بنائیں اور وہ نمبر منتخب کریں جن کے لیے یہ یا وہ منظر نامہ کام کرے گا۔
کچھ نمبروں کو اسکرپٹ سے مکمل طور پر خارج کیا جا سکتا ہے، مثال کے طور پر، گودام، اکاؤنٹنٹ، یا مینیجر کے نمبر۔ یہ Bitrix24 کو غیر ضروری لین دین، رابطوں اور لیڈز سے بچائے گا۔ آئیے اسکرپٹ کے عناصر کو قریب سے دیکھتے ہیں:
- کسی نامعلوم نمبر سے آنے والی کال کے ساتھ، ایک نئی لیڈ، رابطہ اور ڈیل خود بخود بن سکتی ہے۔ / ذمہ دار وہ ہو گا جس نے کال چھوٹ دی یا وصول کی۔ IVR میں کال کی رکاوٹ کی صورت میں، سلام، جب کسی ڈپارٹمنٹ میں ڈائل کیا جاتا ہے، یا اگر اسے ڈیوٹی پر موجود شخص نے موصول کیا تھا، تو آپ کو اس شخص کو منتخب کرنے کی ضرورت ہے جو اس ڈیل، لیڈ یا رابطہ کے لیے ذمہ دار ہوگا۔
- موجودہ کسٹمر کی طرف سے آنے والی کال خود بخود ریپیٹ لیڈ اور ڈیل بنا سکتی ہے۔ / موجودہ گاہک کی طرف سے آنے والی کال پر دوبارہ لیڈ یا ڈیل بنائی جائے گی۔ Bitrix24 سے ذمہ دار مینیجر کو تفویض کیا جائے گا۔ ذمہ دار شخص کی تقرری کا حکم CRM کی ترتیبات میں تبدیل کیا جا سکتا ہے، مثال کے طور پر، یہ وہ شخص ہو سکتا ہے جس نے کال وصول کی ہو۔
- موجودہ صارفین کی کالز کو Bitrix24 میں بیان کردہ ذمہ دار مینیجرز کو بھیج دیا جائے گا۔ / ابتدائی طور پر، آپشن سب کے لیے فعال ہے۔ آپ ان نمبروں کو منتخب کر سکتے ہیں جن کے لیے آپشن کام کرے گا، اور جس ملازم کو کال کی جائے گی اگر انچارج شخص جواب نہیں دیتا ہے۔
- کسی نامعلوم نمبر سے آنے والی کال کے ساتھ، کامیاب کال کے لیے کال موصول کرنے والے ملازم کے لیے یا ناکام کال کے لیے ڈیوٹی پر موجود ملازم کے لیے ایک ٹاسک بنایا جا سکتا ہے۔ / اس عنصر کی ترتیب میں، آپ کو فعال اعمال کا انتخاب کرنا ہوگا:
- کامیابی سے کال موصول ہونے کے بعد کسی ملازم کے لیے ٹاسک بنائیں۔ ایسا کرنے کے لیے، آپ کو ٹاسک کا ٹائٹل، ٹاسک کا ٹیکسٹ اور آبزرور بتانا ہوگا۔
- مس کال پر ملازم یا ڈیوٹی آفیسر کے لیے ٹاسک بنائیں۔ یہاں آپ کو ڈیوٹی پر ذمہ دار شخص، کام کا عنوان، کام کا متن اور مبصر کا انتخاب کرنے کی ضرورت ہے۔
- موجودہ کلائنٹ کی طرف سے آنے والی کال کے ساتھ، ذمہ دار مینیجر یا کال موصول کرنے والے ملازم کے لیے ایک ٹاسک بنایا جا سکتا ہے۔ / پچھلے عنصر کی ترتیبات کی طرح، آپ کو فعال اعمال کا انتخاب کرنا ہوگا:
- کامیاب کال پر، کال موصول کرنے والے ملازم کے لیے ایک ٹاسک بنائیں۔ ایسا کرنے کے لیے، آپ کو کام کا عنوان، کام کا متن، اور مبصر کو بھی منتخب کرنے کی ضرورت ہے۔
- مس کال پر ملازم یا ڈیوٹی آفیسر کے لیے ٹاسک بنائیں۔ ایسا کرنے کے لیے، آپ کو ڈیوٹی پر ذمہ دار شخص، کام کا متن، کام کا عنوان اور مبصر کا انتخاب کرنا ہوگا۔
اگلا آؤٹ گوئنگ کالز کی سیٹنگز ہیں۔
- کسی نامعلوم نمبر پر آؤٹ گوئنگ کال کرتے وقت، ایک نئی لیڈ، رابطہ اور ڈیل خود بخود بن سکتی ہے۔ / یہاں کسی اضافی ترتیبات کی ضرورت نہیں ہے۔
- کسی موجودہ کسٹمر کو آؤٹ گوئنگ کال کرتے وقت، دوبارہ لیڈ اور ڈیل خود بخود بن سکتی ہے۔ / سیٹنگز میں یہ بتانا ضروری ہوگا کہ کامیاب کال کی صورت میں دوبارہ ڈیل یا لیڈ کے لیے کون ذمہ دار ہوگا: رابطہ کا ذمہ دار شخص یا کال کرنے والا؟ علیحدہ طور پر، آپ کو ناکام کال کی صورت میں ذمہ دار شخص کو منتخب کرنے کی ضرورت ہے۔
- کسی موجودہ کسٹمر کو آؤٹ گوئنگ کال کرتے وقت، دوبارہ لیڈ اور ڈیل خود بخود بن سکتی ہے۔ / سیٹنگز میں، آپ کو کامیاب کال کی صورت میں بار بار لیڈ یا ڈیل میں ذمہ دار شخص کی وضاحت کرنی ہوگی: وہ شخص جس نے کال کی یا رابطہ کا ذمہ دار شخص؟ آپ کو ایک ناکام کال کی صورت میں ذمہ دار شخص کا انتخاب بھی کرنا ہوگا۔
- کسی نامعلوم نمبر پر آؤٹ گوئنگ کال کرتے وقت، کال کرنے والے کے لیے ایک ٹاسک بنایا جا سکتا ہے۔ / آپ ناکام اور کامیاب کالوں کے لیے کام ترتیب دے سکتے ہیں۔ کام کے لیے عنوان، متن لکھنے اور ایک مبصر کو منتخب کرنے کی ضرورت ہے۔
- کسی موجودہ کسٹمر کو آؤٹ گوئنگ کال کرتے وقت، ذمہ دار مینیجر یا کالر کے لیے ایک ٹاسک بنایا جا سکتا ہے۔ / سیٹنگز میں منتخب کریں کہ آیا ناکام اور کامیاب کالوں کے لیے کام بنانا ہے۔ دونوں صورتوں میں، آپ کو ٹاسک کے لیے ذمہ دار شخص (جس نے کال کی یا رابطے کے لیے ذمہ دار شخص)، کام کا عنوان، متن، اور مبصر کو منتخب کرنے کی ضرورت ہے۔
9. اور آخری ترتیب ان ملازمین کی کال ہسٹری ترتیب دے رہی ہے جو Bitrix24 میں نہیں ہیں۔ ان کالوں کی تاریخ آپ کے منتخب کردہ ملازم کے نام سے محفوظ کی جا سکتی ہے۔
"محفوظ کریں" پر کلک کریں، آئیکن پر سبز لکھا ہوا "کنیکٹڈ" ظاہر ہوگا - اس کا مطلب ہے کہ انضمام فعال ہے اور کام کر رہا ہے۔
10. فون نمبر پر کلک کر کے کال کرنے کے قابل ہونے کے لیے، ایک اور ترتیب درکار ہے۔
جنرل سیٹنگز پر کلک کریں اور میگا فون ایپلیکیشن کو آؤٹ گوئنگ کالز کے نمبرز کے طور پر منتخب کریں۔
"محفوظ کریں" پر کلک کریں۔
آئیے خلاصہ کرتے ہیں۔
Bitrix24 مؤثر خوردہ منصوبوں کی تعمیر کے لئے ایک آلہ ہے. ٹیلی فونی کے ساتھ انضمام CRM کی فعالیت کو وسعت دے گا، نتیجتاً، آپ کو کال کے اعداد و شمار دیکھنے، Bitrix24 سے براہ راست گفتگو کی ریکارڈنگ سننے تک رسائی حاصل ہوگی۔
آنے والی کالوں پر ملازمین صارفین کے نام دیکھ سکیں گے، اور لیڈز، ڈیلز اور رابطے بنانے میں وقت کی بچت کریں گے، اور ذاتی مینیجر کو تفویض کرنے کا کام آپ کو بہت سے نئے مطمئن کسٹمرز فراہم کرے گا۔
ظاہر ہے، تمام ترتیبات چند منٹوں میں کی جا سکتی ہیں، جبکہ انضمام ایک ورچوئل PBX کنکشن اور CRM کے ساتھ ٹیلی فونی دونوں کے لیے بہت سے اضافی مواقع کھولتا ہے۔
ماخذ: www.habr.com