История электронной почты насчитывает уже несколько десятилетий. За это время данный стандарт корпоративного общения не только не устарел, но с каждым годом становится все более и более популярным за счет внедрения на различных предприятиях систем совместной работы, которые, как правило, основаны именно на электронной почте. Однако из-за недостаточной оперативности электронной почты все больше пользователей отказываются от нее в пользу текстовых чатов, голосовых и видео-звонков, а также видеоконференций. Подобные способы корпоративного общения помогают сотрудникам экономить массу времени и, как следствие, быть более эффективными и приносить предприятию больше денег.
Однако использование чатов и видеосвязи для решения рабочих вопросов нередко приводит к появлению новых угроз для информационной безопасности предприятия. Дело в том, что в отсутствие соответствующего корпоративного решения работники могут самостоятельно начать вести переписку и общение в публичных сервисах, что может привести к утечке важной информации. С другой стороны, руководство предприятия далеко не всегда охотно выделяет средства на внедрение корпоративных платформ для ВКС и чатов, так как многие уверены в том, что они больше отвлекают сотрудников от работы, нежели повышают их эффективность. Выходом из данной ситуации может стать развертывание корпоративных чата и ВКС на базе уже существующих информационных систем. Те, кто использует в качестве платформы для совместной работы Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition, могут решить вопрос с созданием корпоративного чата и ВКС за счет Zextras Team, решения, которое добавляет в Zimbra OSE массу новых функций, связанных с корпоративным онлайн-общением.
Zextras Team поставляется в двух редакциях: Zextras Team Basic и Zextras Team Pro, и отличаются набором предоставляемых функций. Первый вариант поставки является полностью бесплатным и позволяет организовать на базе Zimbra OSE текстовые чаты как в формате один-на-один, так и в формате группового чата, а также видеочаты и аудиозвонки в формате один-на-один. При этом все данные функции будут доступны прямо из веб-клиента Zimbra OSE. Кроме того, пользователи Zextras Team Basic могут воспользоваться мобильным приложением, доступным на платформах iOS и Android. Эти приложения позволяют получать доступ к приватным и текстовым чатам, а в будущем позволят совершать и видеозвонки. Сразу отметим, что для видеочатов и аудиозвонков пользователям Zextras Team понадобятся исправно работающие веб-камера и/или микрофон.
А вот Zextras Team Pro предоставляет гораздо более богатую функциональность. Помимо уже перечисленных возможностей, у пользователей Zextras Team появится возможность создавать видеоконференции на большое число сотрудников. Это позволяет проводить совещания среди сотрудников, которые территориально находятся в разных местах и за счет этого сэкономить время, которое раньше тратилось на сбор участников совещания в одном помещении, и потратить его на более глубокую проработку вопросов, либо на решение конкретных рабочих задач.
Также в Zextras Team Pro доступно создание виртуальных пространств и виртуальных переговорок для сотрудников. Пространство может содержать в себе сразу несколько переговорок, в которых различные участники пространства могут обсуждать общие темы. Для примера рассмотрим предприятие, в котором есть отдел продаж из 16 человек. Из них 5 сотрудников работают в сфере продаж b2c, 5 сотрудников осуществляют продажи b2b, а еще 5 сотрудников работают в b2g. Весь отдел при этом возглавляет руководитель отдела продаж.
Поскольку все сотрудники работают в одном отделе, будет разумно создать для них общее пространство, где можно обсуждать все темы, которые касаются каждого сотрудника отдела продаж. Вместе с тем, нередко возникают темы, которые касаются только подразделения, работающего, например, с b2b. Разумеется, что сотрудникам отдела продаж, которые работают в иных сферах, участвовать в обсуждении таких тем ни к чему, однако руководитель отдела должен принимать участие в обсуждениях каждого подразделения. Именно поэтому можно внутри пространства, выделенного под нужды отдела продаж выделить отдельные виртуальные переговорки для каждого направления, чтобы в каждой из них сотрудники могли общаться между собой и с руководителем отдела. При этом у самого руководителя все три виртуальные переговорки будут удобно собраны в отдельном пространстве. А если учесть, что все общение происходит на серверах компании и данные никуда с них не передаются, то подобные чаты можно назвать довольно безопасными с точки зрения сохранности информации. Помимо отдела продаж, принцип пространств и виртуальных переговорок можно будет применить ко всему предприятию.
Кроме видеовстреч, пользователям доступны и аудиозвонки. Помимо того, что они гораздо меньше нагружают каналы связи, многие сотрудники часто просто стесняются общаться в формате видео и нередко даже заклеивают веб-камеру на своих ноутбуках.
Помимо видеочатов и аудиозвонков с сотрудниками, Zextras Team позволяет создавать видеочаты и аудиозвонки с любым пользователем, который не является сотрудником предприятия, при помощи генерации и отправки ему специальной ссылки для подключения к встрече. Поскольку для работы Zextras Team требуется лишь современный браузер, с помощью данной функции всегда можно быстро пообщаться с клиентом или контрагентом в тех случаях, когда обычная переписка займет слишком много времени. Кроме того, в Zextras Team поддерживается обмен файлами, которые сотрудники могут пересылать друг другу прямо во время видеовызова или текстового общения.
Нельзя не упомянуть и специальное мобильное приложение Zextras Team, которое позволяет сотрудникам участвовать в корпоративных чатах, находясь не на рабочем месте. Приложение доступно для платформ iOS и Android, и в настоящее время позволяет пользователям:
- Вести переписку, получая и отправляя сообщения на своем смартфоне
- Создавать и удалять приватные чаты, а также присоединяться к ним
- Создавать и удалять групповые чаты, а также присоединяться к ним
- Присоединяться к виртуальным пространствам и переговоркам, а также создавать и удалять их
- Приглашать в виртуальные пространства и переговорки пользователей, или наоборот, удалять их оттуда
- Получать пуш-уведомления и устанавливать безопасное соединение с корпоративным сервером.
В будущем в приложение будут добавлены возможности для приватного видеообщения, а также видеоконференций и функция обмена файлами.
Еще одной интересной фишкой Zextras Team является возможность транслировать содержимое экрана компьютера в реальном времени, а также передавать управление им другому пользователю. Эта функция может быть очень полезной при проведении обучающих вебинаров, в ходе которых необходимо познакомить сотрудников с новым интерфейсом. Также эта функция может помочь ИТ-отделу предприятия помогать сотрудникам решать проблемы с их компьютерами без физического присутствия ИТ-шника.
Таким образом, Zextras Team является полноценным решением для организации удобного онлайн-общения между сотрудниками как во внутренней сети предприятия, так и за ее пределами. Благодаря тому, что Zextras Backup способна полностью резервировать всю информацию, которая генерируется в Zextras Team, информация оттуда никуда не пропадет, а в зависимости от строгости политик безопасности системный администратор сможет самостоятельно настроить различные ограничения для пользователей.
Zextras Suite سے متعلق تمام سوالات کے لیے، آپ Zextras Ekaterina Triandafilidi کے نمائندے سے ای میل کے ذریعے رابطہ کر سکتے ہیں۔ [ای میل محفوظ]
ماخذ: www.habr.com