ای میل کی تاریخ کئی دہائیوں پرانی ہے۔ اس وقت کے دوران، کارپوریٹ کمیونیکیشن کا یہ معیار نہ صرف پرانا ہو گیا ہے، بلکہ مختلف اداروں میں تعاون کے نظام کے متعارف ہونے کی وجہ سے ہر سال زیادہ سے زیادہ مقبول ہوتا جا رہا ہے، جو کہ ایک اصول کے طور پر، خاص طور پر ای میل پر مبنی ہیں۔ تاہم، ای میل کی کارکردگی کی کمی کی وجہ سے، زیادہ سے زیادہ صارفین ٹیکسٹ چیٹس، وائس اور ویڈیو کالز، اور ویڈیو کانفرنسنگ کے حق میں اسے ترک کر رہے ہیں۔ کارپوریٹ کمیونیکیشن کے اس طرح کے طریقے ملازمین کو بہت زیادہ وقت بچانے میں مدد کرتے ہیں اور اس کے نتیجے میں، زیادہ کارآمد ہوتے ہیں اور کمپنی کو زیادہ پیسہ لاتے ہیں۔
تاہم، کام کے مسائل کو حل کرنے کے لیے چیٹس اور ویڈیو کمیونیکیشنز کا استعمال اکثر کسی انٹرپرائز کی معلومات کی حفاظت کے لیے نئے خطرات کے ظہور کا باعث بنتا ہے۔ حقیقت یہ ہے کہ مناسب کارپوریٹ حل کی عدم موجودگی میں، ملازمین آزادانہ طور پر عوامی خدمات میں خط و کتابت اور بات چیت شروع کر سکتے ہیں، جس سے اہم معلومات کا اخراج ہو سکتا ہے۔ دوسری طرف، انٹرپرائز مینجمنٹ ہمیشہ ویڈیو کانفرنسنگ اور چیٹس کے لیے کارپوریٹ پلیٹ فارمز کے نفاذ کے لیے فنڈز مختص کرنے کے لیے تیار نہیں ہے، کیونکہ بہت سے لوگوں کو یقین ہے کہ وہ ملازمین کی کارکردگی کو بڑھانے کے بجائے کام سے زیادہ توجہ ہٹاتے ہیں۔ اس صورت حال سے نکلنے کا ایک طریقہ کارپوریٹ چیٹ اور موجودہ انفارمیشن سسٹمز پر مبنی ویڈیو کانفرنسنگ کی تعیناتی ہو سکتی ہے۔ وہ لوگ جو Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition کو بطور تعاون پلیٹ فارم استعمال کرتے ہیں وہ Zextras ٹیم کے ساتھ کارپوریٹ چیٹ اور ویڈیو کانفرنسنگ بنانے کے مسئلے کو حل کر سکتے ہیں، یہ ایک ایسا حل ہے جو Zimbra OSE میں کارپوریٹ آن لائن کمیونیکیشن سے متعلق بہت سی نئی خصوصیات کا اضافہ کرتا ہے۔
Zextras ٹیم دو ایڈیشنز میں آتی ہے: Zextras Team Basic اور Zextras Team Pro، اور فراہم کردہ فنکشنز کے سیٹ میں فرق ہے۔ پہلا ڈیلیوری آپشن مکمل طور پر مفت ہے اور آپ کو ون آن ون اور گروپ چیٹ فارمیٹس کے ساتھ ساتھ زمبرا OSE پر مبنی ون آن ون ویڈیو چیٹس اور آڈیو کالز دونوں میں ٹیکسٹ چیٹس ترتیب دینے کی اجازت دیتا ہے۔ اس صورت میں، یہ تمام فنکشنز براہ راست Zimbra OSE ویب کلائنٹ سے دستیاب ہوں گے۔ اس کے علاوہ، Zextras Team Basic صارفین موبائل ایپلیکیشن استعمال کر سکتے ہیں، جو iOS اور Android پلیٹ فارمز پر دستیاب ہے۔ یہ ایپس آپ کو پرائیویٹ اور ٹیکسٹ چیٹس تک رسائی کی اجازت دیتی ہیں اور مستقبل میں آپ کو ویڈیو کالز کرنے کی بھی اجازت دیتی ہیں۔ آئیے فوری طور پر نوٹ کریں کہ ویڈیو چیٹس اور آڈیو کالز کے لیے Zextras ٹیم کے صارفین کو ایک مناسب طریقے سے کام کرنے والے ویب کیم اور/یا مائکروفون کی ضرورت ہوگی۔
لیکن Zextras Team Pro بہت زیادہ بھرپور فعالیت فراہم کرتا ہے۔ پہلے سے درج صلاحیتوں کے علاوہ، Zextras ٹیم کے صارفین کو بڑی تعداد میں ملازمین کے لیے ویڈیو کانفرنسیں بنانے کا موقع ملے گا۔ یہ آپ کو ایسے ملازمین کے درمیان میٹنگ کرنے کی اجازت دیتا ہے جو جغرافیائی طور پر مختلف جگہوں پر واقع ہیں اور اس طرح وہ وقت بچا سکتے ہیں جو پہلے میٹنگ کے شرکاء کو ایک کمرے میں جمع کرنے پر خرچ کیا جاتا تھا، اور اسے مسائل کے مزید گہرائی سے مطالعہ کرنے یا کام کے مخصوص کاموں کو حل کرنے پر خرچ کیا جاتا ہے۔
Zextras Team Pro آپ کو ملازمین کے لیے ورچوئل اسپیس اور ورچوئل میٹنگز بنانے کی بھی اجازت دیتا ہے۔ اس جگہ میں ایک ساتھ کئی میٹنگ رومز ہو سکتے ہیں، جس میں اسپیس کے مختلف شرکاء مشترکہ موضوعات پر گفتگو کر سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر، ایک انٹرپرائز پر غور کریں جس میں 16 افراد کا سیلز ڈیپارٹمنٹ ہو۔ ان میں سے 5 ملازمین b2c سیلز میں کام کرتے ہیں، 5 ملازمین b2b سیلز کرتے ہیں، اور مزید 5 ملازمین b2g میں کام کرتے ہیں۔ پورے محکمہ کی سربراہی سیلز ڈیپارٹمنٹ کے سربراہ کے پاس ہے۔
چونکہ تمام ملازمین ایک ہی محکمے میں کام کرتے ہیں، یہ عقلمندی ہوگی کہ ان کے لیے ان تمام موضوعات پر گفتگو کرنے کے لیے ایک مشترکہ جگہ بنائیں جو ہر سیلز ملازم سے متعلق ہیں۔ ایک ہی وقت میں، اکثر ایسے موضوعات پیدا ہوتے ہیں جو صرف ایک محکمہ کام کرتے ہیں، مثال کے طور پر، b2b کے ساتھ۔ بلاشبہ، سیلز ڈیپارٹمنٹ کے ملازمین جو دوسرے شعبوں میں کام کرتے ہیں، انہیں ایسے موضوعات کے مباحثوں میں حصہ لینے کی ضرورت نہیں ہے، لیکن محکمہ کے سربراہ کو ہر شعبہ کے مباحثوں میں حصہ لینا چاہیے۔ اسی لیے سیلز ڈیپارٹمنٹ کی ضروریات کے لیے مختص جگہ کے اندر ہر سمت کے لیے الگ الگ ورچوئل میٹنگز مختص کرنا ممکن ہے، تاکہ ان میں سے ہر ایک میں ملازمین ایک دوسرے کے ساتھ اور محکمہ کے سربراہ کے ساتھ بات چیت کر سکیں۔ ایک ہی وقت میں، مینیجر خود تینوں ورچوئل میٹنگز کو ایک الگ جگہ میں آسانی سے جمع کرے گا۔ اور اگر آپ سمجھتے ہیں کہ تمام کمیونیکیشن کمپنی کے سرورز پر ہوتی ہے اور ڈیٹا ان سے کہیں منتقل نہیں ہوتا ہے، تو ایسی چیٹس کو انفارمیشن سیفٹی کے لحاظ سے کافی محفوظ کہا جا سکتا ہے۔ سیلز ڈیپارٹمنٹ سے آگے، خالی جگہوں اور ورچوئل میٹنگ رومز کا تصور پورے انٹرپرائز پر لاگو کیا جا سکتا ہے۔
ویڈیو میٹنگز کے علاوہ صارفین کے لیے آڈیو کالز بھی دستیاب ہیں۔ اس حقیقت کے علاوہ کہ وہ مواصلاتی چینلز کو بہت کم لوڈ کرتے ہیں، بہت سے ملازمین اکثر ویڈیو فارمیٹ میں بات چیت کرنے میں شرمندہ ہوتے ہیں اور اکثر اپنے لیپ ٹاپ پر ویب کیم کو بھی چھپا لیتے ہیں۔
ملازمین کے ساتھ ویڈیو چیٹس اور آڈیو کالز کے علاوہ، Zextras ٹیم آپ کو کسی بھی صارف کے ساتھ ویڈیو چیٹس اور آڈیو کالز کرنے کی اجازت دیتی ہے جو انٹرپرائز کا ملازم نہیں ہے اسے میٹنگ میں شامل ہونے کے لیے ایک خصوصی لنک بنا کر اور بھیج کر۔ چونکہ Zextras ٹیم کو صرف ایک جدید براؤزر کی ضرورت ہوتی ہے، اس لیے اس فنکشن کا استعمال کرتے ہوئے آپ ہمیشہ کسی کلائنٹ یا ہم منصب کے ساتھ ایسے معاملات میں فوری طور پر رابطہ کر سکتے ہیں جہاں باقاعدہ خط و کتابت میں بہت زیادہ وقت لگے۔ اس کے علاوہ، Zextras ٹیم فائل شیئرنگ کی حمایت کرتی ہے، جسے ملازمین ویڈیو کال یا ٹیکسٹ گفتگو کے دوران براہ راست ایک دوسرے کو بھیج سکتے ہیں۔
خصوصی موبائل ایپلیکیشن Zextras Team کا ذکر نہ کرنا ناممکن ہے، جو ملازمین کو اپنے کام کی جگہ پر نہ ہوتے ہوئے کارپوریٹ چیٹس میں حصہ لینے کی اجازت دیتی ہے۔ ایپ iOS اور Android پلیٹ فارمز کے لیے دستیاب ہے، اور فی الحال صارفین کو اجازت دیتی ہے:
- اپنے اسمارٹ فون پر پیغامات وصول کرکے اور بھیج کر خط و کتابت کریں۔
- نجی چیٹس بنائیں، حذف کریں اور ان میں شامل ہوں۔
- گروپ چیٹس بنائیں، حذف کریں اور ان میں شامل ہوں۔
- ورچوئل اسپیسز اور بات چیت میں شامل ہوں، نیز انہیں بنائیں اور حذف کریں۔
- صارفین کو ورچوئل اسپیسز اور بات چیت کے لیے مدعو کریں، یا اس کے برعکس، انہیں وہاں سے ہٹا دیں۔
- پش اطلاعات موصول کریں اور کارپوریٹ سرور کے ساتھ ایک محفوظ کنکشن قائم کریں۔
مستقبل میں، ایپلی کیشن پرائیویٹ ویڈیو کمیونیکیشن کے ساتھ ساتھ ویڈیو کانفرنسنگ اور فائل شیئرنگ فنکشن کی صلاحیتوں میں اضافہ کرے گی۔
Zextras ٹیم کی ایک اور دلچسپ خصوصیت کمپیوٹر اسکرین کے مواد کو حقیقی وقت میں نشر کرنے کے ساتھ ساتھ اس کا کنٹرول دوسرے صارف کو منتقل کرنے کی صلاحیت ہے۔ یہ خصوصیت تربیتی ویبینرز کے انعقاد کے دوران بہت کارآمد ثابت ہوسکتی ہے، جس کے دوران ملازمین کو نئے انٹرفیس سے واقف کرانا ضروری ہے۔ یہ خصوصیت ایک انٹرپرائز آئی ٹی ڈیپارٹمنٹ کی مدد کر سکتی ہے ملازمین کو کسی IT شخص کی جسمانی موجودگی کے بغیر اپنے کمپیوٹر کے مسائل حل کرنے میں۔
اس طرح، Zextras ٹیم انٹرپرائز کے اندرونی نیٹ ورک کے اندر اور اس سے باہر ملازمین کے درمیان آسان آن لائن مواصلت کو منظم کرنے کا ایک مکمل حل ہے۔ اس حقیقت کی وجہ سے کہ Zextras بیک اپ تمام معلومات کو مکمل طور پر بیک اپ کرنے کی صلاحیت رکھتا ہے جو Zextras ٹیم میں پیدا ہوتی ہے، وہاں سے معلومات کہیں بھی ضائع نہیں ہوں گی، اور سیکیورٹی پالیسیوں کی شدت پر منحصر ہے، سسٹم ایڈمنسٹریٹر آزادانہ طور پر ترتیب دینے کے قابل ہو جائے گا۔ صارفین کے لیے مختلف پابندیاں۔
Zextras Suite سے متعلق تمام سوالات کے لیے، آپ Zextras Ekaterina Triandafilidi کے نمائندے سے ای میل کے ذریعے رابطہ کر سکتے ہیں۔ [ای میل محفوظ]
ماخذ: www.habr.com