سب کو ہیلو، میرا نام کونسٹنٹن کزنیتسوف ہے، میں راکٹ سیلز کا سی ای او اور بانی ہوں۔ آئی ٹی کے شعبے میں، ایک عام کہانی ہے جب ترقی کا شعبہ اپنی کائنات میں رہتا ہے۔ اس کائنات میں، ہر ڈیسک ٹاپ پر ایئر ہیومیڈیفائر، مانیٹر اور کی بورڈز کے لیے گیجٹس اور کلینرز کا ایک گروپ، اور غالباً، اس کا اپنا کام اور پروجیکٹ مینجمنٹ سسٹم موجود ہے۔
اس میں کیا بڑی بات ہے؟
شاید کچھ کے لئے یہ کچھ بھی نہیں ہے۔ لیکن ہم ایک مسئلہ میں بھاگ گئے. ہم سیلز سسٹم بناتے اور خودکار کرتے ہیں، CRM کو نافذ کرتے ہیں، اور کاروبار کے لیے کلاؤڈ انفراسٹرکچر بناتے ہیں۔ ترقی اور پیداوار کے محکموں کے علاوہ، کلائنٹ پروجیکٹس میں اکثر مارکیٹرز، سیلز پیپل، اکاؤنٹنٹ اور دیگر ملازمین شامل ہوتے ہیں۔ اور ہم نے سوچنا شروع کیا کہ پراجیکٹ مینجمنٹ کے ایک مؤثر عمل کو کیسے منظم کیا جائے۔
اگر ترقی اور پیداوار کے عمل کو جیرا یا گٹ لیب جیسے پلیٹ فارم میں منظم کیا جاتا ہے، تو ترقی کے سوا کوئی نہیں سمجھتا کہ کیا ہے۔. کسی پروجیکٹ میں تیسرے فریق کے ملازم کو شامل کرنے کے لیے، آپ کو اس سے ملنا ہوگا، سیاق و سباق کی وضاحت کرنی ہوگی، کہیں کام کو ریکارڈ کرنا ہوگا، پھر ورک چیٹس میں تیاری کی ڈگری کی نگرانی کرنی ہوگی، چیٹ کے ذریعے نتیجہ حاصل کرنا ہوگا، اور اسے جیرا میں داخل کرنا ہوگا۔ اور اسی طرح ہر بار۔
کمپنی کے دیگر محکموں سے ترقی منقطع ہے، وہ نہیں جانتے کہ ہمیں کس طرح شامل کرنا ہے، اور ہم نہیں جانتے کہ انہیں ہماری شرکت کی ضرورت ہے یا نہیں۔
کچھ سال پہلے ہم نے آسن کا پلیٹ فارم دریافت کیا۔ اس مواد میں میں آپ کو بتانا چاہتا ہوں کہ ہم نے ترقی اور پیداوار کے انتظام کے عمل کو کس طرح منظم کیا:
- پوری کمپنی نے ایک ماحولیاتی نظام میں کام کیا،
- ہر ایک کے پاس کافی فعالیت تھی،
- ہر منصوبے کی لاگت کا اندازہ گھنٹوں اور پیسے میں لگانا ممکن تھا،
- کلائنٹس کے ساتھ کام طویل مدتی تھا: ایک کام کے فریم ورک کے اندر نہیں، بلکہ آئیڈیاز کے مستقل بیک لاگ کے ساتھ ایک پورے پروجیکٹ کے فریم ورک کے اندر۔
آسن کو جاننے کے بارے میں تھوڑا سا
میں نے پراجیکٹ مینجمنٹ کے لیے آسان سافٹ ویئر کی تلاش میں 10 سال گزارے۔ Trello، Jira، Planfix، Megaplan، Bitrix24 اور درجنوں دیگر ٹاسک ٹریکرز نے طاقت کا امتحان پاس نہیں کیا۔ پھر مجھے آسن ملا۔ اور سب کچھ ٹھیک ہو گیا۔
ہماری رائے میں، یہ ٹاسک اور پراجیکٹ مینجمنٹ کے لیے بہترین اور تیزی سے بڑھتا ہوا پلیٹ فارم ہے۔ آج، آسنا مقبولیت اور صارف کے اطمینان میں عالمی رہنما ہے۔ اس کا ثبوت جی ٹو ریٹنگ چارٹ سے ملتا ہے۔
ہم آسنا کے پرستار ہیں، یہاں تک کہ ہم نے اپنے گاہکوں کے لیے اسے لاگو کرنے کے قابل ہونے کی سند بھی حاصل کر لی ہے۔
میں فروخت سے لے کر پروجیکٹ کے نفاذ تک کے عمل کو مختصراً بیان کروں گا۔
چونکہ ہم IT سروسز فروخت کرتے ہیں، ہمارا فنل کافی لمبا ہے اور آخر میں، یہ پروڈکشن اور، کبھی کبھی، ڈیولپمنٹ ڈیپارٹمنٹ میں داخل ہوتا ہے۔
سیلز ڈیپارٹمنٹ معیاری ہیرا پھیری کرتا ہے: آڈٹ، CP کی منظوری، ایک معاہدے پر دستخط، پیداوار میں لین دین کی منتقلی۔ ہو سکتا ہے کہ پیداوار معاہدہ کو قبول نہ کرے: اس میں بجٹ، پیداوار میں منتقلی کی تاریخ، اور منصوبے کے نفاذ کے لیے تخمینی وقت فنڈ کی نشاندہی کرنی چاہیے۔
amoCRM + Asana کے امتزاج کی بدولت، سیلز ڈیپارٹمنٹ سے پروڈکشن اور بیک پر ٹرانزیکشن کو منتقل کرتے وقت، کہیں بھی کام میں خلل نہیں پڑتا ہے۔ نیلا سیلز ڈیپارٹمنٹ کی ذمہ داری کے علاقے کی نشاندہی کرتا ہے، نارنجی محکمہ پیداوار کی نشاندہی کرتا ہے، اور گلابی محکمہ ترقی کی نشاندہی کرتا ہے۔
یہ ضروری ہے کہ ڈیزائین ڈیپارٹمنٹ کے برعکس ڈیولپمنٹ ڈیپارٹمنٹ ہر پروجیکٹ میں شامل نہ ہو۔ کبھی کبھی سسٹم کو ترتیب دینے کے لیے حسب ضرورت حل کی ضرورت نہیں ہوتی ہے۔
لہذا، جب مینیجر نے پروڈکشن کے لیے پروجیکٹ کو قبول کیا، سیلز مینیجر 1 کلک (اسکرین شاٹ) میں آسن کے پاس جاتا ہے۔ amoCRM سے، پروجیکٹ خود بخود آسن میں بن جاتا ہے۔
پروجیکٹ کے نقشے اور تجارتی تجاویز کے ساتھ ایک کام (ٹاسک) مشترکہ کلائنٹ پروجیکٹ بورڈ پر خود بخود بن جاتا ہے۔ تمام کلائنٹس جو فی الحال پروڈکشن میں ہیں یہاں دکھائے گئے ہیں۔ یہاں ایک ذمہ دار مینیجر کا تقرر کیا جاتا ہے، آخری تاریخ مقرر کی جاتی ہے، کام کی قسم کا انتخاب کیا جاتا ہے اور کام کے حالات تبدیل کیے جاتے ہیں۔
مینیجر ٹاسک میں کسی بھی مجوزہ خودکار کاروباری عمل کو شروع کر سکتا ہے:
- ایک کلائنٹ پروجیکٹ تلاش کریں / بنائیں + وہاں ایک کام منسلک کریں۔
- لین دین کی معلومات کے ساتھ کام کو پُر کریں۔
- موجودہ کام سے ایک معاہدہ بنائیں
پروجیکٹ ایمو سی آر ایم میں بیان کردہ تمام ڈیٹا سے بھرا ہوا ہے۔ سروس کی قسم پر منحصر ہے، کام کے اصل بلاکس کو نافذ کرنے کے لیے ذیلی کاموں کا ایک سیٹ فوری طور پر بنایا جاتا ہے۔ پراجیکٹ مینیجر کو تفصیلی کاموں کو تحلیل کرنا، ذمہ داریاں تفویض کرنا اور ڈیڈ لائن کرنا باقی ہے۔
یہ بورڈ نئے منصوبوں پر کام کرنے میں مدد کرتا ہے۔ لیکن موجودہ حالات کی نگرانی کرنا اور اس پر پراجیکٹس کی خطرے میں موجودگی تکلیف دہ ہے۔
ہم کس طرح کلائنٹس کے کاموں اور پروجیکٹس کو گروپ کرتے ہیں۔
تمام پروجیکٹس کے جنرل بورڈ سے، مینیجر پروجیکٹ کو مزید 3 بورڈز میں شامل کرتا ہے:
- کلائنٹ کا ذاتی بورڈ؛
- فعال گاہکوں کا پورٹ فولیو؛
- مینیجر کا پورٹ فولیو
آئیے معلوم کریں کہ ہمیں ہر ایک کی ضرورت کیوں ہے۔
اسکرین شاٹ میں آپ دیکھ رہے ہیں۔ کلائنٹ کا ذاتی بورڈ۔
یہ بورڈ کیوں؟
پہلے، ہم کاموں کے لحاظ سے سوچتے تھے۔ میں نے کام مکمل کیا اور دوسرا کام کرنے چلا گیا۔ پتہ چلا کہ ہم کلائنٹ کے لیے بالکل اتنا ہی کام کر رہے تھے جتنا اس نے مانگا تھا۔ لیکن ہم طویل مدتی تعلقات استوار کرنا چاہتے تھے، اس لیے ہم کاموں کے ساتھ کام کرنے سے ہٹ کر کلائنٹس کے ساتھ کام کرنے لگے۔
ہم کلائنٹ کے لیے بہتری کے لیے تمام آئیڈیاز لکھنا یقینی بناتے ہیں۔ یہاں تک کہ اگر یہ ایک خیال ہے جو غلطی سے کلائنٹ کے ذریعہ ہوا میں پھینک دیا گیا ہے، ہم اسے ٹھیک کرتے ہیں اور اسے ختم کر دیتے ہیں۔ اس طرح کاموں کا بیک لاگ بنتا ہے؛ کلائنٹ کے ساتھ کام ختم نہیں ہوتا۔
اس بورڈ پر کیا ہے؟
ہمارا آسن کئی خدمات سے منسلک ہے:
- CRM سسٹم (سیلز ڈیپارٹمنٹ کے ساتھ بات چیت کے لیے)،
- ٹائم ڈاکٹر (وقت سے باخبر رہنے کے لیے)
- ERP سسٹم (ایک ہی انٹرفیس میں تمام ڈیٹا کو جمع کرنے کے لیے)۔
ہم نے آسن میں ایک فوری ریسورس کنٹرول پینل متعارف کرایا ہے۔ آپ ٹاسک کے اوپر والی پلیٹ کی طرف اشارہ کرتے ہیں اور دیکھتے ہیں کہ کس نے ٹاسک پر کام کیا اور کتنے عرصے تک، اور کون سا بونس حاصل کیا۔
پروڈکشن ڈیپارٹمنٹ کے کام کا اندازہ گھنٹے سے لگایا جاتا ہے، اس لیے ہمارے لیے یہ ضروری تھا کہ ہم سختی سے نگرانی کریں کہ ہر ملازم نے کلائنٹ کے مسائل حل کرنے میں کتنا وقت صرف کیا۔
بورڈ استعمال کرنے کے کیا فوائد ہیں؟
نتیجے کے طور پر، ERP نظام میں ہم دیکھتے ہیں پروجیکٹ رپورٹ. لین دین کی حیثیت، پروجیکٹ کے شرکاء، پروجیکٹ کا بجٹ، کام کیے گئے گھنٹوں کی تعداد اور آخری تاریخ۔
ہم اسی طرح کے ترقیاتی منصوبوں کی لاگت کا اندازہ لگا سکتے ہیں، کے پی آئی کے حسابات بالکل شفاف ہو گئے ہیں اور اس وہم کی کوئی گنجائش نہیں ہے کہ ترقی میں صرف دو گھنٹے لگتے ہیں۔ اگر ضروری ہو تو، ہمارے پاس ہمیشہ ایک انٹرفیس ہوتا ہے جسے ہم کلائنٹ کو رپورٹنگ کے لیے دکھا سکتے ہیں۔
آسن بریف کیس
یہ فعالیت آسن میں ایک طویل عرصے سے نافذ ہے۔ لیکن ہم نے فوری طور پر اس کی تعریف نہیں کی۔ سب سے پہلے، ہم نے آسانی سے اپنے مینیجرز کے تمام پروجیکٹس کو پورٹ فولیو میں جمع کیا۔ یہ پتہ چلا کہ کمپنی میں اپنے وقت کے دوران، ڈینس Kiselev نے 61 گاہکوں کے ساتھ کام کیا.
یہ جاننا اچھا ہے، لیکن اسے جمع کرنے میں صرف کیے گئے وقت کا جواز پیش کرنے کے لیے کافی نہیں ہے۔ اور ہم نے بریف کیس پر گول کیا۔ جب ہم نے آسنا میں ایک پروجیکٹ کو CRM سسٹم میں ایک لین دین کے برابر کیا تو سب کچھ بدل گیا۔
اس سے پہلے، مینیجر نے تمام پروجیکٹس کو سبسکرائب کیا تھا اور ان باکس (اطلاعات فیڈ) میں تمام تبدیلیوں کی اطلاعات موصول کی تھیں۔ ہر اسٹیٹس اپ ڈیٹ اور نیا تبصرہ فیڈ میں دکھایا گیا تھا، جو کہ تازہ ترین سے شروع ہوتا ہے۔ پیر کو، مینیجر بیٹھ گیا اور ترتیب وار ان باکس سے کام مکمل کیا۔ ترجیحات کے بارے میں کوئی بات نہیں ہوتی تھی، اور کبھی کبھی اہم کام کبھی نہیں پہنچ پاتے تھے۔
اب ایک ملازم پورٹ فولیو اور پروجیکٹ ڈیپارٹمنٹ کا پورٹ فولیو ہے۔ پہلے میں، مینیجر اپنے پروجیکٹس کا انتظام کرتا ہے، دوسرا مینیجر کو تمام ملازمین کے موجودہ کام کے بوجھ کے حوالے سے کنٹرول کی فعالیت دیتا ہے۔
ڈیزائن ڈیپارٹمنٹ کا پورٹ فولیو
اسکرین شاٹ میں آپ دیکھ سکتے ہیں کہ ملازمین کے حساب سے ترتیب دیئے گئے پروجیکٹس۔
ہفتے میں ایک بار، پراجیکٹ مینیجر ہر پروجیکٹ کی حیثیت کو اپ ڈیٹ کرتا ہے۔ لکھتا ہے کہ گزشتہ ہفتے کیا کیا گیا اور اگلے ہفتے کے لیے کیا منصوبہ بنایا گیا ہے۔ تین میں سے ایک ٹیگ سیٹ کرتا ہے: کنٹرول کے تحت، خطرے میں، مسائل ہیں.
مینیجر تیزی سے اندازہ لگا سکتا ہے:
- ڈیزائن ڈیپارٹمنٹ میں کلائنٹس کا موجودہ حجم،
- ہر مینیجر کے لیے کام میں منصوبوں کی تعداد،
- منصوبوں پر التوا کاموں کی تعداد،
- مسائل کی موجودگی اور منصوبوں میں شامل ہونے کی ضرورت،
- پروجیکٹ کی آخری تاریخ، وقت گزارا، فنل اسٹیج اور پروجیکٹ کی ترجیح۔
پورٹ فولیوز رپورٹنگ میں بھی ہماری مدد کرتے ہیں۔ پروجیکٹ کی حیثیت کو اپ ڈیٹ کرنے کے بعد، مکمل اور منصوبہ بند کام کی رپورٹ خود بخود کلائنٹ چیٹ کو بھیج دی جاتی ہے۔
ملازم کا پورٹ فولیو
یہاں تک کہ ڈیزائن ڈیپارٹمنٹ کے سربراہ کا اپنا پورٹ فولیو ہے۔ اگر، pah-pah-pah، وہ اپنے اختیار کو ہٹا دیتا ہے، نیا شخص اپنے کنٹرول میں تمام منصوبوں کو دیکھے گا، جس کی نگرانی اسے جاری رکھنا چاہئے.
لائن ملازمین نے بھی پورٹ فولیو میں لوڈ پلاننگ کی سہولت کو سراہا۔ "لوڈ" ٹیب میں، آسن وقت کی تاریخ کو مدنظر رکھتے ہوئے کاموں کے حجم کا تجزیہ کرتا ہے اور خبردار کرتا ہے کہ اگر کسی ملازم نے کاموں کی ضرورت سے زیادہ مقدار کا منصوبہ بنایا ہے۔ آپ اس ٹیب کو چھوڑے بغیر ڈیڈ لائن تبدیل کر سکتے ہیں اور تفصیلات کو ایڈجسٹ کر سکتے ہیں۔
بگ حل کرنا اور اپنی مرضی کے مطابق ترقی
ہمارے پاس ایک الگ ٹیم ہے جو ترقی کے لیے ذمہ دار ہے۔ کاروباری عمل کے حصے کے طور پر، اسے دو قسم کے کام موصول ہوتے ہیں:
- بگ
- نئی ترقی.
کیڑے کی جانچ پڑتال کی جاتی ہے، تنقید کے لیے ان کا اندازہ لگایا جاتا ہے اور تکنیکی معاونت کی خدمت کے ذریعے کام پر منتقل کیا جاتا ہے۔
ترقیاتی کام یا تو کمپنی کے اندرونی پروڈکٹ بیک لاگ یا پروجیکٹ مینیجر سے آتے ہیں اگر کلائنٹ کی طرف سے متعلقہ درخواست ہو۔
ترقی کا عمل، عام طور پر، اس طرح لگتا ہے.
آسن میں ترقیاتی بورڈ پر کام آتے ہیں۔ وہ یہاں ہے.
ٹاسک ڈائریکٹر "بگ" یا "فیچر" کی قسم کا انتخاب کرتا ہے، تنقید کی ڈگری کا تعین کرتا ہے، گاہک کی نشاندہی کرتا ہے، اور کمپنی کے اندرونی شعبہ جات جن پر کام متاثر ہوتا ہے۔ جب ٹاسک داخلی ضوابط کے تمام تقاضوں کو پورا کرتا ہے، تو ڈائریکٹر ٹاسک کے اوپر اوپر والے بار میں بجلی کے آئیکون پر کلک کرتا ہے اور خودکار کاروباری عمل "Evaluate in Development" شروع کرتا ہے۔
ڈیولپمنٹ ڈیپارٹمنٹ کے سربراہ کو تشخیص کے لیے ایک نئے ٹاسک کے بارے میں ایک اطلاع موصول ہوتی ہے، اور ٹاسک خود تشخیص کی مدت کے لیے اسی نام کے ایک الگ بورڈ میں منتقل کر دیا جاتا ہے۔
تشخیص کے بعد، مینیجر منصوبہ بندی کی تکمیل کے مہینے کے مطابق کام کو سپرنٹ میں منتقل کرتا ہے۔ کام ہمیشہ ایک ہی وقت میں کئی بورڈز پر ہوتے ہیں:
- پروجیکٹ مینیجر کے ذاتی بورڈ پر،
- تکنیکی مدد بورڈ پر،
- ترقیاتی بورڈ پر
ٹاسک کی نگرانی کرنے والے تمام شرکاء اور ملازمین کام کی پیشرفت دیکھتے ہیں، اطلاعات موصول کرتے ہیں، اور کام کے تبصروں میں براہ راست بات چیت کرتے ہیں۔ جب کوئی کام مکمل ہو جاتا ہے، تو پروجیکٹ مینیجر یا ذمہ دار تکنیکی معاونت کا ماہر اس منصوبے پر کام جاری رکھنے کے لیے اسے اپنے پاس لے جاتا ہے۔
جب ہم ترقی اور پیداوار کے محکموں کو ٹیم کے ساتھ ایک ہی ماحول میں واپس لائے تو کیا ہوا؟
سب سے پہلے، کلائنٹ کے منصوبے زیادہ طویل مدتی بن گئے ہیں۔ مسلسل بھرے ہوئے بیک لاگ کی وجہ سے اوسط بل میں اضافہ ہوا۔
دوم، منصوبوں کے معیار میں بہت بہتری آئی ہے، کیونکہ ترقیاتی محکمہ کسی بھی وقت مارکیٹنگ، سیلز، اکاؤنٹنگ وغیرہ سے سوالات پوچھ سکتا ہے۔ ہم ٹیم کی ضروری صلاحیتوں کو بروقت مربوط کرنے اور بالکل مختلف سطح کے حل پیش کرنے کے قابل تھے۔
سوئم ملازمین، مینیجرز، اور کلائنٹس نے منصوبہ بند اور مکمل شدہ کاموں میں مکمل شفافیت حاصل کی۔ ہم نے پراجیکٹس کو مینیج کرنے کا طریقہ سیکھا اور محسوس کیا کہ یہ بالکل تکنیکی عمل ہے جس سے انسانی عنصر کو تقریباً مکمل طور پر ختم کیا جا سکتا ہے۔
چوتھا، ٹیم زیادہ متحد ہو گئی ہے. پہلے، ملازمین کو بہت کم اندازہ تھا کہ افسانوی ترقی اور پیداوار کے محکمے کیا کر رہے ہیں۔
اب، نظام کی ترقی اور تکنیکی ترتیب کے عمل کو دیکھ کر:
- سیلز ڈیپارٹمنٹ کو اس میں آئیڈیاز اور انسپائریشن ملتی ہے کہ کس طرح فروخت کیا جائے،
- مارکیٹرز باقاعدگی سے پوسٹس، آرٹیکلز، پوزیشننگ اور اشتہاری متن کے لیے مفید مواد لیتے ہیں،
- مینیجرز کسٹمر کی ضروریات اور رویے کا تجزیہ کرتے ہیں، حکمت عملی کو ایڈجسٹ کرتے ہیں.
نتیجہ جیت جیت کی تبدیلی تھی جس میں ہمیں، ہمارے کلائنٹس، اور ہمارے شراکت داروں نے فائدہ اٹھایا۔ مجھے خوشی ہوگی اگر آپ تبصروں میں اپنی رائے بتاتے ہیں: کیا میرے مضمون میں کوئی کارآمد چیز تھی اور آپ ترقی میں پروجیکٹ مینجمنٹ کے کون سے طریقے استعمال کرتے ہیں!
ماخذ: www.habr.com