میں نے شاید 20-25 بار منظم طریقے سے کاموں کو منظم کرنے کی کوشش کی۔ اور ہر کوشش ناکام ہوئی، جیسا کہ میں اب سمجھتا ہوں، دو وجوہات کی بنا پر۔
سب سے پہلے، کاموں کو مکمل کرنے کے لیے وقت دینے کے لیے، آپ کو یہ سمجھنے کی ضرورت ہے کہ ایسا کیوں کیا جا رہا ہے۔
آپ کاموں کو سنبھالنا شروع کر دیتے ہیں، ان پر وقت گزارتے ہیں، کم کام کرتے ہیں، یہ سب جمع ہونا شروع ہو جاتا ہے - کس لیے؟
کوئی بھی کام اس وقت کرنا مشکل ہوتا ہے جب آپ اس کی وجہ نہ سمجھیں۔ "اپنی زندگی کو ترتیب دینا" سب سے زیادہ مناسب مقصد نہیں ہے، کیونکہ "منظم زندگی" ایک مبہم رجحان ہے۔ لیکن "بے یقینی کی سطح کو کم کرکے پریشانی کی سطح کو کم کرنا" ایک بہت زیادہ مخصوص اور بہتر مقصد ہے، جس پر دن میں ایک گھنٹہ آسانی سے گزارا جا سکتا ہے۔
دوم، تمام طریقہ کار جو میں نے فوراً پڑھے ہیں وہ عمل کی آخری حالت کو بیان کرتے ہیں۔ "آپ کو ToDoIst لینے کی ضرورت ہے، اسے پراجیکٹس میں تقسیم کرنا، کیلنڈر کے ساتھ ضم کرنا، ہفتے کے لیے کاموں کا جائزہ لینا، انہیں ترجیح دینا..." یہ ابھی کرنا شروع کرنا مشکل ہے۔ جیسا کہ سافٹ ویئر ڈویلپمنٹ میں ہے، مجھے یقین ہے کہ آپ کو استعمال کرنے کی ضرورت ہے۔ - تکراری طور پر۔
اس لیے، میں اپنے "اعادہ" سے گزروں گا، اور ہو سکتا ہے کہ اسی شکل میں یہ آپ کے لیے مفید ہو۔ آخر کار، (نسبتاً) نئے پیراڈائم کا استعمال کرتے ہوئے کام پر واپس جانے کے لیے مئی کی چھٹیوں کو استعمال کرنے کی کیا اچھی وجہ ہے؟
آپ پڑھ سکتے ہیں کہ میں اس تک کیسے پہنچا .
Trello، فہرستوں کے ایک جوڑے
ہم صرف 4 فہرستیں بناتے ہیں، ڈیسک ٹاپ اور موبائل ایپلیکیشنز استعمال کرتے ہیں۔
فہرستیں:
- کرنے کا کام - ذہن میں آنے والے تمام کام یہاں لکھ دیں۔ اور ذہن میں آتے ہی لکھ لیں۔ "کوڑے دان کو باہر پھینکنا" ایک کام ہے۔ "برتن دھونا" ایک کام ہے۔ "منصوبہ بندی کی میٹنگ کا شیڈول" ایک کام ہے۔ ٹھیک ہے، اور اسی طرح. یہاں تک کہ سب سے زیادہ واضح یا اہم چیزوں کو بھی فراموش کیا جا سکتا ہے اگر کچھ غیر متوقع ہو جائے یا آپ کا دن مشکل سے گزرا ہو۔
- آج کے لیے کام - ہر شام میں چیزوں کو "To-do" بورڈ سے "To-do for Today" بورڈ میں منتقل کرتا ہوں۔ اگر آپ کا کچھ کام شام کو باقی رہ جاتا ہے، تو یہ معمول ہے؛ ذیل میں اس پر مزید۔ وقت گزرنے کے ساتھ، آپ یہ سمجھنا شروع کر دیتے ہیں کہ فہرست میں کتنے کام ہو سکتے ہیں تاکہ ان میں سے اکثر کو منصوبہ بند دن پر مکمل کیا جا سکے۔
- آج بنایا۔ یہ بورڈ "میں نے آج کچھ نہیں کیا" کی پریشانی کو کم کرنے کا بنیادی طریقہ اور خود تنظیم کے بارے میں مزید غور و فکر کرنے کا ایک اچھا طریقہ ہے۔ میں یہاں ان تمام کاموں کو لکھ رہا ہوں جو میں نے آج کیے ہیں، یہاں تک کہ وہ منصوبہ بند فہرست میں شامل نہیں ہیں۔ "میں نے واسیا کو دستاویزات کے بارے میں فون کیا،" اس نے اسے لکھا۔ "انہوں نے مجھ سے کاغذات پر دستخط کرنے کو کہا،" میں نے لکھا۔ "ہم نے اینٹن کے ساتھ معاہدے پر تبادلہ خیال کیا،" اس نے لکھا۔ اس طرح، دن کے اختتام تک، آپ سمجھ جائیں گے کہ آپ نے اصل میں اپنا وقت کن چیزوں پر گزارا ہے اور آپ ان کاموں کو صرف پلان کو مکمل کرنے کی خاطر کیا چھوڑ سکتے تھے۔
- ہو گیا — تمام مکمل کیے گئے کاموں کی فہرست۔ دن کے آغاز یا اختتام پر، میں انہیں "Done Today" سے "Done" میں منتقل کرتا ہوں۔ بنیادی طور پر، یہ ایک ردی کی ٹوکری ہے جہاں آپ آسانی سے مکمل شدہ کام تلاش کر سکتے ہیں، اور اس لیے اسے باقاعدگی سے صفائی کی ضرورت ہے۔
ٹریلو، "منی کیلنڈر"
کسی وقت، یہ واضح ہو جاتا ہے کہ کچھ کام قطعی طور پر وقت کے پابند ہیں، اور آپ ہفتے کے دوران ان کے بارے میں بھولنا نہیں چاہتے، تاکہ اس وقت کے لیے کچھ اور منصوبہ بندی نہ کریں۔ مجھے کیلنڈر کے ساتھ ہمیشہ مشکل وقت کا سامنا کرنا پڑا ہے، اس لیے میں نے "ٹو-ڈوز فار پیر"، "ٹو-ڈوز فار منگل"، وغیرہ کے ناموں کے ساتھ کئی بورڈز شامل کیے، جن میں میں نے وقت کے لیے پابند فہرست بنانا شروع کیا۔ dos
اس طرح، جب لوگ مجھ سے پوچھتے ہیں، "کیا ہم جمعرات کو شام 16:00 بجے بات کر سکتے ہیں؟" - میں صرف مناسب بورڈ پر جاتا ہوں اور دیکھتا ہوں کہ اس وقت ہم نے وہاں کیا لکھا ہے۔ اور ہمیں ہفتے کے دوران فہرستوں کے درمیان کاموں کو وقت پر منتقل کرنا نہیں بھولنا چاہیے: مثال کے طور پر، "جمعرات کے لیے کرنے والے کام" جب جمعرات آتا ہے - "آج کے لیے کرنا"۔
کیلنڈر کیوں نہیں؟ میرے لیے، ایک ہی وقت میں دو افادیت کا استعمال کرنا بہت مشکل ہے۔ اگر میں اس کے لیے کیلنڈر استعمال کرتا ہوں، تو مجھے اس میں جانے کی ضرورت ہوگی، اسے بھرنا ہوگا، اسے باقاعدگی سے چیک کرنا ہوگا تاکہ یہ معلوم ہوسکے کہ آیا میں کچھ بھول گیا ہوں...
اس وقت میں Trello کی حد تک پہنچ گیا ہوں۔ بنیادی مسئلہ یہ تھا کہ روزانہ 50 سے زیادہ کام ریکارڈ کیے جاتے تھے، اور عام فہرست اور دنوں سے منسلک فہرستوں دونوں سے منسلک کاموں کا کافی بڑا تالاب تھا۔ میں کیسے سمجھ سکتا ہوں کہ میں نے پہلے ہی وہ کام لکھ دیا ہے جو مجھے کرنا ہے؟ نقلیں نظر آنے لگیں۔ ایک پروجیکٹ کے لیے تمام کاموں کو بیک وقت کیسے ترجیح دی جائے؟ دوسرے لوگوں کو اپنے کیلنڈر کے منصوبے دیکھنے کا موقع کیسے دیا جائے؟
مجھے ایک ایسے نظام کی ضرورت تھی جو نسبتا آسانی کو برقرار رکھتے ہوئے:
- میں پروجیکٹس کے مطابق کاموں کو گروپ کر سکتا ہوں۔
- کیلنڈر کا لنک رکھیں (اسے کل کریں)، اور دن آنے پر اسے خود بخود آج کے کاموں میں منتقل کر دیں۔
- گوگل کیلنڈر کے ساتھ ضم ہوجائے گا۔
یہیں سے میں ToDoist پر واپس آیا، اور اس مرحلے پر یہ سب سے موزوں حل نکلا۔
ToDoist میں موجودہ تھریڈ
ان باکس
میں ان باکس میں آنے والے کسی بھی کام کو لکھتا ہوں، جسے میں فوری طور پر حل کرنے کی کوشش کرتا ہوں۔ تجزیہ کا مطلب ہے:
- اس تاریخ کا تعین کرنا جب کام مکمل ہو جائے گا (مختصر کاموں کے لیے، میں اکثر آج سیٹ کرتا ہوں، اور شام تک میں سمجھتا ہوں کہ یہ کب ہو سکتا ہے)۔
- اس منصوبے کا تعین کرنا جس سے کام کو منسوب کیا جا سکتا ہے (اعداد و شمار اور کسی نہ کسی طرح منصوبے میں تمام کاموں کی ترجیح کو تبدیل کرنے کی صلاحیت کے لیے)۔
وہ کام جو ذہن میں آتے ہیں اور جن کو مستقبل قریب میں کرنے کی ضرورت نہیں ہے وہ پروجیکٹس میں چلے جاتے ہیں۔ غیر زمرہ بند ذاتی ("کپ ہولڈرز کو کار میں لے جائیں") اور غیر درجہ بند کام ("اس بارے میں سوچیں کہ ہم ایک اسٹریٹجک PR سیشن کب ترتیب دے سکتے ہیں")۔ ToDoist آپ کو بار بار چلنے والے کاموں کو تفویض کرنے کی اجازت دیتا ہے، لہذا ہر ہفتے کے آخر میں میرے پاس ایک ٹاسک ہوتا ہے جسے "غیر زمرہ بند ذاتی" اور ہر پیر کو "غیر درجہ بند کام" کہا جاتا ہے۔
کیلنڈر انضمام
ToDoist دونوں سمتوں میں گوگل کیلنڈر کے ساتھ بالکل مربوط ہے۔ میں اپنے کیلنڈر کو اپنے ساتھیوں کے ساتھ شیئر کرتا ہوں تاکہ وہ دیکھ سکیں کہ کب وہ یقینی طور پر مجھ تک نہیں پہنچ سکتے۔
ایک ہی وقت میں، کیلنڈر کے کاموں کو مخالف سمت میں منتقل کیا جاتا ہے: میں کہہ سکتا ہوں "سریوگا، جمعہ کے لیے میرا وقت دیکھو اور وہاں ایک میٹنگ لکھو،" جو کیلنڈر اور ToDoist دونوں میں ظاہر ہوگا۔ لہذا، حقیقت میں، میں نے پہلی بار ایک کیلنڈر کو اس میں واقعات تخلیق کیے بغیر استعمال کرنا شروع کیا۔
غیر آپریٹو آنے والے کاموں پر کارروائی کرنا
میں زبردستی فوری طور پر کام کرنے میں جلدی نہیں کرتا، سوائے ان کاموں کے جن میں آگ واضح ہو۔ "ہمیں فوری طور پر اے بی سی کمپنی کی انتظامیہ سے رابطہ کرنے کی ضرورت ہے، چونکہ سرور بند ہے اور اس کے ملازمین کی طرف سے کوئی جواب نہیں ہے" ظاہر ہے کہ ایک دباؤ کا کام ہے جسے ملتوی نہیں کیا جا سکتا، لیکن "زینیا، کیا میں ابھی آپ کو فون کر سکتا ہوں کہ آپ اس بارے میں بات کریں؟ نیا پروجیکٹ "شیڈیول میں بدل جاتا ہے جب آپ X سے Y کے بارے میں بات کر سکتے ہیں"، جو پہلے سے ہی ٹاسک میں بدل جائے گا "X کو بتائیں کہ ہم پھر بات کر سکتے ہیں" اور ٹاسک "Talk to X about Y"، پہلے سے ہی وقت کا پابند ہے۔ تقریباً کوئی بھی آنے والا کام پہلے "شیڈول..." میں بدل جاتا ہے۔
کاموں کو ترجیح دینا
دن میں شامل تمام کام مکمل نہیں ہو سکتے۔ خود کا مشاہدہ کرتے ہوئے، مجھے مندرجہ ذیل احساس ہوا (ہر نمبر مختلف ہوگا، لیکن اصل بات یہ ہے کہ نتیجہ اخذ کرنا ہے)۔
- ہر دن کے لیے میں تقریباً 50-70 کام لکھتا ہوں۔
- میں 30 کام آرام سے کر سکتا ہوں (دن کے اختتام پر مکمل طور پر تھکا ہوا محسوس کیے بغیر)۔
- 50 تک کام مکمل کرنے کے بعد، میں تھک جاؤں گا، لیکن تنقیدی طور پر نہیں۔
- میں 70 کام مکمل کر سکتا ہوں، لیکن اس کے بعد مجھے "ورکاہولزم کے بہاؤ" سے باہر نکلنے میں دشواری ہوگی، مجھے نیند آنے میں دشواری ہوگی اور عام طور پر، تھوڑا سا سماجی ہو جائے گا۔
اس کی بنیاد پر میں فیصلہ کرتا ہوں کہ آج کیا کرنا ہے۔ ToDoist کے پاس ہر کام کی ترجیح ہوتی ہے، اس لیے صبح میں میں مکمل کرنے کے لیے اہم کاموں کا انتخاب کرتا ہوں، اور باقی کو اپنی صلاحیتوں اور خواہشات کی بنیاد پر مکمل کرتا ہوں۔ ہر روز میں تقریباً 40-20 کاموں کو اگلے کو منتقل کرتا ہوں: دلچسپ بات یہ ہے کہ اگلے دن کے کام دوبارہ 60-70 ہو جاتے ہیں۔
اعدادوشمار کو برقرار رکھنا
میں واقعی عام طور پر یہ سمجھنا چاہتا ہوں کہ آج کام سے متعلق معاملات پر کتنا وقت صرف کیا گیا، اور کن چیزوں پر۔ اس کے لیے میں ایپلی کیشن استعمال کرتا ہوں۔ ، جو فون اور لیپ ٹاپ دونوں پر ہے، اور گوگل میپس لوکیشن ہسٹری (ہاں، میں پاگل نہیں ہوں)۔
ہم شہر سے باہر رہتے ہیں، اس لیے سڑک پر گزرے ہوئے وقت کو سمجھداری سے استعمال کیا جا سکتا ہے۔ اب، جب میں تھکا ہوا نہیں ہوں، میں چلتے پھرتے آڈیو بکس سنتا ہوں تاکہ میں ان 40 منٹوں کو کسی طرح استعمال کر سکوں۔
میں ابھی تک ڈیٹا کو اکٹھا نہیں کرتا ہوں، ایک قسم کی ذاتی ڈیٹا لیک بناتا ہوں؛ وقت آنے پر میں اس تک پہنچ جاؤں گا۔
کوئی نتیجہ نہیں نکلے گا۔
- ایک جدید انسان کی زندگی آنے والے کاموں کا ایک بڑا سلسلہ ہے۔ اسے کم کرنا ممکن نہیں ہو گا۔ ہمیں اس بہاؤ کو منظم کرنا سیکھنا چاہیے۔
- زیادہ تر پریشانی مستقبل کے نامعلوم ہونے سے آتی ہے۔ اگر ہم یہ سمجھتے ہیں کہ آنے والے دنوں میں ہمارا کیا انتظار ہے، تو نمایاں طور پر کم پریشانی ہوگی۔
- اس وجہ سے، آپ اپنے دن کو منظم کرنے میں وقت گزار سکتے ہیں۔ میں جانتا ہوں کہ آج کیا ہوگا، کل کیا ہوگا، اور میں ان کاموں کو نہیں بھولتا جو میں بھول جاتا تھا۔
- ٹاسک ٹریکنگ کا انعقاد بذات خود ایک اختتام نہیں ہے، لیکن، اگر آپ چاہیں تو، خود تعلیم کا ایک طریقہ ہے۔ وہ چیزیں جو آپ پہلے کرنے میں بہت سست تھے یا وہ چیزیں جو آپ نے کبھی نہیں کی تھیں کرنا بہت آسان ہو گیا ہے۔ بہت سے لوگ (بشمول مجھ سمیت) عام طور پر بہتر محسوس کرتے ہیں جب کام باہر کی دنیا سے سیٹ کیے جاتے ہیں۔ ٹاسک ٹریکنگ اپنے لیے کام طے کرنے اور اپنی خواہشات کے مطابق زندگی گزارنا سیکھنے کا ایک طریقہ ہے۔
- کام اپنے آپ میں اختتام نہیں ہے۔ مقصد آپ کے کام کے شیڈول کو منظم کرنا ہے تاکہ آپ کے پاس متوقع فارغ وقت ہو جب آپ اپنا، اپنے خاندان اور اپنی دلچسپیوں کا خیال رکھ سکیں۔
ماخذ: www.habr.com