Ajam ishbilarmonlarning keng tarqalgan xatosi shundaki, ular ma'lumotlarni to'plash va tahlil qilish, ish jarayonlarini optimallashtirish va asosiy ko'rsatkichlarni kuzatishga etarlicha e'tibor bermaydilar. Bu samaradorlikning pasayishiga va vaqt va resurslarning optimal darajada isrof qilinishiga olib keladi. Jarayonlar yomon bo'lsa, siz bir xil xatolarni bir necha marta tuzatishingiz kerak. Mijozlar soni ortishi bilan xizmat yomonlashadi va ma'lumotlar tahlilisiz nimani yaxshilash kerakligi haqida aniq tushuncha yo'q. Natijada, qarorlar injiqlik bilan qabul qilinadi.
Raqobatbardosh bo'lish uchun zamonaviy biznes sifatli mahsulot va xizmatlardan tashqari shaffof jarayonlarga ega bo'lishi va tahliliy ma'lumotlarni to'plashi kerak. Busiz biznesdagi ishlarning haqiqiy holatini tushunish va to'g'ri qaror qabul qilish qiyin. Shuning uchun sizning arsenalingizda nafaqat foydalanish uchun qulay bo'lgan, balki sizning ishingizni soddalashtirish va mumkin bo'lgan eng shaffof jarayonlarni yaratishga imkon beradigan zarur vositalarga ega bo'lish muhimdir.
Bugungi kunda juda ko'p vositalar va echimlar mavjud. Lekin ko'pchilik tadbirkorlar ulardan foydalanmaydilar, chunki ular yoki ulardagi qiymatni ko'rmaydilar, yoki ulardan qanday foydalanishni tushunmaydilar, yoki ular qimmat yoki murakkab yoki 100500 XNUMX dan ortiq. Ammo buni aniqlagan, o'zlari uchun bunday vositalarni topgan yoki yaratganlar o'rta muddatli istiqbolda allaqachon ustunlikka ega.
10 yildan ortiq vaqt davomida men jarayonlarni avtomatlashtirish va raqamli transformatsiya qilish orqali korxonalarga foydani oshirishga yordam beradigan IT-mahsulotlar va yechimlarni yaratib kelmoqdaman. Men oβnlab startaplarni topishga yordam berdim va butun dunyo boβylab yuz minglab odamlar foydalanadigan oβnlab onlayn vositalarni yaratdim.
Mana mening amaliyotimdagi raqamli transformatsiyaning afzalliklarini ko'rsatadigan yaxshi misollardan biri. Kichik bir Amerika yuridik firmasi uchun men va mening jamoam yuridik hujjatlarni yaratish vositasini yaratdik, bu advokatlarga hujjatlarni tezroq yaratishga imkon berdi. Keyinchalik, ushbu vositaning funksionalligini kengaytirib, biz onlayn xizmatni yaratdik va kompaniyani butunlay o'zgartirdik. Endi ular nafaqat o'z shahrida, balki butun mamlakat bo'ylab mijozlarga xizmat ko'rsatadi. Uch yil davomida kompaniyaning kapitallashuvi bir necha marta o'sdi.
Ushbu maqolada men siz bilan biznesning asosiy ko'rsatkichlarini monitoring qilish uchun shaffof tizim yaratishning haqiqiy tajribasini baham ko'raman. Men raqamli echimlardan foydalanishning qadr-qimmatini singdirishga harakat qilaman, bu qiyin emas va har doim ham qimmat emasligini ko'rsataman. Xo'sh, ketaylik!
Qanday qilib hamma narsa boshlandi
Agar sizda hech qachon bo'lmagan narsaga ega bo'lishni istasangiz, hech qachon qilmagan narsani qilishingiz kerak bo'ladi.
Coco Chanel
Xotinim tug'ruq ta'tilida bo'lishdan charchagan edi va biz kichik biznes - bolalar o'yin xonasi ochishga qaror qildik. Mening shaxsiy biznesim borligi sababli, xotinim o'yin xonasiga to'liq g'amxo'rlik qiladi va men strategik masalalar va rivojlanishda yordam beraman.
Biznes ochish tafsilotlari butunlay boshqacha hikoyadir, ammo ma'lumotlarni yig'ish va raqobatchilarni tahlil qilish bosqichida, ushbu biznesning o'ziga xos muammolarini ta'kidlashdan tashqari, biz ko'pchilik raqobatchilar kurashmagan ichki jarayonlar muammolariga e'tibor qaratdik. .
Meni ajablantiradigan narsa shundaki, 21-asrda deyarli hech kim CRM-ni hech qanday shaklda saqlamagan; Shu bilan birga, egalarining o'zlari xodimlar o'g'irlashlari, hisoblashda xatoliklarga yo'l qo'yishlari va qayta hisoblash va buxgalteriya kitobidagi yozuvlar bilan tekshirish uchun ko'p vaqt sarflashlari, bron va depozitlar to'g'risidagi ma'lumotlar yo'qolishi, mijozlar noma'lum sabablarga ko'ra chiqib ketishlari haqida shikoyat qilishdi. ular.
Yig'ilgan ma'lumotlarni tahlil qilib, biz ularning xatolarini takrorlashni xohlamasligimizni va bizga ushbu xavflarni minimal darajaga tushiradigan shaffof tizim kerakligini angladik. Avvalo, biz tayyor echimlarni izlay boshladik, ammo bizning talablarimizga to'liq javob beradiganlarini topa olmadik. Va keyin men o'z tizimimni yaratishga qaror qildim, garchi ideal bo'lmasa-da, lekin ishlaydigan va arzon (deyarli bepul).
Asbobni tanlashda men quyidagi mezonlarni hisobga oldim: u arzon bo'lishi kerak, moslashuvchan va qulay bo'lishi kerak va undan foydalanish oson bo'lishi kerak. Men ushbu biznes uchun to'liq, kuchli va qimmat tizimni yozishim mumkin edi, lekin bizda kam vaqt va kichik byudjet bor edi, bundan tashqari, biz loyihamiz ishlay oladimi yoki yo'qmi, to'liq tushunmadik va ko'p resurslarni sarflash mantiqiy emas edi. bu tizim. Shuning uchun, gipotezani sinab ko'rish paytida men MVP (Minimum Viable Product - minimal viable product) dan boshlashga qaror qildim va minimal investitsiyalar bilan eng qisqa vaqt ichida ishchi versiyasini yaratishga va vaqt o'tishi bilan uni tugatishga yoki qayta ishlashga qaror qildim.
Natijada mening tanlovim Google xizmatlariga tushdi (Drive, Sheets, Calendar). Kirish/chiqarish ma'lumotlarining asosiy manbai Google Sheets hisoblanadi, chunki xotinim elektron jadvallar bilan ishlash tajribasiga ega, agar kerak bo'lsa, u mustaqil ravishda o'zgartirishlar kiritishi mumkin. Bundan tashqari, men ushbu vositadan kompyuterdan unchalik yaxshi foydalana olmaydigan xodimlar tomonidan ham foydalanishini hisobga oldim va ularga jadvalga ma'lumotlarni qanday kiritishni o'rgatish ularga ixtisoslashgan mutaxassislar bilan ishlashni o'rgatishdan ko'ra osonroq bo'ladi. 1C kabi dastur.
Jadvallarga kiritilgan ma'lumotlar real vaqt rejimida o'zgaradi, ya'ni istalgan vaqtda kompaniya ishlarining holatini ko'rishingiz mumkin, xavfsizlik o'rnatilgan, siz ma'lum shaxslarga kirishni cheklashingiz mumkin.
Arxitektura va ma'lumotlar strukturasini rivojlantirish
Bolalar o'yin xonasi bir nechta asosiy xizmatlarni taqdim etadi.
- Standart tashrif - mijoz o'z bolalarining o'yin xonasida o'tkazgan vaqtini sotib olganida.
- Nazorat ostida tashrif - mijoz o'z bolalarining o'yin xonasida o'tkazgan vaqtini sotib olganida va nazorat uchun qo'shimcha pul to'laganida. Ya'ni, mijoz bolani tashlab, o'z biznesi bilan shug'ullanishi mumkin, xona ishchisi esa ota-onasi yo'qligida bolani tomosha qiladi va u bilan o'ynaydi.
- Ochiq tug'ilgan kun β mijoz ovqatlanish va mehmonlarni joylashtirish uchun alohida stol ijaraga oladi va o'yin xonasiga standart tashrif uchun to'laydi, xona odatdagidek ishlaydi.
- Yopiq tug'ilgan kun β mijoz butun xonani ijaraga oladi, ijara muddati davomida xona boshqa mijozlarni qabul qilmaydi;
Egasi xonaga qancha odam tashrif buyurganini, ular necha yoshda bo'lganini, qancha vaqt o'tkazganini, qancha pul ishlab topganini, qancha xarajat qilganligini bilish juda muhim (ko'pincha ma'murga biror narsa sotib olish yoki pul to'lash kerak bo'ladi. biror narsa uchun, masalan, etkazib berish yoki suv), nechta tug'ilgan kun bor edi?
Har qanday IT-loyiha singari, men kelajakdagi tizim arxitekturasini o'ylab, ma'lumotlar strukturasini ishlab chiqishdan boshladim. Xotin biznesga mas'ul bo'lganligi sababli, u ko'rishi, nazorat qilishi va boshqarishi kerak bo'lgan hamma narsani biladi, shuning uchun u mijoz sifatida harakat qildi. Biz birgalikda aql bo'ronini o'tkazdik va tizimga qo'yiladigan talablarni ishlab chiqdik, uning asosida men tizimning funktsional imkoniyatlarini o'ylab topdim va Google Drive-da fayl va papkalarning quyidagi tuzilishini yaratdim:
"Xulosa" hujjatida kompaniya haqida umumiy ma'lumotlar mavjud: daromadlar, xarajatlar, tahlillar
Xarajatlar hujjatida kompaniyaning oylik xarajatlari to'g'risidagi ma'lumotlar mavjud. Kattaroq shaffoflik uchun toifalarga bo'lingan: ofis xarajatlari, soliqlar, xodimlar xarajatlari, reklama xarajatlari, boshqa xarajatlar.
Oylik xarajatlar
Yil uchun umumiy xarajatlar jadvali
Daromad papkasida har oy uchun bittadan 12 ta Google Sheets fayli mavjud. Bu xodimlar har kuni to'ldiradigan asosiy ish hujjatlaridir. Ularda har bir ish kuni uchun majburiy boshqaruv paneli va yorliqlar mavjud. Boshqaruv paneli yorlig'i ishlarni tez tushunish uchun joriy oy uchun barcha kerakli ma'lumotlarni ko'rsatadi, shuningdek narxlarni belgilash va xizmatlarni qo'shish imkonini beradi.
Boshqaruv paneli yorlig'i
Kundalik yorliq
Biznesni rivojlantirish jarayonida chegirmalar, obunalar, qo'shimcha xizmatlar va tadbirlar shaklida qo'shimcha ehtiyojlar paydo bo'la boshladi. Biz bularning barchasini vaqt o'tishi bilan amalga oshirdik, ammo bu misol tizimning asosiy versiyasini ko'rsatadi.
Funktsionallikni yaratish
Men asosiy ko'rsatkichlarni aniqlagandan so'ng, arxitektura va sub'ektlar o'rtasida ma'lumotlar almashinuvini ishlab chiqdim, men amalga oshirishni boshladim. Men qilgan birinchi narsa mening daromadlar papkasida Google Sheet hujjatini yaratish edi. Men unda ikkita yorliq yaratdim: asboblar paneli va oyning birinchi kuni, unga quyidagi jadvalni qo'shdim.
Asosiy ish varag'i
Bu Administrator ishlaydigan asosiy ish varag'i. U faqat kerakli maydonlarni (qizil bilan belgilangan) to'ldirishi kerak va tizim barcha kerakli ko'rsatkichlarni avtomatik ravishda hisoblab chiqadi.
Kirish xatolarini va qulaylikni kamaytirish uchun "Tashrif turi" maydoni taqdim etilgan xizmatlarning ochiladigan ro'yxati sifatida amalga oshirildi, biz uni asboblar paneli sahifasida tahrirlashimiz mumkin. Buning uchun biz ushbu kataklarga ma'lumotlarni tekshirishni qo'shamiz va ma'lumotlarni olish uchun diapazonni ko'rsatamiz.
Hisoblashda inson xatosini kamaytirish uchun men mijozning xonada o'tkazgan soatlarini va to'lanishi kerak bo'lgan pul miqdorini avtomatik hisoblashni qo'shdim.
Buning uchun Administrator mijozning kelish vaqtini (E ustuni) va ketish vaqtini (F ustuni) HH: MM formatida belgilashi kerak. Mijozning o'yin xonasida o'tkazgan umumiy vaqtini hisoblash uchun men ushbu formuladan foydalanaman:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Xizmatlardan foydalanish uchun pul miqdorini avtomatik ravishda hisoblash uchun biz murakkabroq formuladan foydalanishimiz kerak edi, chunki bir soatning narxi xizmat turiga qarab o'zgarishi mumkin. Shuning uchun men QUERY funksiyasidan foydalangan holda asboblar paneli sahifasida ma'lumotlarni xizmatlar jadvaliga bog'lashim kerak edi:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Asosiy harakatlarga qo'shimcha ravishda, men keraksiz IFERROR yoki ISBLANK xatolarini bartaraf etish uchun qo'shimcha funktsiyalarni, shuningdek, ROUNDDOWN funksiyasini qo'shdim - kichik narsalar bilan bezovta qilmaslik uchun oxirgi miqdorni mijozga yaxlitladim.
Asosiy daromadga qo'shimcha ravishda (ijaraga olish vaqti) bolalar o'yin xonasida xizmatlar yoki o'yinchoqlar sotish shaklida qo'shimcha daromad mavjud va xodimlar ba'zi kichik xarajatlarni amalga oshiradilar, masalan, ichimlik suvi uchun to'lov yoki iltifot uchun konfet sotib olish, bularning barchasini ham hisobga olish kerak.
Shuning uchun men ushbu ma'lumotlarni yozib oladigan yana ikkita jadvalni qo'shdim:
Belgilar bilan ishlashni osonlashtirish uchun men ularni rangladim va hujayralarga shartli formatlashni qo'shdim.
Asosiy jadvallar tayyor, endi siz asosiy ko'rsatkichlarni alohida jadvalga qo'yishingiz kerak, shunda siz bir kunda qancha ishlaganingizni va bu pulning qanchasi kassada va qanchasi kartada ekanligini aniq ko'rishingiz mumkin.
To'lov turi bo'yicha pulni jamlash uchun men yana QUERY funksiyasidan foydalandim:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='ΠΠ°Π»ΠΈΡΠΊΠ°'"Β» ΠΈ Β«=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='ΠΠ°ΡΡΠ°'")Ish kunining oxirida administrator faqat daromadni ikki marta tekshirishi kerak va qo'lda qayta hisob-kitob qilish shart emas. Biz odamni qo'shimcha ish qilishga majburlamaymiz va egasi istalgan vaqtda vaziyatga qarashi va nazorat qilishi mumkin.
Barcha kerakli jadvallar tayyor, endi biz har bir kun uchun yorliqni takrorlaymiz, raqamlaymiz va quyidagilarni olamiz.
Ajoyib! Deyarli hamma narsa tayyor, faqat asboblar paneli yorlig'ida oy uchun barcha asosiy ko'rsatkichlarni ko'rsatish qoladi.
Oyning umumiy daromadini olish uchun quyidagi formulani yozishingiz mumkin
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1Bu erda D1 - kunlik daromadga ega bo'lgan katak va "1", "2" va boshqalar - varaqning nomi. Xuddi shu tarzda men qo'shimcha daromad va xarajatlar haqida ma'lumot olaman.
Aniqlik uchun men umumiy rentabellikni toifalar bo'yicha ko'rsatishga qaror qildim. Buning uchun men barcha yorliqlardan murakkab tanlov va guruhlashni amalga oshirishim kerak edi, keyin esa bo'sh va keraksiz qatorlarni filtrlash va olib tashlashim kerak edi.
Kategoriya bo'yicha rentabellik
Daromadni hisobga olishning asosiy vositasi tayyor, endi biz faylni yilning har bir oyi uchun takrorlaymiz.
Men daromadlarni hisobga olish va monitoring qilish vositasini yaratganimdan so'ng, men barcha oylik xarajatlarni hisobga oladigan xarajatlar jadvalini yaratishga kirishdim: ijara, ish haqi, soliqlar, tovarlarni sotib olish va boshqa xarajatlar.
Joriy yil papkasida men Google Sheet hujjatini yaratdim va unga 13 ta yorliq, asboblar paneli va o'n ikki oy qo'shdim.
Boshqaruv paneli yorlig'i
Aniqlik uchun asboblar paneli yorlig'ida men yil uchun moliyaviy xarajatlar bo'yicha barcha kerakli ma'lumotlarni jamladim.
Va har oylik yorliqda men kompaniyaning barcha naqd xarajatlarini toifalar bo'yicha kuzatib boruvchi jadval yaratdim.
Oy yorlig'i
Bu juda qulay bo'lib chiqdi, endi siz kompaniyaning barcha xarajatlarini ko'rishingiz va nazorat qilishingiz mumkin, agar kerak bo'lsa, tarixga qarang va hatto tahlil qiling.
Daromadlar va xarajatlar to'g'risidagi ma'lumotlar turli xil fayllarda joylashganligi va uni kuzatish juda qulay bo'lmaganligi sababli, men egasiga kompaniyani boshqarish va boshqarish uchun zarur bo'lgan barcha tegishli ma'lumotlarni to'plagan bitta fayl yaratishga qaror qildim. Men ushbu faylni "Xulosa" deb nomladim.
Umumiy jadval
Ushbu faylda men jadvallardan oylik ma'lumotlarni oladigan jadval yaratdim, buning uchun men standart funktsiyadan foydalandim:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")Bu erda men birinchi argument sifatida hujjat identifikatorini va ikkinchi parametr sifatida import qilingan diapazonni o'tkazaman.
Keyin yillik balansni tuzdim: qancha daromad oldim, qancha sarflandim, qanday foyda, rentabellik. Kerakli ma'lumotlarni vizualizatsiya qildi.
Va qulaylik uchun, biznes egasi barcha ma'lumotlarni bir joyda ko'rishi va fayllar orqali ishlamasligi uchun men yilning istalgan oyini tanlash va asosiy ko'rsatkichlarni real vaqtda ko'rsatish imkoniyatini birlashtirdim.
Buning uchun men oy va hujjat identifikatori o'rtasida havola yaratdim
Keyin men "Ma'lumotlar -> Ma'lumotlarni tekshirish" dan foydalanib ochiladigan ro'yxatni yaratdim, havola diapazonini ko'rsatdim va hujjatga dinamik havola bilan importni sozladim.
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")xulosa
Ko'rib turganingizdek, biznesingizdagi jarayonlarni takomillashtirish ko'rinadigan darajada qiyin emas va buning uchun hech qanday super ko'nikmalarga ega bo'lishingiz shart emas. Albatta, bu tizim juda ko'p kamchiliklarga ega va biznes o'sishi bilan undan foydalanish imkonsiz bo'ladi, lekin kichik biznes uchun yoki gipotezani sinab ko'rishning boshida bu juda yaxshi echimdir.
Ushbu o'yin xonasi uchinchi yil davomida ushbu yechim ustida ishlamoqda va faqat bu yil, biz barcha jarayonlarni aniq tushunganimizda, biz mijozimiz va bozorni bilamiz. Biz to'liq onlayn biznesni boshqarish vositasini yaratishga qaror qildik.
PS
Biznesingizni kuzatish uchun Google Sheets-dan foydalanish juda qulay emas, ayniqsa telefoningizdan. Shunday qildim , bu barcha asosiy biznes ko'rsatkichlarini real vaqt rejimida qulay formatda ko'rsatadi
Manba: www.habr.com