Hamkorlik an'anaviy ofis vositalarining og'riqli nuqtasidir. Bir vaqtning o'zida o'n kishi fayl ustida ishlayotgan bo'lsa, ko'proq vaqt va kuch tahrirlarga emas, balki o'zgarishlar va ularning mualliflarini qidirishga sarflanadi. Bu har doim ham mos kelmaydigan ko'plab ilovalar bilan murakkablashadi. Ushbu muammoni hal qilishning bir usuli bulutga asoslangan ofis to'plamlariga o'tishdir. Ularning ko'pi yo'q va biz sizga Forex Club xodimlarining konservatizmini qanday engib o'tganimizni va bir necha oy ichida yuzta ofislari bo'lgan taqsimlangan kompaniyani G Suite-ga o'tkazishga muvaffaq bo'lganimizni aytib beramiz.
Nega o'tishga qaror qildingiz?
Forex klubi odatda valyuta kurslari bo'yicha onlayn savdo kontekstida esga olinadi. Ammo bu kompaniya dunyoning turli mamlakatlarida bir necha turdagi valyuta vositalari bilan ishlaydi. Shu sababli, u mijozlar uchun o'z platformasiga ega bo'lgan juda murakkab IT infratuzilmasiga ega.
Biz uchrashgan paytda kompaniyaning orqa ofisi bir nechta turli platformalar va ilovalardan foydalangan. Ko'pgina xodimlar uchun asosiy ish vositasi Microsoft ofis to'plami va Zimbra-dagi pochta edi. Bularning barchasidan ustun qo'shimcha saqlash, zaxira nusxalari, antivirus, ko'plab ulagichlar va integratsiyalarning yuqori tuzilishi, shuningdek davriy tekshiruvlar bilan Microsoft va Zimbra litsenziyalarini boshqarish edi.
Forex Club IT bo'limi uchun ushbu tizimni saqlash qimmatga tushdi. Murakkab infratuzilma ko'p sonli serverlarni ijaraga olishni, ushbu serverlar yopilganda yoki Internetga ulanishda xatolik yuzaga kelganda DRP rejalarini va zaxira nusxalarini olishni talab qiladi. Muammosiz ishlashni ta'minlash uchun vaqt o'tishi bilan ma'murlarning maxsus bo'limi tuzildi, ularga litsenziya tekshiruvi vazifasi yuklatildi.
Turli xil dasturlarning ko'pligi tufayli oddiy Forex Club xodimlari o'rtasida muammolar paydo bo'ldi. Hujjat versiyasini kuzatmasdan, ba'zi tahrirlar muallifini va matn yoki jadvalning yakuniy versiyasini topish qiyin edi.
Texnik xizmat ko'rsatish xarajatlarini kamaytirish uchun Forex Club xuddi shu muammolarni hal qilishning oddiy usulini qidirdi. Bizning o'zaro munosabatlarimiz shu erda boshlandi.
Muqobil topish
To'liq hamkorlikni amalga oshirish uchun yondashuvni o'zgartirish kerak edi - mahalliy saqlashdan bulutga o'tish. Forex Club barcha ofis ilovalari uchun umumiy bulutli yechim izlay boshladi. Ikkita nomzod bor edi: Office 365 va G Suite.
Office 365 ustuvor vazifa edi, chunki ko'plab Microsoft litsenziyalari Forex Club-dan sotib olingan. Biroq Office 365 bulutga ofis to‘plami funksiyalarining faqat bir qismini olib keladi. Foydalanuvchilar hali ham ilovani shaxsiy hisobidan yuklab olishlari va eski sxema bo'yicha hujjatlar bilan ishlash uchun foydalanishlari kerak: versiya indekslari bilan nusxalarni yuborish va qayta saqlash.
Google Cloud G Suite koʻproq hamkorlik funksiyalariga ega va arzonroq. Microsoft mahsulotlariga kelsak, siz Enterprise Agreementdan foydalanishingiz kerak bo'ladi va bu butunlay boshqacha xarajatlar darajasidir (hatto sotib olingan dasturiy ta'minotni hisobga olgan holda ham). Va bizning yordamimiz bilan G Suite-ni amalga oshirish Google dasturi doirasida amalga oshirildi, bu yirik mijozlarga kompaniya xizmatlariga o'tish xarajatlarini qopladi.
Xodimlar foydalanadigan xizmatlarning aksariyatini G Suite-ga o'tkazish rejalashtirilgan edi:
- Taqvim va elektron pochta (Gmail va Google Calendar);
- Eslatmalar (Google Keep);
- Chat va onlayn konferentsiyalar (Chat, Hangouts);
- Ofis to'plami va so'rov generatori (Google Docs, Google Forms);
- Umumiy xotira (GDrive).
Negativlikni yengish
Har qanday vositani, hatto eng qulayini ham amalga oshirish har doim oxirgi foydalanuvchilarning salbiy reaktsiyalariga duch keladi. Asosiy sabab - konservatizm, chunki odamlar hech narsani o'zgartirishni xohlamaydilar va ishlashga yangi yondashuvlarga o'rganadilar. Vaziyat IT bo'lmagan xodimlar orasida keng tarqalgan saytlarda yurish (lekin bu saytlarda ishlamaslik) kabi veb mavjudligini o'ziga xos idrok qilish bilan murakkablashdi. Ular shunchaki u bilan qanday ishlashni tushunishmadi.
Forex CLub tomonida Dmitriy Ostroverxov loyihani amalga oshirish uchun mas'ul edi. U amalga oshirish bosqichlarini kuzatib bordi, foydalanuvchilarning fikr-mulohazalarini to'pladi va ustuvor vazifalarni belgiladi. Birgalikda tayyorgarlik, xodimlarning so'rovlari va kompaniya qoidalarini tushuntirishlar bizga boshlashni osonlashtirdi.
Softline kompaniyasining ushbu loyihadagi asosiy vazifasi birinchi bosqichda foydalanuvchilar va tizim ma'murlarini o'qitish va texnik yordam ko'rsatishdan iborat edi. Biz bir qator treninglar orqali mahsulot qanday ishlashi kerakligini tushuntirdik. Hammasi bo'lib har biri 15 soatdan 4 ta trening o'tkazdik. Birinchisi - pilotdan oldin - transformatsiya uchun zamin tayyorlayotgan tizim ma'murlari uchun. Va keyingilari oddiy xodimlar uchun.
Asosiy o'quv dasturi doirasida biz oxirgi foydalanuvchilarning yangi vositaga ko'nikishdagi qiyinchiliklarini qoplagan afzalliklarni ta'kidladik. Va har bir trening oxirida xodimlar o'zlarining savollari bilan chiqishlari mumkin edi, bu esa ishning boshida tuzoqlarni olib tashladi.
Forex Club o'z mijozlari uchun o'quv seminarlarini o'tkazsa-da, zarur kompetensiyalarga ega o'qituvchilar etishmasligi sababli kompaniya G Suite bo'yicha treningni o'zi boshlay olmadi. Treninglarimizning ta'sirini baholash uchun Forex Club treningdan oldin va undan keyin biroz vaqt o'tgach talabalar so'rovlarini o'tkazdi. Birinchi so'rov bo'lajak o'zgarishlar haqida asosan salbiy fikrni ko'rsatdi. Ikkinchisi, aksincha, pozitivlikning oshishi. Odamlar bu ularning ishlariga tegishli ekanligini tushuna boshladilar.
Uchuvchi idorasi
Loyiha 2017-yil oxirida, o‘nta tizim administratori G Suite’ga o‘tgandan boshlangan. Bu odamlar yechimning ijobiy va salbiy tomonlarini aniqlagan va o'zgarish uchun zamin yaratadigan kashshof bo'lishlari kerak edi. Biz ularning fikr-mulohazalari va tavsiyalarini inobatga oldik va 2018-yil yanvar oyida IT bo‘lmagan xodimlarni birinchi sinovdan o‘tkazish uchun mahalliy tizim administratori bilan o‘rta bo‘limni tanladik.
O'tish bir vaqtning o'zida amalga oshirildi. Ha, odamlar uchun yangi vositalarga o'tish qiyin, shuning uchun bulutli yechim va ish stoli ilovasi o'rtasidagi tanlovni hisobga olsak, foydalanuvchilar yanada tanish ish stoliga moyil bo'ladi va global yangilanish rejalarini sekinlashtiradi. Shunday qilib, uchuvchi ofis treningini tugatgandan so'ng, biz tezda barchani G Suite-ga o'tkazdik. Dastlabki bir necha hafta ichida bir oz qarshilik bo'ldi, uni mahalliy tizim ma'muri hal qildi, u barcha qiyin nuqtalarni tushuntirib berdi va ko'rsatdi.
Pilot ofisdan so'ng biz Forex Clubning butun IT bo'limini G Suite-ga to'liq o'tkazdik.
Filial tarmog'ini o'zgartirish
Pilot loyiha tajribasini tahlil qilib, Forex Club IT bo'limi bilan birgalikda biz kompaniyaning qolgan qismi uchun o'tish rejasini ishlab chiqdik. Dastlab bu jarayon ikki bosqichda amalga oshirilishi rejalashtirilgan edi. Birinchi bosqichda biz o'z ofislarida loyihani targ'ib qiladigan va ikkinchi bosqich doirasida hamkasblarga yangi platformaga o'tishda yordam beradigan mahsulotga faqat eng sodiq Forex Club xodimlarini o'rgatmoqchi edik. Kompaniyada "xushxabarchilar" ni tanlash uchun biz so'rov o'tkazdik, uning natijalari barcha kutganlardan oshib ketdi: Forex klubining taxminan yarmi javob berdi. Keyin biz jarayonni kechiktirmaslikka qaror qildik va "xodimlar orqali amalga oshirish" bosqichini o'tkazib yubordik.
Tajriba loyihasida bo'lgani kabi, birinchi navbatda bosh ofislar ko'chirildi, u erda mahalliy tizim ma'muri bor - u paydo bo'lgan qiyinchiliklarni engishga yordam berdi. Har bir idorada yangi vositalarga o'tishdan oldin treninglar o'tkazildi. Trening turli vaqt zonalari va ish jadvallarini hisobga olgan holda moslashuvchan jadvalga muvofiq rejalashtirilishi kerak edi. Misol uchun, Qozog'iston va Xitoydagi ofislar uchun mashg'ulotlar Moskva vaqti bilan ertalab soat 5 da boshlanishi kerak edi (Aytgancha, G Suite Xitoyda nima bo'lishidan qat'iy nazar ajoyib ishlaydi).
Bosh ofislardan keyin filial tarmog'i G Suite-ga o'tdi - taxminan 100 ball. Loyihaning oxirgi bosqichining o'ziga xosligi shundaki, bu filiallarda asosan elektron jadvallar bilan ko'p ishlaydigan savdo xodimlari ishlaydi. Biz ma'lumotlarni uzatishda yordam berish uchun ular uchun ikki hafta davomida trening o'tkazdik.
Shu bilan birga, bizning mutaxassislarimiz Forex Club-ni qo'llab-quvvatlashning "orqasida" ishladilar, chunki G Suite-ga o'tgandan so'ng, texnik yordamga qo'ng'iroqlar soni kutilganidek ko'paydi. So'rovlarning eng yuqori nuqtasi filial tarmog'iga o'tish davrida sodir bo'ldi, lekin asta-sekin so'rovlar soni kamayishni boshladi. Ofis mahsulotlari va elektron pochta, dasturiy ta'minot litsenziyalarini boshqarish, serverlar va tarmoq uskunalari bilan ishlash, shuningdek, zaxira aloqa kanallariga bo'lgan so'rovlar ayniqsa kamaydi. Ya'ni, amalga oshirish qo'llab-quvvatlash va orqa ofisning birinchi qatoridagi yukni kamaytirdi.
Umuman olganda, ofislarni topshirish taxminan ikki oy davom etdi: 2018 yil fevral oyida bosh bo'limlarda, mart oyida esa butun filial tarmog'ida ish yakunlandi.
makr
Elektron pochtani ko'chirish tezligi asosiy muammoga aylandi. IMAP Sync yordamida Zimbra’dan Gmail’ga bitta xatni o‘tkazish uchun 1 soniya vaqt ketdi. 700 ga yaqin xodimlar Forex Clubning yuzta ofislarida ishlaydi va ularning har birida minglab xatlar mavjud (jami ular 2 milliondan ortiq mijozlarga xizmat qiladi). Shunday qilib, migratsiyani tezlashtirish uchun biz G Suite Migration Tool-dan foydalandik; uning yordamida elektron pochta xabarlarini nusxalash jarayoni tezlashdi.
Kalendarlar va vazifalardan ma'lumotlarni uzatishning hojati yo'q edi. Eski infratuzilmada ba'zi echimlar mavjud bo'lsa-da, ular xodimlar tomonidan to'liq foydalanilmagan. Misol uchun, korporativ kalendarlar Bitrix-da portal shaklida amalga oshirildi, bu noqulay, shuning uchun xodimlar o'z vositalariga ega edilar va xodimlar ma'lumotlarni o'zlari uzatishni amalga oshirdilar.
Shuningdek, operativ hujjatlarni o'tkazish foydalanuvchilar qo'lida edi (biz faqat joriy ish to'g'risidagi ma'lumotlar haqida gapiramiz - kompaniyaning bilim bazasi uchun boshqa echim qo'llaniladi). Bu erda hech qanday savol yo'q edi. Shunchaki, ma'muriy chiziq chizilgan - mahalliy saqlangan ma'lumotlar uchun javobgarlik foydalanuvchilarning o'zlariga o'tadi, Google Drive-dagi ma'lumotlarning xavfsizligi va xavfsizligi esa allaqachon IT bo'limi tomonidan nazorat qilingan.
Afsuski, G Suite-da barcha ish oqimlari uchun analoglarni topishning iloji bo'lmadi. Masalan, Forex Club xodimlari foydalanishga odatlangan umumiy pochta qutilarida Gmail-da filtrlar mavjud emas, shuning uchun aniq xatni topish qiyin. Google Chat-da SSO avtorizatsiyasida ham xuddi shunday qiyinchilik bor edi, biroq bu muammo Google yordam xizmatiga so‘rov orqali hal qilindi.
Foydalanuvchilar uchun asosiy muammolar Google xizmatlarida hali raqobatchilarning ba'zi funksiyalari mavjud emasligi bilan bog'liq edi, masalan, Skype yoki Office 365. Hangouts faqat qo'ng'iroq qilish imkonini beradi, Google Chatda iqtibos yo'q va Google Sheets qo'llab-quvvatlanmaydi. Microsoft Excel makroslari uchun.
Bundan tashqari, Microsoft va Google Cloud mahsulotlari jadvallarni tahrirlash vositalariga boshqacha yondashadi. Jadvallarni o'z ichiga olgan Word fayllari ba'zan Google Docs-da noto'g'ri formatlash bilan ochiladi.
Yangi infratuzilmaga o‘rganib qolganimiz sababli, ayrim qiyinchiliklar muqobil yondashuvlar orqali hal qilindi. Misol uchun, elektron jadvallardagi makroslar o'rniga Forex Club xodimlari yanada qulayroq bo'lgan skriptlardan foydalaniladi. 1C hisobotlari (skriptlar, murakkab formatlash bilan) bilan shug'ullanadigan Forex Club moliyaviy bo'limi uchungina analogni topishning iloji bo'lmadi. Shuning uchun u Google Sheet-ga faqat hamkorlik uchun o'tdi. Boshqa hujjatlar uchun ofis paketi (Excel) hali ham qo'llaniladi.
Umuman olganda, Forex Club Microsoft Office litsenziyalarining taxminan 10 foizini saqlab qoldi. Bunday loyihalar uchun bu odatiy amaliyot: xodimlarning ozchiligi ofis to'plamlarining ilg'or funktsiyalaridan foydalanadilar, shuning uchun qolganlari almashtirishni osongina qabul qilishadi.
Shuni ta'kidlash kerakki, infratuzilmaning qolgan qismida keng ko'lamli o'zgarishlar amalga oshirilmagan. Forex Club Jira va Confluence-dan voz kechmadi, garchi u operatsion vazifalar uchun Google Keep-ni qo'llagan bo'lsa ham. Jira va Confluence-ni G Suite bilan integratsiya qilish uchun biz sizga ma'lumotlarni tezda uzatish imkonini beruvchi plaginlarni o'rnatdik. Monitoring tizimi, shuningdek, ko'plab qo'shimcha vositalar saqlanib qoldi: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS va boshqalar. Tabiiyki, tizim ma'murlari filiallarda qoldi.
Chromebook tajribasi
Xarajatlarni kamaytirish yo'lini izlayotgan Forex Club barchani Chromebook'lar bilan ishlaydigan mobil ish joylariga ko'chirishni rejalashtirgan. Qurilmaning o'zi juda arzon va bulutli xizmatlardan foydalangan holda unga ish stantsiyasini tezda o'rnatish mumkin edi.
Savdo bo'limidagi 25 kishilik foydalanuvchilarning kichik guruhida mobil ish stantsiyalarini sinab ko'rdik. Ushbu bo'lim xodimlarida faqat Internet orqali ishlashga to'sqinlik qiladigan vazifalar yo'q edi, shuning uchun bu migratsiya ular uchun muammosiz bo'lishi kerak edi. Ammo test natijalariga ko'ra, arzon Chromebook apparati barcha Forex Club korporativ ilovalarining to'g'ri ishlashi uchun etarli emasligi ma'lum bo'ldi. Texnik parametrlarga mos keladigan qimmatroq modellar Windows-ga asoslangan klassik noutbuklar bilan solishtirish mumkin bo'ldi. Natijada ular loyihadan voz kechishga qaror qilishdi.
G Suite-ning paydo bo'lishi bilan nima o'zgardi
Barcha noto'g'ri qarashlar va ishonchsizliklardan farqli o'laroq, treningdan 3 oy o'tgach, xodimlarning 80 foizi so'rovlarda G Suite haqiqatan ham hujjatlar bilan ishlashni osonlashtirganini ta'kidladilar. O'tishdan so'ng xodimlarning harakatchanligi oshdi va ular taqiladigan qurilmalar yordamida ko'proq ishlay boshladilar:
Forex Club ma'lumotlariga ko'ra mobil qurilmalardan foydalanish statistikasi
Google Forms katta mashhurlikka erishdi. Bo'limlar ichida ular ilgari pochtadan foydalanishni talab qiladigan so'rovlarni tezda o'tkazish, natijalarni qo'lda yig'ish imkonini beradi. Google Chat va Hangouts Meet-ga o'tish eng ko'p savollar va shikoyatlarni keltirib chiqardi, chunki ular odatda kamroq funktsiyalarga ega, ammo ulardan foydalanish kompaniya ichidagi ko'plab messenjerlardan voz kechishga imkon berdi.
Loyiha natijalari biz ishlagan Dmitriy Ostroverxov tomonidan ishlab chiqilgan: “Loyiha Forex Clubning IT infratuzilmasi uchun xarajatlarini qisqartirdi va uni qo'llab-quvvatlashni soddalashtirdi. Jarayonga texnik xizmat ko'rsatish vazifalarining butun qatlami yo'qoldi, chunki bu muammolar Google tomonidan hal qilinadi. Endi barcha xizmatlarni masofadan turib sozlash mumkin, ularni bir nechta Google ma’murlari qo‘llab-quvvatlaydi va IT bo‘limi boshqa ishlar uchun vaqt va resurslarni bo‘shatdi”.
Manba: www.habr.com