Texnologiyalarimiz qanday yordam berishi haqida bir necha bor yozganmiz va hatto har qanday turdagi hujjatlardan ma'lumotlarni qayta ishlash va ma'lumotlarni buxgalteriya tizimlariga kiritish. Bugun biz sizga qanday amalga oshirganimizni aytib beramiz в – Moskvadagi eng yirik issiqlik va issiq suv yetkazib beruvchi.
O'zingizni oddiy hisobchi o'rnida tasavvur qiling. Bu oson emasligini tushunamiz, lekin baribir harakat qilib ko'ring. Har kuni siz juda ko'p miqdordagi qog'oz veksellarni, hisob-fakturalarni, sertifikatlarni va hokazolarni olasiz. Va ayniqsa ko'p - hisobot berishdan oldingi kunlarda. Barcha rekvizitlar va summalar tez va sinchkovlik bilan tekshirilishi, qayta terilishi va buxgalteriya tizimiga kiritilishi, operatsiyalarni qo'lda amalga oshirishi va hujjatlarni arxivga jo'natishi kerak, shunda ular ichki auditorlarga, soliq xizmatiga, tarifga tekshirish uchun zudlik bilan topshirilishi mumkin. nazorat qiluvchi organlar va boshqalar. Qiyinmi? Ammo bu ko'plab kompaniyalarda mavjud bo'lgan uzoq muddatli biznes amaliyotidir. MOEK bilan birgalikda biz bu mashaqqatli ishni soddalashtirdik va qulayroq qildik. Agar siz qanday bo'lganiga qiziqsangiz, mushukka xush kelibsiz.
Suratda Yevropaning eng yirik issiqlik energiyasi ishlab chiqaruvchisi bo‘lgan Moskva CHES-21 ko‘rsatilgan. Ushbu stantsiyada ishlab chiqarilgan issiqlik MOEK tomonidan Moskva shimolidagi 3 million aholiga etkazib beriladi. .
MOEKning Moskvada o'nlab filiallari mavjud. Ular 15 ming 811 kilometr issiqlik tarmoqlari, 94 issiqlik stansiyasi va qozonxona, 10 ming issiqlik punkti va 000 nasos stansiyasiga xizmat ko‘rsatmoqda, yangi issiqlik ta’minoti tizimlarini qurib o‘rnatmoqda. Kompaniya biznes faoliyati uchun turli xil uskunalar va xizmatlarni sotib oladi: . Xarid qilishni boshlagan har bir bo'limda hujjatlarni tayyorlash maxsus xodimlar - shartnoma bo'yicha nazoratchilar tomonidan amalga oshiriladi.
Katta kompaniyada shartnomalar qanday ishlaydi? Kuratorlar shartnoma tuzayotganda, ular kontragentlaridan ko'plab muhim qog'oz hujjatlarni oladilar: etkazib berish xatlari, xizmat ko'rsatish sertifikatlari, schyot-fakturalar, sertifikatlar va boshqalar. Odatda kurator biznes qog'ozlarini skanerlaydi va keyin skanerlarni korxona resursidagi buyurtmaga ilova qiladi. boshqaruv tizimi. Moliyaviy nazoratchi barcha ma'lumotlarni qo'lda tekshiradi. Shundan so'ng, kurator asl hujjatlarni buxgalteriya bo'limiga olib boradi. Yoki kurer buni qiladi, keyin hujjatlarni ko'chirish ko'proq vaqt olishi mumkin - bir necha soatdan bir necha kungacha.
Va hamma narsa yaxshi bo'lar edi, lekin boshqa ko'plab kompaniyalarda bo'lgani kabi:
- Hujjatlar buxgalteriya bo'limiga hisobot topshirishdan bir necha kun oldin kelishi mumkin. Keyin buxgalterlar ish joyida kechayu kunduz o'tkazishlari kerak. Barcha hisob-fakturalar, schyot-fakturalar va boshqalar to'g'ri to'ldirilganligini qo'lda tekshirishingiz kerak.Keyin, agar hamma narsa to'g'ri bo'lsa, xodim ma'lumotlarni buxgalteriya tizimiga qayta kiritadi va e'lonlar qiladi. Shu bilan birga, buxgalter vaqtining 90 foizi ma'lumotlarni qayta chop etishga sarflanadi - tafsilotlar, miqdorlar, sanalar, elementlarning raqamlari va boshqalar. Shu sababli, xato qilish xavfi mavjud.
- Hujjatlar xato bilan kelishi mumkin. Va ba'zida ba'zi hisob-kitoblar yoki sertifikatlar yo'qoladi. Ba'zan bu hisobot topshirishdan oldin oxirgi kunlarda aniq bo'ladi. Shu sababli, hujjatni tasdiqlash muddati kechiktirilishi mumkin.
- Yozuvlarni amalga oshirgandan so'ng, buxgalterlar schyot-fakturalarni, schyot-fakturalarni va aktlarni alohida qog'oz va elektron arxivlarda saqlaydilar. Nega bu qiyin? Masalan, MOEK tariflar bo'yicha ishlaydi va shuning uchun o'z xarajatlari to'g'risida ijro hokimiyati organlariga muntazam ravishda hisobot berishga majburdir. Va navbatdagi davlat yoki soliq tekshiruvi buxgalteriya bo'limiga kelganda, xodimlar uzoq vaqt davomida hujjatlarni qidirishlari kerak.
MOEK buxgalteriya bo'limi shunday ko'rinishga ega edi:
MOEK energetika sohasida birinchi bo'lib tranzaktsiyalarni tezda yopish va hisobotlarni taqdim etish, xaridlardagi bozor o'zgarishlarini yaxshiroq baholash va moliyaviy strategiyasini rejalashtirish uchun ushbu sxemani qayta qurish va soddalashtirishga qaror qildi. Buxgalteriya bo'limining uzoq yillik ish tizimini mustaqil ravishda o'zgartirish oson bo'lmadi, shuning uchun kompaniya uni hamkori - ABBYY bilan birgalikda o'zgartirishga qaror qildi.
Aytilgan gap otilgan o'q
ABBYY mutaxassislari jamoasi MOEKda axborotni intellektual qayta ishlash uchun universal platformani joriy qildi va sozlangan:
- hujjatlarni qayta ishlash uchun moslashuvchan tavsiflar (ma'lumotlarni olish shablonlari). Biz Habré-da bu nima va u nima uchun kerakligi haqida batafsil gaplashdik и . Yechimdan foydalangan holda, MOEK 30 dan ortiq turdagi hujjatlarni qayta ishlaydi (masalan, o'rnatilgan asbob-uskunalar sertifikati yoki agentlik to'lovi sertifikati) va ulardan 50 dan ortiq atributlarni (hujjat raqami, QQSni hisobga olgan holda umumiy summasi, xaridor, sotuvchi, pudratchi, tovarlar miqdori va boshqalar.);
- ABBYY FlexiCapture, SAP va OpenText-ni ulagan tekshiruvlarni amalga oshirish va ma'lumotlarni yuklash uchun ulagich. Ulagich tufayli turli kataloglar yordamida buyurtma va shartnoma ma'lumotlarini avtomatik ravishda tekshirish mumkin bo'ldi. Bu haqda quyida gaplashamiz;
- hujjatlarni OpenText asosidagi elektron arxivga eksport qilish. Endi barcha hujjatlarni skanerlash bir joyda saqlanadi;
- hujjatlarning skanerlangan tasvirlariga havolalar bilan SAP ERP da buxgalteriya yozuvlari loyihasi.
Keyin ABBYY va MOEK xodimlari qidiruv shaklini ishlab chiqdilar, shunda buxgalter bir necha soniya ichida elektron arxivdan istalgan atribut bo'yicha muhim hisoblarni topib, ularni soliq tekshiruvlariga topshirishi mumkin edi.
Qidiruv 26 xil mezon bo'yicha amalga oshiriladi (rasmni bosish mumkin):
MOEK butun tizimni muvaffaqiyatli sinovdan o'tkazgandan so'ng, u ishga tushirildi. Tasdiqlashlar, tushuntirishlar va takomillashtirishlarni o'z ichiga olgan butun loyiha 10 oy ichida yakunlandi.
ABBYY FlexiCapture dasturini amalga oshirgandan keyingi ish sxemasi:
Hech narsa o'zgarmagandek his qilyapsizmi? Ha, biznes jarayoni bir xil bo'lib qolmoqda, shunchaki ko'pgina funktsiyalar endi mashina tomonidan bajariladi.
Simlar, tayyor!
Hozir ishlar qanday? Aytaylik, shartnoma kuratori issiqlik elektr stantsiyalari uchun nasoslarni etkazib berish yoki, masalan, issiqlik tarmoqlarini qurish bo'yicha bitim uchun birlamchi hujjatlar to'plamini oldi. Mutaxassis endi hujjatlarning to'liqligi va mazmunini o'zi tekshirishi, kurerni chaqirishi va asl hujjatlarni buxgalteriya bo'limiga yuborishi shart emas. Kurator oddiygina imzolangan birlamchi hujjatlar to‘plamini skanerdan o‘tkazadi, keyin esa texnologiya o‘z zimmasiga oladi.
Tarmoqni skanerlash tizimidan foydalangan holda, xodim TIFF yoki PDF formatida skanerlashni o'zining issiq papkasiga yoki elektron pochtasiga yuboradi. Keyin u ABBYY FlexiCapture veb-kirish stantsiyasini ochadi va qayta ishlanadigan hujjat turini tanlaydi. Masalan, "agentlik to'lovlari bilan ish / xizmatlarni sotib olish", "moddiy-texnika resurslarini olish (MTR)" yoki "mulkni hisobga olish".
To'plam turi tizim tasniflashi, tan olishi va tekshirishi kerak bo'lgan talab qilinadigan hujjatlar va ma'lumotlarning soni va turlarini belgilaydi.
Kurator tanib olish uchun skanerlarni yuklaydi. Tizim avtomatik ravishda barcha hujjatlarning mavjudligini, har bir qog'ozning mazmunini tekshiradi va server tafsilotlarni - shartnoma sanasi, summasi, manzili, soliq identifikatsiya raqami, nazorat punkti va boshqa ma'lumotlarni taniydi. Aytgancha, MOEK Rossiyada ushbu yondashuvni qo'llagan birinchi energetika kompaniyasidir.
Agar kurator barcha hujjatlarni yuklamagan bo'lsa yoki hisob-fakturada barcha ma'lumotlar bo'lmasa, tizim buni sezadi va darhol xodimdan xatoni tuzatishni so'raydi:
Tizim shikoyat qiladi va etishmayotgan hujjatlarni qo'shishni so'raydi (bundan keyin skrinshotlar bosilishi mumkin):
Tizim hujjatning amal qilish muddati tugaganligini aniqladi:
Shunday qilib, xodim endi hujjatning to'g'ri tuzilganligini aniqlashi shart emas. Agar hamma narsa to'g'ri bo'lsa, ma'lumotlarni tekshirishning aksariyati avtomatik ravishda veb-kirish stantsiyasida sodir bo'ladi. SAP ERP da ko'rsatilgan buyurtma raqamini kiritish kifoya. Shundan so'ng, tan olingan ma'lumotlar SAPda qayta ishlangan ma'lumotlar bilan taqqoslanadi: kontragentning TIN va KPP, shartnoma raqamlari va summalari, QQS, mahsulot yoki xizmat nomenklaturasi. Bitta hujjatni qayta ishlash va tekshirish bir necha daqiqa davom etadi.
Tafsilotlardan foydalanib - INN va KPP - katalogdan kerakli kompaniyani tanlashingiz mumkin:
Hisob-fakturada yoki hisob-fakturada xatolik mavjud bo'lsa, u hujjatni arxivga eksport qilishga ruxsat bermaydi. Misol uchun, agar hujjat noto'g'ri tuzilgan bo'lsa yoki belgilardan biri noto'g'ri tan olinsa, tizim buni ko'rsatadi va xodimdan barcha noaniqliklarni tuzatishni so'raydi. Mana bir misol:
Tizim “Vasilek” YoAJ MOEK yetkazib beruvchilar ro‘yxatiga kiritilmaganligini aniqladi.
Bu xodimlarga hujjatlar buxgalteriya bo'limiga etib borgunga qadar xatolarni kuzatish imkonini beradi.
Agar barcha tekshiruvlar muvaffaqiyatli yakunlangan bo'lsa, bir marta bosish bilan hujjatning skanerlangan nusxasi OpenText elektron arxiviga yuboriladi va SAP-da havola va uning metama'lumotlari bilan karta paydo bo'ladi. Buxgalter yoki kurator har doim elektron arxivda kerakli buyurtma bo'yicha hujjatlar ro'yxatini va hujjatlarni kim, qaysi muddatda va qanday natija bilan qayta ishlaganligi haqidagi ma'lumotlarni ko'rishi mumkin.
Pyotr Petrovich elektron arxivga qaradi, ...
...1111-sonli buyurtma uchun hujjatlarni kim yuklaganligini ko'rish.
ABBYY FlexiCapture-dan SAP-ga ma'lumotlar va skanerlar yuklangandan so'ng, oldindan to'ldirilgan ma'lumotlar va hujjatlarning skanerlangan tasvirlariga havolalar bilan tranzaksiya loyihasi paydo bo'ladi.
Qoralama simlari:
Keyin buxgalter tayyor qoralamaga havola bilan elektron pochta xabarnomasini oladi va skanerlaydi. Mutaxassisga endi qog'oz bilan kurashish kerak emas. U faqat tranzaksiyaning umumiy summasini, muhr va imzoning mavjudligini tekshirish va tranzaktsiyani amalga oshirish uchun skanerlashdan o'tishi kerak. Buxgalter endi bunga bir daqiqadan kam vaqt sarflaydi.
Loyiha natijalari
- ABBYY texnologiyalaridan foydalangan holda MOEK nafaqat buxgalteriya hisobini, balki moliyaviy nazoratni ham soddalashtirdi va tezlashtirdi. E'lon qilish uchun xodimlar endi asl hujjatlar bilan kurerni kutishlari shart emas - ular bir marta bosish orqali elektron arxivdan allaqachon tasdiqlangan ma'lumotlar bilan skanerlashni olishlari kerak. To'g'ri, qog'oz hujjat hali ham kerak. Ammo endi uni keyinroq buxgalteriya bo'limiga yuborish mumkin. U erga kelganida, xodim buxgalteriya tizimidagi "Asl qabul qilingan" katagiga belgi qo'yadi.
- Xodimlar tranzaksiya to'g'risidagi barcha kerakli ma'lumotlarni skanerdan darhol oladilar, operatsiyalarni o'z vaqtida amalga oshiradilar va barcha hujjatlarni oldindan hisobot berish uchun tayyorlaydilar. Endi ular na ichki, na tashqi tekshiruvlardan qo‘rqmaydilar.
- Buxgalterlar moliyaviy operatsiyalarni 3 barobar tezroq amalga oshiradilar va MOEK hisobot davrini 10 kun oldin yopadi.
- MOEKning barcha filiallarida buxgalteriya hujjatlari yagona elektron arxivda saqlanadi. Buning yordamida siz istalgan schyot-fakturani, shartnomani yoki tugatish aktini, shuningdek, ulardan har qanday atributlarni (summalar, QQS, mahsulot yoki xizmatlar diapazoni) avvalgidan 4 barobar tezroq topishingiz mumkin.
- Yechim yiliga 2,6 million sahifadan ortiq hujjatlarni qayta ishlaydi.
Xulosa o'rniga
MOEK foydalanadi 2 yildan beri va shu vaqt ichida men statistik ma'lumotlarni to'pladim. Ma’lum bo‘lishicha, buxgalterlar 95 foiz yozuvlarni qoralamalarga o‘zgartirish kiritmasdan amalga oshiradilar. Bu shuni anglatadiki, kelajakda bunday xabarlar avtomatik ravishda o'tkazib yuborilishi mumkin. Shunday bo'ldiki, bu mahsulot aslida kompaniyaning biznes jarayonlariga "sun'iy intellekt" elementlarini joriy etish yo'lidagi birinchi qadami bo'ldi: MOEK tegishli dasturni ishlab chiqmoqda.
Boshqa rus kompaniyalari ham buxgalteriya hisobini avtomatlashtirishmoqda: uni sodda va qulayroq qilish. Masalan, ABBYY texnologiyalaridan foydalangan holda moliyaviy nazorat xizmati "» Muhim biznes ma'lumotlarini 2 barobar tezroq oladi va kerakli hisob-fakturalar va yetkazib berish eslatmalarini qidirishga 20% kamroq vaqt sarflaydi. Axborotni qayta ishlashning intellektual texnologiyalari xoldingning buxgalteriya bo'limi xodimlariga yordam beradi "» ommaviy soliq tekshiruvlari vaqtida kerakli moliyaviy hujjatlarni bir zumda toping. 2019 yilda kompaniya mutaxassislari 10 million sahifaga yaqin hujjatlarni qayta ishlashni rejalashtirmoqda.
MOEK va ABBYY loyihasi haqida ko'proq bilishni xohlaysizmi? 3 aprel kuni soat 11:00 da MOEK Axborot texnologiyalari markazi rahbari o‘rinbosari Vladimir Feoktistov bepul intervyuda ish tafsilotlari haqida gapiradi. . Savol bermoqchi bo'lsangiz qo'shiling.
Elizaveta Titarenko,
ABBYY korporativ blog muharriri
Manba: www.habr.com