Hammaga salom, mening ismim Konstantin Kuznetsov, men RocketSales kompaniyasining bosh direktori va asoschisiman. IT sohasida rivojlanish bo'limi o'z koinotida yashaganda juda keng tarqalgan hikoya mavjud. Bu koinotda har bir ish stolida havo namlagichlari, monitorlar va klaviaturalar uchun ko'plab gadjetlar va tozalagichlar va, ehtimol, o'z vazifalari va loyihalarni boshqarish tizimi mavjud.
Nima katta gap?
Ehtimol, ba'zilar uchun bu hech narsa emas. Ammo biz muammoga duch keldik. Biz savdo tizimlarini quramiz va avtomatlashtiramiz, CRM-ni joriy qilamiz va biznes uchun bulutli infratuzilmani yaratamiz. Rivojlanish va ishlab chiqarish bo'limlaridan tashqari, mijozlar loyihalari ko'pincha marketologlar, sotuvchilar, buxgalterlar va boshqa xodimlarni o'z ichiga oladi. Va biz samarali loyihalarni boshqarish jarayonini qanday tashkil qilish haqida o'ylay boshladik.
Agar ishlab chiqish va ishlab chiqarish jarayoni Jira yoki GitLab kabi platformalarda tashkil etilgan bo'lsa, unda taraqqiyotdan boshqa hech kim nima ekanligini tushunmaydi. Uchinchi tomon xodimini loyihaga jalb qilish uchun siz u bilan uchrashishingiz, kontekstni tushuntirishingiz, topshiriqni biror joyga yozib olishingiz, keyin ish chatlarida tayyorlik darajasini kuzatishingiz, chat orqali natijani olishingiz va uni Jira-ga kiritishingiz kerak. Va har safar shunday.
Rivojlanish kompaniyaning boshqa bo'limlaridan uzilgan, ular bizni qanday jalb qilishni bilishmaydi va biz ularga bizning ishtirokimiz kerakmi yoki yo'qligini bilmaymiz.
Bir necha yil oldin biz Asana platformasini kashf qildik. Ushbu materialda men sizga ishlab chiqish va ishlab chiqarishni boshqarish jarayonini qanday tashkil qilganimizni aytib bermoqchiman:
- butun kompaniya bitta ekotizimda ishlagan,
- hamma yetarlicha funksiyaga ega edi,
- har bir loyihaning narxini soat va pul bilan hisoblash mumkin edi,
- mijozlar bilan ishlash uzoq muddatli edi: bitta vazifa doirasida emas, balki doimiy g'oyalar to'plami bilan butun loyiha doirasida.
Asana bilan tanishish haqida bir oz
Men 10 yil davomida loyihalarni boshqarish uchun qulay dasturiy ta'minotni izlashga sarfladim. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 va boshqa o'nlab topshiriq trekerlari kuch sinovidan o'ta olmadi. Keyin men Asanani topdim. Va hamma narsa amalga oshdi.
Bizning fikrimizcha, bu vazifa va loyihalarni boshqarish uchun eng yaxshi va eng tez rivojlanayotgan platforma. Bugungi kunda Asana mashhurlik va foydalanuvchi qoniqishi bo'yicha dunyoda etakchi hisoblanadi. Buni g2 reyting jadvali tasdiqlaydi.
Biz Asana muxlislarimiz, hatto mijozlarimiz uchun uni amalga oshirish uchun sertifikat oldik.
Men sotishdan to loyihani amalga oshirishgacha bo'lgan jarayonni qisqacha tasvirlab beraman
Biz IT xizmatlarini sotganimiz sababli, bizning hunimiz ancha uzun va oxiriga kelib u ishlab chiqarish va ba'zan rivojlanish bo'limiga kiradi.
Savdo bo'limi standart manipulyatsiyalarni amalga oshiradi: audit, CPni tasdiqlash, shartnoma imzolash, bitimni ishlab chiqarishga o'tkazish. Ishlab chiqarish shartnomani qabul qilmasligi mumkin: unda byudjet, ishlab chiqarishga o'tkazish sanasi va loyihani amalga oshirish uchun taxminiy vaqt fondi ko'rsatilishi kerak.
AmoCRM + Asana kombinatsiyasi tufayli tranzaktsiyani savdo bo'limidan ishlab chiqarishga va orqaga o'tkazishda ish hech qanday joyda to'xtatilmaydi. Moviy rang savdo bo'limining javobgarlik sohasini, to'q sariq rang ishlab chiqarish bo'limini, pushti esa rivojlanish bo'limini bildiradi.
Rivojlanish bo'limi, dizayn bo'limidan farqli o'laroq, har bir loyihada ishtirok etmasligi muhimdir. Ba'zan tizimni o'rnatish maxsus echimlarni talab qilmaydi.
Shunday qilib, menejer loyihani ishlab chiqarish uchun qabul qilganda, savdo menejeri 1 marta bosish bilan Asanaga boradi (skrinshot). amoCRM-dan loyiha avtomatik ravishda Asana-da yaratiladi.
Loyiha xaritasi va tijorat takliflari bilan topshiriq (topshiriq) avtomatik ravishda umumiy mijozning loyiha taxtasida yaratiladi. Hozirda ishlab chiqarilayotgan barcha mijozlar bu yerda ko'rsatiladi. Bu erda mas'ul menejer tayinlanadi, muddatlar belgilanadi, ish turi tanlanadi va vazifa statuslari o'zgartiriladi.
Menejer topshiriqda taklif qilingan har qanday avtomatik biznes jarayonlarini ishga tushirishi mumkin:
- Mijoz loyihasini topish/yaratish + U yerga vazifani biriktirish
- Vazifani tranzaksiya ma'lumotlari bilan to'ldiring
- Joriy vazifadan bitim tuzing
Loyiha amoCRMda ko'rsatilgan barcha ma'lumotlar bilan to'ldiriladi. Xizmat turiga qarab, ishning haqiqiy bloklarini amalga oshirish uchun darhol pastki vazifalar to'plami yaratiladi. Loyiha menejeri batafsil vazifalarni ajratish, mas'uliyat va muddatlarni belgilashda qoladi.
Ushbu kengash yangi loyihalarni qabul qilishga yordam beradi. Ammo hozirgi holatni va xavf ostida bo'lgan loyihalarning mavjudligini kuzatish noqulay.
Mijozlarning vazifalari va loyihalarini qanday guruhlaymiz
Barcha loyihalarning umumiy kengashidan menejer loyihani yana 3 ta kengashga qo'shadi:
- mijozning shaxsiy kengashi;
- faol mijozlar portfeli;
- menejer portfeli.
Keling, har bir ob'ekt nima uchun kerakligini aniqlaylik.
Skrinshotda siz ko'rasiz mijozning shaxsiy kengashi.
Nega bu kengash?
Ilgari biz vazifalar haqida o'yladik. Men topshiriqni bajarib, boshqasiga o'tdim. Ma'lum bo'lishicha, biz mijoz uchun aynan u so'ragan miqdordagi ishni bajarganmiz. Ammo biz uzoq muddatli munosabatlar o'rnatishni xohladik, shuning uchun biz vazifalar bilan ishlashdan mijozlar bilan ishlashga o'tdik.
Mijoz uchun yaxshilanishlar bo'yicha barcha g'oyalarni yozishga ishonch hosil qilamiz. Mijoz tomonidan tasodifan havoga tashlangan fikr bo'lsa ham, biz uni tuzatib, tugatamiz. Vazifalar to'plami shunday shakllanadi, mijoz bilan ishlash tugamaydi.
Bu doskada nima bor?
Bizning Asana bir nechta xizmatlarga ulangan:
- CRM tizimi (savdo bo'limi bilan o'zaro aloqa qilish uchun),
- TimeDoctor (vaqtni kuzatish uchun),
- ERP tizimi (barcha ma'lumotlarni bitta interfeysda jamlash uchun).
Biz Asana-da tezkor resurslarni boshqarish panelini joriy qildik. Siz topshiriq ustidagi plastinkaga ishora qilasiz va bu vazifada kim va qancha vaqt ishlaganini va ular qanday bonus olganini ko'rasiz.
Ishlab chiqarish bo'limining ishi soat bo'yicha baholanadi, shuning uchun har bir xodim mijozning muammolarini hal qilish uchun qancha vaqt sarflaganini qat'iy nazorat qilish biz uchun muhim edi.
Doskadan foydalanishning qanday afzalliklari bor?
Natijada, biz ERP tizimida ko'ramiz Loyiha hisoboti. Bitim holati, loyiha ishtirokchilari, loyiha byudjeti, ishlagan soatlar soni va muddatlari.
Biz shunga o'xshash rivojlanish loyihalari narxini taxmin qilishimiz mumkin, KPI hisob-kitoblari mutlaqo shaffof bo'ladi va rivojlanish bir necha soat davom etadi, degan xayollarga o'rin yo'q. Agar kerak bo'lsa, biz doimo mijozga hisobot berish uchun ko'rsatishimiz mumkin bo'lgan interfeysga egamiz.
Asana portfellari
Ushbu funktsiya Asana'da uzoq vaqt davomida amalga oshirilgan. Ammo biz buni darhol qadrlamadik. Avvaliga biz menejerlarimizning barcha loyihalarini portfelga yig'dik. Ma'lum bo'lishicha, Denis Kiselev kompaniyadagi faoliyati davomida 61 mijoz bilan ishlagan.
Buni bilish juda zo'r, lekin uni yig'ish uchun sarflangan vaqtni oqlash uchun etarli emas. Va biz portfellarda gol urdik. Biz Asanadagi loyihani CRM tizimidagi bitta tranzaksiyaga tenglashtirganimizda hamma narsa o'zgardi.
Ilgari menejer barcha loyihalarga obuna bo'lgan va Inbox-dagi barcha o'zgarishlar haqida bildirishnomalarni olgan (xabarnoma tasmasi). Har bir holat yangilanishi va yangi sharh tasmada eng yangisidan boshlab koβrsatildi. Dushanba kuni menejer o'tirdi va kiruvchi qutidagi vazifalarni ketma-ket bajardi. Ustuvorliklar haqida gap bo'lmadi, ba'zida muhim vazifalarga erishilmadi.
Endi xodimlar portfeli va loyiha bo'limi portfeli mavjud. Birinchisi, menejer o'z loyihalarini boshqaradi, ikkinchisi menejerga barcha xodimlarning joriy ish yukini nazorat qilish funksiyasini beradi.
Dizayn bo'limi portfeli
Skrinshotda siz xodimlar bo'yicha saralangan loyihalarni ko'rishingiz mumkin.
Haftada bir marta loyiha menejeri har bir loyihaning holatini yangilaydi. O'tgan haftada nima qilinganligi va keyingi haftaga nima rejalashtirilganligini yozadi. Uchta tegdan birini o'rnatadi: nazorat ostida, xavf ostida, muammolar mavjud.
Menejer tezda baholashi mumkin:
- dizayn bo'limidagi mijozlarning joriy hajmi,
- har bir menejer uchun ishlayotgan loyihalar soni,
- loyihalar bo'yicha muddati o'tgan vazifalar soni,
- muammolar mavjudligi va loyihalarda ishtirok etish zarurati,
- loyiha muddati, sarflangan vaqt, huni bosqichi va loyiha ustuvorligi.
Portfellar bizga hisobot berishda ham yordam beradi. Loyiha holati yangilangandan so'ng, bajarilgan va rejalashtirilgan ishlar to'g'risidagi hisobot avtomatik ravishda mijoz suhbatiga yuboriladi.
Xodimlar portfeli
Hatto dizayn bo'limi boshlig'i ham o'z portfeliga ega. Agar, pah-pah-pah, u o'z vakolatini olib tashlasa, yangi odam o'z nazorati ostidagi barcha loyihalarni ko'radi, u kuzatishni davom ettirishi kerak.
Yo'nalish xodimlari, shuningdek, portfeldagi yukni rejalashtirish qulayligini yuqori baholadilar. "Yuklash" yorlig'ida Asana belgilangan muddatlarni hisobga olgan holda vazifalar hajmini tahlil qiladi va agar xodim haddan tashqari hajmdagi vazifalarni rejalashtirgan bo'lsa, ogohlantiradi. Siz ushbu yorliqdan chiqmasdan muddatlarni o'zgartirishingiz va tafsilotlarni o'zgartirishingiz mumkin.
Xatolarni hal qilish va maxsus ishlab chiqish
Rivojlanish uchun mas'ul bo'lgan alohida jamoamiz bor. Biznes jarayonining bir qismi sifatida u ikki turdagi vazifalarni oladi:
- xato,
- yangi rivojlanish.
Xatolar tekshiriladi, muhimligi baholanadi va texnik yordam xizmati tomonidan ishga o'tkaziladi.
Rivojlanish vazifalari kompaniyaning ichki mahsulot zaxirasidan yoki mijozdan tegishli so'rov bo'lsa, loyiha menejeridan keladi.
Rivojlanish jarayoni, umuman olganda, shunday ko'rinadi.
Vazifalar Asanadagi rivojlanish kengashiga tushadi. Mana u.
Vazifa direktori "Xato" yoki "Xususiyatlar" turini tanlaydi, tanqidiylik darajasini belgilaydi, mijozni va vazifa ta'sir qiladigan kompaniyaning ichki bo'limlarini ko'rsatadi. Vazifa ichki qoidalarning barcha talablariga javob bersa, direktor vazifa ustidagi yuqori paneldagi chaqmoq belgisini bosadi va "Ishlab chiqishda baholash" avtomatik biznes jarayonini ishga tushiradi.
Rivojlanish bo'limi boshlig'i baholash uchun yangi topshiriq to'g'risida bildirishnoma oladi va vazifaning o'zi baholash muddati davomida xuddi shu nomdagi alohida taxtaga o'tkaziladi.
Baholashdan so'ng, menejer vazifani rejalashtirilgan bajarish oyiga mos keladigan sprintga o'tkazadi. Vazifalar har doim bir vaqtning o'zida bir nechta doskalarda bo'ladi:
- loyiha menejerining shaxsiy kengashida,
- texnik yordam panelida,
- rivojlanish kengashida.
Vazifani kuzatayotgan barcha ishtirokchilar va xodimlar topshiriqning bajarilishini ko'radilar, bildirishnomalar oladilar va to'g'ridan-to'g'ri topshiriq sharhlarida muhokama qiladilar. Vazifa tugagach, loyiha menejeri yoki texnik yordam bo'yicha mas'ul mutaxassis loyiha ustida ishlashni davom ettirish uchun uni "o'z tomoniga oladi".
Rivojlanish va ishlab chiqarish bo'limlarini jamoa bilan yagona muhitga qaytarganimizda nima bo'ldi?
Birinchidan, mijoz loyihalari uzoq muddatli bo'ldi. Doimiy ravishda to'ldirilib boradigan zaxiralar tufayli o'rtacha hisob ko'paydi.
Ikkinchidan, loyihalar sifati ancha yaxshilandi, chunki ishlab chiqish bo'limi istalgan vaqtda marketing, savdo, buxgalteriya hisobi va hokazolarga savollar berishi mumkin edi. Biz jamoaning zaruriy vakolatlarini o'z vaqtida bog'lay oldik va butunlay boshqa darajadagi yechimlarni taklif qila oldik.
Uchinchidan, xodimlar, menejerlar va mijozlar rejalashtirilgan va bajarilgan vazifalarda to'liq shaffoflikni oldilar. Biz loyihalarni qanday boshqarishni o'rgandik va bu inson omilini deyarli butunlay yo'q qilish mumkin bo'lgan mutlaqo texnik jarayon ekanligini angladik.
To'rtinchidan, jamoa yanada jipslashdi. Ilgari xodimlar afsonaviy rivojlanish va ishlab chiqarish bo'limlari nima qilayotgani haqida juda kam tasavvurga ega edilar.
Endi tizimlarni ishlab chiqish va texnik konfiguratsiya jarayonini ko'rib chiqamiz:
- savdo bo'limi unda qanday sotish bo'yicha g'oyalar va ilhom topadi,
- marketologlar muntazam ravishda postlar, maqolalar, joylashishni aniqlash va reklama matnlari uchun foydali tarkibni olishadi;
- menejerlar mijozlarning ehtiyojlari va xatti-harakatlarini tahlil qiladi, strategiyani o'zgartiradi.
Natijada biz, mijozlarimiz va hamkorlarimiz foyda ko'rgan g'alaba qozongan o'zgarishlar bo'ldi. Fikrlaringizni sharhlarda baham ko'rsangiz xursand bo'laman: mening maqolamda foydali narsa bormi va ishlab chiqishda qanday loyihalarni boshqarish usullaridan foydalanasiz!
Manba: www.habr.com