Men vazifalarni tizimli ravishda boshqarishga harakat qildim, ehtimol 20-25 marta. Va har bir urinish, men tushunganimdek, ikkita sababga ko'ra muvaffaqiyatsiz tugadi.
Birinchidan, vazifalarni bajarishga vaqt ajratish uchun bu nima uchun qilinayotganini tushunishingiz kerak.
Vazifalarni boshqarishni, ularga vaqt sarflashni, kamroq ishlarni bajarishni boshlaysiz, barchasi to'plana boshlaydi - nima uchun?
Nima uchun buni tushunmasangiz, har qanday ishni qilish qiyin. "O'z hayotingizni tartibga solish" eng adekvat maqsad emas, chunki "tartibli hayot" juda noaniq hodisa. Ammo "noaniqlik darajasini pasaytirish orqali tashvish darajasini pasaytirish" - bu juda aniq va yaxshiroq maqsad bo'lib, uni kuniga bir soat osongina sarflash mumkin.
Ikkinchidan, men o'qigan barcha metodologiyalar jarayonning yakuniy holatini darhol tasvirlaydi. "Siz ToDoIst-ni olishingiz, uni loyihalarga bo'lishingiz, taqvim bilan birlashtirishingiz, haftalik vazifalarni ko'rib chiqishingiz, ularga ustuvorlik berishingiz kerak ..." Buni darhol boshlash qiyin. Dasturiy ta'minotni ishlab chiqishda bo'lgani kabi, siz foydalanishingiz kerak deb o'ylayman - takroriy.
Shuning uchun, men o'zimning "iteratsiyalarim" dan o'taman va ehtimol u siz uchun foydali bo'ladi. Oxir oqibat, (nisbatan) yangi paradigmadan foydalanib, ish joyiga qaytish uchun may bayramlaridan foydalanishning yaxshi sababi nima?
Bunga qanday kelganimni o'qishingiz mumkin .
Trello, bir nechta ro'yxatlar
Biz faqat 4 ta ro'yxat yaratamiz, ish stoli va mobil ilovalardan foydalanamiz.
Roʻyxatlar:
- Vazifalar - bu erda xayolga kelgan barcha vazifalarni yozing. Va ularni xayolga kelgan zahoti yozing. "Axlatni tashlash" - bu vazifa. "Idishlarni yuvish" - bu vazifa. "Rejalashtirish uchrashuvini rejalashtirish" - bu vazifa. Xo'sh, va hokazo. Hatto eng aniq yoki muhim narsalarni ham unutish mumkin, agar kutilmagan voqea sodir bo'lsa yoki siz shunchaki og'ir kunni boshdan kechirgan bo'lsangiz.
- Bugun qilinadigan ishlar - har kuni kechqurun men narsalarni "To-do" taxtasidan "Bugungi ishlar" taxtasiga o'tkazaman. Agar ishingizning bir qismi kechqurun u erda qolsa, bu quyida ko'proq normaldir. Vaqt o'tishi bilan siz ro'yxatda qancha vazifalar bo'lishi mumkinligini tushuna boshlaysiz, shunda ularning aksariyati rejalashtirilgan kunda bajarilishi mumkin.
- Bugun qilingan. Ushbu kengash "men bugun hech narsa qilmadim" tashvishini kamaytirishning asosiy usuli va o'z-o'zini tashkil qilish haqida keyingi fikr yuritishning yaxshi usuli. Men bugun qilgan barcha vazifalarimni, hatto rejalashtirilgan ro'yxatda bo'lmaganlarni ham shu yerda yozyapman. "Men Vasyaga hujjatlar haqida qo'ng'iroq qildim", deb yozdi u. "Ular mendan hujjatlarga imzo chekishimni so'rashdi", deb yozdim. "Biz Anton bilan kelishuvni muhokama qildik", deb yozdi u. Shunday qilib, kunning oxiriga kelib, siz aslida nimaga vaqt sarflaganingizni va rejani bajarish uchun nimalarni tark etishingiz mumkinligini tushunasiz.
- Bajarildi - barcha bajarilgan vazifalar ro'yxati. Kunning boshida yoki oxirida men ularni “Bugun bajarildi”dan “Bajarildi”ga o'tkazaman. Aslida, bu axlat qutisi bo'lib, unda siz tugallangan vazifalarni osongina topishingiz mumkin va shuning uchun muntazam tozalash kerak.
Trello, "mini-taqvim"
Bir nuqtada, ba'zi vazifalar aniq vaqt bilan bog'liq ekanligi ayon bo'ladi va siz bu vaqt uchun boshqa narsalarni rejalashtirmaslik uchun hafta davomida ular haqida unutishni xohlamaysiz. Men har doim taqvim bilan qiynalganman, shuning uchun men “Dushanba uchun qilinadigan ishlar”, “Seshanba uchun qilinadigan ishlar” va hokazo nomlari bilan bir nechta taxtachalarni qo'shdim, ularga vaqt bilan bog'liq bo'lgan vaqtlarni sanab o'tdim. dos.
Shunday qilib, odamlar mendan: "Payshanba kuni soat 16:00 da gaplasha olamizmi?" - Men faqat tegishli doskaga boraman va bu safar u erda nima yozganimizni ko'raman. Va biz hafta davomida vazifalarni ro'yxatlar o'rtasida o'z vaqtida o'tkazishni unutmasligimiz kerak: masalan, payshanba kuni "payshanba uchun qilinadigan ishlar" - "bugungi vazifalar" ga.
Nega kalendar emas? Men uchun bir vaqtning o'zida ikkita yordamchi dasturdan foydalanish juda qiyin. Agar men buning uchun taqvimdan foydalansam, unga kirishim, to'ldirishim, biror narsani unutganimni tekshirish uchun uni muntazam tekshirib turishim kerak...
Shu nuqtada men Trello chegaralariga yetdim. Asosiy muammo shundaki, kuniga 50 dan ortiq topshiriqlar qayd etilgan va umumiy ro'yxat va kunlar bilan bog'langan ro'yxatlar bilan bog'liq bo'lgan juda katta vazifalar to'plami mavjud edi. Men bajarishim kerak bo'lgan vazifani allaqachon yozib qo'yganimni qanday tushunaman? Dubllar paydo bo'la boshladi. Bir loyiha uchun barcha vazifalarni bir vaqtning o'zida qanday qilib birinchi o'ringa qo'yish mumkin? Boshqa odamlarga taqvim rejalaringizni ko'rish imkoniyatini qanday berish kerak?
Menga nisbatan qulaylikni saqlaydigan tizim kerak edi:
- Men vazifalarni loyihalar bo'yicha guruhlashim mumkin edi.
- Kalendar havolasiga ega bo'ling (buni ertaga bajaring) va kun kelganda buni avtomatik ravishda bugungi vazifalarga o'tkazing.
- Google kalendar bilan integratsiya bo'ladi.
Bu erda men ToDoist-ga qaytib keldim va bu bosqichda u eng mos echim bo'lib chiqdi.
ToDoist-dagi joriy mavzu
Qabul qiling
Men kiruvchi topshiriqlarni Inbox-ga yozaman, ularni darhol tartibga solishga harakat qilaman. Tahlil qilish quyidagilarni anglatadi:
- Vazifani bajarish sanasini aniqlash (qisqa topshiriqlar uchun men ko'pincha Bugunni o'rnataman va kechqurungacha buni qachon amalga oshirish mumkinligini tushunaman).
- Vazifani kiritish mumkin bo'lgan loyihani aniqlash (statistik ma'lumotlar va loyihadagi barcha vazifalarning ustuvorligini qandaydir tarzda o'zgartirish qobiliyati uchun).
Aqlga keladigan va yaqin kelajakda bajarilishi kerak bo'lmagan vazifalar loyihalarga kiradi Kategoriyasiz shaxsiy ("chashka ushlagichlarini mashinaga olib boring") va Kategoriyasiz ish (“strategik PR sessiyasini qachon tashkil qilishimiz haqida o'ylab ko'ring”). ToDoist sizga takrorlanadigan vazifalarni belgilash imkonini beradi, shuning uchun har hafta oxiri menda "Kategorisiyalanmagan shaxsiy" va har dushanba kuni "Kategorisiyalanmagan ish" deb nomlangan vazifam bor.
Kalendar integratsiyasi
ToDoist har ikki yo'nalishda ham Google Taqvim bilan mukammal birlashadi. Men taqvimimni hamkasblarim bilan baham ko'raman, shunda ular qachon menga etib bo'lmasligi aniq.
Shu bilan birga, taqvimdagi vazifalar teskari yo'nalishda o'tkaziladi: men "Seryoga, juma kungi vaqtimni ko'rib chiqing va u erda uchrashuvni yozing" deb ayta olaman, bu taqvimda ham, ToDoist-da ham paydo bo'ladi. Shunday qilib, aslida, men birinchi marta taqvimda voqealar yaratmasdan foydalanishni boshladim.
Operativ bo'lmagan kiruvchi vazifalarni qayta ishlash
Men darhol vazifalarni bajarishga shoshilmayman, yong'in aniq bo'lgan vazifalar bundan mustasno. "Biz zudlik bilan ABC kompaniyasi rahbariyati bilan bog'lanishimiz kerak, chunki server ishlamayapti va uning xodimlaridan hech qanday javob yo'q" - shubhasiz, kechiktirib bo'lmaydigan vazifa, ammo "Zhenya, men sizga hozir qo'ng'iroq qilishim mumkinmi? yangi loyiha” “X bilan Y haqida gaplashishingiz mumkin bo'lgan vaqt jadvali”ga aylanadi, bu allaqachon “X bilan gaplashishimiz mumkinligini ayting” va “X bilan Y haqida gaplashish” vazifasiga aylanadi. Deyarli har qanday kiruvchi vazifa birinchi navbatda "Jadval ..." ga aylanadi.
Vazifalarni ustuvorlashtirish
Kunga kiritilgan barcha vazifalarni bajarib bo'lmaydi. O'zimni kuzatib, men quyidagilarni angladim (har bir raqam boshqacha bo'ladi, lekin asosiysi xulosaga kelish).
- Har kuni men 50-70 ga yaqin vazifani yozaman.
- Men 30 tagacha vazifani bemalol bajara olaman (kun oxirida butunlay charchagan holda).
- 50 tagacha vazifani bajarganimdan so'ng, men charchayman, lekin tanqidiy emas.
- Men 70 ta vazifani bajara olaman, ammo bundan keyin men "ishchanlik oqimidan" chiqishda qiynaladim, uxlab qolishim qiyin bo'ladi va umuman olganda, biroz ijtimoiy bo'laman.
Shunga asoslanib, men bugun nima qilishni hal qilaman. ToDoist-da har bir vazifaning ustuvorligi bor, shuning uchun ertalab men bajarish uchun muhim vazifalarni tanlayman va qolganlarini o'z imkoniyatlarim va xohishlarimdan kelib chiqib yakunlayman. Har kuni men 40-20 ga yaqin vazifani keyingisiga o'tkazaman: eng qizig'i, keyingi kunning vazifalari yana 60-70 ga aylanadi.
Statistikani yuritish
Umuman olganda, men bugungi kunda ish bilan bog'liq masalalarga qancha vaqt sarflanganini va qaysi biri bilan bog'liqligini tushunishni xohlayman. Buning uchun men ilovadan foydalanaman , bu ham telefonda, ham noutbukda va Google Xaritalar joylashuv tarixi (ha, men paranoyak emasman).
Biz shahar tashqarisida yashaymiz, shuning uchun yo'lda o'tkaziladigan vaqtdan oqilona foydalanish mumkin. Endi charchamagan paytlarim yo‘lda audiokitoblarni tinglayman, shunda mana shu 40 daqiqadan qandaydir foydalanishim mumkin.
Men hozircha ma'lumotlarni jamlamayman, shaxsiy ma'lumotlar ko'lini yarataman; Vaqti kelganda, men bunga erishaman.
Xulosa bo'lmaydi
- Zamonaviy insonning hayoti - bu kiruvchi vazifalarning katta oqimi. Uni kamaytirish mumkin bo'lmaydi; biz bu oqimni boshqarishni o'rganishimiz kerak.
- Ko'p tashvish kelajakning noma'lumligidan kelib chiqadi. Kelgusi kunlarda bizni nima kutayotganini tushunsak, tashvishlanish sezilarli darajada kamayadi.
- Shu sababli, kuningizni tartibga solishga vaqt ajratishingiz mumkin. Men bugun nima bo'lishini, ertaga nima bo'lishini bilaman va men unutgan vazifalarni unutmayman.
- Vazifalarni kuzatish - bu o'z-o'zidan maqsad emas, lekin agar xohlasangiz, o'z-o'zini tarbiyalash usuli. Ilgari qilish uchun juda dangasa bo'lgan yoki hech qachon qila olmagan narsalarni qilish ancha osonlashdi. Ko'p odamlar (shu jumladan men) tashqi dunyodan vazifalar qo'yilsa, o'zlarini yaxshi his qilishadi. Vazifalarni kuzatish - bu o'zingizga vazifalar qo'yish va o'z xohishingiz bilan yashashni o'rganish usuli.
- Ish o'z-o'zidan maqsad emas. Maqsad - o'zingizga, oilangizga va qiziqishlaringizga g'amxo'rlik qilishingiz mumkin bo'lgan bo'sh vaqtingiz bo'lishi uchun ish jadvalingizni tartibga solishdir.
Manba: www.habr.com