Tôi tin rằng tất cả chúng ta đều đến nhà hàng với bạn bè hoặc đồng nghiệp. Và sau một hồi vui vẻ, người phục vụ mang hóa đơn đến. Vấn đề sau đó có thể được giải quyết bằng nhiều cách:
- Phương pháp thứ nhất, “quý ông”. "Tiền boa" 10–15% cho người phục vụ được thêm vào số tiền kiểm tra và số tiền thu được được chia đều cho tất cả nam giới.
- Phương pháp thứ hai là “xã hội chủ nghĩa”. Tấm séc được chia đều cho tất cả mọi người, bất kể họ đã ăn uống bao nhiêu.
- Phương pháp thứ ba là “công bằng”. Mọi người bật máy tính trên điện thoại của mình và bắt đầu tính chi phí cho món ăn của mình cộng với một số tiền “tiền boa” nhất định, cũng là của cá nhân.
Tình hình nhà hàng rất giống với tình hình chi phí CNTT ở các công ty. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ nói về việc phân bổ chi phí giữa các phòng ban.
Nhưng trước khi chúng ta đi sâu vào vực thẳm của CNTT, hãy quay lại ví dụ về nhà hàng. Mỗi phương pháp “phân bổ chi phí” nêu trên đều có ưu và nhược điểm. Nhược điểm rõ ràng của phương pháp thứ hai: một người có thể ăn salad Caesar chay mà không có thịt gà, và người kia có thể ăn bít tết sườn, vì vậy số lượng có thể khác nhau đáng kể. Nhược điểm của phương pháp “công bằng” là quá trình đếm rất lâu và tổng số tiền luôn ít hơn số tiền có trong tờ séc. Tình trạng chung?
Bây giờ hãy tưởng tượng rằng chúng ta đang vui vẻ trong một nhà hàng ở Trung Quốc và tấm séc được mang bằng tiếng Trung Quốc. Tất cả những gì rõ ràng là số lượng. Mặc dù một số người có thể nghi ngờ rằng đây hoàn toàn không phải là số tiền mà là ngày hiện tại. Hoặc giả sử điều này xảy ra ở Israel. Họ đọc từ phải sang trái, nhưng họ viết số như thế nào? Ai có thể trả lời mà không cần Google?
Tại sao cần phân bổ cho CNTT và kinh doanh?
Vì vậy, bộ phận CNTT cung cấp dịch vụ cho tất cả các bộ phận của công ty và thực sự bán dịch vụ của mình cho các bộ phận kinh doanh. Và, mặc dù có thể không có mối quan hệ tài chính chính thức giữa các phòng ban trong công ty, nhưng tối thiểu mỗi đơn vị kinh doanh nên hiểu mình chi bao nhiêu cho CNTT, chi phí để ra mắt sản phẩm mới, thử nghiệm các sáng kiến mới, v.v. Rõ ràng là việc hiện đại hóa và mở rộng cơ sở hạ tầng được trả tiền không phải bởi “người hiện đại hóa, người bảo trợ cho các nhà tích hợp hệ thống và nhà sản xuất thiết bị” huyền thoại mà là do doanh nghiệp phải hiểu tính hiệu quả của những chi phí này.
Các đơn vị kinh doanh khác nhau về quy mô cũng như cường độ sử dụng tài nguyên CNTT. Như vậy, chia đều chi phí nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT giữa các phòng ban là phương pháp thứ hai với nhiều nhược điểm. Phương pháp “công bằng” được ưa chuộng hơn trong trường hợp này, nhưng lại tốn nhiều công sức. Tùy chọn tối ưu nhất có vẻ là tùy chọn "gần như công bằng", khi chi phí được phân bổ không phải đến từng xu mà với độ chính xác hợp lý nhất định, giống như trong hình học trường học, chúng tôi sử dụng số π là 3,14 chứ không phải toàn bộ dãy số sau dấu thập phân.
Việc ước tính chi phí của các dịch vụ CNTT rất hữu ích trong các công ty có cơ sở hạ tầng CNTT duy nhất khi sáp nhập hoặc tách một phần công ty thành một cấu trúc riêng biệt. Điều này cho phép bạn tính toán ngay chi phí dịch vụ CNTT để tính đến những khoản này khi lập kế hoạch. Ngoài ra, hiểu rõ chi phí dịch vụ CNTT giúp so sánh các lựa chọn khác nhau trong việc sử dụng và sở hữu tài nguyên CNTT. Khi những người đàn ông trong bộ vest trị giá hàng nghìn đô la nói về cách sản phẩm của họ có thể tối ưu hóa chi phí CNTT, tăng những gì cần tăng và giảm những gì cần giảm, việc đánh giá chi phí hiện tại của các dịch vụ CNTT cho phép CIO không tin tưởng một cách mù quáng vào những lời hứa tiếp thị , nhưng để đánh giá chính xác hiệu quả mong đợi và kiểm soát kết quả.
Đối với doanh nghiệp, việc phân bổ là cơ hội để hiểu trước chi phí của dịch vụ CNTT. Bất kỳ yêu cầu kinh doanh nào không được đánh giá là sự gia tăng quá nhiều phần trăm trong ngân sách CNTT tổng thể mà được xác định là số tiền cho một yêu cầu hoặc dịch vụ cụ thể.
Trường hợp thực tế
“Nỗi đau” chính của CIO của một công ty lớn là cần phải hiểu cách phân bổ chi phí giữa các đơn vị kinh doanh và đề xuất tham gia phát triển CNTT theo tỷ lệ tiêu thụ.
Để giải quyết, chúng tôi đã phát triển một công cụ tính toán dịch vụ CNTT có khả năng phân bổ tổng chi phí CNTT trước tiên cho các dịch vụ CNTT và sau đó cho các đơn vị kinh doanh.
Thực tế có hai nhiệm vụ: tính toán chi phí của một dịch vụ CNTT và phân bổ chi phí giữa các đơn vị kinh doanh sử dụng dịch vụ này theo các động lực nhất định (phương pháp “gần như công bằng”).
Thoạt nhìn, điều này có vẻ đơn giản nếu ngay từ đầu các dịch vụ CNTT đã được mô tả chính xác, thông tin được nhập vào cơ sở dữ liệu cấu hình CMDB và hệ thống quản lý tài sản CNTT ITAM, các mô hình tài nguyên và dịch vụ được xây dựng và danh mục các dịch vụ CNTT được xây dựng. đã phát triển. Thật vậy, trong trường hợp này, đối với bất kỳ dịch vụ CNTT nào, đều có thể xác định những tài nguyên nào nó sử dụng và chi phí của những tài nguyên này là bao nhiêu, có tính đến khấu hao. Nhưng chúng tôi đang làm việc với hoạt động kinh doanh thông thường của Nga và điều này đặt ra một số hạn chế. Như vậy, không có CMDB và ITAM, chỉ có danh mục các dịch vụ CNTT. Mỗi dịch vụ CNTT thường đại diện cho một hệ thống thông tin, quyền truy cập vào nó, hỗ trợ người dùng, v.v. Dịch vụ CNTT sử dụng các dịch vụ hạ tầng như “DB Server”, “Application Server”, “Data Storage System”, “Data Network”, v.v. Theo đó, để giải quyết các nhiệm vụ được giao cần:
- xác định chi phí dịch vụ cơ sở hạ tầng;
- phân bổ chi phí dịch vụ cơ sở hạ tầng cho các dịch vụ CNTT và tính toán chi phí của chúng;
- xác định các động lực (hệ số) phân bổ chi phí dịch vụ CNTT đến các đơn vị kinh doanh và phân bổ chi phí dịch vụ CNTT đến các đơn vị kinh doanh, từ đó phân bổ lượng chi phí của bộ phận CNTT cho các bộ phận khác trong công ty.
Tất cả chi phí CNTT hàng năm có thể được biểu diễn dưới dạng một túi tiền. Một phần trong túi này được chi cho thiết bị, công việc di chuyển, hiện đại hóa, giấy phép, hỗ trợ, lương nhân viên, v.v. Tuy nhiên, sự phức tạp nằm ở thủ tục kế toán hạch toán tài sản cố định và tài sản vô hình trong CNTT.
Hãy lấy một ví dụ về một dự án hiện đại hóa cơ sở hạ tầng SAP. Là một phần của dự án, thiết bị và giấy phép được mua và công việc được thực hiện với sự trợ giúp của nhà tích hợp hệ thống. Khi kết thúc một dự án, người quản lý phải soạn thảo các thủ tục giấy tờ để thiết bị kế toán được tính vào tài sản cố định, giấy phép được tính vào tài sản vô hình và các công việc thiết kế và vận hành khác được ghi vào chi phí trả chậm. Vấn đề thứ nhất: khi đăng ký tài sản cố định, kế toán của khách hàng không quan tâm nó sẽ được gọi là gì. Do đó, trong tài sản cố định, chúng tôi nhận được nội dung “Nâng cấpSAPandMigration”. Nếu, như một phần của dự án, một mảng đĩa đã được hiện đại hóa, không liên quan gì đến SAP, thì điều này càng làm phức tạp thêm việc tìm kiếm chi phí và phân bổ thêm. Trên thực tế, bất kỳ thiết bị nào cũng có thể bị ẩn đằng sau nội dung “Nâng cấpSAPandMigration” và thời gian càng trôi qua, càng khó hiểu những gì thực sự được mua ở đó.
Điều tương tự cũng áp dụng cho tài sản vô hình, có công thức tính toán phức tạp hơn nhiều. Một sự phức tạp nữa được tăng thêm bởi thực tế là thời điểm khởi động thiết bị và đưa nó vào bảng cân đối kế toán có thể khác nhau khoảng một năm. Hơn nữa, thời gian khấu hao là 5 năm nhưng trên thực tế thiết bị có thể hoạt động nhiều hay ít tùy theo từng trường hợp.
Vì vậy, về mặt lý thuyết có thể tính toán chi phí dịch vụ CNTT với độ chính xác 100%, nhưng trên thực tế, đây là một công việc mất nhiều thời gian và khá vô nghĩa. Do đó, chúng tôi đã chọn một phương pháp đơn giản hơn: chi phí có thể dễ dàng quy cho bất kỳ cơ sở hạ tầng hoặc dịch vụ CNTT nào sẽ được quy trực tiếp cho dịch vụ tương ứng. Các chi phí còn lại được phân bổ giữa các dịch vụ CNTT theo những quy tắc nhất định. Điều này sẽ cho phép bạn đạt được độ chính xác khoảng 85%, khá đủ.
Ở giai đoạn đầu tiên Để phân bổ chi phí cho các dịch vụ cơ sở hạ tầng, báo cáo tài chính kế toán cho các dự án CNTT và “sự tự nguyện hợp lý” được sử dụng trong trường hợp không thể quy chi phí cho bất kỳ dịch vụ cơ sở hạ tầng nào. Chi phí được phân bổ trực tiếp cho các dịch vụ CNTT hoặc cho các dịch vụ cơ sở hạ tầng. Nhờ việc phân bổ chi phí hàng năm, chúng tôi thu được số tiền chi phí cho từng dịch vụ cơ sở hạ tầng.
Ở giai đoạn thứ hai hệ số phân bổ giữa các dịch vụ CNTT được xác định cho các dịch vụ hạ tầng như “Máy chủ ứng dụng”, “Máy chủ cơ sở dữ liệu”, “Lưu trữ dữ liệu”, v.v. Một số dịch vụ cơ sở hạ tầng, ví dụ: “Nơi làm việc”, “Truy cập Wi-Fi”, “Hội nghị truyền hình” không được phân bổ giữa các dịch vụ CNTT và được phân bổ trực tiếp cho các đơn vị kinh doanh.
Ở giai đoạn này niềm vui bắt đầu. Ví dụ: hãy xem xét một dịch vụ cơ sở hạ tầng như “Máy chủ ứng dụng”. Nó có mặt trong hầu hết mọi dịch vụ CNTT, ở hai kiến trúc, có và không có ảo hóa, có và không có dự phòng. Cách đơn giản nhất là phân bổ chi phí tương ứng với số lõi được sử dụng. Để đếm “những con vẹt giống hệt nhau” và không nhầm lẫn lõi vật lý với lõi ảo, có tính đến việc đăng ký vượt mức, chúng tôi giả định rằng một lõi vật lý bằng ba lõi ảo. Khi đó công thức phân bổ chi phí cho dịch vụ hạ tầng “Máy chủ ứng dụng” cho từng dịch vụ CNTT sẽ như sau:
,
trong đó Rsp là tổng chi phí của dịch vụ cơ sở hạ tầng “Máy chủ ứng dụng”, còn Kx86 và Kr là các hệ số biểu thị tỷ trọng của máy chủ x86 và P-series.
Các hệ số được xác định theo kinh nghiệm dựa trên phân tích cơ sở hạ tầng CNTT. Chi phí phần mềm cụm, phần mềm ảo hóa, hệ điều hành và phần mềm ứng dụng được tính như dịch vụ hạ tầng riêng biệt.
Hãy lấy một ví dụ phức tạp hơn. Dịch vụ cơ sở hạ tầng “Máy chủ cơ sở dữ liệu”. Nó bao gồm chi phí phần cứng và chi phí giấy phép cơ sở dữ liệu. Do đó, chi phí thiết bị và giấy phép có thể được biểu thị bằng công thức:
trong đó РHW và РLIC lần lượt là tổng chi phí thiết bị và tổng chi phí giấy phép cơ sở dữ liệu, còn KHW và KLIC là các hệ số thực nghiệm xác định tỷ trọng chi phí cho phần cứng và giấy phép.
Hơn nữa, với phần cứng, nó tương tự như ví dụ trước, nhưng với giấy phép thì tình hình phức tạp hơn một chút. Bối cảnh của một công ty có thể sử dụng một số loại cơ sở dữ liệu khác nhau, chẳng hạn như Oracle, MSSQL, Postgres, v.v. Do đó, công thức tính toán phân bổ một cơ sở dữ liệu cụ thể, ví dụ: MSSQL, cho một dịch vụ cụ thể trông như sau:
trong đó KMSSQL là hệ số xác định tỷ lệ của cơ sở dữ liệu này trong bối cảnh CNTT của công ty.
Tình hình thậm chí còn phức tạp hơn với việc tính toán và phân bổ hệ thống lưu trữ dữ liệu với các nhà sản xuất mảng khác nhau và các loại đĩa khác nhau. Nhưng mô tả phần này là một chủ đề cho một bài viết riêng.
Kết quả ra sao?
Kết quả của bài tập này có thể là một máy tính Excel hoặc một công cụ tự động hóa. Tất cả phụ thuộc vào sự trưởng thành của công ty, các quy trình được đưa ra, các giải pháp được triển khai và mong muốn của ban lãnh đạo. Một máy tính hoặc cách trình bày dữ liệu trực quan như vậy sẽ giúp phân bổ chính xác chi phí giữa các đơn vị kinh doanh và hiển thị cách thức và ngân sách CNTT được phân bổ như thế nào. Công cụ tương tự có thể dễ dàng chứng minh việc cải thiện độ tin cậy của một dịch vụ (dự phòng) sẽ làm tăng chi phí của dịch vụ đó như thế nào, không phải do chi phí của máy chủ mà có tính đến tất cả các chi phí liên quan. Điều này cho phép doanh nghiệp và CIO “chơi trên cùng một bảng” theo cùng một quy tắc. Khi lập kế hoạch cho sản phẩm mới, chi phí có thể được tính toán trước và đánh giá tính khả thi.
Igor Tyukachev, cố vấn tại Jet Infosystems
Nguồn: www.habr.com