Chúc mọi người một ngày tốt lành! Hôm nay tôi muốn chia sẻ một ví dụ nhỏ về tự động hóa quy trình tạo yêu cầu thoát cho nhân viên mới bằng các sản phẩm Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate và Teams. Khi triển khai quy trình này, bạn sẽ không cần phải mua các gói người dùng PowerApps và Power Automate riêng biệt; chỉ cần đăng ký Office365 E1/E3/E5 là đủ. Chúng tôi sẽ tạo danh sách và cột trên trang SharePoint, PowerApps sẽ giúp bạn tạo biểu mẫu và Power Automate sẽ mang đến cơ hội tùy chỉnh logic của quy trình kinh doanh. Chúng tôi sẽ kết nối quy trình cuối cùng với nhóm MS Teams. Chúng ta đừng lãng phí thời gian và xem điều gì sẽ xảy ra.
Ở giai đoạn đầu tiên, chúng tôi tạo danh sách và chi tiết. Chúng tôi cần danh sách:
- Yêu cầu nghỉ việc của nhân viên
- Phân khu
- Nhân sự theo phòng ban
- Quản trị viên
Mỗi danh sách sẽ đóng vai trò của nó trong tương lai và chúng ta sẽ xem danh sách nào. Tạo chi tiết và cấu hình menu điều hướng:
ứng dụng điện
Bây giờ, hãy tạo một biểu mẫu cho danh sách "Yêu cầu thôi việc của nhân viên" bằng PowerApps. Ở dạng cuối cùng, nó sẽ trông như thế này:
Trong trường “Nhân viên”, bạn chọn từ danh sách người dùng Office 365, “Ngày thoát” được chỉ định trên lịch, “Bộ phận” được chỉ định từ thư mục bộ phận và “Nhân sự” được chọn từ “Nhân sự theo bộ phận” danh mục:
Nhưng cần đảm bảo danh sách nhân sự có thể lựa chọn được lọc theo bộ phận ghi trên mẫu. Hãy sử dụng công thức để lọc dữ liệu trong PowerApps. Đối với thuộc tính “Items” của trường “HR”, chúng ta viết:
Ngoài ra, bạn có thể thực hiện các điều chỉnh nhỏ đối với giá trị mặc định cho trường Trạng thái trên biểu mẫu. Đối với thuộc tính “Mặc định” của trường “Trạng thái”, chúng tôi viết:
Nếu biểu mẫu tạo thành phần mở ra, giá trị “Mới” sẽ được ghi vào trường “Trạng thái”, nếu không, giá trị từ cột SharePoint cho thành phần hiện tại sẽ được thay thế trong trường trạng thái trên biểu mẫu.
Một trong những vấn đề với PowerApps là không thể dễ dàng truy xuất dữ liệu từ các nhóm SharePoint. Do đó, không thể dễ dàng đặt cấu hình mức độ hiển thị/tính khả dụng của các trường hoặc đối tượng trên biểu mẫu nếu bạn muốn người dùng là thành viên của nhóm SharePoint. Nhưng bạn có thể thực hiện một cách giải quyết. Đặc biệt với mục đích này, chúng tôi đã tạo trước danh sách Quản trị viên:
Danh sách này chứa trường “Nhân viên” với loại “Người dùng hoặc Nhóm”, chỉ được hiển thị trên biểu mẫu và trường “Tên”, trong đó tên của nhân viên đã chọn được viết, chỉ được hiển thị trong chế độ xem danh sách. Bây giờ, hãy thử một thủ thuật nhỏ trong PowerApps. Ví dụ: bạn có thể định cấu hình tính khả dụng của bất kỳ trường nào nếu người dùng hiện tại có trong danh sách Quản trị viên. Tìm thuộc tính “Chế độ hiển thị” của trường “Ngày phát hành” và viết:
Theo công thức này, nếu có ít nhất một nhân viên trong danh sách Quản trị viên có thông tin đăng nhập khớp với thông tin đăng nhập của người dùng hiện tại thì trường này sẽ có sẵn để chỉnh sửa, nếu không thì sẽ có sẵn để xem. Để có độ tin cậy cao hơn, chúng tôi giảm thông tin đăng nhập thành chữ thường, nếu không thì tất cả các loại trường hợp đều có thể xảy ra.
Bạn có thể nhận thấy rằng trong tiêu đề của biểu mẫu có một nút “Thao tác trên ứng dụng”:
Nút này sẽ chuyển sang một màn hình khác, để thuận tiện, tất cả các hành động có thể có trên ứng dụng sẽ được thu thập:
Sau khi nhấp vào từng nút, một cửa sổ hành động bổ sung sẽ mở ra, ví dụ: nếu hành động “Hủy ứng dụng” được chọn, một cửa sổ bổ sung sẽ mở ra với khả năng nhập nhận xét:
Sau khi bấm vào nút “Xác nhận”, trạng thái của ứng dụng sẽ thay đổi và việc này có thể được thực hiện ngay cả khi không khởi chạy luồng Power Automate. Hãy sử dụng chức năng “Patch” cho thuộc tính “OnSelect” của nút:
Sử dụng chức năng Patch, chúng tôi cập nhật mục danh sách đơn hàng bằng cách lọc mục đó theo ID của mục hiện tại. Chúng tôi thay đổi giá trị của trường “Trạng thái” và chuyển đến màn hình chính. Đối với các nút hành động khác, logic cũng tương tự.
Tất cả những gì còn lại là cấu hình luồng phê duyệt. Hãy làm điều đó ở dạng đơn giản nhất.
Tự động hóa điện
Luồng phê duyệt của chúng tôi sẽ tự động chạy khi phiếu được tạo. Trong quá trình thực thi, trạng thái của ứng dụng sẽ thay đổi, trưởng bộ phận sẽ nhận được và thông báo qua email về ứng dụng mới sẽ được gửi đến trưởng bộ phận. Để xác định người đứng đầu, chúng ta có thư mục “Divisions”:
Tạo quy trình Power Automate:
Trong quá trình thực hiện luồng này, trưởng bộ phận sẽ nhận được thông báo qua email về việc tạo một ứng dụng mới và có thể theo liên kết để đưa ra quyết định bằng cách nhấp vào nút:
Việc nhấp vào nút “Đồng ý” hoặc “Từ chối” cũng sẽ khởi chạy luồng Power Automate, luồng này sẽ thay đổi trạng thái của ứng dụng và gửi thông báo qua email đến chuyên gia nhân sự:
Quá trình đã sẵn sàng.
Đội
Và điểm nhấn cuối cùng là việc tổ chức cộng tác với quá trình này. Để thực hiện việc này, hãy kết nối quy trình với lệnh MS Teams:
Giờ đây, tất cả thành viên nhóm MS Teams đều có quyền truy cập vào quy trình đăng xuất của nhân viên mới trên một tab riêng.
Tất nhiên, bạn có thể cung cấp phê duyệt nhiều bước trong logic luồng của mình, ngoài ra, bạn có thể sử dụng thành phần Phê duyệt để giao nhiệm vụ Power Automate. Bạn cũng có thể tùy chỉnh báo cáo và tạo thông báo sẽ được gửi đến chatbot của Microsoft Teams. Nhưng nhiều hơn về điều đó trong các bài viết trong tương lai. Cảm ơn sự quan tâm của bạn và chúc mọi người một ngày tốt lành!
Nguồn: www.habr.com