Việc di chuyển từ IBM Notes sang Microsoft Exchange hoặc Office 365 mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho một tổ chức, nhưng bản thân dự án di chuyển có vẻ khó khăn và không hoàn toàn rõ ràng nên bắt đầu di chuyển từ đâu. Bản thân Exchange không bao gồm các công cụ riêng để di chuyển hoàn toàn hoặc cùng tồn tại giữa Notes và Exchange. Trên thực tế, một số tác vụ di chuyển và cùng tồn tại không thể thực hiện được nếu không có sản phẩm của bên thứ ba. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phác thảo bảy bước chính cần thực hiện dựa trên các phương pháp hay nhất và kinh nghiệm di chuyển thành công của chúng tôi.
Quá trình di chuyển thành công bao gồm các bước sau:
- Đánh giá di cư sơ bộ.
- Thiết lập sự cùng tồn tại giữa Notes và Exchange.
- Lập kế hoạch cho độ chính xác di chuyển tối ưu.
- Đảm bảo hiệu quả di chuyển tối đa.
- Chạy di chuyển thử nghiệm.
- Lập kế hoạch về thời gian di chuyển để giảm thiểu tác động đến tổ chức.
- Khởi động quá trình di chuyển và theo dõi tiến trình của nó.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét cách chuẩn bị và hoàn tất quá trình di chuyển bằng hai giải pháp từ Quest - и . Bên dưới vết cắt là một số chi tiết.
Bước 1: Đánh giá di cư sơ bộ
Kiểm kê môi trường hiện tại của bạn
Nếu bạn quyết định rằng Exchange là nền tảng phù hợp cho tổ chức của mình thì tất cả những gì bạn phải làm là chuyển đến đó. Trước tiên, bạn cần thu thập thông tin về môi trường hiện tại của mình, thu thập thông tin kiểm kê về dữ liệu bạn định di chuyển, xác định những gì có thể bị xóa để giảm mức sử dụng dung lượng ổ đĩa, tính toán băng thông có sẵn giữa các môi trường, v.v. Đánh giá sơ bộ nên bao gồm các câu hỏi sau:
- Có bao nhiêu miền Notes và máy chủ Domino?
- Bạn có bao nhiêu hộp thư? Có bao nhiêu trong số chúng không được sử dụng?
- Các tập tin thư chính chiếm bao nhiêu dung lượng ổ đĩa? Có bao nhiêu trong kho lưu trữ? Có bao nhiêu bản sao địa phương?
- Các kho lưu trữ nằm ở đâu?
- Có bao nhiêu người dùng sử dụng mã hóa? Nội dung được mã hóa cần phải được chuyển giao?
- Có bao nhiêu thư mục cá nhân trong môi trường?
- Những người dùng nào sử dụng liên kết tài liệu? Có bao nhiêu người dùng đã nhận được liên kết từ người dùng và ứng dụng khác?
- Bạn định chuyển bao nhiêu dữ liệu? Ví dụ: bạn chỉ muốn chuyển dữ liệu trong sáu tháng qua.
- Các kho lưu trữ gốc có được di chuyển sang các kho lưu trữ Exchange cá nhân hoặc tệp Outlook *.pst không?
- Giới hạn băng thông là gì? Bao nhiêu dữ liệu có thể được chuyển đến
một khoảng thời gian nhất định? - Cần bao nhiêu dung lượng lưu trữ sau khi di chuyển?
Việc di cư sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và hoạt động như thế nào
Dự án phải được lên kế hoạch cẩn thận để giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và giảm thiểu năng suất bị mất.
Ví dụ: điều quan trọng là phải xem xét việc ủy quyền giữa những người dùng - nếu người dùng di chuyển nhưng người được ủy quyền vẫn ở trên nền tảng ban đầu, điều đó sẽ ảnh hưởng đến công việc hàng ngày của họ như thế nào? Nói rộng hơn, bạn cần xem xét dự án di chuyển có thể tác động như thế nào đến tất cả các quy trình và quy trình kinh doanh quan trọng của công ty bạn.
Điều quan trọng nữa là phải xem xét các điểm tiếp xúc quan trọng trong Ghi chú. Ví dụ: khi xử lý việc nhắn tin, điều quan trọng là phải phân tích ứng dụng và xem xét sự tương tác giữa định tuyến thư và ứng dụng để tránh gián đoạn quy trình kinh doanh trong và sau khi di chuyển. Hãy chắc chắn để hỏi những câu hỏi sau đây:
- Những người dùng nào có đại biểu và việc phá vỡ mối quan hệ này có thể ảnh hưởng đến quy trình kinh doanh như thế nào?
- Những ứng dụng và quy trình kinh doanh nào được liên kết với môi trường email? Bất kỳ sự tích hợp quan trọng nào giữa ứng dụng và dịch vụ email, chẳng hạn như quy trình phê duyệt, sẽ rất quan trọng khi lập kế hoạch di chuyển của bạn.
- Những thành phần và tính năng quan trọng nào của ứng dụng cần được giữ nguyên?
- Bạn có thể sử dụng các tính năng tích hợp của nền tảng mới như thế nào để đạt được chức năng bạn cần?
- Nội dung không hoạt động có nên được lưu trữ để lưu trữ trong tương lai không?
- Có ứng dụng nào cần được xây dựng lại để chạy chính xác trong môi trường mới không?
- Thành công sẽ được đo lường như thế nào?
Trước khi bắt đầu di chuyển, bạn cần xác định tiêu chí để đo lường thành công. Đặc biệt, bạn cần hiểu rằng việc mong đợi truyền dữ liệu 100% là không hợp lý. Không phải mọi loại mục Ghi chú đều có mục tương đương trong Exchange (Active Mail là ví dụ điển hình nhất). Do đó, thực tế là không phải tất cả các mục trong Notes sẽ tồn tại trong Exchange sau khi di chuyển. Mục tiêu có thể đạt được và đo lường được là 95% số mục được chuyển tới 95% hộp thư. Việc đo lường và ghi lại kết quả là rất quan trọng để đảm bảo quá trình di chuyển thành công và chỉ có thể đạt được kết quả thực sự nếu tiêu chí thành công đã được xác định ngay từ đầu dự án di chuyển email.
Bước 2: Thiết lập ghi chú và trao đổi cùng tồn tại
Đối với hầu hết các tổ chức, việc di chuyển là một quá trình chứ không phải một sự kiện. Do đó, việc di chuyển hộp thư và di chuyển ứng dụng phải tuân theo lịch trình phù hợp nhất với doanh nghiệp và hoạt động chứ không dựa trên các yêu cầu kỹ thuật.
Phát triển chiến lược cùng tồn tại
Để tối đa hóa giá trị từ việc di chuyển, một kế hoạch cùng tồn tại hoàn chỉnh phải được phát triển và triển khai sớm trong quá trình di chuyển. Định nghĩa về “cùng tồn tại” có thể khác nhau tùy theo tổ chức. Một số tổ chức tích cực sử dụng dữ liệu Rảnh/Bận, những tổ chức khác hoàn toàn không sử dụng chức năng này. Một số tập trung vào việc di chuyển dữ liệu lịch, trong khi một số khác tập trung vào việc tinh chỉnh việc di chuyển toàn bộ thư mục người dùng. Điều quan trọng là phải làm việc với từng bên liên quan để có được bức tranh rõ ràng về những gì thực sự quan trọng và giúp mọi người hiểu được tầm quan trọng của một chiến lược chung sống hiệu quả.
Di chuyển từ Ghi chú sang Exchange và Office 365 yêu cầu lập kế hoạch di chuyển hộp thư và ứng dụng cùng một lúc. Chức năng ứng dụng Ghi chú Hiện tại phải được hỗ trợ cho tất cả người dùng, bất kể nền tảng email hiện tại của họ. Khi người dùng di chuyển sang Exchange và Office 365, họ sẽ có thể truy cập và sử dụng các ứng dụng Ghi chú như một phần của quy trình công việc hiện có của họ. Khả năng này sẽ tiếp tục cho đến khi các ứng dụng Ghi chú được di chuyển sang SharePoint hoặc nền tảng khác.
Ngoài việc cùng tồn tại ứng dụng, sự tương tác giữa người dùng trên các nền tảng khác nhau phải được triển khai trước khi bắt đầu di chuyển. Điều này bao gồm định tuyến và cập nhật thư mục tự động, trạng thái Rảnh/Bận và lịch cho tất cả người dùng bất kể nền tảng hiện tại của họ.
Cuối cùng, bạn cần xem xét sự cộng tác giữa không chỉ dịch vụ email mà còn cả lịch và tài nguyên dùng chung, chẳng hạn như phòng họp. Người dùng có thể tải xuống thông tin lập lịch cuộc họp. Điều này bao gồm cả các cuộc họp một lần và định kỳ. Cho dù các cuộc hẹn đã được lên lịch trước khi di chuyển hay được tạo trong quá trình di chuyển thì độ chính xác của dữ liệu lịch phải được duy trì trong suốt dự án. Bạn cần đảm bảo rằng người dùng có thể, chẳng hạn, thay đổi phòng họp cho cuộc họp tiếp theo trong cuộc họp định kỳ hoặc hủy một cuộc họp mà không gây ra xung đột, nhầm lẫn trong các cuộc họp tiếp theo.
Bước 3: Lập kế hoạch để có độ chính xác di chuyển tối ưu
Lập kế hoạch di chuyển từ Ghi chú sang Exchange hoặc Office 365 đòi hỏi phải hiểu một số khác biệt cụ thể giữa các nền tảng.
Địa chỉ email
Dữ liệu ghi chú thường chứa các địa chỉ độc quyền xuất hiện ở một số vị trí: trong tiêu đề thư, được nhúng trong kho lưu trữ, danh sách liên hệ cá nhân và danh sách phân phối. Là một phần của quá trình di chuyển, các địa chỉ độc quyền này phải được cập nhật thành địa chỉ SMTP để đảm bảo có đầy đủ chức năng trong môi trường Exchange. Nhiều tổ chức cũng chọn cập nhật miền SMTP hoặc tiêu chuẩn địa chỉ trong quá trình di chuyển. Nếu điều này áp dụng cho tổ chức của bạn, điều quan trọng là phải hiểu rằng một số giải pháp di chuyển tự động cập nhật các phiên bản địa chỉ SMTP lịch sử cho mỗi người dùng.
Cấu trúc thư mục
Trong nhiều tổ chức, người dùng sử dụng hộp thư và kho lưu trữ của riêng họ, vì vậy điều quan trọng là phải bảo quản dữ liệu này. Khả năng người dùng xem cấu trúc thư mục hoàn chỉnh của họ cũng ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng do quá trình di chuyển. Điều quan trọng là chọn các giải pháp và chuyển tiếp để duy trì tính toàn vẹn của cấu trúc thư mục và dữ liệu.
Bản sao và kho lưu trữ cục bộ
Để kiểm soát chi phí lưu trữ và quản lý tốt hơn việc tăng trưởng dữ liệu, nhiều tổ chức đặt hạn ngạch hộp thư. Hậu quả không lường trước được của chính sách này thường là sự gia tăng số lượng và quy mô của các kho lưu trữ. Những nguồn dữ liệu bổ sung này phải được đánh giá và việc di chuyển chúng được xem xét trong quá trình lập kế hoạch di chuyển. Bạn có thể cung cấp cho người dùng thành phần tự phục vụ cho phép họ chỉ di chuyển những dữ liệu quan trọng. Để tối ưu hóa bộ nhớ Exchange, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng một sản phẩm Quest khác - , đặc biệt, nó có chức năng hữu ích để chống trùng lặp các tệp đính kèm, tương tự như DAOS trong Ghi chú.
ACL và ủy quyền
Danh sách kiểm soát truy cập (ACL) và ủy quyền là những yếu tố chính để vận hành trong môi trường Ghi chú và chúng cũng rất quan trọng để bảo vệ tính toàn vẹn. Do đó, điều quan trọng là phải dịch chính xác các quyền liên quan và quyền truy cập sang các quyền tương đương trong Exchange Server và Office 365. Lý tưởng nhất là thực hiện việc này một cách tự động sẽ tăng tốc quá trình và loại bỏ lỗi của con người. Để duy trì hiệu quả của việc bảo vệ tài sản thông tin của tổ chức, ACL và ánh xạ ủy quyền phải được thực hiện đồng thời với dữ liệu thư. Một số tổ chức cố gắng gán các quyền tương đương theo cách thủ công hoặc sử dụng tập lệnh sau khi quá trình di chuyển dữ liệu hoàn tất. Tuy nhiên, cách tiếp cận này có thể tác động tiêu cực đến năng suất và tạo thêm lỗ hổng bảo mật cho dữ liệu của tổ chức.
Ghi chú có nội dung riêng
Thư hoạt động tương tự. Một vấn đề phổ biến khác khi di chuyển từ IBM Notes là gặp phải nhiều văn bản có định dạng. Exchange và Office 365 không hỗ trợ các bảng, nút, biểu mẫu đã lưu và nội dung độc quyền khác trong Ghi chú được tích hợp. Do đó, bạn sẽ cần phải chuẩn bị cho việc mất chức năng này hoặc đầu tư vào giải pháp di chuyển có thể chuyển đổi các thành phần này thành định dạng có thể di chuyển được. Hãy nói ngay rằng các giải pháp từ Quest không chuyển đổi điều này theo bất kỳ cách nào và chỉ có thể chuyển những chữ cái đó dưới dạng tệp đính kèm để người dùng có thể mở chúng thông qua ứng dụng khách Ghi chú.
Nhóm và sổ địa chỉ cá nhân
Nhiều tổ chức sử dụng rộng rãi danh sách gửi thư công cộng cho các hoạt động nội bộ và
truyền thông bên ngoài. Ngoài ra, người dùng Notes thường thấy điều quan trọng là phải duy trì liên hệ công việc trong sổ địa chỉ cá nhân. Những nguồn dữ liệu này rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh và phải được chuyển đổi một cách hiệu quả trong quá trình di chuyển sang nền tảng Microsoft. Do đó, điều quan trọng là phải tự động chuẩn bị các nhóm để di chuyển sang Active Directory và chuyển đổi hiệu quả tất cả địa chỉ cá nhân, ngay cả những địa chỉ được lưu trữ trên máy tính để bàn của người dùng.
Tương tác với ứng dụng Ghi chú
Các điểm tích hợp giữa ứng dụng và dịch vụ thư, chẳng hạn như quy trình đối chiếu, rất quan trọng khi lập kế hoạch và lập lịch di chuyển. IBM Notes có sự tích hợp chặt chẽ hơn giữa email và ứng dụng so với các nền tảng khác. Những tích hợp này có thể bao gồm mọi thứ từ liên kết tài liệu đơn giản đến quy trình kinh doanh.
Tài nguyên và cơ sở dữ liệu thư
Nhiều tổ chức sử dụng cơ sở dữ liệu đặt trước tài nguyên, cơ sở dữ liệu thư và cơ sở dữ liệu dùng chung khác trong Ghi chú. Do đó, các cơ sở dữ liệu này đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của một tổ chức. Để đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh và năng suất của nhân viên, điều quan trọng là phải xem xét cách tiếp cận và thời gian thực hiện đối với:
- Tạo hộp thư tài nguyên trong môi trường đích;
- Truyền dữ liệu từ cơ sở dữ liệu đặt chỗ sang Exchange;
- Đảm bảo rằng người dùng của cả hai hệ thống có thể cộng tác và sử dụng tài nguyên trong Ghi chú và Trao đổi.
Bước 4: Tối đa hóa hiệu quả di chuyển
Ngoài việc đảm bảo độ chính xác của dữ liệu, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng việc di chuyển diễn ra hiệu quả nhất có thể theo yêu cầu của tổ chức. Hiệu quả của việc di chuyển trực tiếp không chỉ phụ thuộc vào chi phí trực tiếp mà còn phụ thuộc vào mức độ tác động đến doanh nghiệp.
Kiến trúc giải pháp di chuyển
Một trong những yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến hiệu quả là kiến trúc của giải pháp di chuyển. Điều quan trọng là chọn giải pháp có kiến trúc đa luồng cho phép một máy chủ di chuyển di chuyển nhiều người dùng cùng một lúc. Kiến trúc đa luồng làm giảm yêu cầu phần cứng di chuyển và tăng tốc độ di chuyển, giảm đáng kể chi phí tổng thể của dự án. Đừng để bị lừa bởi các giải pháp di chuyển được cho là đa luồng nhưng thực tế chỉ di chuyển một người dùng tại một thời điểm và yêu cầu thêm máy trạm để di chuyển nhiều người dùng hơn cùng một lúc. Tùy thuộc vào cấu hình và môi trường, các giải pháp đa luồng thực sự sẽ hiệu quả hơn từ 30 đến 5000 phần trăm khi di chuyển dữ liệu sang Exchange và Office 365.
Quá trình di chuyển
Quá trình di chuyển bao gồm nhiều bước và các quy trình phải diễn ra vào đúng thời điểm để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ. Để giảm thiểu gián đoạn kinh doanh và tối đa hóa lợi ích của việc di chuyển, tất cả các quy trình phải được tích hợp và kiểm soát bởi một ứng dụng duy nhất có thể xử lý kịp thời mọi bước di chuyển.
Tính linh hoạt và tự phục vụ
Một số người dùng và bộ phận sẽ cần phải đi chệch khỏi quy trình di chuyển tiêu chuẩn. Ví dụ: bộ phận pháp lý có thể có các yêu cầu lưu trữ khác nhau hoặc người quản lý có thể cần di chuyển toàn bộ hộp thư và kho lưu trữ của họ. Do đó, điều quan trọng là phải chọn giải pháp di chuyển linh hoạt cho phép nhóm di chuyển dễ dàng thích ứng với các yêu cầu này. Một trong những cách hiệu quả nhất để cung cấp tính linh hoạt này là cho phép một số người dùng của bạn tự phục vụ. Ví dụ: một số người dùng có thể được phép chuyển dữ liệu bổ sung từ tệp thư chính hoặc dữ liệu cục bộ của họ để sau này chuyển đổi dữ liệu đó thành kho lưu trữ cá nhân trên máy chủ.
Bước 5: Chạy di chuyển thử nghiệm
Sau khi hoàn thành đánh giá trước khi di chuyển, chiến lược cùng tồn tại và các kế hoạch tối ưu hóa đã được xác định, điều quan trọng là phải có được sự xác nhận về chiến lược thông qua một hoặc nhiều lần di chuyển thí điểm.
Mục đích của quá trình di chuyển thí điểm là để kiểm tra các quy trình được phát triển và xác định các vấn đề có thể phát sinh sau khi quá trình di chuyển hoàn toàn bắt đầu, tạo cơ hội cho họ giải quyết trước khi bắt đầu quá trình di chuyển trực tiếp. Do đó, các vấn đề trong quá trình di chuyển thí điểm là điều được mong đợi và thậm chí được hoan nghênh.
Xác định khối lượng di chuyển thí điểm
Quá trình di chuyển thí điểm phải đủ lớn để thu thập mẫu dữ liệu đại diện và trả lời các câu hỏi liên quan có thể gặp phải trong quá trình di chuyển chiến đấu. Nếu bạn đang di chuyển vài nghìn hộp thư thì cỡ mẫu sẽ đủ. Đối với những cuộc di cư rất lớn, tỷ lệ phần trăm có thể ít hơn.
Lựa chọn dữ liệu và hệ thống
Trong quá trình di chuyển phi công, điều quan trọng là sử dụng dữ liệu chiến đấu và hệ thống chiến đấu. Điều này rất quan trọng vì nhiều lý do:
- Bạn cần hiểu môi trường chiến đấu sẽ diễn ra như thế nào. Môi trường được tạo tổng hợp sẽ không đại diện cho môi trường chiến đấu.
- Bạn có thể nhận thêm thông tin về thư được mã hóa, tần suất của các loại thư không tìm thấy trong Exchange và yêu cầu lưu trữ dựa trên dữ liệu mẫu.
Đặt kỳ vọng
Quá trình di chuyển thí điểm cũng mang lại cơ hội tuyệt vời để kiểm tra các tiêu chí thành công được nêu ra cho dự án và hiệu chỉnh những kỳ vọng cho quá trình di chuyển còn lại. Nếu cần phải điều chỉnh, chúng phải được ghi lại và tính đến trong quá trình di chuyển chiến đấu.
Bước 6: Lập kế hoạch thời gian di chuyển để giảm thiểu tác động đến tổ chức
Nhóm người dùng
Để giảm thiểu tác động đến toàn bộ người dùng và tổ chức, những người dùng làm việc cùng nhau phải được di chuyển cùng một lúc. Các yếu tố chính cần xem xét khi tạo các nhóm này bao gồm sự ủy quyền. Hãy tìm giải pháp có thể đề xuất các bộ sưu tập để di chuyển dựa trên thông tin về mối quan hệ của người dùng trong môi trường nguồn.
Thời gian di chuyển
Sau khi quá trình di chuyển nhóm hoàn tất, hãy đảm bảo sắp xếp thời gian
tác động đến những người dùng này là tối thiểu. Điều này có thể có nghĩa là lập kế hoạch cho khoảng thời gian di chuyển vào một thời điểm cụ thể trong ngày để tránh di chuyển trong giờ làm việc, vào cuối tháng trong năm hoặc trong thời gian bảo trì. Ví dụ: các nhóm bán hàng có thể không nên di chuyển cho đến gần cuối quý và các bộ phận kế toán và pháp lý có thể sẽ có những hạn chế về thời điểm họ có thể di chuyển.
Bước 7: Bắt đầu di chuyển và theo dõi tiến trình của nó
Với các phương pháp di chuyển dữ liệu đã được thí điểm xác thực sẵn có, việc di chuyển trong chiến đấu sẽ trở thành sự kiện thường xuyên. Có thể sẽ có những điều chỉnh nhỏ trong suốt quá trình để đáp ứng nhu cầu của một số nhóm nhất định. Việc giám sát cẩn thận vẫn cần thiết để đảm bảo rằng tất cả các tình huống dự phòng đều được tính đến trong giai đoạn lập kế hoạch và thí điểm. Tuy nhiên, quá trình này phải ngày càng được tự động hóa. Việc thực hiện lịch trình di chuyển trong chiến đấu là rất quan trọng để ghi lại và truyền đạt tiến độ trong toàn tổ chức nhằm đưa ra xác nhận rằng các kỳ vọng đang được đáp ứng. Giám sát và phản hồi vẫn là những khía cạnh quan trọng của quá trình di chuyển thành công trong suốt quá trình.
Kết luận
Chúng tôi đã đề cập đến những điều bạn cần cân nhắc khi di chuyển dịch vụ bưu chính của mình. Nếu bạn hiện đang trong quá trình lựa chọn giải pháp di chuyển hoặc chỉ mới nghĩ về nó, điều quan trọng là phải tính đến tất cả những điều này. Chúng tôi làm việc với các giải pháp di chuyển từ Quest và sẵn sàng đề xuất những giải pháp này hiệu quả nhất trong việc giảm số bước thủ công và tăng lượng dữ liệu được truyền do di chuyển.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các phương pháp di chuyển hiệu quả, hãy gửi yêu cầu tới trên trang web của chúng tôi hoặc chỉ cần gọi điện và bạn cũng có thể nghiên cứu các tài liệu bổ sung bằng cách sử dụng các liên kết bên dưới:
Nguồn: www.habr.com