Khi triển khai hệ thống ERP làm sẵn, 53% công ty những thách thức nghiêm trọng đòi hỏi phải thay đổi quy trình kinh doanh và phương pháp tổ chức và 44% công ty phải đối mặt với các vấn đề kỹ thuật nghiêm trọng. Trong loạt bài viết, chúng tôi sẽ giải thích hệ thống ERP là gì, nó mang lại lợi ích như thế nào, cách xác định nhu cầu triển khai nó, những điều bạn cần biết khi chọn nhà cung cấp nền tảng và cách triển khai nó.
Khái niệm hệ thống ERP xuất phát từ Mỹ và được dịch theo nghĩa đen là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp – Enterprise Resource Planning. Về mặt học thuật, nó trông như thế này: “ERP là một chiến lược tổ chức để tích hợp sản xuất và vận hành, quản lý lao động, quản lý tài chính và quản lý tài sản, tập trung vào việc cân bằng và tối ưu hóa liên tục các nguồn lực doanh nghiệp thông qua gói phần mềm ứng dụng tích hợp, chuyên biệt (phần mềm) cung cấp một mô hình dữ liệu chung và các quy trình cho tất cả các lĩnh vực hoạt động."
Mỗi nhà cung cấp có thể hiểu hệ thống mà họ đã phát triển theo cách riêng của mình, dựa trên trọng tâm và nhiệm vụ cần giải quyết. Ví dụ, một hệ thống ERP phù hợp hơn cho bán lẻ nhưng không phù hợp cho nhà máy lọc dầu. Hơn nữa, mỗi công ty và nhân viên sử dụng nền tảng này sẽ tưởng tượng nó một cách khác nhau, dựa trên phần mà họ tiếp xúc trong công việc.
Về cốt lõi, ERP là một hệ thống thông tin để quản lý tất cả các quy trình kinh doanh và tài nguyên của công ty dựa trên một cơ sở dữ liệu duy nhất.
Tại sao bạn cần một hệ thống ERP?
Giống như bất kỳ hệ thống thông tin nào, ERP hoạt động với dữ liệu. Mỗi nhân viên và bộ phận liên tục tạo ra hàng trăm megabyte thông tin. Trong một tổ chức nhỏ, người quản lý có quyền truy cập trực tiếp vào tất cả thông tin và thời gian để giám sát các quy trình. Nếu một khối lượng lớn dữ liệu được tạo ra trong khuôn khổ một hoặc hai quy trình kinh doanh, thì người quản lý chỉ cần số hóa dữ liệu đó bằng các giải pháp CNTT có mục tiêu. Thông thường, một tổ chức mua phần mềm kế toán và CRM chẳng hạn.
Khi công ty phát triển, những quy trình riêng lẻ trước đây mất rất ít thời gian để quản lý sẽ được chuyển thành khối lượng thông tin lớn. Cùng với các quy trình kinh doanh khác, các luồng thông tin khác nhau đòi hỏi một đội ngũ nhân viên hành chính khổng lồ để kết hợp và phân tích chúng. Vì vậy, hệ thống ERP không chỉ cần thiết đối với các doanh nghiệp nhỏ mà còn đối với các doanh nghiệp vừa và lớn.
Làm thế nào để hiểu rằng một công ty cần một hệ thống ERP
Một câu chuyện điển hình đối với khách hàng của chúng tôi là như thế này. Tại một thời điểm nào đó, có thể thấy rõ rằng tất cả các quy trình chính đều được tự động hóa và hiệu quả công việc không tăng lên.
Hóa ra mỗi quy trình đều nằm trong hệ thống thông tin riêng của nó. Để liên kết chúng, nhân viên nhập dữ liệu theo cách thủ công vào từng hệ thống, sau đó ban quản lý sẽ thu thập dữ liệu trùng lặp theo cách thủ công để phân tích hoạt động của toàn công ty. Về nguyên tắc, cơ chế làm việc như vậy có hiệu quả ở một mức nhất định. Điều chính là xác định thời điểm đạt được hiệu quả tối đa trước khi nó xảy ra chứ không phải khi cần thay đổi cơ chế của các quy trình ở chế độ khẩn cấp.
Sẽ không có hệ thống thông tin nào báo cáo rằng đã đến lúc công ty phát triển đến mức cần có hệ thống ERP. Kinh nghiệm thế giới cho thấy 4 dấu hiệu chính giúp bạn hiểu điều này:
Không có đủ dữ liệu để đưa ra quyết định quản lý sáng suốt.
Bất kỳ quyết định nào trong kinh doanh đều có hậu quả mà cuối cùng dẫn đến tổn thất tài chính hoặc ngược lại là thu nhập. Chất lượng của một quyết định phụ thuộc vào thông tin mà nó dựa vào. Nếu dữ liệu lỗi thời, không đầy đủ hoặc không chính xác thì quyết định sẽ không chính xác hoặc mất cân bằng.
Những nguyên nhân chính dẫn đến sự không nhất quán về thông tin:
-
thông tin quan trọng được phân tán giữa các cá nhân nhân viên và các phòng ban;
-
không có quy định về việc thu thập dữ liệu;
-
Thông tin được thu thập bởi các nhân viên với các vai trò khác nhau và vào những thời điểm khác nhau.
Với nền tảng ERP phù hợp với quy trình kinh doanh của bạn, bạn có thể tập trung tất cả dữ liệu của mình. Tất cả thông tin được tạo ra bởi mỗi nhân viên và bộ phận trong một hệ thống duy nhất theo thời gian thực. Điều này có nghĩa là dữ liệu mà bạn và bất kỳ ai khác trong công ty có thể cần luôn chính xác và cập nhật nhất có thể.
Thiếu tích hợp giữa các hệ thống CNTT dẫn đến thất bại trong hoạt động và cản trở sự phát triển của công ty.
Mỗi hệ thống CNTT có các yêu cầu riêng về định dạng dữ liệu, được xây dựng tại các thời điểm khác nhau và sử dụng các công nghệ, nguyên tắc và ngôn ngữ lập trình khác nhau. Điều này được phản ánh trong công việc của nhân viên, những người tương tác như thể bằng các ngôn ngữ khác nhau và tốc độ tương tác.
Một hệ thống ERP kết hợp các chức năng riêng lẻ thành một không gian tích hợp và dễ hiểu. Hệ thống ERP đóng vai trò như một người phiên dịch, nói nhiều ngôn ngữ lập trình để đảm bảo sự cộng tác và thống nhất.
Khách hàng của bạn không hài lòng với dịch vụ.
Nếu khách hàng phàn nàn hoặc bỏ đi, bạn nên nghĩ đến hiệu quả. Điều này là do cầu lớn hơn cung, giao hàng trễ, dịch vụ chậm hoặc chỉ là cảm giác chung rằng doanh nghiệp không có đủ nguồn lực hoặc thời gian để chăm sóc từng khách hàng.
Khi một doanh nghiệp đã phát triển lên quy mô trung bình hoặc lớn, ERP sẽ biến những khách hàng không hài lòng thành những khách hàng trung thành. Khách hàng bắt đầu cảm nhận được sự cải thiện trong dịch vụ và trải nghiệm những thay đổi cùng với công ty.
Bạn đang sử dụng các hệ thống lỗi thời.
Theo Báo cáo Xu hướng Bảo vệ Dữ liệu Veeam 2020, rào cản chính đối với việc chuyển đổi kinh doanh kỹ thuật số là các công nghệ lỗi thời. Nếu một công ty vẫn đang làm việc với hệ thống nhập liệu thủ công hoặc hồ sơ giấy thì trong thời kỳ hậu đại dịch chắc chắn sẽ bị bỏ lại phía sau.
Ngoài ra, hệ thống CNTT của một công ty có thể khá hiện đại nhưng lại bị rã rời. Trong trường hợp này, mỗi bộ phận sẽ tạo ra kho thông tin riêng của mình, dữ liệu từ đó được đưa ra theo liều lượng hoặc không chính xác. Nếu việc tích hợp các hệ thống riêng lẻ cực kỳ tốn kém hoặc không thể thực hiện được thì cần phải thay đổi chúng thành một hệ thống ERP duy nhất.
Hệ thống ERP mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Hệ thống ERP là một sản phẩm mà công ty mua bằng chi phí của mình. Việc thực hiện nó được coi là một khoản đầu tư sẽ mang lại lợi nhuận. Không có nhà sản xuất hệ thống ERP nào đảm bảo rằng nó sẽ mang lại tăng trưởng doanh thu cho công ty. Và điều này không chỉ áp dụng cho hệ thống ERP mà còn cho bất kỳ giải pháp CNTT nào. Tuy nhiên, tất cả những lợi ích của việc thực hiện đều ảnh hưởng gián tiếp đến lợi nhuận:
Tiết kiệm trên hệ thống CNTT
Thay vì dành nguồn lực cho một số hệ thống khác nhau, mỗi hệ thống đều yêu cầu hỗ trợ chuyên biệt, cơ sở hạ tầng, giấy phép và đào tạo nhân viên, bạn có thể tập trung mọi chi phí vào một nền tảng ERP. Nó bao gồm các mô-đun thay thế các hệ thống khác nhau bằng các bộ phận tích hợp.
Nếu một hệ thống ERP được phát triển từ đầu để đáp ứng nhu cầu của một công ty cụ thể, thì nó có thể bao gồm các hệ thống và dịch vụ của bên thứ ba sẽ thuận tiện cho các đối tác kinh doanh, nhà cung cấp, khách hàng và các đối tác khác làm việc cùng.
Minh bạch đầy đủ
ERP cung cấp cho ban quản lý quyền truy cập đầy đủ vào mọi quy trình kinh doanh của bất kỳ bộ phận nào 24/7. Ví dụ: bạn có thể theo dõi hàng tồn kho hàng ngày, bao gồm cả các chuyến giao hàng theo kế hoạch và các chuyến giao hàng đang vận chuyển. Có một bức tranh hoàn chỉnh về mức tồn kho cho phép bạn kiểm soát vốn lưu động chính xác hơn.
Báo cáo tự động và lập kế hoạch mạnh mẽ
ERP tạo ra một hệ thống báo cáo thống nhất, duy nhất cho tất cả các quy trình. Nó tự động tạo ra các báo cáo và phân tích hữu ích bất cứ lúc nào. Với nó, ban quản lý sẽ không phải thu thập bảng tính và thư từ theo cách thủ công.
Do đó, nền tảng này giúp giải phóng thời gian cho việc lập kế hoạch chiến lược, phân tích và so sánh hiệu quả hoạt động của các bộ phận tốt hơn. Hệ thống ERP giúp tìm ra các xu hướng phân tích mà trước đây không được chú ý và thậm chí không có cơ hội để nhận thấy.
Tăng trưởng hiệu quả
Bản thân ERP không phải là thuốc chữa bách bệnh. Điều quan trọng không chỉ là phải tuân thủ các đặc thù của doanh nghiệp mà còn phải thực hiện nó một cách chính xác. Dựa theo Với 315 nhà cung cấp hệ thống ERP sẵn có, tỷ lệ triển khai chỉ thành công một phần được ước tính vào khoảng từ 25 đến 41%, tùy thuộc vào ngành. ERP phù hợp giúp giảm đáng kể thời gian và công sức dành cho công việc thường ngày.
Dịch vụ khách hàng
Dịch vụ khách hàng là một phần quan trọng của kinh doanh. Hệ thống ERP chuyển trọng tâm của nhân viên từ việc duy trì đăng ký khách hàng sang xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng.
Thống kê cho thấy 84% khách hàng trong công ty nếu họ không nhận được đủ câu trả lời cho các truy vấn. ERP cung cấp cho nhân viên tất cả các thông tin cần thiết và lịch sử khách hàng ngay tại thời điểm liên hệ. Với nó, nhân viên không phải giải quyết vấn đề quan liêu mà giải quyết vấn đề thu hút và giữ chân khách hàng. Khách hàng cảm nhận được lợi ích của việc triển khai nó, ngay cả khi không biết về những thay đổi trong công ty.
Bảo vệ dữ liệu
Khó có một hệ thống thông tin nào có thể đảm bảo tuyệt đối về bảo mật dữ liệu. Dữ liệu cá nhân của khách hàng và nhân viên, email, sở hữu trí tuệ, dữ liệu tài chính, hóa đơn, hợp đồng - càng có nhiều hệ thống xử lý thông tin này thì càng khó theo dõi rủi ro. Hệ thống ERP đưa ra các tiêu chuẩn thống nhất về truy cập, đầu vào và đầu ra dữ liệu và lưu trữ thông tin tập trung.
Tuy nhiên, thị phần của hệ thống ERP làm sẵn càng lớn thì càng dễ bị hacker tấn công. Tốt nhất bạn nên phát triển hệ thống ERP của riêng mình, cơ sở mã mà chỉ bạn mới có quyền truy cập. Nếu hệ thống ERP của công ty bạn được phát triển từ đầu, tin tặc sẽ không thể tìm thấy các bản sao của hệ thống để kiểm tra lỗ hổng trước tiên.
Năng suất cộng tác
Sự quan tâm đến sự hợp tác giữa các phòng ban hoặc nhân viên thường mất dần vì việc truyền dữ liệu đòi hỏi nhiều hoạt động thường ngày hoặc do bầu không khí tâm lý trong công ty. Một hệ thống thống nhất tự động hóa việc truy cập thông tin, loại bỏ trải nghiệm tiêu cực về yếu tố con người và tăng tốc độ giao tiếp trong công ty.
Quy trình kinh doanh hợp nhất
Hệ thống ERP dựng sẵn được phát triển theo các thông lệ tốt nhất trong ngành. Điều này cho phép các doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình của riêng họ.
Tuy nhiên, trên thực tế, doanh nghiệp phải đưa ra một lựa chọn khó khăn: hoặc mất nhiều thời gian và tốn kém để thiết lập và sửa đổi hệ thống ERP cho phù hợp với tiêu chuẩn của doanh nghiệp, hoặc việc tùy chỉnh quy trình kinh doanh của chính mình cho phù hợp sẽ gặp khó khăn. tiêu chuẩn của hệ thống ERP.
Có một cách thứ ba - bước đầu phát triển hệ thống cho quy trình kinh doanh của riêng bạn.
Khả năng mở rộng
Cho dù bạn đang mở rộng cơ sở khách hàng, mở rộng sang các thị trường mới, giới thiệu các quy trình, bộ phận hoặc sản phẩm mới hay mở rộng quy mô kinh doanh của mình, thì với nhà cung cấp phù hợp, nền tảng ERP của bạn có thể thích ứng với sự thay đổi.
Vì hệ thống ERP đang được triển khai vào tất cả các quy trình của công ty nên danh sách lợi ích có thể tăng lên tùy theo tình hình cụ thể. Có hàng chục, hàng trăm giải pháp làm sẵn được phát triển trên thị trường buộc người mua phải tham gia vào khuôn khổ đăng ký, tốc độ cập nhật và hỗ trợ, chức năng và kiến trúc khép kín - trong khuôn khổ của một nhà cung cấp duy nhất. Chỉ việc phát triển hệ thống ERP của riêng bạn mới mang lại cơ hội tối đa mà không có bất kỳ hạn chế nào.
Hãy đọc các bài viết sau để tìm hiểu cách chọn nhà sản xuất hệ thống ERP, những câu hỏi cần đặt ra để không bị mất tiền và những điều cần cân nhắc khi lập kế hoạch triển khai.
Nguồn: www.habr.com