Bất chấp sự phổ biến của chủ đề quản lý tài liệu điện tử, tại các ngân hàng Nga và khu vực tài chính nói chung, phần lớn mọi giao dịch đều được thực hiện theo cách cũ, trên giấy tờ. Và vấn đề ở đây không phải là sự bảo thủ của các ngân hàng và khách hàng của họ mà là việc thiếu phần mềm phù hợp trên thị trường.
Giao dịch càng phức tạp thì càng ít có khả năng được thực hiện trong khuôn khổ EDI. Ví dụ, một giao dịch cho thuê rất phức tạp vì nó có sự tham gia của ít nhất ba bên - ngân hàng, bên thuê và nhà cung cấp. Người bảo lãnh và người cầm cố thường được thêm vào chúng. Chúng tôi quyết định rằng các giao dịch như vậy có thể được số hóa hoàn toàn, do đó chúng tôi đã tạo ra hệ thống Cho thuê điện tử - dịch vụ đầu tiên ở Nga cung cấp đầy đủ EDI trong những tình huống như vậy. Kết quả là vào đầu tháng 2019 năm 37, XNUMX% tổng số giao dịch cho thuê được thực hiện thông qua E-Leasing. Bên dưới phần cắt, chúng tôi sẽ phân tích Cho thuê điện tử từ quan điểm về chức năng và triển khai kỹ thuật.
Chúng tôi bắt đầu phát triển hệ thống vào đầu năm 2017. Phần khó nhất là bắt đầu: xây dựng các yêu cầu cho sản phẩm, chuyển đổi ý tưởng thành các thông số kỹ thuật cụ thể. Tiếp theo là việc tìm kiếm nhà thầu. Việc chuẩn bị các thông số kỹ thuật, tư vấn - tất cả việc này mất khoảng bốn tháng. Bốn tháng sau, vào tháng 2017 năm 2018, phiên bản đầu tiên của hệ thống đã được phát hành, khá nhanh đối với một dự án đầy tham vọng như vậy. Phiên bản đầu tiên của E-Leasing có chức năng yêu cầu và ký các văn bản - không chỉ các văn bản chính mà còn cả thỏa thuận bảo lãnh và các thỏa thuận bổ sung khác có thể được yêu cầu trong quá trình làm việc theo hợp đồng cho thuê. Vào tháng XNUMX năm XNUMX, chúng tôi đã thêm khả năng yêu cầu tài liệu như một phần của hoạt động giám sát và vào tháng XNUMX cùng năm, chúng tôi đã thêm khả năng gửi hóa đơn điện tử.
Cho thuê điện tử hoạt động như thế nào?
Chúng tôi bắt đầu phát triển hệ thống vào đầu năm 2017. Toàn bộ quá trình từ việc xây dựng các yêu cầu cho sản phẩm đến việc chọn nhà thầu và phát hành bản phát hành đầu tiên chỉ mất chưa đầy một năm - chúng tôi đã tốt nghiệp vào tháng XNUMX.
Yêu cầu gói tài liệu từ các đối tác được thực hiện từ hệ thống kinh doanh của chúng tôi dựa trên cơ sở dữ liệu Corus SQL và Microsoft Dynamics NAV 2009. Tất cả tài liệu mà người tham gia cung cấp như một phần của giao dịch cũng được gửi đến đó để lưu trữ. Frontend là một cổng cho thuê điện tử cho phép các nhà cung cấp và khách hàng yêu cầu, tải xuống, in tài liệu và ký chúng bằng ECES (chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn nâng cao).
Bây giờ chúng ta hãy xem xét hoạt động của hệ thống chi tiết hơn theo sơ đồ trên.
Một yêu cầu được tạo từ thực thể “Thẻ đối tác” hoặc “Dự án”. Khi một yêu cầu được gửi đi, các bản ghi sẽ được tạo trong bảng yêu cầu. Nó chứa một mô tả về yêu cầu và các tham số. Đối tượng codeunit chịu trách nhiệm tạo ra yêu cầu. Một mục trong bảng được tạo với trạng thái Sẵn sàng, nghĩa là yêu cầu đã sẵn sàng được gửi. Bảng yêu cầu chứa mô tả về nội dung yêu cầu. Tất cả các tài liệu được yêu cầu đều nằm trong bảng tài liệu. Khi yêu cầu một tài liệu, trường “Trạng thái EDS” được đặt thành “Đã yêu cầu”.
Một công việc trên máy chủ CORUS chạy trên tác nhân SQL sẽ giám sát các bản ghi có trạng thái Sẵn sàng trong bảng truy vấn. Khi tìm thấy bản ghi như vậy, tác vụ sẽ gửi yêu cầu đến cổng Cho thuê điện tử. Nếu gửi thành công, mục nhập sẽ được đánh dấu trong bảng với trạng thái Đã phản hồi; nếu không, sẽ có trạng thái Lỗi. Kết quả của phản hồi được ghi lại trong các bảng khác nhau: mã phản hồi từ máy chủ và mô tả lỗi, nếu không thể gửi yêu cầu, trong một bảng; các bản ghi mô tả nội dung phản hồi - vào một bản ghi khác và vào bản ghi thứ ba - với các tệp nhận được do yêu cầu, với giá trị Tạo trong trường Trạng thái và giá trị Kiểm tra trong trường Trạng thái quét. Ngoài ra, tác vụ còn giám sát các sự kiện từ cổng Cho thuê điện tử và tạo các truy vấn trong các bảng truy vấn mà nó tự xử lý.
Một công việc khác giám sát các mục trong bảng tài liệu đã nhận với giá trị Tạo trong trường Trạng thái và giá trị Đã xác minh trong trường Trạng thái quét. Nhiệm vụ chạy cứ sau 10 phút. Phần mềm chống vi-rút chịu trách nhiệm về trường Trạng thái quét và nếu quá trình quét thành công, giá trị Đã xác minh sẽ được ghi lại. Chức năng này liên quan đến dịch vụ bảo mật thông tin. Đối tượng codeunit chịu trách nhiệm xử lý các bản ghi. Nếu mục nhập trong bảng tài liệu được chấp nhận được xử lý thành công thì mục đó sẽ được đánh dấu trong trường Trạng thái với giá trị Thành công và tài liệu được yêu cầu trong trường “Trạng thái EDS” trong bảng tài liệu sẽ nhận được trạng thái “Đã nhận”. Nếu không thể xử lý một mục trong bảng các tài liệu được chấp nhận, mục đó sẽ được đánh dấu trong trường Trạng thái với giá trị Không thành công và mô tả lỗi sẽ được ghi vào trường “Văn bản lỗi”. Không có gì thay đổi trong bảng tài liệu.
Tác vụ thứ ba giám sát tất cả các bản ghi trong bảng tài liệu có trạng thái không trống hoặc “Được chấp nhận”. Nhiệm vụ chạy mỗi ngày một lần vào lúc 23:30 và thu hồi tất cả các tài liệu hợp đồng chưa được ký trong ngày hiện tại. Tác vụ tạo yêu cầu xóa tài liệu hợp đồng trong bảng yêu cầu và phản hồi, đồng thời thay đổi trường “Trạng thái” thành giá trị “Đã rút” trong bảng tài liệu.
Cho thuê điện tử từ phía người dùng
Đối với người dùng, tất cả bắt đầu bằng việc nhận được lời mời tham gia EDF từ người quản lý khách hàng của chúng tôi. Khách hàng nhận được một lá thư và thực hiện một thủ tục đăng ký đơn giản. Khó khăn chỉ có thể phát sinh nếu nơi làm việc của người dùng chưa sẵn sàng làm việc với chữ ký điện tử. Một phần đáng kể các cuộc gọi tới bộ phận hỗ trợ kỹ thuật có liên quan đến vấn đề này. Hệ thống cho phép đối tác cấp quyền truy cập vào tài khoản cá nhân của mình cho nhân viên của mình - ví dụ: kế toán viên làm việc với hóa đơn, v.v.
đăng ký
Kế hoạch làm việc tiếp theo cũng đơn giản nhất có thể đối với mỗi bên. Việc yêu cầu tài liệu cho một giao dịch cũng như ký kết tài liệu hợp đồng được thực hiện thông qua việc thiết lập các nhiệm vụ trong hệ thống nội bộ của chúng tôi.
Yêu cầu hồ sơ
Sau khi gửi cho khách hàng bất kỳ yêu cầu hoặc tài liệu nào để ký, một thông báo sẽ được gửi đến địa chỉ email của khách hàng rằng hoạt động tương ứng đã được tạo trong tài khoản cá nhân của khách hàng. Từ giao diện của nó, khách hàng tải gói tài liệu lên hệ thống, đặt chữ ký điện tử và chúng tôi có thể xem xét giao dịch. Sau đó, các tài liệu hợp đồng được ký kết theo lộ trình “Nhà cung cấp – Khách hàng – Cho thuê Sberbank”.
Thỏa thuận hiện tại
Quản lý tài liệu điện tử trong trường hợp của chúng tôi không nhất thiết bao hàm bất kỳ hành động nào của khách hàng từ đầu đến cuối. Bạn có thể kết nối với hệ thống ở bất kỳ giai đoạn nào của giao dịch. Ví dụ: một khách hàng đã cung cấp một hồ sơ trên giấy và sau đó quyết định ký một thỏa thuận trong EDI - kịch bản này hoàn toàn có thể thực hiện được. Tương tự như vậy, những khách hàng có hợp đồng cho thuê hợp lệ với Sberbank Leasing có thể kết nối với E-Leasing để nhận hóa đơn điện tử.
Sau khi tính toán hiệu quả kinh tế của việc sử dụng E-Leasing, chúng tôi đã cung cấp cho khách hàng mức chiết khấu bổ sung khi sử dụng dịch vụ. Hóa ra cuối cùng không cần phải đến gặp khách hàng và nhà cung cấp để ký cũng như in và dập ghim các hợp đồng. giảm 18% chi phí giao dịch (tạo và hỗ trợ).
Dự án sẽ phát triển như thế nào
Hiện tại, E-Leasing đang hoạt động ổn định tuy không hoàn hảo. Cơ chế gửi hóa đơn điện tử cho nhân viên của chúng ta chưa thân thiện với người dùng. Vấn đề được giải thích là do bản thân quy trình này khá phức tạp vì người vận hành EDF liên tục tham gia vào nó. Anh ta đưa ra biên nhận cho biết anh ta đã xuất hóa đơn và người quản lý ký vào biên nhận này. Sau đó, người dùng ở phía bên kia (khách hàng) ký vào thông báo và biên lai, việc này lại thông qua nhà điều hành quản lý tài liệu điện tử. Trong các phiên bản sau, chúng tôi sẽ cố gắng làm cho quá trình này thuận tiện hơn. “Khu vực phát triển” cũng bao gồm chức năng yêu cầu tài liệu giám sát, chức năng này khá phù hợp với các khách hàng lớn.
Trong sáu tháng tới, chúng tôi dự định chuyển hệ thống sang nền tảng mới, nền tảng này sẽ cho phép chúng tôi tối ưu hóa công việc với việc quản lý tài liệu điện tử, làm cho giao diện dễ hiểu và thân thiện hơn với người dùng cũng như mở rộng chức năng của tài khoản cá nhân. Và cũng bổ sung thêm các chức năng mới - từ tạo yêu cầu đến xem tài liệu về tất cả các giao dịch mà khách hàng thực hiện thông qua E-Leasing. Chúng tôi hy vọng rằng hệ thống mà khách hàng, nhà cung cấp và người bảo lãnh đã tích cực tham gia sẽ trở nên thuận tiện hơn nữa cho mọi người.
Nguồn: www.habr.com