Hợp tác là một điểm hạn chế của các công cụ văn phòng truyền thống. Khi mười người cùng làm việc trên một tệp, sẽ tốn nhiều thời gian và công sức hơn không phải cho việc chỉnh sửa mà là tìm kiếm các thay đổi và tác giả của chúng. Điều này phức tạp bởi nhiều ứng dụng không phải lúc nào cũng tương thích. Một cách để giải quyết vấn đề này là chuyển sang bộ ứng dụng văn phòng dựa trên đám mây. Không có nhiều người trong số họ và chúng tôi sẽ cho bạn biết cách chúng tôi vượt qua chủ nghĩa bảo thủ của nhân viên Câu lạc bộ Forex và có thể chuyển một công ty phân phối với hàng trăm văn phòng sang G Suite chỉ trong vài tháng.
Tại sao bạn quyết định thực hiện chuyển đổi?
Câu lạc bộ Forex thường được nhớ đến trong bối cảnh giao dịch trực tuyến về tỷ giá hối đoái. Nhưng công ty này làm việc với một số loại công cụ tiền tệ ở các quốc gia khác nhau trên thế giới. Do đó, nó có cơ sở hạ tầng CNTT rất phức tạp với nền tảng riêng dành cho khách hàng.
Vào thời điểm chúng tôi gặp nhau, văn phòng hỗ trợ của công ty đang sử dụng nhiều nền tảng và ứng dụng khác nhau. Công cụ làm việc chính của hầu hết nhân viên là bộ ứng dụng văn phòng Microsoft và thư trên Zimbra. Trên hết đây là cấu trúc thượng tầng bao gồm bộ lưu trữ bổ sung, bản sao lưu, phần mềm chống vi-rút, nhiều trình kết nối và tích hợp cũng như quản lý giấy phép của Microsoft và Zimbra với các cuộc kiểm tra định kỳ.
Bộ phận CNTT của Câu lạc bộ Forex rất tốn kém để duy trì hệ thống này. Cơ sở hạ tầng phức tạp yêu cầu thuê một số lượng lớn máy chủ, các gói DRP trong trường hợp các máy chủ này ngừng hoạt động hoặc lỗi kết nối Internet và các bản sao lưu. Để đảm bảo hoạt động không gặp sự cố, theo thời gian, một bộ phận quản trị viên đặc biệt đã được thành lập, những người vẫn chịu trách nhiệm kiểm tra giấy phép.
Do có quá nhiều chương trình khác nhau nên các nhân viên Câu lạc bộ Forex bình thường đã nảy sinh nhiều vấn đề. Nếu không theo dõi phiên bản tài liệu, rất khó để tìm ra tác giả của một số bản sửa đổi và phiên bản cuối cùng của văn bản hoặc bảng.
Trong nỗ lực giảm chi phí bảo trì, Forex Club đang tìm kiếm một cách đơn giản hơn để giải quyết những vấn đề tương tự. Đây là nơi sự tương tác của chúng tôi bắt đầu.
Tìm một giải pháp thay thế
Để thực hiện cộng tác toàn diện, cần phải thay đổi chính cách tiếp cận - chuyển từ bộ nhớ cục bộ sang đám mây. Câu lạc bộ Forex bắt đầu tìm kiếm giải pháp đám mây chung cho tất cả các ứng dụng văn phòng. Có hai ứng cử viên: Office 365 và G Suite.
Office 365 là ưu tiên hàng đầu vì nhiều giấy phép của Microsoft đã được mua từ Câu lạc bộ Forex. Nhưng Office 365 chỉ đưa một phần chức năng của bộ ứng dụng văn phòng lên đám mây. Người dùng vẫn cần tải ứng dụng từ tài khoản cá nhân của mình và sử dụng nó để làm việc với các tài liệu theo sơ đồ cũ: gửi và lưu lại các bản sao với chỉ mục phiên bản.
G Suite của Google Cloud có nhiều tính năng cộng tác hơn và rẻ hơn. Trong trường hợp các sản phẩm của Microsoft, bạn sẽ phải sử dụng Thỏa thuận doanh nghiệp và đây là một mức chi tiêu hoàn toàn khác (thậm chí còn tính đến phần mềm đã mua). Và với sự giúp đỡ của chúng tôi, việc triển khai G Suite đã diễn ra theo chương trình của Google, chương trình này đã đền bù chi phí cho những khách hàng lớn khi chuyển sang sử dụng dịch vụ của công ty.
Người ta đã lên kế hoạch chuyển hầu hết các dịch vụ được nhân viên sử dụng sang G Suite:
- Lịch và email (Lịch Gmail và Google);
- Ghi chú (Google Keep);
- Trò chuyện và hội nghị trực tuyến (Chat, Hangouts);
- Bộ ứng dụng văn phòng và trình tạo khảo sát (Google Docs, Google Forms);
- Bộ nhớ dùng chung (GDrive).
Vượt qua tiêu cực
Việc triển khai bất kỳ công cụ nào, ngay cả công cụ tiện lợi nhất, luôn vấp phải phản ứng tiêu cực từ người dùng cuối. Nguyên nhân chính là do tính bảo thủ, vì mọi người không muốn thay đổi bất cứ điều gì và làm quen với những cách làm việc mới. Tình hình trở nên phức tạp do nhận thức cụ thể về sự hiện diện của trang web chỉ đơn giản là đi bộ trên các trang web (nhưng không hoạt động trên các trang web này), phổ biến ở những nhân viên không chuyên về CNTT. Họ chỉ không hiểu cách làm việc với nó.
Về phía Forex CLub, Dmitry Ostroverkhov chịu trách nhiệm thực hiện dự án. Anh theo dõi các giai đoạn thực hiện, thu thập phản hồi của người dùng và ưu tiên các nhiệm vụ. Việc cùng nhau chuẩn bị, khảo sát nhân viên và giải thích các quy định của công ty đã giúp chúng tôi bắt đầu dễ dàng hơn.
Nhiệm vụ chính của Softline trong dự án này là đào tạo người dùng và quản trị viên hệ thống cũng như cung cấp hỗ trợ kỹ thuật ở giai đoạn đầu. Chúng tôi đã giải thích cách thức hoạt động của sản phẩm thông qua một loạt khóa đào tạo. Tổng cộng, chúng tôi đã thực hiện 15 khóa đào tạo, mỗi khóa 4 giờ. Việc đầu tiên - trước khi thí điểm - dành cho các quản trị viên hệ thống đang chuẩn bị nền tảng cho việc chuyển đổi. Và những cái tiếp theo dành cho nhân viên bình thường.
Là một phần của chương trình đào tạo chính, chúng tôi nhấn mạnh những lợi ích đã bù đắp cho những khó khăn của người dùng cuối trong việc làm quen với công cụ mới. Và vào cuối mỗi khóa đào tạo, nhân viên có thể đưa ra những câu hỏi của riêng mình, điều này giúp loại bỏ những cạm bẫy khi bắt đầu công việc.
Mặc dù Câu lạc bộ Forex tổ chức các hội thảo đào tạo cho khách hàng của mình nhưng công ty không thể tự mình triển khai đào tạo về G Suite do thiếu giáo viên có năng lực cần thiết. Để đánh giá tác động của các khóa đào tạo của chúng tôi, Câu lạc bộ Forex đã tiến hành khảo sát sinh viên trước và một thời gian sau khóa đào tạo. Cuộc khảo sát đầu tiên cho thấy nhận thức chủ yếu là tiêu cực về những thay đổi sắp tới. Thứ hai, ngược lại, là sự gia tăng tính tích cực. Mọi người bắt đầu nhận ra rằng điều này áp dụng cho công việc của họ.
Văn phòng thí điểm
Dự án bắt đầu vào cuối năm 2017, khi 2018 quản trị viên hệ thống chuyển sang G Suite. Những người này phải trở thành những người tiên phong xác định ưu và nhược điểm của giải pháp và tạo tiền đề cho sự chuyển đổi. Chúng tôi đã tính đến phản hồi và đề xuất của họ và vào tháng XNUMX năm XNUMX, chúng tôi đã chọn một chi nhánh quy mô trung bình có quản trị viên hệ thống địa phương cho quá trình chuyển đổi thử nghiệm đầu tiên của những nhân viên không thuộc lĩnh vực CNTT.
Quá trình chuyển đổi được thực hiện đồng thời. Đúng, mọi người khó chuyển sang các công cụ mới, do đó, khi phải lựa chọn giữa giải pháp đám mây và ứng dụng dành cho máy tính để bàn, người dùng sẽ hướng tới một máy tính để bàn quen thuộc hơn và làm chậm các kế hoạch nâng cấp toàn cầu. Vì vậy, sau khi hoàn thành khóa đào tạo văn phòng thí điểm, chúng tôi đã nhanh chóng chuyển đổi mọi người sang G Suite. Trong vài tuần đầu tiên, đã có một số phản đối và quản trị viên hệ thống địa phương đã giải quyết vấn đề này, người này đã giải thích và chỉ ra tất cả những điểm khó khăn.
Sau văn phòng thí điểm, chúng tôi đã chuyển hoàn toàn toàn bộ bộ phận CNTT của Câu lạc bộ Forex sang G Suite.
Thay đổi mạng lưới chi nhánh
Sau khi phân tích kinh nghiệm của dự án thí điểm, cùng với bộ phận CNTT của Câu lạc bộ Forex, chúng tôi đã phát triển một kế hoạch chuyển đổi cho phần còn lại của công ty. Theo kế hoạch ban đầu, quá trình này sẽ diễn ra theo hai giai đoạn. Ở giai đoạn đầu tiên, chúng tôi chỉ muốn đào tạo những nhân viên trung thành nhất của Câu lạc bộ Forex về sản phẩm, những người sẽ quảng bá dự án tại văn phòng của họ và giúp các đồng nghiệp chuyển sang nền tảng mới như một phần của giai đoạn thứ hai. Để chọn ra những “nhà truyền giáo” trong công ty, chúng tôi đã thực hiện một cuộc khảo sát, kết quả vượt quá mọi mong đợi: khoảng một nửa toàn bộ Câu lạc bộ Forex đã phản hồi. Sau đó, chúng tôi quyết định không kéo dài quy trình và bỏ qua giai đoạn “thực hiện thông qua nhân viên”.
Như trong dự án thí điểm, các trụ sở chính được di chuyển trước tiên, nơi có quản trị viên hệ thống địa phương - anh ta đã giúp đối phó với những khó khăn mới nổi. Ở mỗi văn phòng, việc chuyển đổi sang các công cụ mới đều được thực hiện trước khi đào tạo. Việc đào tạo phải được lên kế hoạch theo một lịch trình linh hoạt có tính đến các múi giờ và lịch trình làm việc khác nhau. Ví dụ: đối với các văn phòng ở Kazakhstan và Trung Quốc, quá trình đào tạo phải bắt đầu lúc 5 giờ sáng theo giờ Moscow (nhân tiện, G Suite hoạt động rất tốt ở Trung Quốc, bất kể thế nào).
Theo sau trụ sở chính, mạng lưới chi nhánh chuyển sang G Suite - khoảng 100 điểm. Điểm đặc biệt của giai đoạn cuối của dự án là các chi nhánh này chủ yếu có nhân viên bán hàng làm việc nhiều với bảng tính. Chúng tôi đã tiến hành đào tạo họ trong hai tuần để giúp chuyển dữ liệu.
Đồng thời, các chuyên gia của chúng tôi đã làm việc “ở phía sau” để hỗ trợ chính Câu lạc bộ Forex, vì ngay sau khi chuyển đổi sang G Suite, số lượng cuộc gọi tới bộ phận hỗ trợ kỹ thuật đã tăng lên như mong đợi. Đỉnh điểm của yêu cầu xảy ra trong quá trình chuyển đổi mạng chi nhánh, nhưng dần dần số lượng yêu cầu bắt đầu giảm. Yêu cầu về các sản phẩm văn phòng và e-mail, quản lý giấy phép phần mềm, làm việc với máy chủ và thiết bị mạng cũng như các kênh liên lạc dự phòng đã giảm đặc biệt. Nghĩa là, việc triển khai đã giảm tải cho tuyến hỗ trợ đầu tiên và văn phòng hỗ trợ.
Tổng cộng, việc chuyển văn phòng mất khoảng hai tháng: vào tháng 2018 năm XNUMX, công việc đã hoàn thành ở các phòng ban chính và vào tháng XNUMX - trên toàn bộ mạng lưới chi nhánh.
Cạm bẫy
Tốc độ di chuyển email đã trở thành một vấn đề lớn. Mất 1 giây để chuyển một email từ Zimbra sang Gmail bằng IMAP Sync. Khoảng 700 nhân viên làm việc tại một trăm văn phòng của Câu lạc bộ Forex và mỗi văn phòng trong số họ có hàng nghìn lá thư (tổng cộng họ phục vụ hơn 2 triệu khách hàng). Vì vậy, để tăng tốc quá trình di chuyển, chúng tôi đã sử dụng Công cụ di chuyển G Suite; với công cụ này, quá trình sao chép email diễn ra nhanh hơn.
Không cần phải chuyển dữ liệu từ lịch và nhiệm vụ. Mặc dù cơ sở hạ tầng cũ đã có một số giải pháp nhưng vẫn chưa được nhân viên sử dụng triệt để. Ví dụ: lịch công ty được triển khai dưới dạng cổng thông tin trên Bitrix, điều này bất tiện nên nhân viên có công cụ riêng và nhân viên tự thực hiện việc truyền dữ liệu.
Ngoài ra, việc chuyển giao các tài liệu vận hành cũng nằm trong tay người dùng (chúng ta chỉ đang nói về dữ liệu về công việc hiện tại - một giải pháp khác được sử dụng cho cơ sở tri thức của công ty). Không có câu hỏi nào ở đây. Chỉ là tại một thời điểm nào đó, đường dây quản trị đã được vạch ra — trách nhiệm đối với thông tin được lưu trữ cục bộ được chuyển cho chính người dùng, trong khi tính an toàn và bảo mật của dữ liệu trên Google Drive đã được bộ phận CNTT giám sát.
Rất tiếc, không thể tìm thấy các giải pháp tương tự trong G Suite cho tất cả các quy trình công việc. Ví dụ: các hộp thư chung mà nhân viên Forex Club quen sử dụng không có bộ lọc trong Gmail nên rất khó tìm được một lá thư cụ thể. Đã xảy ra sự cố tương tự với việc ủy quyền SSO trong Google Chat nhưng sự cố này đã được giải quyết thông qua yêu cầu gửi tới bộ phận hỗ trợ của Google.
Vấn đề chính đối với người dùng liên quan đến việc các dịch vụ của Google chưa có một số chức năng của các đối thủ cạnh tranh, chẳng hạn như Skype hoặc Office 365. Hangouts chỉ cho phép bạn thực hiện cuộc gọi, Google Chat thiếu trích dẫn và Google Trang tính thiếu hỗ trợ cho các macro của Microsoft Excel.
Ngoài ra, các sản phẩm của Microsoft và Google Cloud tiếp cận các công cụ chỉnh sửa bảng theo cách khác nhau. Các tệp Word chứa bảng đôi khi được mở trong Google Docs có định dạng không chính xác.
Khi chúng tôi đã quen với cơ sở hạ tầng mới, một số khó khăn đã được giải quyết thông qua các phương pháp thay thế. Ví dụ: thay vì macro trong bảng tính, các tập lệnh được sử dụng, điều mà nhân viên của Câu lạc bộ Forex thậm chí còn nhận thấy thuận tiện hơn. Không thể tìm thấy nội dung tương tự chỉ dành cho bộ phận tài chính của Câu lạc bộ Forex, nơi xử lý các báo cáo 1C (có tập lệnh, định dạng phức tạp). Vì vậy, anh ấy chỉ chuyển sang Google Trang tính để cộng tác. Các tài liệu khác vẫn sử dụng gói văn phòng (Excel).
Tổng cộng, Forex Club giữ lại khoảng 10% giấy phép Microsoft Office. Đây là điều bình thường đối với những dự án như vậy: một số ít nhân viên sử dụng các chức năng nâng cao của bộ ứng dụng văn phòng, số còn lại dễ dàng chấp nhận thay thế.
Cần lưu ý rằng không có chuyển đổi quy mô lớn nào được thực hiện trên phần còn lại của cơ sở hạ tầng. Câu lạc bộ Forex đã không từ bỏ Jira và Confluence, mặc dù họ đã triển khai Google Keep cho các nhiệm vụ vận hành. Để tích hợp Jira và Confluence với G Suite, chúng tôi đã triển khai các plugin cho phép bạn truyền dữ liệu nhanh chóng. Hệ thống giám sát cũng như nhiều công cụ bổ sung vẫn được giữ nguyên: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS, v.v. Đương nhiên, quản trị viên hệ thống vẫn ở các chi nhánh.
Thử nghiệm Chromebook
Đang tìm cách cắt giảm chi phí, Forex Club đã hình dung ra việc chuyển mọi người sang các máy trạm di động được hỗ trợ bởi Chromebook. Bản thân thiết bị này cực kỳ rẻ và với việc sử dụng các dịch vụ đám mây, người ta có thể nhanh chóng triển khai một máy trạm trên đó.
Chúng tôi đã thử nghiệm máy trạm di động trên một nhóm nhỏ người dùng gồm 25 người ở bộ phận bán hàng. Các nhân viên trong bộ phận này không có nhiệm vụ ngăn cản họ chỉ làm việc qua web, vì vậy quá trình di chuyển này lẽ ra phải diễn ra liền mạch đối với họ. Nhưng dựa trên kết quả thử nghiệm, hóa ra phần cứng của một chiếc Chromebook rẻ tiền không đủ để hoạt động chính xác tất cả các ứng dụng của công ty Forex Club. Và những mẫu đắt tiền hơn phù hợp với các thông số kỹ thuật hóa ra lại có giá thành tương đương với các máy tính xách tay chạy Windows cổ điển. Kết quả là họ quyết định từ bỏ dự án.
Điều gì đã thay đổi với sự xuất hiện của G Suite
Trái ngược với mọi định kiến và ngờ vực, 3 tháng sau khóa đào tạo, 80% nhân viên ghi nhận trong các cuộc khảo sát rằng G Suite thực sự giúp họ làm việc với tài liệu dễ dàng hơn. Sau quá trình chuyển đổi, khả năng di chuyển của nhân viên tăng lên và họ bắt đầu làm việc nhiều hơn bằng cách sử dụng các thiết bị đeo được:
Thống kê sử dụng thiết bị di động theo Forex Club
Google Biểu mẫu đã trở nên phổ biến rộng rãi. Trong các phòng ban, họ có thể nhanh chóng tiến hành các cuộc khảo sát mà trước đây yêu cầu sử dụng thư, thu thập kết quả theo cách thủ công. Việc chuyển đổi sang Google Chat và Hangouts Meet gây ra nhiều câu hỏi và phàn nàn nhất vì chúng thường có ít chức năng hơn nhưng việc sử dụng chúng khiến nhiều ứng dụng nhắn tin tức thời trong công ty có thể bị loại bỏ.
Kết quả của dự án được đưa ra bởi Dmitry Ostroverkhov, người mà chúng tôi đã làm việc cùng: “Dự án đã giảm chi phí cho cơ sở hạ tầng CNTT của Câu lạc bộ Forex và đơn giản hóa việc hỗ trợ. Toàn bộ lớp nhiệm vụ bảo trì quy trình đã biến mất vì những vấn đề này đã được giải quyết về phía Google. Giờ đây, tất cả các dịch vụ đều có thể được định cấu hình từ xa, chúng được hỗ trợ bởi một số quản trị viên của Google và bộ phận CNTT đã giải phóng thời gian và tài nguyên cho những việc khác.”
Nguồn: www.habr.com