Chúng tôi đã viết nhiều lần về cách công nghệ của chúng tôi trợ giúp và thậm chí xử lý thông tin từ bất kỳ loại tài liệu nào và nhập dữ liệu vào hệ thống kế toán. Hôm nay chúng tôi sẽ cho bạn biết cách chúng tôi triển khai в – nhà cung cấp nhiệt và nước nóng lớn nhất ở Moscow.
Hãy tưởng tượng bạn ở vị trí của một kế toán viên bình thường. Chúng tôi hiểu rằng điều này không dễ dàng nhưng hãy cố gắng. Mỗi ngày bạn nhận được một số lượng lớn hóa đơn giấy, hóa đơn, chứng chỉ, v.v. Và đặc biệt là rất nhiều - trong những ngày trước khi báo cáo. Tất cả các chi tiết và số tiền cần phải được kiểm tra, đánh máy lại và nhập vào hệ thống kế toán một cách nhanh chóng và cẩn thận, thực hiện các giao dịch theo cách thủ công và gửi tài liệu đến kho lưu trữ để kịp thời gửi đi xác minh cho kiểm toán nội bộ, cơ quan thuế, thuế quan. cơ quan quản lý và những người khác. Khó? Nhưng đây là một tập quán kinh doanh lâu đời tồn tại ở nhiều công ty. Cùng với MOEK, chúng tôi đã đơn giản hóa công việc khó khăn này và làm cho nó trở nên thuận tiện hơn. Nếu bạn quan tâm đến việc nó diễn ra như thế nào, chào mừng bạn đến với con mèo.
Bức ảnh cho thấy Moscow CHPP-21, nhà sản xuất năng lượng nhiệt lớn nhất châu Âu. Nhiệt sinh ra tại trạm này được MOEK cung cấp cho 3 triệu cư dân phía bắc Moscow. .
MOEK có hơn chục chi nhánh ở Moscow. Họ phục vụ 15 km mạng lưới sưởi ấm, 811 trạm nhiệt và phòng nồi hơi, 94 điểm sưởi ấm và 10 trạm bơm, đồng thời xây dựng và lắp đặt hệ thống cung cấp nhiệt mới. Công ty mua sắm các loại thiết bị và dịch vụ phục vụ cho hoạt động kinh doanh: . Việc chuẩn bị các tài liệu ở mỗi bộ phận bắt đầu mua hàng được thực hiện bởi các nhân viên đặc biệt - người giám sát hợp đồng.
Hợp đồng được thực hiện như thế nào trong một công ty lớn? Khi người phụ trách ký kết thỏa thuận, họ sẽ nhận được nhiều tài liệu giấy quan trọng từ đối tác: phiếu giao hàng, giấy chứng nhận cung cấp dịch vụ, hóa đơn, chứng chỉ, v.v. Thông thường, người phụ trách quét giấy tờ kinh doanh rồi đính kèm bản quét vào đơn hàng trong tài nguyên doanh nghiệp hệ thống quản lý. Bộ điều khiển tài chính kiểm tra thủ công tất cả dữ liệu. Sau đó, người phụ trách mang hồ sơ gốc đến bộ phận kế toán. Hoặc người chuyển phát nhanh thực hiện việc này và khi đó việc chuyển tài liệu có thể mất nhiều thời gian hơn - từ vài giờ đến vài ngày.
Và mọi thứ sẽ ổn, nhưng cũng như ở nhiều công ty khác:
- Giấy tờ có thể đến phòng kế toán vài ngày trước khi báo cáo được nộp. Khi đó các kế toán viên phải làm việc ngày đêm tại nơi làm việc. Bạn cần kiểm tra thủ công các hóa đơn, hóa đơn,… đã được điền chính xác chưa, sau đó nếu đúng thì nhân viên nhập lại số liệu vào hệ thống kế toán và hạch toán. Đồng thời, 90% thời gian của kế toán được dành cho việc in lại dữ liệu - chi tiết, số tiền, ngày tháng, mã số mặt hàng, v.v. Bởi vì điều này, có nguy cơ mắc sai lầm.
- Tài liệu có thể đến với sai sót. Và đôi khi một số hóa đơn hoặc chứng chỉ bị thiếu. Đôi khi điều này trở nên rõ ràng vào những ngày cuối cùng trước khi báo cáo được gửi. Vì điều này, thời gian phê duyệt tài liệu có thể bị chậm trễ.
- Sau khi ghi sổ, kế toán lưu hóa đơn, hóa đơn, chứng từ vào kho giấy và kho điện tử riêng. Tại sao điều này lại khó khăn? Ví dụ, MOEK hoạt động theo thuế quan và do đó có nghĩa vụ phải thường xuyên báo cáo chi phí của mình cho cơ quan điều hành. Và khi đợt kiểm tra nhà nước hoặc thuế tiếp theo đến với bộ phận kế toán, nhân viên phải tìm kiếm tài liệu rất lâu.
Bộ phận kế toán MOEK từng trông như thế này:
MOEK là công ty đầu tiên trong ngành năng lượng quyết định xây dựng lại và đơn giản hóa cơ chế này nhằm nhanh chóng kết thúc các giao dịch và gửi báo cáo, đánh giá tốt hơn những thay đổi của thị trường trong hoạt động mua sắm và hoạch định chiến lược tài chính của mình. Việc tự mình thay đổi hệ thống làm việc lâu đời của bộ phận kế toán không phải là điều dễ dàng nên công ty đã quyết định chuyển đổi nó cùng với đối tác của mình - ABBYY.
Không sớm nói hơn làm
Một nhóm chuyên gia ABBYY đã triển khai một nền tảng phổ quát để xử lý thông tin thông minh tại MOEK và được cấu hình:
- mô tả linh hoạt (mẫu trích xuất dữ liệu) để xử lý tài liệu. Chúng tôi đã nói chuyện chi tiết về nó là gì và nó cần thiết để làm gì trên Habré и . Bằng cách sử dụng giải pháp, MOEK xử lý hơn 30 loại tài liệu (ví dụ: giấy chứng nhận thiết bị đã lắp đặt hoặc giấy chứng nhận phí đại lý) và trích xuất từ chúng hơn 50 thuộc tính (số tài liệu, tổng số tiền bao gồm VAT, tên người mua, người bán, nhà thầu, số lượng hàng hóa...);
- một trình kết nối để thực hiện kiểm tra và tải lên dữ liệu, kết nối ABBYY FlexiCapture, SAP và OpenText. Nhờ trình kết nối, có thể tự động kiểm tra dữ liệu từ đơn đặt hàng và hợp đồng bằng nhiều thư mục khác nhau. Chúng ta sẽ nói về điều này dưới đây;
- xuất tài liệu sang kho lưu trữ điện tử dựa trên OpenText. Bây giờ tất cả các bản quét tài liệu được lưu trữ ở một nơi;
- dự thảo các mục kế toán trong SAP ERP có liên kết đến hình ảnh tài liệu được quét.
Sau đó, nhân viên của ABBYY và MOEK đã phát triển một biểu mẫu tìm kiếm để kế toán có thể tìm thấy các tài khoản quan trọng theo bất kỳ thuộc tính nào trong kho lưu trữ điện tử trong vài giây và gửi chúng đi kiểm tra thuế.
Có thể tìm kiếm bằng 26 tiêu chí khác nhau (có thể nhấp vào hình ảnh):
Sau khi MOEK thử nghiệm thành công toàn bộ hệ thống và đưa vào vận hành. Toàn bộ dự án, bao gồm cả phê duyệt, làm rõ và cải tiến, được hoàn thành trong 10 tháng.
Sơ đồ công việc sau khi triển khai ABBYY FlexiCapture:
Bạn có cảm thấy như không có gì thay đổi? Đúng, quy trình kinh doanh vẫn như cũ, chỉ là hầu hết các chức năng hiện đều do máy thực hiện.
Đi dây, xong!
Bây giờ mọi chuyện thế nào? Giả sử người phụ trách hợp đồng đã nhận được một bộ tài liệu chính cho giao dịch cung cấp máy bơm cho các nhà máy nhiệt điện, hoặc ví dụ như xây dựng mạng lưới sưởi ấm. Chuyên gia không còn cần phải tự mình kiểm tra tính đầy đủ, nội dung của hồ sơ mà gọi chuyển phát nhanh và gửi hồ sơ gốc cho bộ phận kế toán. Người phụ trách chỉ cần quét bộ tài liệu chính đã được ký và sau đó công nghệ sẽ tiếp quản.
Bằng cách sử dụng hệ thống quét mạng, nhân viên sẽ gửi các bản quét ở định dạng TIFF hoặc PDF tới thư mục hoặc email nóng của mình. Sau đó, anh ấy mở trạm nhập web ABBYY FlexiCapture và chọn loại tài liệu được đặt để xử lý. Ví dụ: “mua công trình/dịch vụ có tính phí đại lý”, “tiếp nhận nguồn lực vật chất và kỹ thuật (MTR)” hoặc “kế toán tài sản”.
Loại bộ dữ liệu xác định số lượng, loại tài liệu, dữ liệu cần thiết mà hệ thống phải phân loại, nhận dạng và xác minh.
Người phụ trách tải lên các bản quét để nhận dạng. Hệ thống tự động kiểm tra sự hiện diện của tất cả các tài liệu, nội dung của từng giấy tờ và máy chủ nhận dạng các chi tiết - ngày hợp đồng, số tiền, địa chỉ, mã số thuế, điểm kiểm tra và các dữ liệu khác. Nhân tiện, MOEK là công ty năng lượng đầu tiên ở Nga sử dụng phương pháp này.
Nếu người quản lý chưa tải lên đầy đủ tài liệu hoặc một số hóa đơn không chứa đầy đủ dữ liệu, hệ thống thông báo và yêu cầu ngay nhân viên sửa lỗi:
Hệ thống khiếu nại và yêu cầu bổ sung các tài liệu còn thiếu (sau đây có thể nhấp vào ảnh chụp màn hình):
Hệ thống thông báo tài liệu đã hết hạn:
Do đó, nhân viên không còn cần phải xác định xem tài liệu có được soạn thảo chính xác hay không. Nếu mọi thứ đều chính xác thì hầu hết quá trình kiểm tra dữ liệu sẽ diễn ra tự động ngay tại trạm nhập web. Chỉ cần nhập số đơn hàng được chỉ định trong SAP ERP là đủ. Sau đó, dữ liệu được nhận dạng sẽ được so sánh với thông tin được xử lý trong SAP: TIN và KPP của đối tác, số và số tiền hợp đồng, VAT, danh pháp sản phẩm hoặc dịch vụ. Việc xử lý và kiểm tra một tài liệu chỉ mất vài phút.
Sử dụng thông tin chi tiết - INN và KPP - bạn có thể chọn công ty mong muốn từ thư mục:
Nếu có sai sót trong hóa đơn, hóa đơn sẽ không cho phép xuất tài liệu vào kho lưu trữ. Ví dụ: nếu một tài liệu được biên soạn không chính xác hoặc một trong các ký tự được nhận dạng không chính xác, hệ thống sẽ chỉ ra điều này và yêu cầu nhân viên sửa tất cả những điểm không chính xác. Đây là một ví dụ:
Hệ thống phát hiện Vasilek CJSC không có tên trong danh sách nhà cung cấp MOEK.
Điều này cho phép nhân viên theo dõi lỗi trước khi tài liệu đến bộ phận kế toán.
Nếu tất cả các bước kiểm tra được hoàn thành thành công thì chỉ bằng một cú nhấp chuột, bản sao được quét của tài liệu sẽ được gửi đến kho lưu trữ điện tử OpenText, đồng thời một liên kết và thẻ có siêu dữ liệu của nó sẽ xuất hiện trong SAP. Kế toán viên hoặc người quản lý luôn có thể xem trong kho lưu trữ điện tử danh sách các tài liệu theo thứ tự cần thiết và thông tin về người đã xử lý tài liệu, trong khung thời gian và kết quả như thế nào.
Pyotr Petrovich nhìn vào kho lưu trữ điện tử, ...
...để xem ai đã tải lên tài liệu cho đơn hàng số 1111.
Sau khi tải dữ liệu và bản quét từ ABBYY FlexiCapture lên SAP, một giao dịch nháp sẽ xuất hiện cùng với dữ liệu được điền sẵn và các liên kết đến hình ảnh được quét của tài liệu.
Dự thảo hệ thống dây điện:
Sau đó, kế toán nhận được thông báo qua email có liên kết đến bản nháp và bản quét đã hoàn thành. Chuyên gia không còn cần phải vật lộn với giấy tờ nữa. Tất cả những gì anh ta phải làm là kiểm tra bản quét để biết tổng số tiền của giao dịch, sự hiện diện của con dấu và chữ ký và thực hiện giao dịch. Kế toán bây giờ dành ít hơn một phút cho nó.
Kết quả dự án
- Sử dụng công nghệ ABBYY, MOEK đã đơn giản hóa và tăng tốc không chỉ kế toán mà còn cả kiểm soát tài chính. Để đăng bài, nhân viên không cần phải đợi người chuyển phát nhanh tài liệu gốc nữa - tất cả những gì họ cần làm là nhận bản quét có dữ liệu đã được xác minh từ kho lưu trữ điện tử chỉ bằng một cú nhấp chuột. Đúng, vẫn cần một tài liệu giấy. Nhưng bây giờ nó có thể được gửi đến bộ phận kế toán sau. Khi đến nơi nhân viên sẽ đánh dấu vào ô “Đã nhận bản gốc” trên hệ thống kế toán.
- Nhân viên ngay lập tức nhận được tất cả dữ liệu cần thiết về giao dịch từ quá trình quét, thực hiện giao dịch đúng thời hạn và chuẩn bị trước tất cả các tài liệu để báo cáo. Bây giờ họ không sợ bị kiểm tra nội bộ hay bên ngoài.
- Kế toán thực hiện các giao dịch tài chính nhanh hơn gấp 3 lần và MOEK đóng kỳ báo cáo sớm hơn 10 ngày.
- Tất cả các chi nhánh MOEK đều lưu trữ tài liệu kế toán trong một kho lưu trữ điện tử duy nhất. Nhờ đó, bạn có thể tìm thấy bất kỳ hóa đơn, hợp đồng hoặc hành động hoàn thành nào cũng như mọi thuộc tính từ chúng (số tiền, VAT, phạm vi sản phẩm hoặc dịch vụ) nhanh hơn 4 lần so với trước đây.
- Giải pháp xử lý hơn 2,6 triệu trang tài liệu mỗi năm.
Thay vì một kết luận
sử dụng MOEK trong 2 năm nay và trong thời gian này tôi đã thu thập số liệu thống kê. Hóa ra các kế toán viên thực hiện 95% các bút toán mà không thay đổi bản nháp. Điều này có nghĩa là những bài đăng như vậy có thể bị bỏ qua hoàn toàn tự động trong tương lai. Thật tình cờ, sản phẩm này thực sự là bước đầu tiên của công ty trong việc đưa các yếu tố “trí tuệ nhân tạo” vào quy trình kinh doanh của công ty: MOEK đang phát triển một chương trình tương ứng.
Các công ty khác của Nga cũng đang tự động hóa công việc kế toán: làm cho nó đơn giản và thuận tiện hơn. Ví dụ: sử dụng công nghệ ABBYY, dịch vụ kiểm soát tài chính "» Nhận thông tin kinh doanh quan trọng nhanh hơn 2 lần và tốn ít hơn 20% thời gian tìm kiếm các hóa đơn và phiếu giao hàng cần thiết. Công nghệ xử lý thông tin thông minh giúp ích cho nhân viên bộ phận kế toán của tổ chức"» tìm thấy ngay các tài liệu tài chính cần thiết trong quá trình kiểm tra thuế hàng loạt. Năm 2019, các chuyên gia của công ty dự kiến xử lý khoảng 10 triệu trang tài liệu.
Bạn có muốn biết thêm về dự án MOEK và ABBYY không? Vào lúc 3 giờ ngày 11 tháng 00, Phó Giám đốc Trung tâm Công nghệ Thông tin MOEK Vladimir Feoktistov sẽ nói chuyện miễn phí về chi tiết vụ việc . Hãy tham gia nếu bạn muốn đặt câu hỏi.
Elizaveta Titarenko,
Biên tập viên blog công ty ABBYY
Nguồn: www.habr.com