Habr, xin chào! Tên tôi là Oleg và tôi chịu trách nhiệm về dịch vụ CNTT trong nhóm các công ty ABBYY. Hơn một tháng trước, nhân viên ABBYY trên khắp thế giới đã bắt đầu làm việc và chỉ sống ở nhà. Không còn không gian thoáng đãng hay những chuyến công tác. Công việc của tôi có thay đổi không? KHÔNG. Mặc dù nói chung là có, nhưng nó đã thay đổi cách đây 2-3 năm. Và bây giờ chúng tôi đảm bảo về mặt kỹ thuật hoạt động của văn phòng tại 13 quốc gia giống như trước đây. Chỉ là bây giờ chúng tôi làm việc đó khi đang ngồi ở nhà - trong bếp, trên ghế sofa hoặc trên ban công, và trong văn phòng chỉ có một người trực. Nhân tiện, đây là:
Hôm nay tôi sẽ nói về những vấn đề mà dịch vụ CNTT ABBYY hiện phải giải quyết, các nhân viên văn phòng cứu chúng tôi như thế nào, tại sao MS Teams và Zoom hiện là tất cả của chúng tôi, v.v. Chào mừng đến với con mèo.
Cách đây rất lâu, trước khi cách ly...
5-7 năm trước ABBYY là một công ty tập trung vào phát triển cơ sở hạ tầng nội bộ. Chúng tôi ít sử dụng các sản phẩm đám mây - chúng tôi đã cố gắng triển khai các ứng dụng nội bộ và do đó việc truy cập chúng từ bên ngoài rất khó khăn. Nhưng thời thế đã thay đổi...
Các sản phẩm đám mây phát triển nhanh hơn nhiều, chúng mang lại sự linh hoạt và đa dạng hơn về chức năng. Và bây giờ thường không thể tìm thấy các chất tương tự có khả năng tại chỗ.
Nhân viên cần sự di chuyển. Nhân viên bán hàng và tiếp thị thường xuyên đi công tác, du lịch vòng quanh thế giới, đi họp - họ chỉ cần truy cập vào hệ thống của công ty mọi lúc, mọi nơi.
Thế hệ con người cũng đã thay đổi. Những nhân viên trẻ mới thích làm việc trong không gian làm việc chung, quán cà phê hoặc ở nhà. Tính di động là quan trọng đối với họ. Vì vậy, về mặt kỹ thuật, chúng tôi đã tạo ra một môi trường làm việc tương tự như những gì tồn tại trong cuộc sống hàng ngày. Đồng nghiệp trở nên thoải mái hơn nhiều khi họ không phải chuyển đổi giữa văn phòng và nơi khác để làm việc.
Hiện tại, văn phòng quốc tế của ABBYY được mở tại 13 quốc gia từ Mỹ đến Úc. Và việc có một cơ sở hạ tầng đám mây chung sẽ thuận tiện hơn nhiều so với việc bị các dịch vụ nội bộ “gắn” vào một vị trí cụ thể.
Vài năm trước, chúng tôi đã sửa đổi chiến lược của mình và bắt đầu tích cực sử dụng các ứng dụng đám mây cho công việc của mình. Ví dụ: chúng tôi thực sự thích gói Office 365 - MS Teams, OneDrive, SharePoint và các gói khác.
Điều này không có nghĩa là tất cả nhân viên đều phụ thuộc vào giải pháp đám mây. ABBYY có cơ sở hạ tầng nội bộ phong phú; ví dụ: các nhà phát triển sử dụng cơ sở vật chất địa phương để đào tạo mạng lưới thần kinh. Tôi có thể nói rằng chúng tôi sử dụng các sản phẩm đám mây và cơ sở hạ tầng nội bộ của riêng mình với tỷ lệ 50/50.
Về sự phổ biến của RDP
Chúng tôi luôn cho phép làm việc từ xa với mạng nội bộ và mọi người đều chọn phương pháp thuận tiện cho họ. Những người thường xuyên ở văn phòng thích RDP (máy tính để bàn từ xa). Theo quy định, mọi người đều có thiết bị riêng ở nhà: nó không phải lúc nào cũng mạnh mẽ và cả gia đình đều có thể sử dụng nó. Và tại nơi làm việc có một chiếc máy tính hiện đại được cấu hình và kết nối với mọi thứ. Do đó, sẽ thuận tiện hơn khi kết nối với RDP ở nhà và nơi làm việc mà không cần chú ý đến những gì trên máy tính cá nhân của bạn.
Đối với văn phòng đặt tại Moscow (trung tâm R&D, ABBYY Russia và văn phòng ABBYY Emerging Markets được đặt tại đây), chúng tôi thường luôn có hai cổng máy tính từ xa (RD Gateway) để kết nối từ xa, họ đã xử lý được. Nhưng hiện nay phương thức kết nối này đã trở nên rất phổ biến. Để cân bằng tải, dịch vụ CNTT đã triển khai thêm hai cổng. Đây có lẽ là thay đổi cơ sở hạ tầng duy nhất mà chúng tôi thực hiện kể từ tháng Ba.
Sau đây, tôi sẽ cung cấp số liệu thống kê về văn phòng ABBYY ở Moscow, vì có hơn 800 người làm việc ở đây và dữ liệu mang tính biểu thị rõ ràng nhất.
VPN
Có những đồng nghiệp đã quen làm việc với VPN. Bây giờ nhiều người đã mang thiết bị của công ty về nhà. Chủ yếu chúng tôi mang theo máy tính xách tay và màn hình. Khi bạn liên tục làm việc từ xa, một màn hình lớn khác sẽ tiện lợi hơn nhiều. Chúng tôi đã không mua thêm thiết bị cho nhân viên của mình.
Làm thế nào để
Ngay cả trong thời gian cách ly cũng không thể làm được nếu không có người ở văn phòng. Chúng tôi đã bổ nhiệm hai quản trị viên hệ thống làm nhiệm vụ - Yura và Stas. Mỗi người trong số họ làm việc ở văn phòng trong một tuần và ở nhà trong một tuần. Các chàng trai có lịch trình bình thường - từ 10 đến 19.
Họ giúp khắc phục các vấn đề kỹ thuật mà nhân viên gặp phải. Chúng tôi có rất nhiều thiết bị và đôi khi nó bị hỏng. Thường xuyên hơn không, máy tính của ai đó bị treo. Một vài lần một tuần, ổ cứng bị hỏng, có thứ gì đó bị cháy và cần được thay thế hoặc sửa chữa.
Đã có một số trường hợp mất điện, nghĩa là ai đó cần khởi động lại máy tính vì nhân viên không thể thực hiện việc đó từ xa. Nhìn chung, 90% thời gian của họ được dành để bật thiết bị văn phòng.
Ngoài ra còn có một số nhiệm vụ bất thường mà các nhân viên trực ban bắt đầu thực hiện trong quá trình cách ly.
- Đưa giấy vào máy in và lấy tài liệu đã in ra. Điều này cần thiết cho những nhân viên xử lý tài liệu đến và in chúng từ máy tính ở nhà trên máy in ở cơ quan. Khi trở lại văn phòng, họ sẽ lấy ngay tất cả tài liệu chứ không phải in 100500 trang. Tất nhiên, điều này có thể làm sau này, nhưng chúng tôi giúp đồng nghiệp của mình không thay đổi quy trình thông thường - hiện tại có rất nhiều điều bất thường.
- Chúng tôi đóng gói và giao máy quét và máy in cho những đồng nghiệp cần chúng cho công việc. Một trong những nhân viên, người đã ẩn dật trong căn nhà gỗ của mình, đã được giúp kết nối cáp để anh ta có thể có mạng Internet ổn định.
Nhân tiện, ứng dụng di động ABBYY FineScanner AI cũng giúp quét tài liệu cũng như nhận dạng văn bản trong đó, thêm chữ ký, chuyển đổi tệp thành 12 định dạng phổ biến, v.v. Cho đến hết ngày 31 tháng XNUMX, chúng tôi quyền truy cập cao cấp vào ABBYY FineScanner AI.
Còn vào cuối tuần thì sao?
Không có nhân viên nào ở văn phòng vào cuối tuần. Chúng tôi đã đồng ý với quản trị viên hệ thống của mình, người sống ở Otradny (nơi đặt văn phòng của chúng tôi), rằng nếu có chuyện gì xảy ra, anh ấy sẽ đến và giúp đỡ. Và sự giúp đỡ của anh ấy đã rất hữu ích: có một số trường hợp mất điện vào cuối tuần và cần phải khôi phục hoạt động của thiết bị.
Đường chuyền
Trở lại tháng 3, chúng tôi đã cấp thẻ tới mos.ru cho tất cả nhân viên cần đến văn phòng trong thời gian cách ly. Bây giờ, nếu bạn cần đi làm, nhân viên cũng cấp thẻ có mã QR. Nhưng khả năng đến văn phòng không có nghĩa là đồng nghiệp đến đó hàng ngày. Thường chỉ có một người trực trong tòa nhà. Những người còn lại chỉ được phép đến trong trường hợp khẩn cấp.
Tại văn phòng ở các nước khác
Tình hình ở các văn phòng ABBYY khác nhìn chung cũng giống nhau - chúng đóng cửa và nhân viên làm việc tại nhà và sử dụng các công cụ tương tự. Ví dụ, trong một văn phòng ở Mỹ thậm chí không có nhân viên trực. Quản trị viên hệ thống địa phương đã lấy một số thiết bị từ nhà kho trước khi cách ly và khi có nhân viên mới đến, anh ta chỉ cần gửi máy tính xách tay đã được cấu hình qua thư.
Cách duy trì kết nối
Giờ đây tải trọng trên các kênh liên lạc thậm chí còn giảm xuống so với thời người ta làm việc ở văn phòng. Lưu lượng truy cập chính - tải xuống tệp và xem video - hiện thuộc về các nhà cung cấp dịch vụ gia đình. Không cần thiết phải mở rộng kênh mặc dù chúng tôi đã lên kế hoạch thực hiện trong năm nay.
Trong quá trình cách ly, điều đầu tiên chúng tôi làm là xem xét cẩn thận các quy định về khôi phục liên lạc - chúng tôi đã thêm một số thử nghiệm giám sát, lập kế hoạch chuyển sang các kênh dự phòng và xem xét các quy tắc cân bằng tải.
Bạn đã đảm bảo an ninh từ xa bằng cách nào?
Không còn nghi ngờ gì nữa, điều quan trọng nhất là đảm bảo an ninh. Nhưng chúng tôi cũng đã chuẩn bị cho việc này. Một năm trước, xác thực hai yếu tố đã được giới thiệu. Tôi nghĩ đây là một trong những điều bắt buộc khi mọi người làm việc nhiều bên ngoài môi trường công ty. Và đây là thứ mà bạn không thể cài đặt nhanh chóng. Ngày nay, việc truy cập vào bất kỳ nguồn lực nào của công ty đều cần có hai yếu tố. Nếu ai đó dự định chuyển sang làm việc từ xa thì đây là điều bắt buộc phải có theo quan điểm bảo mật thông tin.
Chúng tôi thấy những kẻ lừa đảo đã hoạt động tích cực hơn như thế nào và đang cố gắng lấy thông tin xác thực của chúng. Đây chủ yếu là các cuộc tấn công lừa đảo. Và mặc dù email được bảo vệ nhưng lừa đảo không thể bị ngăn chặn hoàn toàn về mặt kỹ thuật. Điều quan trọng là bản thân nhân viên phải hiểu rằng họ không nên nhấp vào các liên kết đáng ngờ hoặc mở tệp từ những tin nhắn mà họ không mong đợi. Để làm được điều này, chúng tôi đã tổ chức một hội thảo trực tuyến dành cho nhân viên và nhắc nhở họ phải làm gì trong những tình huống như vậy. Bây giờ là thời điểm rất tốt cho những hội thảo trực tuyến như vậy, bởi vì mọi người, trong một tình huống bất thường, sẽ thu thập, tập trung, cởi mở hơn với thông tin và nhận thức nó tốt hơn.
Chúng tôi cũng chú ý đến những quy tắc đơn giản khi làm việc tại nhà, chẳng hạn như tắt phiên làm việc, khóa máy khi ra về, tách tài khoản: bạn làm việc một tài khoản, trẻ chơi tài khoản khác. Điều này rất quan trọng vì trẻ nhìn thấy bố hoặc mẹ gõ trên bàn phím và trẻ cũng muốn làm điều đó. Anh ta sẽ đến và gõ, nhưng chúng tôi không biết anh ta sẽ gõ gì ở đó và anh ta sẽ xóa hoặc thay thế dữ liệu bằng chương trình nào.
Chúng tôi cũng đã yêu cầu các đồng nghiệp của mình kiểm tra xem Internet tại nhà của họ được cấu hình như thế nào, mật khẩu là gì và liệu có mật khẩu nào không. Tất nhiên, họ đã đặt trước: nếu một người không hiểu phải làm gì thì tốt hơn hết là không nên làm. Duy trì kết nối quan trọng hơn nhiều. Họ cũng yêu cầu nhân viên kiểm tra bộ định tuyến Wi-Fi tại nhà của họ. Một số thậm chí còn được khuyến nghị mua thứ khác vì họ có thiết bị cổ xưa đến mức không cho phép họ làm việc với tốc độ hiện tại của các nhà cung cấp.
Giới thiệu về các ứng dụng từ xa phổ biến nhất
Chắc hẳn bạn đã đoán được đây là những công cụ giao tiếp. Vì chúng tôi sử dụng Office 365 nên nhân viên liên lạc qua tin nhắn của Team với nhau và với người bên ngoài. Anh ấy đã chứng tỏ bản thân rất tốt.
Số lượng tin nhắn nhóm được gửi trong Teams bởi nhân viên của tất cả các văn phòng đã tăng lên:
- Từ ngày 21 tháng 20 đến ngày 689 tháng XNUMX, chúng tôi đã gửi >XNUMX nghìn tin nhắn.
- Từ ngày 21 tháng 19 đến ngày 1 tháng XNUMX, chúng tôi đã gửi hơn XNUMX triệu tin nhắn.
Số lượng cuộc gọi (một-một) cũng tăng lên:
- Từ ngày 21 tháng 20 đến ngày 11,5 tháng XNUMX có XNUMX nghìn người.
- Từ 21/19 đến 16/XNUMX – >XNUMX nghìn.
Ngoài Teams, chúng tôi cũng sử dụng Zoom vì chất lượng âm thanh và video của dịch vụ này là một trong những dịch vụ tốt nhất trên thị trường. Ngoài ra, Zoom còn cho phép bạn “gọi điện” tới hội nghị và kết nối qua điện thoại.
Cho đến ngày 15 tháng 100, số lượng cuộc họp Zoom hầu như không vượt quá XNUMX cuộc mỗi ngày và từ nửa cuối tháng, chúng tôi tại ABBYY bắt đầu sử dụng dịch vụ này một cách tích cực hơn:
Trong tháng 100, hầu như ngày làm việc nào cũng có XNUMX cuộc họp trở lên trên Zoom:
Hiện nay có rất nhiều báo cáo trên Internet về sự không đáng tin cậy của Zoom. Không có gì đáng ngạc nhiên khi nhạc cụ phổ biến nhất hiện nay lại nhận được sự quan tâm như vậy. Chúng tôi đang liên lạc với đại diện của chúng tôi từ Zoom và xem công ty xem xét mọi phát hiện một cách nghiêm túc như thế nào. Chúng tôi cũng đã thực hiện một số biện pháp. Đơn giản và hiệu quả nhất trong số đó là lệnh cấm lưu bản ghi cuộc họp vào bộ nhớ đám mây.
Bảo mật Internet trước hết là sự chu đáo của bản thân nhân viên. Chúng tôi tin rằng Zoom sẽ đối phó được và tình hình này sẽ chỉ khiến dịch vụ này mạnh mẽ hơn.
Biểu đồ cho thấy, từ nửa cuối tháng 3, số lượng người tham gia các cuộc họp Zoom bắt đầu tăng lên như thế nào. Cũng như số phút.
Xu hướng này tiếp tục diễn ra trong tháng 4, khi ngày càng có nhiều nhân viên tham gia các hội thảo trên web và các cuộc họp trên Zoom.
Đối với chúng tôi, Zoom và Teams là những dịch vụ trùng lặp với nhau. Nhưng việc có hai công cụ để liên lạc hiện nay có lẽ là bắt buộc vì tải trọng cho viễn thông là rất lớn. Có trường hợp một trong các dịch vụ bắt đầu hỏng vào thời điểm không thích hợp nhất, sau đó nhân viên nhanh chóng gọi đến dịch vụ khác và tiếp tục làm việc.
Ngoài ra, đây là những công cụ để giao tiếp. Điều quan trọng bây giờ là mọi người phải kết nối. Hầu hết các cuộc gọi tới ABBYY đều được thực hiện khi bật camera. Khi làm việc ở văn phòng, tôi không nghĩ mình đã bật máy ảnh. Bây giờ, dù bạn đang ở dạng nào, bạn luôn bật nó lên. Gần như luôn luôn.
Thay vì một kết luận
Về mặt kỹ thuật, việc chuẩn bị cho công ty làm việc từ xa không phải là việc có thể làm trong vài ngày. Tốt hơn là chuẩn bị trước cho việc này. Chúng tôi đã bắt đầu chuyển đổi sang dịch vụ đám mây từ lâu vì muốn giúp nhân viên của mình di động hơn. Tuy nhiên, hóa ra, khả năng di chuyển này cũng hữu ích trong tình huống thông báo cách ly.
Có lẽ, bây giờ chúng tôi đã thu lại tất cả chi phí lao động cho việc chuyển đổi và thay đổi cơ sở hạ tầng từ bên trong sang bên ngoài hơn, bởi vì mọi người đã mang theo thiết bị của họ, rời văn phòng, về nhà và biệt thự của họ... và không có gì thay đổi.
Cảm ơn quản trị viên hệ thống Yura Anikeev của chúng tôi về những bức ảnh trong bài đăng này.
Nguồn: www.habr.com