Cách làm việc cùng nhau khi làm việc xa nhau

Các phương tiện truyền thông tràn ngập tin tức về tình hình dịch tễ học và các khuyến nghị về việc tự cách ly.

Nhưng không có khuyến nghị đơn giản nào liên quan đến kinh doanh. Các nhà quản lý công ty phải đối mặt với một thách thức mới - làm thế nào để điều động nhân viên từ xa với tổn thất tối thiểu về năng suất và cơ cấu công việc của họ để mọi thứ vẫn “như trước”.

Những gì hiệu quả ở văn phòng thường không hiệu quả từ xa. Làm thế nào các nhóm phân tán có thể duy trì sự cộng tác và liên lạc hiệu quả trong và ngoài nhóm?

Nhìn chung, sự sẵn có của truyền thông di động, Internet nhanh, các ứng dụng tiện lợi và các công nghệ hiện đại khác giúp vượt qua nhiều rào cản và xây dựng công việc hiệu quả với đối tác hoặc đồng nghiệp.

Nhưng chúng ta cần phải chuẩn bị.

Mọi thứ sẽ diễn ra theo đúng kế hoạch. Nếu anh ấy là

Làm việc từ xa đòi hỏi phải xây dựng đặc biệt các quy trình và thông tin liên lạc nội bộ. Và giai đoạn chuẩn bị có thể loại bỏ nhiều câu hỏi và vấn đề trước khi chúng phát sinh.

Cả ở văn phòng và trong điều kiện làm việc từ xa, mọi thứ đều được xây dựng trên bốn trụ cột:

• Lập kế hoạch
• Cơ quan
• Kiểm soát
• Động lực

Trước hết, bạn và nhóm của mình cần đặt ra mục tiêu phù hợp, xây dựng lại hệ thống báo cáo và kết hợp chính xác các hoạt động giao tiếp không đồng bộ và đồng bộ trong nhóm. Giao tiếp không đồng bộ bao gồm thư từ, trò chuyện, báo cáo cập nhật và bất kỳ tùy chọn liên lạc nào không yêu cầu phản hồi ngay lập tức. Giao tiếp đồng bộ là giao tiếp theo thời gian thực với phản hồi nhanh.

Điều rất quan trọng cần nhớ là khi làm việc từ xa, việc lập kế hoạch đòi hỏi sự đều đặn. Cần duy trì sự cân bằng giữa công việc với các nhiệm vụ chiến lược và tác nghiệp, thiết lập nhịp độ làm việc cho các nhiệm vụ ưu tiên hàng tuần hoặc thậm chí hàng ngày. Việc lập kế hoạch và thiết lập mục tiêu phù hợp sẽ giúp công việc trở nên rõ ràng hơn và giúp tránh tình trạng kiệt sức của nhân viên. Họ sẽ không cảm thấy bị cô lập khỏi quá trình này.

Hội nghị truyền hình: công cụ số một

Sự cô lập của nhân viên ở xa mang lại nhiều thông tin hơn là xã hội. Họ không nhớ việc ngồi cạnh ai đó nhiều (mặc dù có thể khác nhau), họ chủ yếu lo lắng về việc không thể tiếp cận thông tin và giao tiếp nhanh chóng với đồng nghiệp. Họ không có cơ hội hỏi đồng nghiệp một câu hỏi và nhận được câu trả lời ngay lập tức, ăn mừng một chiến thắng nhỏ hay một cuộc thảo luận ngắn gọn, động não hay chỉ trò chuyện về kế hoạch cho cuối tuần.

Sự thiếu hụt này được bù đắp một phần bằng dịch vụ hội nghị truyền hình.

Hội nghị truyền hình cho phép một hoặc nhiều người trò chuyện trong thời gian thực, qua điện thoại hoặc thông qua nền tảng hội nghị truyền hình trực tuyến. Cuộc gọi là kênh liên lạc đồng bộ nhưng cũng có thể được sử dụng khi chỉ có một người nói chuyện với một nhóm - ví dụ: để tiến hành hội thảo. Ví dụ về các dịch vụ như vậy: OVKS từ MegaFon, Thu phóng, BlueJeans, GoToMeeting.

Lợi ích:

1. Cuộc gọi video truyền tải ngữ điệu, cảm xúc, khuôn mặt và các tín hiệu bằng lời nói khác của người đối thoại, từ đó giúp làm rõ và hiểu được tâm trạng của họ.
2. Thông tin bổ sung giúp thông điệp rõ ràng hơn, bổ sung nội dung cảm xúc và giúp xây dựng kết nối và niềm tin.

Nhược điểm:

1. Phối hợp theo thời gian. Các cuộc gọi chỉ có thể diễn ra trong thời gian thực, khiến việc liên lạc của một nhóm trải rộng trên các múi giờ khác nhau trở nên khó khăn.
2. Quá trình giao tiếp không được ghi lại dưới bất kỳ hình thức nào. Những thử thách không để lại kết quả bằng văn bản.
3. Diễn dịch. Chất lượng liên lạc không phải là tối ưu cho tất cả mọi người (đặc biệt đối với những người đang tự cô lập trong nước). Từ ngữ không phải lúc nào cũng được nhận thức chính xác.

Khi nào nên sử dụng hội nghị truyền hình?

• Các cuộc họp thường xuyên, cả cá nhân và nhóm
• Gặp mặt nhóm
• Lập kế hoạch và động não (tốt nhất với video)
• Giải quyết những hiểu lầm hoặc xử lý các tình huống leo thang hoặc cảm xúc từ các kênh khác (chẳng hạn như email, trò chuyện)

Nếu bạn cho rằng hoạt động làm việc nhóm từ xa của mình không đủ hiệu quả, đừng lãng phí thời gian - hãy cố gắng thay đổi tình hình.

1. Giới thiệu việc đăng ký hàng ngày với nhóm.
2. Tuân thủ nghiêm ngặt thời gian và mục tiêu của cuộc họp, viết chúng vào giấy mời và nhắc nhở ngay từ đầu.
3. Làm bài tập về nhà đi. Chuẩn bị cho cuộc họp và viết ra giấy những ý tưởng đã đưa bạn đến cuộc họp này, bạn mong đợi điều gì từ những người tham gia và họ mong đợi điều gì ở bạn?
4. Yêu cầu người tham gia chia sẻ vai trò (ghi chú, trình bày thông tin, đóng vai trò là người điều hành cuộc họp).
5. Không tổ chức cuộc họp cho một nhóm lớn (hơn 8 người).
6. Hãy nhớ đồng bộ hóa cuộc họp của bạn với múi giờ của người tham gia.

Khi mọi người ở bên nhau: cách tổ chức các cuộc họp chung của công ty

Các cuộc họp của tất cả nhân viên công ty đã trở thành một cách phổ biến để trao đổi thông tin.

Có một số mẹo về cách tổ chức chúng tốt nhất:

1. Thời gian. Đối với các công ty ở Nga, tốt nhất nên tổ chức những cuộc họp như vậy vào lúc 11-12 giờ trưa. Cố gắng chọn thời gian thuận tiện cho càng nhiều nhân viên càng tốt. Hãy chắc chắn để ghi lại cuộc họp. Trên nhiều nền tảng, bao gồm cả MegaFon, việc này có thể được thực hiện chỉ bằng một cú nhấp chuột và sau đó tải lên ở định dạng mp4.
2. Trực tiếp. Điều này có thể không cần thiết đối với các công ty nhỏ, nhưng đối với những công ty lớn có mạng lưới chi nhánh phân tán, việc tiến hành phát sóng trực tiếp là điều hợp lý.
3. Câu hỏi và câu trả lời. Bạn có thể yêu cầu mọi người đặt trước những câu hỏi mà họ quan tâm, sau đó bạn có thể chuẩn bị thông tin phù hợp với khán giả.
4. Đừng quên sự hài hước. Đây không phải là đội hình ở trường mà là cơ hội để tạo ra sự kết nối cá nhân và giúp xây dựng niềm tin giữa các nhóm phân tán.

Động não: Loại bỏ sự nhầm lẫn

Khi nói đến việc động não, điều quan trọng là các nhóm phân tán phải sử dụng một công cụ kỹ thuật số phổ biến. Nó cho phép bạn thu thập, nhóm và phân loại các ý tưởng trong quá trình động não.

Dưới đây là một số lời khuyên quan trọng giúp bạn vượt bão hiệu quả:

1. Nhóm từ xa có thể chọn một công cụ quản lý dự án cộng tác hỗ trợ chức năng bảng kanban mà nhiều nhóm đã quen thuộc, chẳng hạn như Trello.
2. Một giải pháp thay thế có thể là giải pháp được cung cấp bởi nền tảng. Hội thảo trên web Công cụ này là một bảng vẽ mà mọi người đều có thể nhìn thấy và có thể được chỉnh sửa bởi bất kỳ người tham gia nào.
3. Sử dụng tùy chọn bỏ phiếu để đánh giá ý tưởng nào thú vị nhất để thực hiện. Tất cả số liệu thống kê có thể được tải xuống sau ở định dạng csv hoặc xlsx.

   
   
   

4. Kinh nghiệm cho thấy tốt hơn hết bạn nên cảnh báo trước cho nhân viên về vụ hành hung để họ có thời gian suy nghĩ. Khi tập hợp lại, những người tham gia sẽ không còn ra về tay trắng nữa.

Giao tiếp đồng bộ, chẳng hạn như cuộc gọi điện video, khi được sử dụng đúng cách, có thể là một công cụ tuyệt vời để tiến hành làm việc nhóm, theo dõi kết quả và hỗ trợ tinh thần cho tất cả các thành viên trong nhóm. Và khi kết hợp với các công cụ không đồng bộ, chúng giúp những người tham gia phân tán trong quy trình làm việc hiệu quả (và đôi khi cao hơn) so với các đồng nghiệp của họ trong văn phòng.

Nguồn: www.habr.com