Tầm quan trọng của việc cộng tác chỉnh sửa tài liệu trong kinh doanh hiện đại không thể được đánh giá quá cao. Khả năng soạn thảo các hợp đồng và thỏa thuận với sự tham gia của nhân viên bộ phận pháp lý, viết đề xuất thương mại trực tuyến dưới sự giám sát của cấp trên, v.v., cho phép công ty tiết kiệm hàng nghìn giờ công mà trước đây đã phải chi cho nhiều lần phê duyệt. Đó là lý do tại sao một trong những đổi mới chính trong là sự xuất hiện của Zextras Docs - một giải pháp cho phép bạn tổ chức cộng tác đầy đủ với các tài liệu trực tiếp trong ứng dụng web Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition.
Hiện tại, Zextras Docs hỗ trợ cộng tác với các tài liệu văn bản, bảng tính và bản trình bày, đồng thời cũng có thể xử lý một số lượng lớn định dạng tệp. Giao diện của giải pháp không khác nhiều so với giao diện của bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào nên nhân viên doanh nghiệp không phải mất nhiều thời gian đào tạo để chuyển sang sử dụng Zextras Docs. Nhưng điều thú vị nhất, như mọi khi, là “dưới mui xe”. Chúng ta hãy cùng nhau xem cách Zextras Docs hoạt động và những lợi ích mà giải pháp cộng tác tài liệu này có thể mang lại.
Zextras Docs sẽ thu hút hầu hết những người đang sử dụng Zimbra OSE và Zextras Suite trong doanh nghiệp của họ. Sử dụng giải pháp này, bạn có thể triển khai một dịch vụ mới trong sản xuất mà không cần tăng số lượng hệ thống thông tin và do đó, không làm tăng chi phí sở hữu cơ sở hạ tầng CNTT. Hãy để chúng tôi làm rõ rằng Zextras Docs chỉ tương thích với Zimbra OSE phiên bản 8.8.12 trở lên. Đó là lý do tại sao, nếu bạn vẫn đang sử dụng các phiên bản Zimbra lỗi thời, chúng tôi thực sự khuyên bạn nên nâng cấp lên phiên bản 8.8.15 LTS. Nhờ thời gian hỗ trợ dài, phiên bản này sẽ vẫn phù hợp và an toàn trong vài năm nữa, đồng thời cũng sẽ tương thích với tất cả các tiện ích bổ sung hiện tại.
Ưu điểm của Zextras Docs còn bao gồm khả năng triển khai đầy đủ trên cơ sở hạ tầng doanh nghiệp. Điều này tránh chuyển thông tin cho bên thứ ba, như trường hợp thường xảy ra khi sử dụng dịch vụ kết hợp hoặc đám mây. Đó là lý do tại sao Zextras Docs lý tưởng cho các doanh nghiệp có chính sách bảo mật thông tin nghiêm ngặt và dành cho những quản trị viên hệ thống muốn kiểm soát hoàn toàn các luồng và quy trình dữ liệu diễn ra trong doanh nghiệp. Ngoài ra, dịch vụ cộng tác tài liệu được triển khai cục bộ cho phép bạn tránh những rủi ro liên quan đến việc không có sẵn dịch vụ đám mây nếu có vấn đề phát sinh với nhà cung cấp dịch vụ hoặc nếu có vấn đề phát sinh khi truy cập Internet tốc độ cao.
Zextras Docs bao gồm ba phần: máy chủ độc lập, tiện ích mở rộng và winterlet. Mỗi phần trong số ba phần này thực hiện một phần công việc của nó:
- Máy chủ Zextras Docs là một công cụ LibreOffice được thiết kế để cộng tác và tích hợp với Zimbra OSE. Trên máy chủ Zextras Docs, tất cả tài liệu mà người dùng truy cập đều được mở, xử lý và lưu trữ. Nó phải được cài đặt trên nút máy tính chuyên dụng chạy Ubuntu 16.04, Ubuntu 18.04 hoặc CentOS 7. Nếu tải trên dịch vụ Zextras Docs đủ lớn, bạn có thể phân bổ một số máy chủ cho nó cùng một lúc.
- Tiện ích mở rộng Zextras Docs không yêu cầu cài đặt vì nó được tích hợp vào Zextras Suite. Nhờ tiện ích mở rộng này, người dùng được kết nối với máy chủ Zextras Docs, cũng như cân bằng tải khi sử dụng nhiều máy chủ. Ngoài ra, thông qua tiện ích mở rộng Zextras Docs, một số người dùng có thể kết nối đồng thời với một tài liệu cũng như tải các tệp từ bộ nhớ cục bộ xuống máy chủ.
- Ngược lại, Zextras Docs winterlet cần thiết để tích hợp dịch vụ vào ứng dụng khách web. Nhờ anh ấy mà khả năng tạo và xem trước tài liệu Zextras Docs xuất hiện trong ứng dụng khách web Zimbra.
Để triển khai Zextras Docs trong doanh nghiệp, trước tiên bạn phải phân bổ một hoặc nhiều máy chủ vật lý hoặc ảo cho nó. Sau này, bạn cần tải xuống các bản phân phối ứng dụng máy chủ từ trang web Zextras để , hoặc , sau đó giải nén và cài đặt. Ở giai đoạn cài đặt cuối cùng, máy chủ sẽ yêu cầu bạn chỉ định địa chỉ IP của máy chủ LDAP, cũng như cặp thông tin đăng nhập/mật khẩu sẽ được sử dụng để nhập dữ liệu về máy chủ mới vào LDAP. Lưu ý rằng sau khi cài đặt hoàn tất, mỗi máy chủ Zextras Docs sẽ hiển thị với tất cả các nút cơ sở hạ tầng khác.
Vì tiện ích mở rộng Zextras Docs đã được bao gồm trong Zextras Suite nên bạn chỉ cần kích hoạt tiện ích này cho những người dùng và nhóm cần quyền truy cập vào các công cụ cộng tác tài liệu. Winterlet Zextras Docs có thể được kích hoạt từ bảng điều khiển dành cho quản trị viên Zimbra. Lưu ý rằng sau khi thêm máy chủ Zextras Docs vào cơ sở hạ tầng Zimbra OSE, bạn cần cập nhật cấu hình máy chủ Zimbra Proxy. Để làm điều này, chỉ cần thực thi tập tin /opt/zimbra/libexec/zmproxyconfgen với tư cách là người dùng Zimbra rồi chạy lệnh khởi động lại zmproxyctl để khởi động lại dịch vụ proxy.
Đối với tất cả các câu hỏi liên quan đến Zextras Suite, bạn có thể liên hệ với Đại diện Zextras Katerina Triandafilidi qua email [email được bảo vệ]
Nguồn: www.habr.com