Lịch sử của email có từ vài thập kỷ trước. Trong thời gian này, tiêu chuẩn liên lạc của doanh nghiệp này không những không trở nên lỗi thời mà ngày càng trở nên phổ biến hơn hàng năm do sự ra đời của các hệ thống cộng tác ở nhiều doanh nghiệp khác nhau, theo quy luật, đặc biệt dựa trên e-mail. Tuy nhiên, do email không hiệu quả nên ngày càng nhiều người dùng từ bỏ nó để chuyển sang trò chuyện bằng văn bản, cuộc gọi thoại và video cũng như hội nghị video. Những phương pháp giao tiếp công ty như vậy giúp nhân viên tiết kiệm rất nhiều thời gian, nhờ đó làm việc hiệu quả hơn và mang lại nhiều tiền hơn cho công ty.
Tuy nhiên, việc sử dụng các cuộc trò chuyện và liên lạc video để giải quyết các vấn đề công việc thường dẫn đến xuất hiện các mối đe dọa mới đối với an ninh thông tin của doanh nghiệp. Thực tế là trong trường hợp không có giải pháp phù hợp của công ty, nhân viên có thể bắt đầu trao đổi và liên lạc một cách độc lập trong các dịch vụ công, điều này có thể dẫn đến rò rỉ thông tin quan trọng. Mặt khác, ban quản lý doanh nghiệp không phải lúc nào cũng sẵn sàng phân bổ kinh phí để triển khai các nền tảng của công ty cho hội nghị truyền hình và trò chuyện, vì nhiều người tin rằng chúng khiến nhân viên mất tập trung hơn là tăng hiệu quả. Một cách thoát khỏi tình trạng này có thể là triển khai tính năng trò chuyện và hội nghị truyền hình của công ty dựa trên hệ thống thông tin hiện có. Những người sử dụng Phiên bản nguồn mở Zimbra Collaboration Suite làm nền tảng cộng tác có thể giải quyết vấn đề tạo cuộc trò chuyện và hội nghị truyền hình trong công ty với Zextras Team, một giải pháp bổ sung nhiều tính năng mới liên quan đến giao tiếp trực tuyến của công ty với Zimbra OSE.
Nhóm Zextras có hai phiên bản: Zextras Team Basic và Zextras Team Pro và khác nhau về bộ chức năng được cung cấp. Tùy chọn gửi đầu tiên hoàn toàn miễn phí và cho phép bạn tổ chức các cuộc trò chuyện bằng văn bản ở cả định dạng trò chuyện một đối một và trò chuyện nhóm, cũng như các cuộc trò chuyện video và cuộc gọi âm thanh một đối một dựa trên Zimbra OSE. Trong trường hợp này, tất cả các chức năng này sẽ có sẵn trực tiếp từ máy khách web Zimbra OSE. Ngoài ra, người dùng Zextras Team Basic có thể sử dụng ứng dụng di động, có sẵn trên nền tảng iOS và Android. Những ứng dụng này cho phép bạn truy cập các cuộc trò chuyện riêng tư và văn bản, đồng thời trong tương lai sẽ cho phép bạn thực hiện cuộc gọi điện video. Chúng tôi xin lưu ý ngay rằng đối với các cuộc trò chuyện video và cuộc gọi âm thanh, người dùng Nhóm Zextras sẽ cần một webcam và/hoặc micrô hoạt động bình thường.
Nhưng Zextras Team Pro cung cấp chức năng phong phú hơn nhiều. Ngoài các khả năng đã được liệt kê, người dùng Zextras Team sẽ có cơ hội tạo hội nghị truyền hình cho một số lượng lớn nhân viên. Điều này cho phép bạn tổ chức các cuộc họp giữa các nhân viên ở những nơi khác nhau về mặt địa lý và do đó tiết kiệm thời gian trước đây dành cho việc tập hợp những người tham gia cuộc họp vào một phòng và dành thời gian đó cho việc nghiên cứu sâu hơn về các vấn đề hoặc giải quyết các nhiệm vụ công việc cụ thể.
Zextras Team Pro cũng cho phép bạn tạo không gian ảo và cuộc họp ảo cho nhân viên. Không gian có thể chứa một số phòng họp cùng một lúc, trong đó nhiều người tham gia trong không gian có thể thảo luận về các chủ đề chung. Ví dụ, hãy xem xét một doanh nghiệp có bộ phận bán hàng gồm 16 người. Trong số này, 5 nhân viên làm việc bán hàng b2c, 5 nhân viên thực hiện bán hàng b2b và 5 nhân viên khác làm việc b2g. Toàn bộ bộ phận đều do trưởng bộ phận bán hàng đứng đầu.
Vì tất cả nhân viên đều làm việc trong cùng một bộ phận nên sẽ là điều khôn ngoan nếu tạo một không gian chung để họ thảo luận về tất cả các chủ đề liên quan đến mỗi nhân viên bán hàng. Đồng thời, các chủ đề thường nảy sinh chỉ liên quan đến bộ phận làm việc, chẳng hạn như b2b. Tất nhiên, nhân viên bộ phận bán hàng làm việc ở các lĩnh vực khác không cần tham gia thảo luận về những chủ đề đó mà trưởng bộ phận nên tham gia thảo luận của từng bộ phận. Đó là lý do tại sao có thể phân bổ các cuộc họp ảo riêng biệt cho từng hướng trong không gian được phân bổ cho nhu cầu của bộ phận bán hàng, để mỗi nhân viên có thể giao tiếp với nhau và với trưởng bộ phận. Đồng thời, bản thân người quản lý sẽ có cả ba cuộc họp ảo được thu thập thuận tiện trong một không gian riêng biệt. Và nếu bạn cho rằng tất cả các giao tiếp diễn ra trên máy chủ của công ty và dữ liệu không được truyền đi bất cứ đâu từ chúng, thì những cuộc trò chuyện như vậy có thể được gọi là khá an toàn về mặt an toàn thông tin. Ngoài bộ phận bán hàng, khái niệm không gian và phòng họp ảo có thể được áp dụng cho toàn bộ doanh nghiệp.
Ngoài các cuộc họp video, cuộc gọi âm thanh cũng có sẵn cho người dùng. Ngoài việc họ tải các kênh liên lạc ít hơn nhiều, nhiều nhân viên thường cảm thấy xấu hổ khi giao tiếp ở định dạng video và thậm chí thường che webcam trên máy tính xách tay của họ.
Ngoài các cuộc trò chuyện video và cuộc gọi âm thanh với nhân viên, Nhóm Zextras cho phép bạn tạo các cuộc trò chuyện video và cuộc gọi âm thanh với bất kỳ người dùng nào không phải là nhân viên của doanh nghiệp bằng cách tạo và gửi cho họ một liên kết đặc biệt để tham gia cuộc họp. Vì Nhóm Zextras chỉ yêu cầu một trình duyệt hiện đại nên khi sử dụng chức năng này, bạn luôn có thể liên lạc nhanh chóng với khách hàng hoặc đối tác trong trường hợp việc trao đổi thư từ thông thường sẽ mất quá nhiều thời gian. Ngoài ra, Nhóm Zextras hỗ trợ chia sẻ tệp mà nhân viên có thể gửi trực tiếp cho nhau trong cuộc gọi điện video hoặc trò chuyện bằng văn bản.
Không thể không nhắc đến ứng dụng di động đặc biệt Zextras Team, cho phép nhân viên tham gia các cuộc trò chuyện của công ty khi không có mặt tại nơi làm việc. Ứng dụng này có sẵn cho nền tảng iOS và Android và hiện cho phép người dùng:
- Thực hiện trao đổi thư từ bằng cách nhận và gửi tin nhắn trên điện thoại thông minh của bạn
- Tạo, xóa và tham gia các cuộc trò chuyện riêng tư
- Tạo, xóa và tham gia cuộc trò chuyện nhóm
- Tham gia các không gian và cuộc trò chuyện ảo cũng như tạo và xóa chúng
- Mời người dùng vào không gian và cuộc trò chuyện ảo hoặc ngược lại, xóa họ khỏi đó
- Nhận thông báo đẩy và thiết lập kết nối an toàn với máy chủ của công ty.
Trong tương lai, ứng dụng sẽ bổ sung các khả năng liên lạc video riêng tư, cũng như chức năng hội nghị video và chia sẻ tệp.
Một tính năng thú vị khác của Zextras Team là khả năng phát nội dung của màn hình máy tính theo thời gian thực, cũng như chuyển quyền kiểm soát nội dung đó cho người dùng khác. Tính năng này có thể rất hữu ích khi tiến hành các hội thảo đào tạo trên web, trong thời gian đó cần phải giúp nhân viên làm quen với giao diện mới. Tính năng này cũng có thể giúp bộ phận CNTT của doanh nghiệp giúp nhân viên giải quyết các vấn đề với máy tính của họ mà không cần sự hiện diện thực tế của nhân viên CNTT.
Do đó, Nhóm Zextras là một giải pháp hoàn chỉnh để tổ chức liên lạc trực tuyến thuận tiện giữa các nhân viên cả trong mạng nội bộ của doanh nghiệp và hơn thế nữa. Do Zextras Backup có khả năng sao lưu hoàn toàn tất cả thông tin được tạo trong Nhóm Zextras nên thông tin từ đó sẽ không bị mất ở bất cứ đâu và tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của chính sách bảo mật, quản trị viên hệ thống sẽ có thể định cấu hình độc lập nhiều loại khác nhau. hạn chế đối với người dùng.
Đối với tất cả các câu hỏi liên quan đến Zextras Suite, bạn có thể liên hệ với Đại diện Zextras Ekaterina Triandafilidi qua email [email được bảo vệ]
Nguồn: www.habr.com