Một sai lầm phổ biến của những người mới kinh doanh là chưa quan tâm đúng mức đến việc thu thập và phân tích dữ liệu, tối ưu hóa quy trình làm việc và giám sát các chỉ số chính. Điều này dẫn đến năng suất giảm và lãng phí thời gian và nguồn lực dưới mức tối ưu. Khi quy trình không tốt, bạn phải sửa các lỗi tương tự nhiều lần. Khi số lượng khách hàng tăng lên, dịch vụ sẽ kém đi và nếu không có phân tích dữ liệu thì sẽ không có sự hiểu biết rõ ràng về những gì cần được cải thiện. Kết quả là, các quyết định được đưa ra một cách ngẫu hứng.
Để cạnh tranh, kinh doanh hiện đại, ngoài chất lượng sản phẩm, dịch vụ còn phải có quy trình minh bạch và thu thập dữ liệu phân tích. Nếu không có điều này, thật khó để hiểu được tình hình thực tế trong kinh doanh và đưa ra quyết định đúng đắn. Do đó, điều quan trọng là phải có trong kho vũ khí của bạn những công cụ cần thiết không chỉ thuận tiện khi sử dụng mà còn cho phép bạn đơn giản hóa công việc và tạo ra các quy trình minh bạch nhất có thể.
Ngày nay có một số lượng lớn các công cụ và giải pháp. Nhưng hầu hết các doanh nhân không sử dụng chúng vì họ không nhìn thấy giá trị của chúng hoặc không hiểu cách sử dụng chúng, hoặc chúng đắt tiền, phức tạp hoặc hơn 100500 đô la. Nhưng những người đã tìm ra, tìm ra hoặc tạo ra những công cụ như vậy cho mình đã có lợi thế trong trung hạn.
Trong hơn 10 năm, tôi đã tạo ra các sản phẩm và giải pháp CNTT giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận thông qua tự động hóa và chuyển đổi kỹ thuật số các quy trình. Tôi đã giúp thành lập hàng chục công ty khởi nghiệp và tạo ra hàng chục công cụ trực tuyến được hàng trăm nghìn người trên khắp thế giới sử dụng.
Đây là một trong những ví dụ điển hình trong thực tế của tôi cho thấy lợi ích của chuyển đổi kỹ thuật số. Đối với một công ty luật nhỏ của Mỹ, tôi và nhóm của mình đã tạo ra một công cụ tạo tài liệu pháp lý, nó cho phép các luật sư tạo tài liệu nhanh hơn. Và sau đó, khi mở rộng chức năng của công cụ này, chúng tôi đã tạo ra một dịch vụ trực tuyến và thay đổi hoàn toàn công ty. Bây giờ họ phục vụ khách hàng không chỉ ở thành phố của họ, mà trên khắp đất nước. Trong ba năm, vốn hóa của công ty đã tăng lên nhiều lần.
Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ với bạn kinh nghiệm thực tế về việc tạo ra một hệ thống minh bạch để giám sát các chỉ số kinh doanh chính. Tôi sẽ cố gắng truyền bá giá trị của việc sử dụng các giải pháp kỹ thuật số, tôi sẽ chứng minh rằng nó không khó và không phải lúc nào cũng đắt đỏ. Vì vậy, chúng ta hãy đi!
Tất cả bắt đầu như thế nào
Nếu bạn muốn có được thứ bạn chưa từng có, bạn sẽ phải làm những việc bạn chưa từng làm.
Coco Chanel
Vợ tôi mệt mỏi vì nghỉ thai sản, và chúng tôi quyết định mở một cơ sở kinh doanh nhỏ - phòng vui chơi cho trẻ em. Vì tôi có công việc kinh doanh riêng nên vợ tôi quản lý toàn bộ phòng trò chơi và tôi giúp giải quyết các vấn đề chiến lược và phát triển.
Chi tiết mở doanh nghiệp lại là một câu chuyện hoàn toàn khác, nhưng ở khâu thu thập dữ liệu và phân tích đối thủ cạnh tranh, ngoài việc nêu bật những vấn đề cụ thể của doanh nghiệp này, chúng tôi còn chú ý đến những vấn đề về quy trình nội bộ mà hầu hết các đối thủ cạnh tranh không gặp phải. .
Thật ngạc nhiên, trong thế kỷ XNUMX hầu như không có ai lưu giữ CRM dưới mọi hình thức; nhiều người lưu giữ hồ sơ bằng văn bản, vào sổ ghi chép. Đồng thời, chính các chủ cũng phàn nàn nhân viên ăn trộm, tính toán sai, phải mất nhiều thời gian tính toán lại, kiểm tra sổ kế toán, số liệu đặt phòng, ký quỹ bị mất, khách bỏ đi không rõ lý do. họ.
Phân tích dữ liệu thu thập được, chúng tôi nhận ra rằng chúng tôi không muốn lặp lại sai lầm của họ và chúng tôi cần một hệ thống minh bạch để giảm thiểu những rủi ro này đến mức tối thiểu. Trước hết, chúng tôi bắt đầu tìm kiếm các giải pháp làm sẵn nhưng không thể tìm được giải pháp nào đáp ứng đầy đủ yêu cầu của chúng tôi. Và sau đó tôi quyết định tạo ra hệ thống của riêng mình, mặc dù không lý tưởng nhưng hoạt động được và không tốn kém (gần như miễn phí).
Khi chọn một công cụ, tôi đã tính đến các tiêu chí sau: nó phải rẻ, linh hoạt, dễ tiếp cận và dễ sử dụng. Tôi có thể viết một hệ thống hoàn chỉnh, mạnh mẽ và đắt tiền cho doanh nghiệp này, nhưng chúng tôi có ít thời gian và ngân sách nhỏ, cộng thêm chúng tôi không hoàn toàn hiểu liệu dự án của mình có hoạt động hay không và sẽ là không hợp lý nếu dành nhiều nguồn lực cho nó. hệ thống này. Do đó, tại thời điểm thử nghiệm giả thuyết, tôi quyết định bắt đầu với MVP (Sản phẩm khả thi tối thiểu - sản phẩm khả thi tối thiểu) và tạo ra một phiên bản hoạt động trong thời gian ngắn nhất có thể với mức đầu tư tối thiểu và theo thời gian, hoàn thành hoặc làm lại nó.
Kết quả là sự lựa chọn của tôi rơi vào các dịch vụ của Google (Drive, Trang tính, Lịch). Nguồn thông tin đầu vào/đầu ra chính là Google Sheets, vì vợ tôi có kinh nghiệm làm việc với bảng tính nên cô ấy có thể tự mình thay đổi nếu cần thiết. Tôi cũng tính đến thực tế là công cụ này cũng sẽ được sử dụng bởi những nhân viên có thể không giỏi sử dụng máy tính và việc dạy họ cách nhập dữ liệu vào bảng sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc dạy họ cách làm việc với một số công cụ chuyên dụng. chương trình như 1C.
Dữ liệu được nhập vào các bảng thay đổi theo thời gian thực, tức là bất cứ lúc nào bạn cũng có thể xem tình hình công việc của công ty, tính năng bảo mật được tích hợp sẵn, bạn có thể hạn chế quyền truy cập đối với một số người nhất định.
Phát triển kiến trúc và cấu trúc dữ liệu
Phòng chơi trẻ em cung cấp một số dịch vụ cơ bản.
- Chuyến thăm tiêu chuẩn — khi khách hàng mua thời gian trong phòng chơi của con mình.
- Chuyến thăm giám sát — khi khách hàng mua thời gian chơi trong phòng chơi của con mình và trả thêm tiền cho việc giám sát. Nghĩa là, khách hàng có thể để trẻ và đi làm công việc của mình, còn nhân viên phòng sẽ trông và chơi với trẻ trong thời gian cha mẹ vắng mặt.
- Khai sinh nhật — khách hàng thuê một bàn riêng để phục vụ thức ăn và chỗ ngồi cho khách và trả tiền cho việc vào phòng trò chơi thông thường, trong khi phòng vẫn hoạt động như bình thường.
- Sinh nhật khép kín — khách thuê toàn bộ mặt bằng; trong thời gian thuê phòng không nhận khách khác.
Điều quan trọng là chủ sở hữu phải biết có bao nhiêu người đã đến thăm phòng, họ bao nhiêu tuổi, họ dành bao nhiêu thời gian, họ kiếm được bao nhiêu tiền, có bao nhiêu chi phí (thường xảy ra trường hợp người quản lý cần mua một thứ gì đó hoặc trả tiền). cho thứ gì đó, ví dụ như giao hàng hoặc nước), Có bao nhiêu ngày sinh nhật?
Giống như bất kỳ dự án CNTT nào, tôi bắt đầu bằng việc suy nghĩ về kiến trúc của hệ thống trong tương lai và tìm ra cấu trúc dữ liệu. Vì người vợ là người phụ trách công việc kinh doanh, cô ấy biết mọi thứ mình cần nhìn, kiểm soát và chỉ đạo nên cô ấy đóng vai trò là khách hàng. Chúng tôi đã cùng nhau động não và đưa ra các yêu cầu cho hệ thống, trên cơ sở đó tôi đã suy nghĩ về chức năng của hệ thống và tạo ra cấu trúc tệp và thư mục sau trong Google Drive:
Tài liệu “Tóm tắt” chứa thông tin chung về công ty: thu nhập, chi phí, phân tích
Tài liệu Chi phí chứa thông tin về chi phí hàng tháng của công ty. Để minh bạch hơn, hãy chia thành các loại: chi phí văn phòng, thuế, chi phí nhân sự, chi phí quảng cáo, chi phí khác.
chi tiêu hang thang
Bảng tổng hợp chi phí trong năm
Thư mục Thu nhập chứa 12 tệp Google Trang tính, mỗi tệp một tháng. Đây là những tài liệu làm việc chính mà nhân viên phải điền hàng ngày. Chúng chứa tab bảng điều khiển bắt buộc và các tab cho mỗi ngày làm việc. Tab bảng điều khiển hiển thị tất cả thông tin cần thiết cho tháng hiện tại để bạn hiểu nhanh về các vấn đề, đồng thời cho phép bạn đặt giá và thêm dịch vụ.
Tab trang tổng quan
Tab hàng ngày
Trong quá trình phát triển kinh doanh, các nhu cầu bổ sung bắt đầu xuất hiện dưới hình thức giảm giá, đăng ký, dịch vụ bổ sung và sự kiện. Chúng tôi cũng đã triển khai tất cả những điều này theo thời gian, nhưng ví dụ này hiển thị phiên bản cơ bản của hệ thống.
Sáng tạo chức năng
Sau khi tìm ra các chỉ số chính, tìm ra kiến trúc và trao đổi dữ liệu giữa các thực thể, tôi bắt đầu triển khai. Điều đầu tiên tôi làm là tạo tài liệu Google Trang tính trong thư mục Thu nhập của mình. Tôi đã tạo hai tab trong đó: trang tổng quan và ngày đầu tiên của tháng, trong đó tôi đã thêm bảng sau.
Bảng tính chính
Đây là bảng tính chính mà Quản trị viên sẽ làm việc. Anh ta chỉ cần điền vào các trường bắt buộc (được đánh dấu màu đỏ) và hệ thống sẽ tự động tính toán tất cả các chỉ số cần thiết.
Để giảm lỗi đầu vào và sự thuận tiện, trường “Loại truy cập” đã được triển khai dưới dạng danh sách thả xuống của các dịch vụ được cung cấp mà chúng tôi có thể chỉnh sửa trên trang tổng quan. Để thực hiện việc này, chúng tôi thêm xác minh dữ liệu vào các ô này và chỉ ra phạm vi cần lấy dữ liệu.
Để giảm sai sót của con người trong tính toán, tôi đã thêm tính toán tự động về số giờ khách hàng ở trong phòng và số tiền đến hạn.
Để thực hiện việc này, Quản trị viên chỉ cần đánh dấu thời gian đến của khách hàng (cột E) và thời gian khởi hành (cột F) theo định dạng HH: MM. Để tính tổng thời gian khách hàng dành trong phòng trò chơi, tôi sử dụng công thức sau:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Để tự động tính số tiền sử dụng dịch vụ, chúng tôi phải sử dụng một công thức phức tạp hơn, vì giá một giờ có thể thay đổi tùy thuộc vào loại dịch vụ. Do đó, tôi phải liên kết dữ liệu với bảng dịch vụ trên trang tổng quan bằng hàm QUERY:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Ngoài các hành động chính, tôi đã thêm các chức năng bổ sung để loại bỏ các lỗi IFERROR hoặc ISBLANK không mong muốn, cũng như chức năng ROUNDDOWN - để không phải bận tâm đến những điều nhỏ nhặt, tôi đã làm tròn số tiền cuối cùng xuống cho khách hàng.
Ngoài thu nhập chính (thời gian thuê), trong phòng chơi trẻ em còn có thu nhập bổ sung dưới dạng dịch vụ hoặc bán đồ chơi, nhân viên thực hiện một số khoản chi nhỏ, chẳng hạn như trả tiền nước uống hoặc mua kẹo để khen ngợi, tất cả điều này cũng phải được tính đến.
Do đó, tôi đã thêm hai bảng nữa để chúng tôi ghi lại dữ liệu này:
Để làm việc với các ký hiệu dễ dàng hơn, tôi tô màu chúng và thêm định dạng có điều kiện vào các ô.
Các bảng chính đã sẵn sàng, bây giờ bạn cần đặt các chỉ số chính vào một bảng riêng để có thể thấy rõ mình kiếm được bao nhiêu trong một ngày và số tiền này có bao nhiêu trong máy tính tiền và trong thẻ là bao nhiêu.
Để tính tổng số tiền theo loại thanh toán, tôi lại sử dụng hàm QUERY:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Cuối ngày làm việc, quản trị viên chỉ cần kiểm tra lại doanh thu và không phải tính toán lại thủ công. Chúng tôi không ép buộc một người làm thêm công việc và chủ sở hữu có thể xem xét và kiểm soát tình hình bất cứ lúc nào.
Tất cả các bảng cần thiết đã sẵn sàng, bây giờ chúng ta sẽ chỉ sao chép tab cho mỗi ngày, đánh số nó và nhận được những thứ sau.
Tuyệt vời! Hầu hết mọi thứ đã sẵn sàng, tất cả những gì còn lại là hiển thị tất cả các chỉ báo chính trong tháng trên tab bảng điều khiển.
Để có được tổng thu nhập trong tháng, bạn có thể viết công thức sau
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1trong đó D1 là ô có doanh thu hàng ngày và '1', '2', v.v. là tên của tab. Theo cách tương tự, tôi lấy dữ liệu về thu nhập và chi phí bổ sung.
Để rõ ràng, tôi quyết định hiển thị tổng lợi nhuận theo danh mục. Để làm điều này, tôi phải thực hiện một lựa chọn và nhóm phức tạp từ tất cả các tab, sau đó lọc và loại bỏ các dòng trống và không cần thiết.
Khả năng sinh lời theo danh mục
Công cụ kế toán thu nhập chính đã sẵn sàng, bây giờ chúng ta sẽ chỉ sao chép tệp cho mỗi tháng trong năm.
Sau khi tạo một công cụ kế toán và theo dõi thu nhập, tôi bắt đầu tạo một bảng chi phí trong đó chúng tôi sẽ tính đến tất cả các chi phí hàng tháng: tiền thuê nhà, tiền lương, thuế, mua hàng hóa và các chi phí khác.
Trong thư mục năm hiện tại, tôi đã tạo một tài liệu Google Trang tính và thêm 13 tab, một trang tổng quan và XNUMX tháng vào đó.
Tab trang tổng quan
Để rõ ràng, trong tab bảng điều khiển, tôi đã tóm tắt tất cả thông tin cần thiết về chi phí tài chính trong năm.
Và trong mỗi tab hàng tháng, tôi đã tạo một bảng trong đó chúng tôi sẽ theo dõi tất cả các chi phí tiền mặt của công ty theo danh mục.
Tab tháng
Hóa ra nó rất thuận tiện, giờ đây bạn có thể xem và kiểm soát tất cả các chi phí của công ty và nếu cần, hãy xem lịch sử và thậm chí thực hiện phân tích.
Vì thông tin về thu nhập và chi phí nằm trong các tệp khác nhau và không thuận tiện cho việc theo dõi nên tôi quyết định tạo một tệp trong đó tôi tổng hợp tất cả các thông tin liên quan cần thiết để chủ sở hữu kiểm soát và quản lý công ty. Tôi đặt tên tập tin này là “Tóm tắt”.
bảng xoay
Trong tệp này, tôi đã tạo một bảng nhận dữ liệu hàng tháng từ các bảng, để làm điều này tôi đã sử dụng hàm tiêu chuẩn:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")trong đó tôi chuyển ID tài liệu làm đối số đầu tiên và phạm vi đã nhập làm tham số thứ hai.
Sau đó, tôi lập bảng cân đối hàng năm: kiếm được bao nhiêu, chi bao nhiêu, lợi nhuận, khả năng sinh lời là bao nhiêu. Trực quan hóa các dữ liệu cần thiết.
Và để thuận tiện, để chủ doanh nghiệp có thể xem tất cả dữ liệu ở một nơi và không phải chạy qua các tệp, tôi đã tích hợp khả năng chọn bất kỳ tháng nào trong năm và hiển thị các chỉ số chính theo thời gian thực.
Để làm điều này, tôi đã tạo một liên kết giữa tháng và ID tài liệu
Sau đó, tôi đã tạo một danh sách thả xuống bằng cách sử dụng “Dữ liệu -> Xác thực dữ liệu”, chỉ định phạm vi của liên kết và định cấu hình nhập bằng liên kết động tới tài liệu
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Kết luận
Như bạn có thể thấy, việc cải thiện các quy trình trong doanh nghiệp của bạn không khó như bạn tưởng và bạn không cần phải có bất kỳ kỹ năng siêu phàm nào để làm điều đó. Tất nhiên, hệ thống này còn rất nhiều thiếu sót và khi doanh nghiệp phát triển thì sẽ không thể sử dụng được, nhưng đối với một doanh nghiệp nhỏ hoặc mới bắt đầu thử nghiệm một giả thuyết thì đây là một giải pháp tuyệt vời.
Phòng trò chơi này đã nghiên cứu giải pháp này được năm thứ ba và chỉ trong năm nay, khi chúng tôi đã hiểu rõ ràng tất cả các quy trình, chúng tôi mới biết khách hàng và thị trường của mình. Chúng tôi quyết định tạo ra một công cụ quản lý kinh doanh trực tuyến chính thức.
PS
Việc sử dụng Google Trang tính để theo dõi hoạt động kinh doanh của bạn không mấy thuận tiện, đặc biệt là từ điện thoại của bạn. Tôi cũng vậy , hiển thị tất cả các chỉ số kinh doanh chính theo thời gian thực ở định dạng thuận tiện
Nguồn: www.habr.com